2005年8月，美國(guó)國(guó)家檔案館(以下簡(jiǎn)稱NARA)正式宣布由美國(guó)著名的軍工企業(yè)洛克希德·馬丁計(jì)算機(jī)公司承擔(dān)開(kāi)發(fā)NARA的電子文件檔案館(以下簡(jiǎn)稱ERA)系統(tǒng)，該系統(tǒng)將耗資3，08億美元、開(kāi)發(fā)時(shí)間長(zhǎng)達(dá)6年。ERA的開(kāi)發(fā)使得NARA能夠更有效地保證電子文件的真實(shí)性、可靠性和憑證性，應(yīng)對(duì)電子文件所帶來(lái)的日益嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

1、NARA開(kāi)發(fā)“ERA”的背景

隨著人類(lèi)進(jìn)入數(shù)字化的知識(shí)時(shí)代，電子文件已經(jīng)滲透到政府、軍事及各個(gè)領(lǐng)域，這給檔案部門(mén)如何長(zhǎng)久保存電子文件提出了新的挑戰(zhàn)。就NARA而言，它所面臨的電子文件管理的挑戰(zhàn)主要有三方面：第一、收藏的電子文件檔案數(shù)量巨大。據(jù)統(tǒng)計(jì)，NAR，A館藏中僅保存有克林頓政府時(shí)期文件管理委員會(huì)的電子郵件就達(dá)4000萬(wàn)件之多，美國(guó)國(guó)會(huì)的外交電子郵件又有2500多萬(wàn)件，美國(guó)國(guó)防部每年又以5400多萬(wàn)份電子文件的遞增量向NARA移交電子軍人人事檔案；館藏中所保存的美國(guó)人口普查局的電子圖像文件又有8億多份?？梢哉f(shuō)，NARA面臨著海量的電子文件需要長(zhǎng)久保存，顯然這個(gè)挑戰(zhàn)不能說(shuō)不嚴(yán)峻，如不引起高度重視，這些歷史記錄都將面臨流失的危險(xiǎn)。第二、收藏的電子文件檔案范圍廣泛。NARA所收藏的電子文件包括從里根總統(tǒng)時(shí)期至克林頓總統(tǒng)時(shí)期長(zhǎng)達(dá)約20年左右的所有電子郵件，以及有關(guān)越南戰(zhàn)爭(zhēng)的電子文件和有關(guān)二戰(zhàn)時(shí)期美國(guó)軍人的電子文件。顯然，這個(gè)挑戰(zhàn)不僅十分嚴(yán)峻，而且十分緊迫，再不采取措施，后果將難以預(yù)料。第三、收藏的電子文件檔案類(lèi)型繁多。NARA所收藏的電子文件檔案，不僅有與傳統(tǒng)文件相對(duì)應(yīng)的電子文件類(lèi)型，如字處理文件、圖像文件及電子表格，還包括了傳統(tǒng)文件所沒(méi)有的電子文件類(lèi)型，如數(shù)據(jù)庫(kù)文件、地理信息系統(tǒng)文件、網(wǎng)頁(yè)文件、CAD圖形文件以及虛擬現(xiàn)實(shí)模型等類(lèi)型更為復(fù)雜的電子文件。顯然，這個(gè)挑戰(zhàn)不僅十分嚴(yán)峻，十分緊迫，而且十分艱巨，沒(méi)有現(xiàn)成的經(jīng)驗(yàn)可供借鑒，不采取科學(xué)的方法與手段，也很難應(yīng)對(duì)這個(gè)挑戰(zhàn)。

就是在這樣的背景下，NAR，A做出戰(zhàn)略性決定：建立“ERA”以長(zhǎng)久保存類(lèi)型繁多、數(shù)量巨大的電子文件，應(yīng)對(duì)電子文件管理這一艱巨挑戰(zhàn)。

2、“ERA”的頂層設(shè)計(jì)——功能需求

ERA之所以能付諸實(shí)施，其關(guān)鍵和核心就是進(jìn)行了充分的頂層設(shè)計(jì)，即對(duì)ERA提出了詳盡的功能需求，制定了ERA的功能需求文件，其中詳細(xì)列出了建立一個(gè)可以支持文件生命周期的電子文件管理系統(tǒng)的各種需求。它包括了ERA的九大類(lèi)功能需求：電子文件管理功能需求、電子文件接收功能需求、電子文件檔案存儲(chǔ)功能需求、電子文件利用功能需求、電子文件安全功能需求、電子文件保護(hù)功能需求、電子文件用戶接口功能需求、電子文件系統(tǒng)管理功能需求和電子文件系統(tǒng)特殊服務(wù)功能需求，共計(jì)有856項(xiàng)功能需求，這些需求貫穿于電子文件的整個(gè)生命周期，十分全面?？梢哉f(shuō)，迄今為止在國(guó)際電子文件管理領(lǐng)域中，這份需求文件是最全面、最詳細(xì)、最完整的功能需求文件。

3、《電子文件檔案館功能需求文件》的具體內(nèi)容及依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)

如上所述，NARA的《電子文件檔案館功能需求文件》共有九大類(lèi)功能需求，其中每一類(lèi)都對(duì)ERA提出了具體而明確的功能需求，現(xiàn)將其中主要類(lèi)別的功能需求簡(jiǎn)介如下：

(1)有關(guān)電子文件管理的功能需求：規(guī)定ERA必須能管理NARA館藏的所有類(lèi)型的電子文件。ERA必須具有建立和管理適用于所有類(lèi)型電子文件的保管期限表，必須保證ERA所接收的電子文件之間的內(nèi)在聯(lián)系。ERA應(yīng)能夠捕獲證明電子文件真實(shí)性和憑證性的元數(shù)據(jù)，并對(duì)電子文件實(shí)行多級(jí)著錄，實(shí)施對(duì)電子文件著錄條目的利用和管理，確保電子文件記錄之間的鏈接。

(2)有關(guān)電子文件接收的功能需求：規(guī)定了ERA接收電子文件實(shí)體移交和電子文件內(nèi)容移交的需求。規(guī)定電子文件形成者必須能夠以ERA支持的文件格式移交電子文件，ERA在接收電子文件時(shí)必須審查每個(gè)被移交電子文件的集成性、準(zhǔn)確性和完整性，確保移交的電子文件符合文件保管期限表。

(3)有關(guān)電子文件檔案存儲(chǔ)的功能需求：規(guī)定了ERA必須具備能夠保證電子文件各組成部分可靠性的功能，即保證所有存儲(chǔ)載體實(shí)體完整性的功能，能夠依據(jù)存儲(chǔ)對(duì)象的標(biāo)識(shí)符找到其存儲(chǔ)物理位置的功能，顯示等級(jí)關(guān)系的功能，證明全宗完整性的功能；對(duì)存儲(chǔ)對(duì)象進(jìn)行備份的功能；區(qū)分利用權(quán)限的功能。由于電子文件用途的不同和使用場(chǎng)合的不同，規(guī)定了ERA必須具有不同的為維護(hù)和管理數(shù)據(jù)對(duì)象副本的功能要求：即為了保證操作的連續(xù)性和保證數(shù)據(jù)恢復(fù)能力而存儲(chǔ)有足夠份的副本，系統(tǒng)對(duì)單個(gè)文件進(jìn)行規(guī)律性備份，針對(duì)不同利用方式轉(zhuǎn)存不同存儲(chǔ)格式的電子文件副本。

(4)有關(guān)電子文件利用的功能需求：規(guī)定了ERA電子文件利用大類(lèi)的檢索功能需求和依據(jù)電子文件的密級(jí)進(jìn)行分級(jí)別利用的功能需求。在檢索功能模塊中，規(guī)定電子檔案館系統(tǒng)能夠檢索到所有類(lèi)型電子文件，并且能夠準(zhǔn)確地顯示電子文件原始信息。用戶可以以條目信息、文件內(nèi)容和文件生命周期數(shù)據(jù)為檢索路徑進(jìn)行檢索。ERA必須能夠體現(xiàn)文件原始整理順序，并且對(duì)檢索返回結(jié)果進(jìn)行一定的排序。此外，用戶能夠保存檢索返回結(jié)果。對(duì)電子文件的密級(jí)要進(jìn)行重新核定，明確有密級(jí)的電子文件可被利用的用戶權(quán)限級(jí)別。

(5)有關(guān)電子文件安全的功能需求：規(guī)定了ERA電子文件的安全性功能需求不僅包括保護(hù)館藏不被非法利用和破壞，還包括保證授權(quán)的用戶能夠隨時(shí)利用館藏。ERA實(shí)施安全性保護(hù)的范圍包括系統(tǒng)資源、系統(tǒng)服務(wù)、用戶以及館藏等各個(gè)方面。對(duì)ERA存儲(chǔ)的電子文件的安全性保護(hù)包括：授權(quán)用戶必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的授權(quán)審查之后，才有利用電子文件的權(quán)力；使用電子簽名技術(shù)。對(duì)ERA系統(tǒng)本身的安全性保護(hù)包括系統(tǒng)入侵監(jiān)測(cè)和系統(tǒng)入侵?jǐn)r截。

這份《電子文件檔案館功能需求文件》能建立得如此詳盡，主要是其在建立需求時(shí)廣泛地吸取了國(guó)際上文件領(lǐng)域與檔案領(lǐng)域電子文件管理的最新研究成果，且其中有三項(xiàng)研究成果在文件領(lǐng)域和檔案領(lǐng)域是具有國(guó)際影響力的研究成果：第一項(xiàng)是國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)《ISO 14721：2003空間數(shù)據(jù)與信息傳輸系統(tǒng)－開(kāi)放檔案信息系統(tǒng)－參考模型》，其次是“電子系統(tǒng)中電子文件真實(shí)性永久保存的國(guó)際研究項(xiàng)目”(簡(jiǎn)稱Inter PARES)的電子文件需求研究成果，以及美國(guó)國(guó)防部電子文件管理的軟件設(shè)計(jì)需求標(biāo)準(zhǔn)。這三項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)是目前國(guó)際上進(jìn)行電子文件管理所必須采用的最重要的標(biāo)準(zhǔn)，而且均是最新的標(biāo)準(zhǔn)。

4、對(duì)我國(guó)電子文件檔案館建設(shè)的幾點(diǎn)啟示

電子文件檔案館本質(zhì)上就是數(shù)字檔案館，雖然我國(guó)數(shù)字檔案館的建設(shè)也在進(jìn)行，但迄今為止，我國(guó)檔案界還沒(méi)制定出詳盡的數(shù)字檔案館功能需求。它山之石，可以攻玉，因此，美國(guó)ERA的《電子文件檔案館功能需求文件》也為我國(guó)數(shù)字檔案館的建設(shè)提供了有益的啟示：

(1)科學(xué)而明晰地提出需求是建設(shè)電子文件檔案館成敗的關(guān)鍵。目前，從國(guó)際范圍看，制約電子文件檔案館建設(shè)的“瓶頸”主要不是技術(shù)，而是需求。需求的實(shí)質(zhì)就是一種知識(shí)系統(tǒng)。這正是人類(lèi)社會(huì)邁向知識(shí)社會(huì)的特征。所以，電子文件檔案館的建設(shè)應(yīng)該建立科學(xué)的需求分析，其成敗也源于是否具有明確的需求分析。所以，需求是建立現(xiàn)代化電子文件檔案館的實(shí)施基礎(chǔ)。一份完備而詳盡的系統(tǒng)功能需求分析是電子文件檔案館系統(tǒng)的核心，沒(méi)有適合電子文件檔案館建設(shè)的需求分析，就很難建成一個(gè)科學(xué)、合理并符合檔案管理基本原則的電子文件檔案館。

(2)積極采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)是建設(shè)電子文件檔案館的保證。電子文件就是信息資源，因此，建立電子文件檔案館是開(kāi)發(fā)檔案信息資源的基礎(chǔ)設(shè)施。為了更好地提升電子文件檔案館建設(shè)的起點(diǎn)與科學(xué)技術(shù)的含量，應(yīng)該積極采用有關(guān)電子文件管理的國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)。國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)是人類(lèi)智慧的結(jié)晶。是先進(jìn)的生產(chǎn)力，采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，不但可以減少重復(fù)勞動(dòng)，還可以加快建設(shè)電子文件檔案館的進(jìn)程，更好地實(shí)現(xiàn)檔案的信息化。

(3)建立電子文件管理元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)是建設(shè)電子文件檔案館的戰(zhàn)略。建設(shè)電子文件檔案館應(yīng)該盡快制定相關(guān)電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。電子文件元數(shù)據(jù)是建設(shè)電子文件檔案館的命脈。目前，我國(guó)有關(guān)電子文件元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的研究還處于起步階段，關(guān)于電子文件管理元數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)還幾乎是空白，這不能不影響到我國(guó)電子文件管理的真實(shí)性和有效性，進(jìn)而影響到我國(guó)電子文件檔案館建設(shè)的現(xiàn)代化程度。所以，應(yīng)該盡快建立我國(guó)的有關(guān)電子文件的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，以適應(yīng)我國(guó)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

(4)建設(shè)具有我國(guó)特色的電子文件檔案館是應(yīng)緊緊把握的方向。在建設(shè)電子文件檔案館的過(guò)程中應(yīng)該結(jié)合我國(guó)電子文件管理的實(shí)際情況，找到適合我國(guó)的電子文件管理的一套方法和模型，而不是照搬照抄國(guó)外的研究成果。因此，開(kāi)發(fā)具有我國(guó)特色的電子文件檔案館，切實(shí)適合我國(guó)實(shí)際情況，這是我們必須牢牢把握的方向。

參考文獻(xiàn)：

1、王嵐：《美國(guó)耗資3億美元的國(guó)家電子文件檔案館項(xiàng)目正式啟動(dòng)》，《中國(guó)檔案報(bào)》，2005年第10期。

2、美國(guó)國(guó)家檔案館：《電子文件檔案館功能需求》(最終版)，美國(guó)國(guó)家檔案館，2003年第12期。

作者單位：南京政治學(xué)院上海分院