堯　欣

十幾年來(lái)，由于豐富館藏和檔案利用的需要，越來(lái)越多的實(shí)物檔案開(kāi)始進(jìn)入檔案館保存并頻繁出現(xiàn)在各種展覽中，使得實(shí)物檔案的保管成為檔案部門(mén)必須面對(duì)而且亟待處理的實(shí)際問(wèn)題。但在實(shí)踐中，目前我國(guó)絕大多數(shù)檔案館還沒(méi)有形成規(guī)范的實(shí)物檔案保管操作規(guī)程，也尚不具備純熟的保管技術(shù)和方法，很大程度上還依附于現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案的保管方式，導(dǎo)致許多珍貴的實(shí)物檔案得不到有效保護(hù)，甚至部分已瀕臨損毀。為此，研究如何對(duì)各種形式的實(shí)物檔案進(jìn)行切實(shí)有效的保管就顯得尤為必要。

實(shí)物檔案沒(méi)有紙質(zhì)檔案在形成時(shí)間上周期性的規(guī)律，沒(méi)有膠片檔案在載體尺寸上相對(duì)固定的規(guī)格，也沒(méi)有聲像檔案那樣既定的載體材料，這使得檔案的收集和保管工作變得更為復(fù)雜，需要檔案工作者必須做到全主動(dòng)式的收集和對(duì)各種載體材料全方位的技術(shù)保護(hù)。從各管理環(huán)節(jié)的操作規(guī)程和技術(shù)手段的角度而言，可以說(shuō)實(shí)物檔案的管理開(kāi)辟了一種全新的檔案管理模式。

一、實(shí)物檔案保管的特點(diǎn)

實(shí)物檔案有別于現(xiàn)有主流檔案的特性必然會(huì)給其保管工作帶來(lái)許多新的問(wèn)題和挑戰(zhàn)。相對(duì)成熟的紙質(zhì)檔案、聲像檔案等載體和信息的保護(hù)方法并不一定適用于實(shí)物檔案，為此，準(zhǔn)確把握實(shí)物檔案保管的特殊性是進(jìn)一步對(duì)其進(jìn)行合理妥善保管的前提和基礎(chǔ)。

1、形成時(shí)間的不確定性

由實(shí)物檔案的定義可知，獎(jiǎng)牌、證書(shū)等形式的實(shí)物檔案是反映某一單位或部門(mén)所取得工作成績(jī)的物品，它必須以其形成單位的工作實(shí)績(jī)?yōu)榛A(chǔ)，而成果的取得并非以人的主觀意志為轉(zhuǎn)移，也不具有時(shí)間或主體上的規(guī)律性，因而檔案部門(mén)無(wú)法預(yù)知哪些單位在哪個(gè)時(shí)段會(huì)產(chǎn)生實(shí)物檔案，很難及時(shí)準(zhǔn)確地收集到所需檔案。此外，并沒(méi)有相關(guān)規(guī)定要求形成單位主動(dòng)向檔案部門(mén)移交其實(shí)物檔案，這無(wú)疑又為保證檔案的齊全和完整增加了一份難度。

2、保管的空間局限性

實(shí)物檔案多種多樣的載體不僅給檔案分類(lèi)帶來(lái)不便，而且嚴(yán)重威脅到檔案庫(kù)房的保管空間。一件實(shí)物檔案小可以是一枚徽章，大則可以是一幅牌匾，相對(duì)于我國(guó)現(xiàn)有的檔案庫(kù)房而言，這些實(shí)物檔案所需的空間大大超出了普通庫(kù)房的承受能力。隨著越來(lái)越多的實(shí)物檔案被征集進(jìn)館，保存空間的拮據(jù)必將影響到整個(gè)保管工作的開(kāi)展。

3、備份困難

為了便于用戶的利用，無(wú)論是紙質(zhì)檔案、聲像檔案還是電子檔案通常情況下在保存檔案原件的同時(shí)，相關(guān)部門(mén)還保留有一定的檔案?jìng)浞菁?，而?duì)于實(shí)物檔案制作備份卻有所不便：一方面，要逼真地再現(xiàn)檔案原件，在檔案的外形、色彩、工藝等方面對(duì)復(fù)制技術(shù)的要求較高，復(fù)制難度較大；另一方面，復(fù)制件所占的空間將增大對(duì)檔案保管環(huán)境的壓力。因此，實(shí)物檔案的實(shí)體備份并不能有效地解決檔案長(zhǎng)期保存的問(wèn)題。

4、保管技術(shù)不成熟

實(shí)物檔案的載體形態(tài)各異，材料多樣，大小不一，其載體可由玻璃、金屬、布料、塑料等多種材料構(gòu)成，并且載體上的信息內(nèi)容有鍍金、油漆、墨汁等多種表現(xiàn)形式。上述各類(lèi)材料要求不同的保存環(huán)境和保管方式，同一類(lèi)別的載體也可能由于信息表現(xiàn)手法的不同而在保管要求上各有側(cè)重。而現(xiàn)今對(duì)紙質(zhì)檔案的保管技術(shù)顯然不適合或不能滿足各種樣式的實(shí)物檔案的保管需要，保管技術(shù)的不成熟成為制約實(shí)物檔案保管工作發(fā)展的一個(gè)瓶頸。

二、加強(qiáng)實(shí)物檔案保管工作的幾項(xiàng)措施

在明確實(shí)物檔案保管特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，應(yīng)采取相應(yīng)的手段和措施對(duì)已有的實(shí)物檔案進(jìn)行妥善有效的保管，筆者認(rèn)為可以從以下幾方面著手：

1、加快相應(yīng)的規(guī)范和體制建設(shè)，構(gòu)建實(shí)物檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)體系

依據(jù)現(xiàn)代化的工作流程理念，要切實(shí)加強(qiáng)實(shí)物檔案的保管必須做到規(guī)范先行，以明確的管理和操作規(guī)定統(tǒng)一各職能部門(mén)的相關(guān)工作，夯實(shí)整個(gè)保管工作基礎(chǔ)。從現(xiàn)階段實(shí)物檔案保管的實(shí)際來(lái)看，首先，必須完善收集標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。由于實(shí)物檔案概念外延的模糊性，近幾年來(lái)檔案館和博物館都將實(shí)物檔案視為己有并不同程度地加大了收集的力度，導(dǎo)致一些檔案館盲目地?cái)U(kuò)大館藏，給保管工作帶來(lái)極大的負(fù)擔(dān)。對(duì)此，有必要以標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的形式明確實(shí)物檔案的收集范圍，在兼顧館藏和保管條件的前提下，做到“有檔可歸、有檔不歸”，立足現(xiàn)有資源最高效率地維護(hù)實(shí)物檔案的完整與安全。

其次，加強(qiáng)實(shí)物檔案保管技術(shù)規(guī)范的建立。在理論研究的基礎(chǔ)上盡快建立保護(hù)技術(shù)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)是指導(dǎo)目前實(shí)物檔案保護(hù)工作的關(guān)鍵。載體的特性決定實(shí)物檔案的保護(hù)不能再沿用紙質(zhì)檔案的技術(shù)方法，不同的載體材料對(duì)保管環(huán)境和條件的要求不盡相同，實(shí)物檔案載體本身的多樣性無(wú)疑加大了相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)制定的難度，并在事實(shí)上已成為檔案工作者當(dāng)前面臨的亟待解決的一個(gè)重要問(wèn)題。

2、對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)及合理鑒定

由于實(shí)物檔案載體材料繁雜且形態(tài)大小不一，給檔案管理帶來(lái)諸多不便。為使保管工作盡可能合理，應(yīng)著重做好以下兩方面的工作：

第一、對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)。分類(lèi)的標(biāo)準(zhǔn)多種多樣，可根據(jù)歸檔單位、檔案反映的信息內(nèi)容等將其分為不同的類(lèi)別，但從延長(zhǎng)檔案壽命的角度而言，將同一載體材料的檔案歸為一類(lèi)較為合理，這也是在檔案部門(mén)實(shí)際管理中較為普遍的分類(lèi)方法。

第二、對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行準(zhǔn)確合理的鑒定。對(duì)于實(shí)物檔案的鑒定必須密切結(jié)合檔案產(chǎn)生的背景環(huán)境，從內(nèi)容和載體兩方面入手進(jìn)行評(píng)價(jià)。不同價(jià)值層次的檔案可按照永久或長(zhǎng)期保存、暫時(shí)保存、銷(xiāo)毀等不同方式進(jìn)行處理，以確保館藏檔案的質(zhì)量。特別是對(duì)于一些價(jià)值不高、體形較大的檔案必須堅(jiān)決予以銷(xiāo)毀。從某種程度上講，加強(qiáng)檔案的鑒定也是提高實(shí)物檔案保管效率的一個(gè)重要途徑。

3、加強(qiáng)實(shí)物檔案保護(hù)技術(shù)的研究

實(shí)物檔案信息內(nèi)容完全依附于載體而存在，特別是一些經(jīng)雕刻、鑄造等工藝處理的獎(jiǎng)杯、牌匾等，其信息更是由載體的變化而表現(xiàn)出來(lái)。由此可見(jiàn)，保護(hù)實(shí)物檔案的重點(diǎn)應(yīng)定位在載體保護(hù)上，而要延長(zhǎng)載體的壽命其保護(hù)技術(shù)的成熟與否是起決定性作用的關(guān)鍵之所在。首先，要注重實(shí)物檔案日常保存環(huán)境的研究。檔案在進(jìn)館后絕大部分時(shí)間都儲(chǔ)存在庫(kù)房中，周?chē)h(huán)境的溫濕度、光照強(qiáng)度和清潔度等都會(huì)對(duì)檔案的壽命產(chǎn)生重大的影響，如庫(kù)房濕度、蟲(chóng)霉等對(duì)實(shí)物檔案載體特別是某些木質(zhì)檔案影響顯著。為此，合理準(zhǔn)確地控制保管環(huán)境仍是檔案日常維護(hù)的核心工作，也是確保檔案得以長(zhǎng)期保存的根本條件。

其次，必須特別關(guān)注實(shí)物檔案展覽時(shí)的技術(shù)保護(hù)。實(shí)物檔案直觀鮮活的外部特征使得它在各種展覽中頻頻出現(xiàn)，高頻率的展覽對(duì)檔案本身將造成不同程度的損傷，并且在實(shí)物運(yùn)輸過(guò)程中也極有可能導(dǎo)致檔案的毀壞，這些都需要在利用過(guò)程中采取相應(yīng)的保護(hù)措施加以防范。

再次，應(yīng)加強(qiáng)實(shí)物檔案修復(fù)技術(shù)的研究。大多數(shù)被接收進(jìn)館的實(shí)物檔案都具有較高的歷史價(jià)值，其中部分檔案載體本身就是價(jià)值的最鮮活體現(xiàn)。若實(shí)物檔案遭到破壞，很可能由于其制成材料或制作工藝等方面的原因造成檔案載體修復(fù)的困難，進(jìn)而致使檔案信息難以還原。因此，檔案保護(hù)工作者還必須深入研究實(shí)物檔案各類(lèi)載體制成材料及相關(guān)制作技術(shù)，有針對(duì)性地開(kāi)展檔案修復(fù)工作。

4、強(qiáng)化相關(guān)人員的保護(hù)意識(shí)，提高保管人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

由檔案工作人員和利用者共同構(gòu)成的主體一直以來(lái)都是左右檔案安全保管的根本性因素，對(duì)檔案的“生死存亡”起著決定性的主導(dǎo)作用，當(dāng)然實(shí)物檔案的保管也不例外。為此，首先有必要強(qiáng)化相關(guān)人員的保護(hù)意識(shí)。它要求檔案工作人員在對(duì)檔案進(jìn)行日常維護(hù)和操作處理的過(guò)程中時(shí)刻注意對(duì)實(shí)物本身的保護(hù)，嚴(yán)格遵守相關(guān)的制度規(guī)范和操作流程，不得隨意或擅自對(duì)檔案進(jìn)行違規(guī)或不正當(dāng)?shù)奶幹?。此外，特別值得一提的是，無(wú)論是在何種利用場(chǎng)合，主辦方都必須在提供利用之前對(duì)用戶進(jìn)行必要的保護(hù)知識(shí)教育，盡可能減少在實(shí)物檔案參展或外借過(guò)程中由于人為因素造成的碰傷、丟失等事故的發(fā)生。其次，作為一名合格的檔案工作者，在精通業(yè)務(wù)知識(shí)的同時(shí)，還必須熟悉與檔案相關(guān)的歷史、文化等背景知識(shí)。就實(shí)物檔案的保管而言，這點(diǎn)顯得更為重要。對(duì)各實(shí)物檔案所反映和展現(xiàn)的歷史事實(shí)和相關(guān)背景的掌握不僅是檔案保管工作的實(shí)際需要，更是確認(rèn)檔案保存價(jià)值的必要條件。換句話說(shuō)，了解和掌握檔案的產(chǎn)生環(huán)境和所反映的歷史等背景知識(shí)已成為實(shí)物檔案保管工作中必備的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

參考文獻(xiàn)：

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2、王世強(qiáng)：《談?wù)剬?shí)物檔案的管理》，《蘭臺(tái)世界》 1998年第3期。

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作者單位：解放軍南京政治學(xué)院上海分院