將計(jì)算機(jī)軟件引入檔案管理，其最終目的就是在檔案管理者和利用者之間搭建起閱讀平臺。只有建立與檔案特點(diǎn)和服務(wù)需求相匹配，同時(shí)兼顧計(jì)算機(jī)軟硬件環(huán)境基礎(chǔ)的檔案管理軟件，才能形成最有效的管理體系。任何落后或超出單位實(shí)際情況的檔案管理都會走向“形式主義”。造成檔案管理工作不到位或投入資源的浪費(fèi)。為此，筆者就檔案管理軟件應(yīng)用中的問題和自主開發(fā)編制管理軟件的優(yōu)勢與大家進(jìn)行探討。

一、如何使檔案管理軟件更適合需求

管理軟件在實(shí)際使用中既有與檔案管理相同的共性需求特點(diǎn)，也有本單位所特有的個(gè)性需求特點(diǎn)。檔案管理工作者孜孜以求的，不僅僅是改善手工操作檢索速度慢、質(zhì)量差的工作環(huán)境，同時(shí)也包括對檔案管理機(jī)構(gòu)各項(xiàng)配套服務(wù)的需求。因此，充分了解檔案特點(diǎn)和利用群體對軟件的需求，“量身定做”的軟件才能有效地發(fā)揮功能和方便使用。面對眾多利用者，規(guī)避檔案管理軟件在實(shí)際使用中與服務(wù)需求的不匹配現(xiàn)象，使我們必須轉(zhuǎn)換思路。

1、分析檔案特點(diǎn)，提前論證管理模式

以我會為例，中華醫(yī)學(xué)會每年除開展大量的學(xué)術(shù)活動(dòng)以外。還承接了醫(yī)療事故鑒定等政府部門的委托任務(wù)和部分職能。參與學(xué)會業(yè)務(wù)的往往是在醫(yī)學(xué)科技領(lǐng)域中學(xué)術(shù)地位較高、社會影響較大的專家，他們在活動(dòng)中產(chǎn)生的檔案資料，代表著該領(lǐng)域較高層次的學(xué)科發(fā)展?fàn)顩r，匯集著我國醫(yī)學(xué)科學(xué)領(lǐng)域里最新和最高層次的學(xué)術(shù)思想、學(xué)術(shù)成果和相關(guān)技術(shù)的經(jīng)驗(yàn)交流，對我國醫(yī)學(xué)科技的發(fā)展、醫(yī)學(xué)模式轉(zhuǎn)變和醫(yī)學(xué)科學(xué)研究方向，都具有著重要的借鑒和參考價(jià)值，其學(xué)術(shù)思想的權(quán)威性在某些方面可能會影響到政府衛(wèi)生行業(yè)的法律、法規(guī)和政策的制定。而醫(yī)療事故技術(shù)鑒定檔案，在處理醫(yī)療事故糾紛中具有法律層面的依據(jù)作用，對構(gòu)建和諧社會也有著至關(guān)重要的意義和作用，絕不僅限于一般工作的歷史考證。因此，我們對建設(shè)什么樣的檔案管理模式，選用何種軟件這些問題。進(jìn)行了提前論證。

2、尊重管理現(xiàn)狀

檔案管理軟件只是檔案管理工作中的一種手段，能否與管理現(xiàn)狀有著很好的銜接，也是檢測軟件是否適合需求的條件之一。檔案管理工作作為行政管理系統(tǒng)中的一個(gè)子系統(tǒng)，需要融入到單位整體的科學(xué)化管理中去，獨(dú)立性太強(qiáng)容易使人對檔案管理手段產(chǎn)生質(zhì)疑，不一定能夠達(dá)到預(yù)期效果，這實(shí)際上是關(guān)乎一個(gè)單位檔案管理科學(xué)化、現(xiàn)代化健康發(fā)展的問題。

事實(shí)上只有這種差異得到尊重，才能使檔案管理軟件在實(shí)際應(yīng)用中的推廣更為順暢和有效，從而使檔案更好地服務(wù)于各個(gè)工作環(huán)節(jié)。所以，片面地追求軟件的功能而忽視檔案管理基礎(chǔ)條件和技術(shù)條件因素是不科學(xué)的，只有尊重了管理差異和努力降低管理成本，才能收到好的實(shí)用效果。

3、管理軟件適合檔案特點(diǎn)和方便使用最好

檔案利用是檔案管理的一面鏡子。作為具有雙重主體特征和社會利用價(jià)值較高的特殊檔案資源，對管理軟件有著“特定”的要求。比如，我會檔案不僅為廣大醫(yī)學(xué)科技工作者查考、編研工作服務(wù)，也為社會各方提供利用服務(wù)。而無論是工作查考、編修史志或宣傳教育，利用者都以某個(gè)具體工作任務(wù)或某項(xiàng)具體醫(yī)學(xué)科技活動(dòng)項(xiàng)目或醫(yī)學(xué)專業(yè)學(xué)科進(jìn)行檢索，所以，保證檔案信息檢索的系統(tǒng)性和規(guī)律性顯得非常重要。我會軟件的功能設(shè)計(jì)總體思路，重點(diǎn)放在了有利于檔案管理綜合素質(zhì)得到整體提高與適合各類、各層面管理和利用的基點(diǎn)上，順利實(shí)現(xiàn)了檔案資源的有效管理和利用。

4、自行編制本單位管理軟件

為實(shí)現(xiàn)檔案管理投入與其信息化利用價(jià)值的平衡，我們通過對現(xiàn)有軟硬件環(huán)境的分析，對開發(fā)適合檔案特點(diǎn)的管理軟件做了實(shí)踐探索，利用大眾所熟悉的office辦公軟件中的Access數(shù)據(jù)庫軟件進(jìn)行二次模塊開發(fā)，編制了學(xué)會檔案信息管理系統(tǒng)軟件。這個(gè)Virtual BasicApplication二次開發(fā)模塊，不僅十分經(jīng)濟(jì)，其操作也因軟件本身的廣泛應(yīng)用而便于掌握。該軟件有針對性強(qiáng)、兼容性強(qiáng)、功能完善、操作簡單、準(zhǔn)確性高、更新方便、節(jié)約資金等優(yōu)勢。

二、自行編制軟件的優(yōu)勢

1、針對性強(qiáng)

由于設(shè)計(jì)人熟悉單位現(xiàn)狀，因此對檔案利用對象的需求把握到位，等于是“量身定做”，能夠解決并正確向?qū)M足利用者對某些“模糊”(想要得到而又不知從何種途徑)查詢的檢索需求。我會的管理軟件，即便是第一次來查找檔案的利用者，也能在幾分鐘內(nèi)熟悉檢索環(huán)境，準(zhǔn)確、完整訪問所需的資料和資源，從客觀上避免了市場上各種檔案管理軟件功能冗余針對性不強(qiáng)的缺點(diǎn)，遺漏和差錯(cuò)發(fā)生率很低。

2、兼容性強(qiáng)

由于工作規(guī)模不同，管理差異等諸多客觀的存在，勢必會對檔案管理軟件的普及帶來一定的影響。自行編制軟件，既兼顧原有檔案管理方式、信息承載方式不被破壞，又順利實(shí)現(xiàn)手工檢索識別到計(jì)算機(jī)檢索識別的銜接和過渡，比較容易在傳統(tǒng)與現(xiàn)代化管理間架起一座橋梁，解決了信息處理手段，也讓多少年來習(xí)慣手工操作、計(jì)算機(jī)知識不十分熟悉的管理者盡快適應(yīng)，還能使檔案管理軟件的功能得到拓展。比如：我會利用權(quán)限和用戶控制，使利用者通過局域網(wǎng)在本機(jī)上就能查找所需檔案信息目錄；通過多媒體超鏈接的形式，可在檔案查詢結(jié)果的顯示窗口直接展示圖片縮略圖等。

3、操作簡便

一套符合本單位檔案特點(diǎn)、操作簡便的管理軟件，不僅為提高檔案管理水平搭建了平臺，也為滿足使用者的求易需求提供了通道。檔案工作人員對計(jì)算機(jī)知識的掌握以及能否及時(shí)得到培訓(xùn)和更新計(jì)算機(jī)知識，會直接影響到軟件在使用中的效果。如果軟件具有清晰的自動(dòng)菜單提示工作界面，有較強(qiáng)的人機(jī)對話功能，直觀、易學(xué)，各種檢索方法符合檔案特點(diǎn)，查詢結(jié)果以圖表直觀形式表現(xiàn)，一目了然，只需很短時(shí)間的培訓(xùn)就能掌握各種功能操作的管理軟件，就會無形中拉近使用者與軟件間的距離，使得對依托管理軟件提高檔案管理水平變得更加容易。

4、節(jié)約資金

自編自制，擁有自主知識產(chǎn)權(quán)，可以在需要時(shí)隨時(shí)進(jìn)行功能拓展和系統(tǒng)調(diào)整，由被動(dòng)變?yōu)橹鲃?dòng)。有效地減少單位對檔案工作管理成本資金投入，既實(shí)現(xiàn)了運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行檔案工作管理的服務(wù)特性，也節(jié)省了購買或定做軟件的高額費(fèi)用。對于用戶來講，新技術(shù)結(jié)合了低成本，才真正具有吸引力。對資金還不是很成熟的單位，這種模式的效果會比較理想。

5、實(shí)用性強(qiáng)

這一點(diǎn)對于檔案管理軟件來說是非常重要的。以我會為例，基于Microsoft Access軟件平臺的Virtual BasicApplication進(jìn)行模塊二次開發(fā)編制的中華醫(yī)學(xué)會檔案信息管理系統(tǒng)軟件，不僅有效解決了學(xué)會檔案管理和利用查詢的需求，也改變了學(xué)會檔案管理手段，提高了工作效率，減少了重復(fù)勞動(dòng)。更重要的是，用戶自己可以利用設(shè)備進(jìn)行自我服務(wù)。隨著檔案管理軟件開發(fā)利用，它使我會所有基于檔案業(yè)務(wù)管理的服務(wù)模式發(fā)生了變革，實(shí)現(xiàn)了檔案工作在服務(wù)層面的創(chuàng)新，獲得了領(lǐng)導(dǎo)和利用群體認(rèn)同的雙贏。

實(shí)踐證明：檔案管理軟件，沒有哪個(gè)最好，只有適合本單位情況和需要，方便使用最好，且具有清晰的工作界面，操作方便，具有很好的擴(kuò)展與接口功能最好。

參考文獻(xiàn)：

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作者單位：中華醫(yī)學(xué)會