李玉鳳

電子文件的歸檔，是近年來隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展而推行的一種全新的歸檔管理模式。為保障電子文件的及時歸檔和有效利用，筆者認(rèn)為，各級檔案管理部門在推動電子文件歸檔工作中，應(yīng)從本單位辦公自動化與信息管理工作的大局出發(fā)，將電子文件歸檔工作納入本單位的立卷歸檔制度，并列入信息管理工作程序，明確任務(wù)、職責(zé)。

一、選擇好電子文件歸檔方式和途徑

歸檔移交可采用兩種途徑：１、利用計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)絡(luò)，開通電子文件歸檔專遞網(wǎng)線，建立依附在信息管理網(wǎng)上的歸檔專用子系統(tǒng)，將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價值的電子文件通過此系統(tǒng)傳輸給檔案部門。檔案部門經(jīng)與辦公自動化和信息管理部門協(xié)商后，要對歸檔的電子文件提出格式要求，并認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的文本、圖像、視頻電子文件格式，如ＸＭＬ、ＲＴＦ、ＴＸＴ、ＪＰＥＧ、ＭＰＥＧ等等。２、由計(jì)算機(jī)與信息管理部門負(fù)責(zé)歸檔。由于計(jì)算機(jī)與信息管理部門具有一定的技術(shù)設(shè)備及人才條件，由他們負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌本單位信息管理工作，開發(fā)集中統(tǒng)一的信息管理系統(tǒng)，使之成為電子文件信息的匯集點(diǎn)，再由他們負(fù)責(zé)，將日常工作中形成的具有保存價值的電子文件統(tǒng)一歸檔，效果會更好。

需要指出的是，無論利用何種途徑歸檔，必須由電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案部門，不能由檔案部門自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門對其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案部門接收的電子文件應(yīng)一律存入光盤，最好不用磁盤存貯。

二、強(qiáng)化技能培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)相關(guān)部門職能的集中統(tǒng)一

由于大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對檔案工作較為陌生，不像檔案工作人員經(jīng)過多年實(shí)踐，掌握了相關(guān)的立卷歸檔業(yè)務(wù)知識，容易與檔案部門在電子文件歸檔上達(dá)成共識。所以，應(yīng)建立一支以檔案工作人員和各單位計(jì)算機(jī)與信息管理人員為一體的電子文件歸檔隊(duì)伍。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識和技術(shù)手段，現(xiàn)有的檔案工作人員不能完全適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理的基本知識和技能，擔(dān)負(fù)起電子文件歸檔工作的重任。

與紙質(zhì)文件相比，電子文件歸檔所涉及的問題更加廣泛，受制約因素多，僅靠檔案部門獨(dú)家很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門、檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息管理部門三方結(jié)合的方法。電子文件形成部門熟悉業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定歸檔文件價值時最有發(fā)言權(quán)；檔案部門掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計(jì)算機(jī)與信息管理部門既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專業(yè)技術(shù)部門，在電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三個部門的職能應(yīng)相互滲透，揚(yáng)長避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢，在電子文件歸檔中集成一體，可完全保證電子文件歸檔質(zhì)量。

三、正確認(rèn)識“雙套制”歸檔的必要性與適時簡化合一的可能性

從長遠(yuǎn)看，在電子檔案存儲介質(zhì)的技術(shù)條件進(jìn)一步改進(jìn)之后，可嘗試對那些參考作用大、存儲價值高的檔案，采取以、光介質(zhì)歸檔為主，紙介質(zhì)歸檔為輔的做法，而對那些憑證價值較高的檔案，則采取以紙介質(zhì)歸檔為主，光介質(zhì)歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化館（室）藏結(jié)構(gòu)，也能減少檔案的體積，緩解庫房緊張的狀況。兩種介質(zhì)歸檔的簡化合一，要經(jīng)過審慎驗(yàn)證，在萬無一失的情況下實(shí)行。以確保電子檔案的完好保存。

作者單位：北京市懷柔區(qū)廣播電視中心