企業(yè)是市場經(jīng)濟的主體，是利用知識產權——商業(yè)秘密的主戰(zhàn)場。商業(yè)秘密是知識產權家族的獨立成員，是人們智力活動的成果。是一種無形財產，具有客觀經(jīng)濟價值，對于企業(yè)的存在和發(fā)展有著莫大的影響。因此，加大商業(yè)秘密及其檔案管理的力度，有利于企業(yè)對專有技術的控制和壟斷。

一、商業(yè)秘密檔案及其種類

商業(yè)秘密檔案記錄著原始持有人通過投人時間、資金、勞動等所創(chuàng)造的勞動成果，其目的是為了借此獲得維護競爭地位的優(yōu)勢。它具有原始性、憑證性、秘密性、利益性和保密性等特征。筆者認為，對于企業(yè)來講，最重要的是它的秘密性。商業(yè)秘密檔案是企業(yè)在生產、科研和經(jīng)營等活動中形成的技術信息(工藝流程、技術配方、實驗數(shù)據(jù)等)和經(jīng)營信息(經(jīng)營決策等)，它能為企業(yè)帶來現(xiàn)實的或潛在的經(jīng)濟利益或競爭優(yōu)勢。因此，將商業(yè)秘密檔案及時歸檔保存，控制知密范圍，采取必要的技術防范措施尤其重要。如，可口可樂配方就是被嚴加保護的商業(yè)秘密。當然其憑證性的價值不可低估，一旦發(fā)生侵權行為，商業(yè)秘密檔案是向行政執(zhí)法機關或法院舉證的有力證據(jù)，如保密協(xié)議、合同等。

商業(yè)秘密檔案可分為四類：即技術信息、商務信息、管理信息和社會信息。技術信息是指以新技術、新產品、新工藝和新材料及其系統(tǒng)的研究開發(fā)為內容形成的文件材料：商務信息是指以商品采購、銷售、營銷網(wǎng)絡和經(jīng)營渠道為內容形成的文件材料：管理信息是指以經(jīng)營者提高勞動生產率。節(jié)約原材料、降低能源消耗和促進生產要素優(yōu)化組合為內容形成的文件材料；社會信息是指以治理污染，促進環(huán)境和生態(tài)平衡等研究開發(fā)成果為內容形成的文件材料。

二、商業(yè)秘密關系到企業(yè)的生存與發(fā)展

在商場即為戰(zhàn)場的商品經(jīng)濟時代，企業(yè)要開拓、占領國內外市場，保持競爭優(yōu)勢，求得生存與發(fā)展，不僅要重視提高企業(yè)的研發(fā)能力，還要加強對商業(yè)秘密保護意識，研發(fā)工作和商業(yè)秘密保護同步進行，研制、開發(fā)擁有自主知識產權的核心技術，重視商業(yè)秘密及其檔案的保護，有利于企業(yè)對市場和專業(yè)技術的控制和壟斷。

任何一項研發(fā)成果可分為硬成果(即樣品)和軟成果(即成果性科研文件)兩類。在實驗觀測活動中會產生各種原始數(shù)據(jù)、實驗觀察記錄和實驗測試記錄，它是科研成果的依據(jù)，也是驗證科研成果的憑證，對科研成果具有重要的補充作用：在實驗分析過程中會形成實驗報告、分析計算，以及階段性成果，另外還有以研發(fā)實施階段中產生的成果為基礎，經(jīng)過整理、加工、理論深化而產生的成果報告或科學論文，它們都是研發(fā)成果中的核心技術，既屬于研發(fā)成果的精華部分，又屬于企業(yè)的商業(yè)秘密，是企業(yè)檔案部門收集、歸檔及保密的重點。值得注意的是，有的研發(fā)活動并沒有達到預期的結果，但這些材料也要注意保存。企業(yè)要避免商業(yè)秘密被侵犯，必須未雨綢繆，全力預防。加強對商業(yè)秘密及其載體——商業(yè)秘密檔案的保護力度勢在必行。

從目前來看，企業(yè)商業(yè)秘密被泄露、竊取主要有兩種情況：一是在職職工把本企業(yè)的技術、經(jīng)營等信息透露給某些單位，某些單位在非法獲取后，生產同類產品，給原企業(yè)造成重大損失：二是掌握企業(yè)技術、經(jīng)營等信息的職工，離開本企業(yè)后，作為技術人才跳槽到某些單位，或把技術、經(jīng)營信息轉讓給某些單位等，為某些單位從事生產經(jīng)營活動提供技術指導，使原有企業(yè)競爭成本增加，市場份額縮小，經(jīng)濟效益下降。

侵犯商業(yè)秘密是市場經(jīng)濟條件下的經(jīng)濟違法行為，其結果不僅使企業(yè)的經(jīng)濟利益受到很大損害。更破壞了市場上的公平競爭。為了保護企業(yè)商業(yè)秘密和合法權益不受侵害，國家已出臺的有關保護商業(yè)秘密的法律有《反不正當競爭法》等。法律對于商業(yè)秘密的保護，實質上是允許原始持有人對于商業(yè)秘密進行事實上的獨占，以此體現(xiàn)對其勞動成果的承認和尊重，鼓勵人們在市場競爭中通過誠實經(jīng)營、發(fā)明創(chuàng)造獲取競爭優(yōu)勢。

三、企業(yè)的商業(yè)秘密意識

在激烈的市場競爭中。商業(yè)秘密是企業(yè)的生命。多擁有一份商業(yè)秘密，企業(yè)就多一份經(jīng)濟效益，多一絲生存和發(fā)展的希望。

1、領導要有保護商業(yè)秘密的意識

商業(yè)秘密是一種不安全的知識產權，只要企業(yè)維持住商業(yè)秘密的秘密性。就可以永久保持事實上的占有，因此，企業(yè)領導要學習知識產權法律知識，提高知識產權法律保護意識，懂得企業(yè)如何利用知識產權發(fā)展自己，加強對專有技術特別是對技術難度大、其它企業(yè)在若干年內不可能開發(fā)出來的專有技術的壟斷和控制，防止由于企業(yè)的疏忽、保密措施不當或者大量公開制造、銷售含有商業(yè)秘密的產品，導致商業(yè)秘密喪失的現(xiàn)象發(fā)生；要懂得意識和利益有著直接的關系，重意識則利益不會受到侵犯，否則，企業(yè)就會有滅頂之災。如兩步發(fā)酵法生產維生素C工藝就是一個典型實例：該工藝是我國某科研機構取得的科研成果，瑞士、法國曾愿意出高價購買，未被允許。但幾天后，瑞士、法國兩國有關人員竟用幾元錢就輕而一舉地獲得了全部技術，原來他們從書攤上買到一本刊物，其中一篇文章詳細介紹了該項技術的研究過程、配方、計量等全部關鍵內容，這樣的教訓是多么慘痛，企業(yè)的經(jīng)營者應以此為戒。

2、企業(yè)各部門、人員的商業(yè)秘密意識

商業(yè)秘密是一種無形資產，既與企業(yè)公開占有的動產不同，也與通過登記形式公開的不動產、專利等財產不同。商業(yè)秘密是通過自行保密手段，阻止他人以不正當手段獲取商業(yè)秘密，確保企業(yè)為開發(fā)成果獲取商業(yè)秘密所付出的努力。以及由此帶來的競爭優(yōu)勢，從而促進技術和經(jīng)營進步。企業(yè)只有通過管理使之特定化。才能使人們識別出哪些是商業(yè)秘密。從而便于保護。在主觀上，企業(yè)必須將其作為商業(yè)秘密進行管理：在客觀上，必須將商業(yè)秘密進行管理的行為和狀態(tài)；在管理程度上，則以他人不采取不正當手段就無法獲得的程度為必要。如確定企業(yè)商業(yè)秘密的范圍，明確告訴員工哪些是企業(yè)的商業(yè)秘密，在商業(yè)秘密文件上注明“商業(yè)秘密”之類的字樣，禁止無關的人員任意進入有商業(yè)秘密的場所等，使其充分認識到商業(yè)秘密對企業(yè)生存發(fā)展的重要性。并自覺加以保護。

制定嚴格的防范措施。與商業(yè)秘密的接近者簽訂技術保密協(xié)議、合同是保護商業(yè)秘密的重要形式，它既可以約定商業(yè)秘密的范圍，也可以約定雙方的權利和義務。根據(jù)企業(yè)內部涉密人員工作性質，可采取兩種辦法，對一般的涉密人員，可在勞動合同中簽訂有關保密條款，明確保密義務及涉密所應承擔的責任；對于特殊人員，如直接參加新產品研制或市場開發(fā)人員。不僅要簽訂保密條款。還應簽訂競業(yè)限制條款。另外還要與因業(yè)務往來需要知悉技術秘密的業(yè)務相關人員和合法受讓人簽訂保密協(xié)議。確定雙方的權利和義務，未經(jīng)技術秘密合法擁有人的書面同意。不得披露、泄露或公開企業(yè)的技術秘密，不得利用該技術秘密進行生產和經(jīng)營活動，不得進行新的研究活動。各部門應認真收集、積累、保存企業(yè)在生產、科研等活動中形成的商業(yè)秘密檔案，對商業(yè)秘密保護的每個環(huán)節(jié)都應予以重視，并制定配套的規(guī)章制度，確保商業(yè)秘密檔案完整、安全，及時向企業(yè)檔案部門辦理移交手續(xù)。切記，不采取保密措施的商業(yè)秘密是不受法律保護的。

3、檔案部門和檔案人員的商業(yè)秘密意識

企業(yè)要保守商業(yè)秘密，保持因開發(fā)商業(yè)秘密而取得的競爭優(yōu)勢地位，防止他人模仿利用的唯一措施就是致力于保密管理，可見保密管理本身具有刺激和保護信息開發(fā)的作用。作為保存企業(yè)財富和生命的檔案管理部門及管理人員。在工作中應注意以下幾點。一是在思想上，要克服保密意識淡薄和麻痹大意的錯誤思想，防止“見密不識密，知密不保密”現(xiàn)象發(fā)生，要知道“蟻穴雖小，能潰大堤”：二是在制度上。要制定涉密檔案保密制度及保密措施。落實責任，嚴格涉密檔案的審批、使用程序，利用不能忽視保密工作，禁止借出涉密檔案；對于摘錄涉密檔案的內容。檔案管理人員要認真核實、登記其內容，堵塞一切可能泄密的漏洞；三是在管理方式上。根據(jù)企業(yè)的實際情況，認真確定室藏檔案的保密級別。加蓋保密章，涉密檔案要實行專人專柜保管。另外，檔案定密不能追求知名度，提高身價，隨意確定不僅不利于保護企業(yè)自身利益，還會適得其反；四是對涉密檔案實行動態(tài)管理，因為商業(yè)秘密也有生命周期，要根據(jù)變化及時調整。以保持它的生機；五是對檔案部門的上網(wǎng)電腦嚴格控制，防止檔案信息通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸失竊。檔案人員應及時了解掌握企業(yè)科研、生產計劃及進度，認真做好企業(yè)涉密檔案的收集、整理、歸檔工作。尤其要重視研發(fā)過程中形成的原始記錄、工藝控制點、分析圖譜等，防止其游離于檔案部門之外。