一、引言

人類社會信息化的進程以及我國不斷推進的政治經(jīng)濟體制改革深刻影響著城建檔案事業(yè)的發(fā)展，加大檔案信息資源管理力度，全面整合各類檔案信息資源，切實有效地推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化進程是檔案事業(yè)發(fā)展適應國家經(jīng)濟建設和社會發(fā)展的必然要求，是新時期檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略選擇，是知識經(jīng)濟時代檔案人必須面對的課題和要完成的使命。

城建檔案是一個城市各項建設發(fā)展歷史的真實記錄，是城市建設的科學依據(jù)和查考憑證，是城市規(guī)劃、建設和管理的基礎，所以說，數(shù)字城建檔案館是數(shù)字城市工程中必不可少的部分。國家檔案局、中央檔案館把數(shù)字檔案建設與服務工程作為“金檔工程”準備列入“十一五”規(guī)劃。通過實施“金檔工程”，全面提高檔案信息化水平，使檔案事業(yè)的發(fā)展適應國家經(jīng)濟建設和社會進步特別是信息資源開發(fā)利用、電子政務建設等各項工作的要求。數(shù)字城建檔案館的建立，是利用信息化手段，對國家檔案館保存的檔案進行數(shù)字化加工和數(shù)據(jù)資源整合，建設各類專題數(shù)據(jù)庫，建設全國性、分布式公開檔案信息發(fā)布平臺和非公開檔案內(nèi)部共享平臺，建立檔案信息資源深度開發(fā)和廣泛共享機制，充分發(fā)揮檔案信息資源的作用。

面對新的發(fā)展趨勢，保定市城建檔案館緊緊把握信息化發(fā)展的趨勢，立足工作實際，扎實推進城建檔案信息化建設進程。保定市城建檔案館管理信息系統(tǒng)是在保定市城建檔案館檔案管理實際需求的基礎上與河北工業(yè)大學合作開發(fā)的一套管理信息系統(tǒng)，其主要功能是實現(xiàn)城建檔案管理工作的計算機處理，如：工程項目檔案機上指導、竣工檔案的審驗登記、檔案信息入庫、檔案利用統(tǒng)計、檔案查詢檢索等，減輕人員的工作負擔，提高工作效率。

二、系統(tǒng)主要功能

為滿足城建檔案管理需要，保定市城建檔案館管理信息系統(tǒng)包括檔案信息采集系統(tǒng)和檔案管理利用系統(tǒng)兩個部分，其中，檔案管理利用系統(tǒng)又包括了項目登記模塊、資料接收模塊、項目管理利用模塊三個組成部分。系統(tǒng)實現(xiàn)了城建檔案館新聞公布、項目登記、項目接收、項目催繳、檔案利用、檔案查詢、檔案統(tǒng)計和檔案打印等功能。從網(wǎng)絡拓撲結構上看，整個系統(tǒng)平臺是一個星型結構，分為服務器端和客戶端兩個部分?？蛻舳艘苑掌鞫藶橹薪閷崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的訪問與查詢操作；服務器端通過客戶端作為展示的平臺。這兩個部分是相互聯(lián)系在一起的，構成了一個完整的系統(tǒng)平臺，共同實現(xiàn)整個系統(tǒng)的操作，結構設計。

三、系統(tǒng)主要特點

保定市城建檔案館管理信息系統(tǒng)是以城建檔案館為核心，以館藏檔案資源為基礎，以計算機技術為載體，將現(xiàn)代的計算機技術與傳統(tǒng)檔案管理方式相融合的軟件管理平臺。它不僅具有容量大、速度快的特點，并且還具有保障城建檔案安全、充分開發(fā)城建檔案信息資源、提高工作效率和管理水平的特點，使城建檔案管理人員能夠為城市規(guī)劃、建設管理和社會發(fā)展提供高質(zhì)量、高效率的服務。

l、建立電子文件歸檔系統(tǒng)，解決存儲檔案的電子化工作。從管理、業(yè)務、技術三方面出發(fā)，圍繞數(shù)字檔案信息采集、信息管理、信息利用與發(fā)布、信息安全與維護等內(nèi)容分階段分步驟來進行數(shù)字城建檔案館的標準規(guī)范體系建設。

2、系統(tǒng)采用分布式體系結構（客戶／服務器（C／S）模式），全部數(shù)據(jù)管理采用開放式數(shù)據(jù)結構／接口設計，用于數(shù)據(jù)共享與數(shù)據(jù)交換，有利于檔案管理系統(tǒng)的升級、功能擴充。

3、系統(tǒng)在檔案管理中廣泛采用了報表技術，實現(xiàn)了對用戶編目時所需的資料文件內(nèi)容的打印功能，提高效率和準確度。

4、系統(tǒng)使用OLE技術，實現(xiàn)了與Office的完美融合，數(shù)據(jù)經(jīng)過該系統(tǒng)的分析處理后，可以直接導入到Ｗｏrd或Excel中形成文檔或表格，工作人員可以系統(tǒng)的處理結果并進行二次加工。

四、系統(tǒng)實踐

保定市城建檔案館藏檔案7萬余卷（冊），包括建筑、土地、規(guī)劃、地下管線等檔案以及記錄城市發(fā)展的錄像帶、照片、展覽資料等。

1、運用本系統(tǒng)實現(xiàn)了網(wǎng)上簽署責任書、接收檔案76項，并形成上報光盤，錄入已歸檔信息12337條目，實現(xiàn)檔案機上即點查詢；

2、利用計算機管理燃氣、電力、給水、電信等地下管線檔案16種專業(yè)，實現(xiàn)了利用竣工檔案計算機成圖，2006年起已向跟蹤動態(tài)管理邁進了可喜的一步。

3、建立了“三網(wǎng)”即局域網(wǎng)、電子政務網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)，并正在建設“四庫”即檔案數(shù)據(jù)庫、圖文全保真信息庫、檔案信息摘要數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫。實現(xiàn)了網(wǎng)上信息處理、數(shù)據(jù)傳輸、統(tǒng)計瀏覽、提供服務。

4、完成了地下管線電子數(shù)據(jù)歸檔的試用接收工作，實行了傳統(tǒng)載體檔案與電子檔案“雙套制”管理方法。

五、系統(tǒng)創(chuàng)新

檔案信息資源的采集和開發(fā)必須緊密結合實際需要進行，才能創(chuàng)造出社會效益和經(jīng)濟效益，達到檔案信息資源開發(fā)的目的。下面介紹本系統(tǒng)的創(chuàng)新要點：

l、合理的城建檔案管理信息流程關系、數(shù)據(jù)庫結構以及總體方案設計，具有良好的擴展性。系統(tǒng)涵蓋了城建檔案管理中的項目登記、項目接收、項目催繳、項目利用、項目查詢和項目統(tǒng)計等城建檔案館的全部職能工作，實現(xiàn)了城建檔案管理的統(tǒng)一性和集成性。

2、系統(tǒng)通過高度的智能識別，實現(xiàn)城建檔案項目級、工程級、案卷級、文件級及卷內(nèi)電子文件瀏覽的管理。

3、系統(tǒng)提供對檔案信息的統(tǒng)計，檔案的管理和利用人員可以分析運用多年來對檔案利用量的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，掌握檔案周期性的利用特點，為科學研究、編史修志等提供服務。

4、建設數(shù)字城建檔案館工程，擁有超大容量的分布式資源庫群，實現(xiàn)城建檔案館的全面聯(lián)合，成為真正意義上的數(shù)字城建檔案館。

六、結論

進一步建設檔案數(shù)字化工程，積極落實“金檔工程”，根據(jù)《全國檔案信息化建設實施綱要》的精神，以強化服務為宗旨，以改革創(chuàng)新為動力，以檔案工作現(xiàn)代化、信息化、數(shù)字化為先導，以檔案信息資源為核心，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標，積極把檔案信息網(wǎng)絡納入電子政務網(wǎng)絡系統(tǒng)，加大檔案信息資源管理力度，全面整合各類檔案信息資源，促進檔案信息資源總量增加，質(zhì)量提高，結構優(yōu)化；進一步樹立和落實科學發(fā)展觀，加快檔案信息資源建設，大力開發(fā)和利用檔案信息資源，建立和健全各類新型檔案服務機制，建立檔案信息資源開發(fā)利用工作的長效發(fā)展機制，積極推動檔案服務社會化，促進檔案信息內(nèi)容服務產(chǎn)業(yè)發(fā)展，共同構建檔案信息資源共享體系，更好地為社會進步、城市發(fā)展服務。