隨著國內(nèi)外競爭的日趨激烈，眾多企業(yè)正在進行改革。以建立并不斷完善現(xiàn)代企業(yè)制度。作為企業(yè)管理工作的重要組成部分，現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作也就不能再固守原來的管理模式，而應該適應新時代的潮流，查找問題，發(fā)現(xiàn)不足，并積極尋求合理有效的應對措施，促進企業(yè)檔案工作的進一步發(fā)展?，F(xiàn)就針對目前企業(yè)檔案日常管理環(huán)節(jié)中存在的一些問題提出一些意見和建議。

一、企業(yè)檔案日常管理環(huán)節(jié)中的問題

1、企業(yè)檔案歸檔困難：

1．1、工程建設的文件材料收集不全，歸檔困難

我們都知道沒有哪個企業(yè)的工程建設是一蹴而就的，一些大型的工程建設往往需要持續(xù)很長時間，半年、一年甚至幾年都是非常常見的。在此期間。由于產(chǎn)生的文件材料很多，經(jīng)手人員也很復雜，而且有許多工程建設的圖紙、圖樣是要被帶到施工現(xiàn)場去的。如果沒有專門的人員負責跟蹤和監(jiān)督，很容易出現(xiàn)文件收集不全的情況，更別提完整歸檔了。

1．2、下屬單位和派出機構的文件歸檔困難

黨的十五大以后，許多企業(yè)紛紛改制。摒棄了原有的單一管理模式，集團公司下面可能設有多個股份有限公司或分公司。產(chǎn)權關系的錯綜復雜和企業(yè)組織機構的分散布局給企業(yè)文件材料歸檔工作帶來了不少困難。目前，企業(yè)檔案部門對下屬企業(yè)、外派機構的檔案工作監(jiān)督指導檢查的力度普遍偏弱。對全資、控股、參股企業(yè)的檔案工作的監(jiān)督指導幾乎是空白。放任狀下。有的企業(yè)外派機構多年也不見有文件材料歸檔：全資、控股、參股企業(yè)成立多時也未見有文件材料移交?？梢哉f，復雜的企業(yè)管理模式帶來的文件材料歸檔難的問題是企業(yè)檔案管理部門近年來新添的又一道難題。

1．3、非正常收發(fā)渠道的文件材料歸檔難

隨著經(jīng)濟活動的頻繁和對外交往的日益增多。文件材料載體和內(nèi)容都發(fā)生了較大變化。諸如合同、協(xié)議、聯(lián)絡書、備忘錄。企業(yè)間互贈的紀念品、名人題詞、書畫等。這些文件材料文書處理部門很難控制。檔案部門又無從知曉，加之有的部門或個人會有獨居奇貨的欲望，它們的歸檔要比紅頭文件難得多。

2、企業(yè)檔案保管方面的問題——企業(yè)信息化建設進程加快，實體檔案保管模式難以為繼。

隨著信息化的到來和深入，企業(yè)在各項活動中形成越來越多的數(shù)字化信息，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案實體保管模式已無法滿足企業(yè)檔案保管的需要。電子環(huán)境下的企業(yè)檔案信息的保管問題日益凸現(xiàn)，亟待解決。在很多企業(yè)中，由于沒有實現(xiàn)辦公自動化(OA)、管理信息系統(tǒng)(MIS)、客戶關系管理(CRM)等應用系統(tǒng)的開發(fā)和利用，也沒有實施管理或管理不當，導致電子文件、檔案處于“游離”狀況，企業(yè)“記憶”面臨丟失的危險。

3、檔案提供利用方面的問題——檔案信息資源封閉分散，提供利用水平低。無法提供系統(tǒng)服務。

3．1、傳統(tǒng)意義上的檔案往往帶有私密性的色彩，按照有關規(guī)定，相當一部分的檔案是不允許個人或部門隨意查看的。比如干部人事檔案、科技檔案、數(shù)據(jù)報表等。當確實有查找利用檔案的需要時。利用者必須出具相關的證明，履行特定的手續(xù)。并且絕大多數(shù)的檔案是不允許帶出去的，只能在檔案館室內(nèi)由專門人員協(xié)助查閱，時間和空間上有很大的限制。由此導致檔案的查找利用率很低，檔案信息價值難以實現(xiàn)。是一種資源的嚴重浪費。

3．2、近年，信息管理的不斷深入，越來越多的企業(yè)建立了局域網(wǎng)，推行了OA系統(tǒng)、開發(fā)了檔案數(shù)據(jù)庫，以往查找檔案、檢索檔案費時費力的狀況明顯改善。但由于企業(yè)建立的多是文件級檔案目錄數(shù)據(jù)庫，其在方便利用方面也存在著很大的局限性。也就是說，利用者在網(wǎng)上只能查到檔案的目錄，仍需到檔案室才能查閱到檔案原文。因此。企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫建設還不完備，仍需進一步完善，才能不斷滿足利用者的需要，提高檔案利用的效率和水平。實現(xiàn)檔案的價值。

4、企業(yè)檔案開發(fā)方面的問題

目前企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)工作，其內(nèi)容尚停留在簡單的介紹或匯編上。形式上也只局限于編制索引。這些對企業(yè)預測、分析和決策的依據(jù)作用十分有限。

5、企業(yè)檔案編研方面的問題

企業(yè)檔案編研，是以特定的題目為線索。通過對相關企業(yè)檔案信息的分析、研究、整編和重組，形成各種二次、三次企業(yè)文獻，從而滿足企業(yè)各項實際需要的工作。企業(yè)檔案編研是企業(yè)檔案工作中相對獨立的一項業(yè)務內(nèi)容。對企業(yè)信息的循環(huán)、企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的改善和企業(yè)文化的建設都有十分重要的意義。但目前企業(yè)檔案編研工作的力度不夠。在企業(yè)檔案編研成品的傳播過程中，由于信息轉(zhuǎn)換的技術過程和技術手段等原因造成企業(yè)檔案信息失實、失準。再有就是一些企業(yè)不注意收集有關企業(yè)特色和企業(yè)文化的材料，也不曾對其進行系統(tǒng)的編研。導致企業(yè)“記憶”丟失，文化失傳。

二、改進企業(yè)檔案日常管理環(huán)節(jié)的建議和措施

1、歸檔方面應做到

1．1、建立相應機制。考核文件材料歸檔

企業(yè)檔案部門應針對企業(yè)和市場需求，根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)制度下檔案工作的特性和發(fā)展趨勢，制定相應的制度和政策。在制度上保證企業(yè)檔案歸檔工作的順利進行。使歸檔工作有據(jù)可考。有法可依。并爭取將文件材料歸檔工作作為一個單獨的考核項目納入考評體系。明確考核內(nèi)容要求和獎懲措施等，并以文件的形式廣而告之。只有機制上有保證，文件材料歸檔工作才能順利開展。

1．2、堅持統(tǒng)一領導、分級管理的原則，理順文件材料歸檔

復雜的企業(yè)管理模式給企業(yè)檔案管理提出了新的要求。綜合各方面考慮，只有堅持統(tǒng)一領導、分級管理的管理原則，形成一個嚴密的層級管理體系。才能為文件材料歸檔工作提供組織保障。同時層層制定文件材料歸檔制度、確定歸檔范圍、層層理順歸檔職責。按照上級宏觀統(tǒng)籌、下級對上級負責的原則，實現(xiàn)層層推進文件材料歸檔的目標。

1．3、轉(zhuǎn)變觀念、放寬條件配合文件材料歸檔

2、保管方面的措施

檔案管理方面的問題有很強的針對性，時間空間上也比較固定

2．1、嚴格保管秩序。主要是利用以前的保管方法和經(jīng)驗，維持檔案的理化狀態(tài)，不丟失，不損壞。

2．2、電子環(huán)境下檔案信息保管的措施。現(xiàn)代辦公手段的介入，給檔案保管工作增添了新問題，提出了新挑戰(zhàn)，但這一問題并不是沒有克服和解決的方法。比如可以將檔案信息備份，同時保存多份檔案信息。防止意外丟失；在電腦中保存電子版的同時，再拷貝備份光盤。或直接打印形成紙質(zhì)檔案，再按傳統(tǒng)方式保管；實施電子簽名法。嚴格審核電子檔案的使用身份，并明確相關責任和義務：引進防火墻技術，積極防止“黑客”破壞和盜密等等……隨著信息技術的不斷進步，檔案信息的保管措施也將不斷完善。

3、提供利用方面的措施

3．1、優(yōu)化和整合檔案信息資源。為提供利用打下基礎。由于檔案管理工作的范圍不斷擴大。檔案的種類和類型激增。只有加強檔案的價值鑒定，優(yōu)化和整合檔案信息資源，才能使企業(yè)所保存檔案的質(zhì)量和數(shù)量都能適應企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的需要。滿足企業(yè)檔案提供利用、有效服務的需要。

3．2、注意和加強前期需求的考查，使檔案服務和提供利用工作有的放矢。前期考查指的是對服務對象和市場需求的調(diào)查，即什么樣的人需要什么類型的檔案、需求程度的大小、提供利用滿足其需求的途徑等。檔案需求的前期考查結果是檔案提供利用的目標和方向，只有做好前期的考查，才能使檔案工作者明確工作目標和方向。提供有針對性的檔案服務。

3．3、加大投入。引進先進技術和設備，配備專業(yè)人員，努力實現(xiàn)檔案提供利用的科學化、現(xiàn)代化。這里主要指的是企業(yè)檔案的數(shù)據(jù)庫建設。以及檔案信息資源的更新和維護，只有具備過硬的軟硬件條件。檔案的提供利用服務才能滿足現(xiàn)代化的需要，才能實現(xiàn)檔案管理和利用的科學化、高效化。

3．4、加強交流與橫向聯(lián)合。為檔案信息共享做好鋪墊。

3．5、對企業(yè)信用檔案的利用。為企業(yè)建立誠信體系服務。誠信是現(xiàn)代文明的基礎和標志，構建市場經(jīng)濟信用秩序，是企業(yè)目前的當務之急。企業(yè)誠信檔案是證實企業(yè)誠信守法或失信違法等行為的重要憑證和依據(jù)。只有利用好這些檔案。才能樹立企業(yè)的誠信形象。為企業(yè)擴大業(yè)務、拓展市場提供機會。做好企業(yè)信用檔案的收集、整理、保管，為企業(yè)提供信用信息服務。這也是企業(yè)檔案工作服務創(chuàng)新的突破。

3．6、建立文件中心。這是企業(yè)檔案提供利用和服務創(chuàng)新的探索性做法。很值得嘗試，在國外早就出現(xiàn)了一些專門管理和為相關部門提供文件、檔案信息服務的文件中心。我們不妨也借鑒一下國外的做法，由專門的獨立于企業(yè)和政府之外的機構來管理檔案，由專門人員負責整合檔案信息，專業(yè)從事檔案信息提供利用服務。以最快捷的方式滿足利用者決策參考的需要，提高檔案的利用率。文件中心起的是檔案信息和利用需求之間的紐帶作用，可以有效盤活企業(yè)檔案工作。

4、檔案編研方面

加大編研力度。適時總結經(jīng)驗教訓。利用已有的成功經(jīng)驗和先進編研成果，為企業(yè)今后發(fā)展提供參考依據(jù)。