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        對新時期高校檔案管理工作的思考

        2007-01-01 00:00:00馬巧紅鄭瑞爽
        檔案天地 2007年2期

        高校檔案是高校從事教學(xué)、科研、黨政管理以及其他各項活動直接形成的對學(xué)校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。作為原生信息,它在高校的人才培養(yǎng)和科學(xué)研究諸領(lǐng)域發(fā)揮著基礎(chǔ)性的作用。隨著計算機技術(shù)和信息技術(shù)的大量涌入,給高校檔案工作帶來了新的機遇,同時也帶來了壓力和挑戰(zhàn)。如何適應(yīng)新形勢,依據(jù)黨和國家關(guān)于檔案工作的方針、政策,對檔案工作進行科學(xué)化管理,更好地為國家高等教育和經(jīng)濟建設(shè)服務(wù),成了各高校檔案工作的主題。下面筆者根據(jù)目前高校檔案工作的現(xiàn)狀談?wù)勛约旱慕ㄗh。

        一、高校檔案工作的現(xiàn)狀

        (一)檔案現(xiàn)代化管理工作滯后

        筆者認為,目前有些高校領(lǐng)導(dǎo)對新形勢下的檔案工作還缺乏足夠的認識和了解。比如:隨著高校辦公自動化的實現(xiàn),大量的電子文件隨之產(chǎn)生,電子印章的啟用、網(wǎng)上檔案查詢等問題又隨之而來,這就要求檔案部門加快檔案現(xiàn)代化、信息化和檔案人才隊伍建設(shè),實現(xiàn)利用現(xiàn)代化手段進行網(wǎng)上查詢、利用和檔案信息資源開發(fā)。但有些領(lǐng)導(dǎo)認為檔案工作不過是收集、整理、保管和借閱,用不著實現(xiàn)信息化,特別是在高校經(jīng)費普遍不足的情況下,檔案現(xiàn)代化、信息化難以提到議事日程上來,有些高校在開發(fā)檔案信息資源,進行檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)時存在著資金投入不夠的問題,財力、物力、人力不到位,無法購置檔案現(xiàn)代化設(shè)備、檔案人員得不到現(xiàn)代技術(shù)業(yè)務(wù)培訓(xùn)等。這些大大阻礙了高校檔案事業(yè)發(fā)展,影響了檔案現(xiàn)代化、信息化的進程,使檔案“兩化”建設(shè)滯后于現(xiàn)實的要求。

        (二)高校在機構(gòu)機制、人才結(jié)構(gòu)、用人機制上存在著一些問題

        有的學(xué)校機構(gòu)機制不完善,整個學(xué)校的檔案工作僅靠個別領(lǐng)導(dǎo)和一兩個檔案員支撐著,缺乏現(xiàn)代設(shè)備管理,檔案人員只能靠手工操作來忙于日常的檔案查詢利用,沒有時間去學(xué)習(xí)研究如何開發(fā)檔案信息資源,學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代化管理手段,更談不上時效等等。這就需要向領(lǐng)導(dǎo)宣傳建議,建立合理的人才隊伍并建議領(lǐng)導(dǎo)在用人機制上形成一套行之有效的以人為本的政策。

        (三)教職工檔案意識淡薄,教學(xué)檔案歸檔不齊全,檔案利用率低

        學(xué)校檔案,源于各部門每一個具體的工作。學(xué)校的教學(xué)檔案是在教學(xué)活動中所形成、積累的重要資源。教學(xué)活動的延續(xù)性、周期性,使教學(xué)檔案具有通用性的特點,成為交流教學(xué)和教學(xué)成果的重要工具。一個教師不但可以借鑒自己所積累的教學(xué)檔案提高工作質(zhì)量,而且還可以通過查閱教學(xué)檔案吸取其他教師的長處。因此,開發(fā)利用教學(xué)檔案,是提高教學(xué)質(zhì)量,發(fā)展教育事業(yè)的重要條件。但是,目前有的教職工并不十分重視檔案工作,認為材料是他們積累起來的應(yīng)該由自己保存;有些人怕丟失、怕失密,不愿把材料交出來,特別是在教學(xué)中形成的電子檔案,部門教師認為存放在自己手里用著方便,不愿交到檔案室保存,造成這些電子檔案不能及時歸檔。因此,作為一名檔案工作者,應(yīng)加強檔案的宣傳工作,宣傳《檔案法》及檔案工作的重要性進一步提高教職工的檔案意識,強化教學(xué)檔案的收集歸檔,提高檔案的利用率。

        二、應(yīng)采取的對策

        (一)完善規(guī)章制度,強化檔案法制意識

        通過各種方式、方法向領(lǐng)導(dǎo)宣傳,爭取領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視,通過宣傳使領(lǐng)導(dǎo)認識到高校檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)迫在眉睫,并將檔案工作納入學(xué)校工作計劃、規(guī)劃,列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程,加大經(jīng)費投入。檔案工作所需經(jīng)費,應(yīng)單獨立項,列入學(xué)校預(yù)算,確保足夠的人力、物力、資源的配備,通過多種形式向全校教職工大力宣傳檔案工作的作用,提高全校教職工的檔案意識。同時,加強制度建設(shè),確保檔案的齊全、完整、系統(tǒng),要結(jié)合本校實際制定檔案的收集制度,歸檔制度,并納入教學(xué)、科研和管理人員的職責(zé)范圍,檔案人員要參與各項活動,使學(xué)校每項重要的教學(xué)、科研、黨政管理等工作,都有完整、準確、系統(tǒng)的文件材料歸檔保存。

        (二)建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)

        努力建設(shè)一支適應(yīng)時代要求的高素質(zhì)的高校檔案管理隊伍始終是高校檔案工作的重點。因此,要提高高校檔案人員整體素質(zhì),必須重視對檔案人員的繼續(xù)教育,以知識的更新為主要內(nèi)容,以提高檔案工作人員的個體素質(zhì),進而改善檔案隊伍的整體素質(zhì)。在業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)中,特別是隨著現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)的突飛猛進,檔案管理技術(shù)也在日益提高,傳統(tǒng)的紙制檔案管理正向紙制檔案和電子檔案管理并重的新階段邁進,這就要求檔案工作人員要跟上檔案科技發(fā)展的步伐,不斷加強業(yè)務(wù)知識學(xué)習(xí),積極探索檔案工作在實踐中的發(fā)展規(guī)律,運用科學(xué)的管理方法來指導(dǎo)現(xiàn)行的高校檔案工作。因此,檔案人員要經(jīng)常參加本行業(yè)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)甚至外出學(xué)習(xí),不斷更新業(yè)務(wù)知識,以適應(yīng)飛速發(fā)展的信息時代的要求。同時,高校應(yīng)建立由學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)分管,校辦主任主管,專職檔案人員負責(zé),兼職檔案人員配合的檔案工作網(wǎng)絡(luò)體系,這支隊伍要在學(xué)校綜合檔案人員的組織領(lǐng)導(dǎo)下,定期召開工作會議,研究布置工作,搜集匯總檔案資料,使每個專兼職檔案人員認識到檔案就在自己身邊,營造良好的檔案氛圍,為高校檔案工作的正常開展提供可靠的組織保障。

        (三)強化教職工的檔案意識,發(fā)揮教學(xué)檔案為教學(xué)管理服務(wù)的功能

        教學(xué)檔案,是在教學(xué)工作一系列活動中形成的,經(jīng)過收集、歸檔保存,具有查考和利用的文件材料。傳統(tǒng)的教學(xué)檔案內(nèi)容一般包括:教學(xué)檔案、教師業(yè)務(wù)檔案等。在現(xiàn)階段,多數(shù)教學(xué)檔案與現(xiàn)行的教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法和教學(xué)階段相適應(yīng),是對教學(xué)過程中逐個主要環(huán)節(jié)的原始記錄和統(tǒng)計,是教學(xué)活動的真實記錄,因此,教職工要提高認識,平時注重收集,按要求定期向檔案室移交,以確保教學(xué)檔案的齊全、完整,檔案員應(yīng)根據(jù)教學(xué)檔案的特點,確定教學(xué)檔案的管理方案。應(yīng)以集中統(tǒng)一為原則,明確教學(xué)檔案,特別是電子檔案(包括多媒體課件等)管理機制,實現(xiàn)教學(xué)檔案的統(tǒng)一齊全、及時歸檔,并實現(xiàn)教學(xué)檔案的信息化,縮短檔案利用時間,提高工作效率。同時建立學(xué)科和相近學(xué)科內(nèi)的主要參考書目及內(nèi)容簡介檔案。在教學(xué)檔案中,建立包括指定教科書,學(xué)生在本學(xué)科和相近學(xué)科內(nèi)的主要參考書目及內(nèi)容簡介的檔案供學(xué)生參考自學(xué)時查閱。

        新時期教學(xué)檔案的作用,由過去被動反映教學(xué)的全過程,改變?yōu)椴粌H能正確反映,而且能對學(xué)生的學(xué)習(xí)過程加以引導(dǎo)的作用。教學(xué)檔案內(nèi)容的擴展,使學(xué)生不拘泥于相同模式、相同層次下分數(shù)之間的比較,而是在更寬的范圍內(nèi)根據(jù)其個性特點進行能力的比較,從而引導(dǎo)學(xué)生創(chuàng)新能力的形成。教學(xué)檔案更加豐富的內(nèi)涵,使學(xué)校管理者和社會用人單位對學(xué)生素質(zhì)的評估更為合理。評估中借助檔案,可獲得學(xué)生的創(chuàng)新能力、個性發(fā)展以及社會適應(yīng)能力等方面極其有價值的信息,因此,收集、整理保管好教學(xué)檔案,并做好檔案信息的編研、開發(fā)和提供利用工作,是學(xué)校搞好改革建設(shè)與發(fā)展的重要因素。

        為適應(yīng)日益發(fā)展的信息時代的要求,高校應(yīng)把檔案室建成各類數(shù)字信息資源庫,并逐步使其內(nèi)容擴大到文件、資料、語音、視頻、圖形、圖像等更為廣闊的領(lǐng)域,從而使檔案信息資源庫通過計算機通信網(wǎng)絡(luò)連接成為關(guān)系國計民生的超大規(guī)模的戰(zhàn)略知識庫,使檔案真正為學(xué)校的各項工作服務(wù)。

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