施工文件是施工活動的真實(shí)記錄和反映，它的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性，直接影響著工程今后的運(yùn)行、維護(hù)、改擴(kuò)建等。因此，提高施工文件的質(zhì)量，已成為現(xiàn)階段施工企業(yè)的一項(xiàng)重要任務(wù)。

一、施工文件中存在的問題

1、施工文件的成套性完整性不夠

在施工活動中由于項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人和工程技術(shù)人員檔案意識淡薄，不重視檔案工作，只注重工程進(jìn)度、工程質(zhì)量，沒有做到檔案工作與施工活動同步進(jìn)行，平時(shí)不注重文件的形成、積累、收集和整理，到了工程后期驗(yàn)收時(shí)才發(fā)現(xiàn)文件短缺不全，采取臨時(shí)查找、拼湊補(bǔ)救的辦法，個(gè)別甚至存在造假的情況，因而造成了施工文件完整性、準(zhǔn)確性的缺陷。

2、施工文件內(nèi)容質(zhì)量欠缺

施工文件不僅是評定工程質(zhì)量的重要依據(jù)，也是解決經(jīng)濟(jì)糾紛、技術(shù)糾紛的原始憑證。但是由于施工單位人員流動大、新手多，專業(yè)知識缺乏，對文件質(zhì)量認(rèn)識有差異，所以造成施工文件的內(nèi)容填寫不完整，無法反映施工過程的詳細(xì)情況，施工文件不同程度地存在一些問題：一是施工文件的原件散失，收集不齊全，多為復(fù)印件且模糊不清，有的采用抄件，但在抄件上不注明原件存放單位及抄件人和抄件單位簽名、蓋章。二是施工文件的內(nèi)容填寫不規(guī)范、不完整。三是用于工程的原材料、半成品、成品的合格證、試驗(yàn)報(bào)告，沒有按照材料的品種、規(guī)格、數(shù)量等進(jìn)行分類整理匯總用表，試驗(yàn)項(xiàng)目填寫不齊全。四是隱蔽工程驗(yàn)收記錄不按專業(yè)、分層、分段、分部位進(jìn)行，需附圖時(shí)不在備注欄內(nèi)附圖；五是工程質(zhì)量評定資料有簽字無結(jié)論或結(jié)論表述不規(guī)范等等。

3．竣工圖的編制不規(guī)范

竣工圖是工程的實(shí)際反映，竣工圖質(zhì)量是驗(yàn)收檔案的重點(diǎn)核心部分。但竣工圖歸檔時(shí)也存在不完整、漏做情況：一些圖紙沒有按實(shí)際變更通知單更改或修改不到位；有些沒有加蓋竣工圖章或竣工圖章中的內(nèi)容經(jīng)常漏簽或不簽。有的利用施工圖改繪竣工圖，未標(biāo)注變更修改依據(jù)，加蓋上竣工圖章就成了最后的竣工圖等，造成了竣工圖與工程實(shí)際不相符，影響了竣工圖的準(zhǔn)確性。

4．文件用紙格式和書寫不符合標(biāo)準(zhǔn)要求

施工文件具有動態(tài)性，維護(hù)其準(zhǔn)確性包含著滿足現(xiàn)實(shí)利用的要求，必須動態(tài)地反映施工活動的面貌。施工文件也會隨著工程建設(shè)情況的變更而相應(yīng)地發(fā)生變更。在施工活動中，由于施工人員和工程技術(shù)人員及試驗(yàn)人員尚未意識到施工文件對檔案的重要性，普遍存在著隨意涂改文件數(shù)據(jù)現(xiàn)象，進(jìn)行更改時(shí)使用涂改液涂改或用刀片刮改；在施工文件的編制過程中使用文字不規(guī)范，書寫潦草，用鉛筆或圓珠筆增刪文字或數(shù)字；自行制作表格，造成一個(gè)項(xiàng)目的表式文件內(nèi)容、格式不統(tǒng)一；合格證粘貼用紙就地取材等缺乏嚴(yán)肅性、統(tǒng)一性，難以保證施工文件轉(zhuǎn)化成檔案的質(zhì)量，給檔案的保管和利用帶來諸多麻煩。

二、提高施工文件質(zhì)量的措施

1、必須實(shí)施文件質(zhì)量的全過程管理

施工文件來源于工程建設(shè)職能活動，從文件的產(chǎn)生到整理歸檔要經(jīng)過多種環(huán)節(jié)和諸多人員的參與，每一環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量都會直接影響其形成質(zhì)量完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性。因而，決定了施工文件各階段形成、積累必須與施工活動的各階段同步進(jìn)行管理。首先，從工程開始就落實(shí)同步管理，即開始文件的收集、積累工作。為此，檔案人員要經(jīng)常深入施工現(xiàn)場，幫助工程技術(shù)人員樹立既重建設(shè)，又要重檔案工作的科學(xué)管理意識，并對如何做好施工文件的形成、積累進(jìn)行經(jīng)?；臉I(yè)務(wù)指導(dǎo)。因?yàn)楣こ坛跏茧A段，或因各項(xiàng)制度不健全，或因機(jī)構(gòu)人員設(shè)置不到位等原因，常常不太注意或無暇顧及文件的形成和積累，因此，檔案人員必須做好工程初期文件形成積累工作，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)整改。其次，嚴(yán)把歸檔驗(yàn)收關(guān)，把歸檔文件質(zhì)量控制在工程移交前，這是保證施工文件質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。檔案人員要根據(jù)事先制定好的歸檔范圍及歸檔要求認(rèn)真地進(jìn)行逐條核對，1、從整體上審查該施工文件與工程建設(shè)的每個(gè)專業(yè)、每個(gè)階段、每一個(gè)環(huán)節(jié)形成、積累材料是否齊全、完整，是否是原件；2、文件的內(nèi)容及其深度是否符合國家有關(guān)施工方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程，是否真實(shí)準(zhǔn)確地反映了工程實(shí)際；3．文件的會簽、蓋章手續(xù)是否完備，文件的字跡、圖表質(zhì)量是否符合歸檔質(zhì)量要求；4、綜合卷冊、專業(yè)卷冊組卷是否合理；竣工圖編制及折疊是否符合規(guī)范要求等。如有缺項(xiàng)漏項(xiàng)或還應(yīng)形成哪些文件，一次性提出整改，并填寫文件整改單，及時(shí)反饋給工程技術(shù)人員進(jìn)行補(bǔ)充修改，盡量不要造成技術(shù)人員三番五次修改和返工。此項(xiàng)工作也是對檔案人員檔案管理水平和工程專業(yè)技術(shù)知識程度的檢驗(yàn)。

2．健全組織機(jī)構(gòu)，完善各項(xiàng)規(guī)章制度，堅(jiān)持“三納入”是提高文件質(zhì)量的重要保障

施工活動是由多層次的各方面有關(guān)人員進(jìn)行的，為確保施工文件的完整和質(zhì)量，首先，領(lǐng)導(dǎo)重視支持，是開展檔案工作的保證。企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要把檔案工作納入工作的議事日程，并從人、財(cái)、物等方面提供必要條件，要切實(shí)解決檔案工作中的一些問題，如適度加強(qiáng)資金投入，保證必要的設(shè)備和檔案庫房的基本所用，以增強(qiáng)檔案管理人員的工作信心和熱情。其次，必須建立健全檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度，使檔案工作有章可循。將文件的收集、積累與歸檔工作納入管理制度中，明確規(guī)定在施工活動中每一個(gè)階段應(yīng)形成、積累哪些文件材料；將文件的收集、積累歸檔納入施工計(jì)劃管理，與工作任務(wù)同時(shí)下達(dá)，并以是否有完整、成套的施工文件為標(biāo)準(zhǔn)來考核工作完成情況；將文件的形成、積累與歸檔納入有關(guān)部門職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位職責(zé)，并與經(jīng)濟(jì)核算掛鉤。這些措施對控制施工文件的質(zhì)量與歸檔無疑會起到重要保證作用。

3、提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是提高檔案管理工作水平的根本所在。檔案工作是一項(xiàng)一專多能的綜合性工作，它不僅要求檔案人員具備嫻熟的檔案管理專業(yè)知識，還要懂得一些工程技術(shù)專業(yè)知識和計(jì)算機(jī)技術(shù)知識。同時(shí)還要加強(qiáng)與工程管理、技術(shù)人員的配合，進(jìn)行及時(shí)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和積極提供有效服務(wù)，通力合作，共同做好施工工程的檔案工作，為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營活動服務(wù)。

（石家莊一建建設(shè)集團(tuán)有限公司）