中國(guó)專門探討董事會(huì)秘書的研究并不多見(jiàn)，已有的文獻(xiàn)又多局限于從法律視角研究董事會(huì)秘書制度的沿革與發(fā)展。本文從公司治理角度對(duì)中外董事會(huì)秘書制度進(jìn)行了比較，其中涉及董事會(huì)秘書制度的變遷和中國(guó)董秘制度的設(shè)立、職能特點(diǎn)和可以借鑒的經(jīng)驗(yàn)。

英美法系國(guó)家董事會(huì)秘書制度變遷及中國(guó)董事會(huì)秘書制度的設(shè)立

董事會(huì)秘書在英美公司法上被稱作公司秘書（company secretary），最早追溯到1841年的英國(guó)法報(bào)告的案例中。董事會(huì)秘書制度的發(fā)展在英國(guó)基本可以分為三個(gè)階段：最初，董事會(huì)秘書僅作為公司的普通雇員，處理一些文書事務(wù)，與普通的“秘書”無(wú)本質(zhì)區(qū)別，在公司法上甚至沒(méi)有規(guī)定董事會(huì)秘書制度是公司的法定機(jī)關(guān)。1948 年，公司法仍然明確規(guī)定當(dāng)缺乏明確的授權(quán)時(shí)，董事會(huì)秘書的職權(quán)僅限于公司的內(nèi)部管理事項(xiàng)。

第二階段，董事會(huì)秘書所承擔(dān)的責(zé)任越來(lái)越多，在公司中的地位日益上升，開(kāi)始發(fā)揮重要作用，1971年，董事會(huì)秘書作為公司法定機(jī)關(guān)的地位得到確認(rèn)，其職權(quán)擴(kuò)大到可作為公司代理對(duì)外簽訂合同。英國(guó)1985年公司法和1989年公司法都對(duì)董事會(huì)秘書的任職資格、職權(quán)與責(zé)任等方面進(jìn)行了更為詳細(xì)的規(guī)定，特殊屬性的賦予使董事會(huì)秘書開(kāi)始在公司治理結(jié)構(gòu)中成為關(guān)鍵因素。

第三階段，在二十世紀(jì)末期，董事會(huì)秘書的地位和職能被重新認(rèn)識(shí)，出臺(tái)了一些關(guān)于私人公司（private company）董事會(huì)秘書設(shè)立可由公司自主決定的規(guī)定。2002年，英國(guó)政府出版白皮書提出取消立法中對(duì)小型私人公司董事會(huì)秘書的強(qiáng)制性規(guī)定。爭(zhēng)議意見(jiàn)來(lái)源于由此可能引發(fā)的董事會(huì)秘書職能的缺位，即一個(gè)有效的董事會(huì)秘書是保證“不老實(shí)”的董事不偏離正常軌道的主要制約因素，不設(shè)立董事會(huì)秘書會(huì)在一定程度上減少了對(duì)董事濫用職權(quán)行為的制約力。

香港的公司法律制度很大程度上借鑒了英國(guó)法律制度，香港公司法對(duì)董事會(huì)秘書制度的移植同時(shí)也是與其社會(huì)經(jīng)濟(jì)歷史發(fā)展相適應(yīng)的。1911 年，香港立法中第一次提到了“董事會(huì)秘書”的概念，并規(guī)定董事會(huì)秘書和董事及管理人員一起對(duì)錯(cuò)誤的分配和股權(quán)證書發(fā)放的遲延決定負(fù)賠償責(zé)任。1932年，香港公司法令進(jìn)一步規(guī)定董事會(huì)秘書成為董事、管理人員等責(zé)任承擔(dān)人群中的一員，從法律角度確認(rèn)了董事會(huì)秘書日益重要的地位。1973 年，香港公司法修訂委員會(huì)建議所有公司都應(yīng)該設(shè)立董事會(huì)秘書，并將董事會(huì)秘書列指為擁有廣泛職責(zé)的“官員”。香港政府宣布的公司法考察人Ermanno Pascutte 于1997年公布咨詢報(bào)告，提出廢除有關(guān)董事會(huì)秘書的強(qiáng)制性規(guī)定的建議，2000 年，香港公司法改良常務(wù)委員會(huì)拒絕了這一建議。香港《公司條例》“公司秘書”條例規(guī)定了秘書的任職條件、空位時(shí)的措施、助理秘書和副秘書的設(shè)置，但職責(zé)與權(quán)力沒(méi)有寫進(jìn)條例。

美國(guó)各州公司法傳統(tǒng)上均將董事會(huì)秘書列為公司最關(guān)鍵的高級(jí)職員之一，與總裁、財(cái)務(wù)總監(jiān)等具有同等重要地位，并對(duì)董事會(huì)秘書的資格、職權(quán)、任免程序等都有規(guī)定。1917 年，美國(guó)在一判例中即確認(rèn)了董事會(huì)秘書在特定情況下代表公司的權(quán)力。此后的《美國(guó)模范公司法》以及許多州的公司法都明確規(guī)定了董事會(huì)秘書作為公司機(jī)關(guān)、代表公司的地位。由于傳統(tǒng)公司法中規(guī)定的高級(jí)職員已遠(yuǎn)不能包羅現(xiàn)代公司的組織結(jié)構(gòu)和人員編制，《美國(guó)示范公司法》1984 年修正本取消了所有對(duì)公司高級(jí)職銜（包括董事會(huì)秘書）的強(qiáng)制性規(guī)定，其出發(fā)點(diǎn)則是公司如何設(shè)置自己的高級(jí)職銜并劃分其職責(zé)范圍應(yīng)當(dāng)由公司自行決定，1991 年修正本對(duì)“高級(jí)職員”作了專章規(guī)定。

董事會(huì)秘書作為高管人員在中國(guó)公司設(shè)置，經(jīng)歷了從境外上市的外資股，到境內(nèi)上市的外資股，再到境內(nèi)上市的內(nèi)資股的漸進(jìn)過(guò)程。中國(guó)公司法上的董事會(huì)秘書制度開(kāi)始于深圳市，1993年，深圳市人民代表大會(huì)制定的《深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)股份有限公司條例》專條規(guī)定，董事會(huì)設(shè)秘書，秘書負(fù)責(zé)董事會(huì)的日常事務(wù)，受董事會(huì)聘任，對(duì)董事會(huì)負(fù)責(zé)。

1994 年，國(guó)務(wù)院頒布了《國(guó)務(wù)院關(guān)于股份有限公司境外募集股份及上市的特別規(guī)定》，明確規(guī)定董事會(huì)秘書為公司高級(jí)管理人員。1994 年8月，國(guó)務(wù)院證券委員會(huì)和國(guó)家體改委發(fā)布了《到境外上市公司章程必備條款》，專章規(guī)定公司設(shè)董事會(huì)秘書，董事會(huì)秘書為公司高級(jí)管理人員，由董事會(huì)委任，主要職責(zé)是保管文件、向國(guó)家有關(guān)部門遞交文件、保證股東名冊(cè)妥善設(shè)立、確保有關(guān)人員及時(shí)得到有關(guān)記錄和文件。

1996 年3月，上海市證券管理辦公室、上海證券交易所發(fā)布了《關(guān)于 B 股上市公司設(shè)立董事會(huì)秘書的暫行規(guī)定》，要求 B 股公司必須設(shè)立董事會(huì)秘書，董秘為公司高管人員，明確提出任職條件和職權(quán)，旨在規(guī)范上市公司行為，提高董事會(huì)工作效率，保護(hù)投資者利益。1996 年8月，上海證券交易所發(fā)布了《上海證券交易所上市公司董事會(huì)秘書管理辦法（試行）》，明確所有獲準(zhǔn)上市的公司必須聘任董事會(huì)秘書，強(qiáng)調(diào)董事會(huì)秘書為高級(jí)管理人員，同時(shí)提出五條任職條件，九條職權(quán)范圍，六條任免程序，以及三條法律責(zé)任，基本確認(rèn)了董事會(huì)秘書制度的框架。

1997年 3 月，上海證券交易所、上海市證券管理辦公室聯(lián)合發(fā)布了《關(guān)于建立上市公司董事會(huì)秘書例會(huì)制度并進(jìn)一步發(fā)揮董秘作用的通知》，強(qiáng)調(diào)建立董事會(huì)秘書例會(huì)制度，涉及董事會(huì)秘書的人選配備、工作條件及職責(zé)權(quán)限等方面，該通知對(duì)支持和推動(dòng)董事會(huì)秘書工作，提升上市公司董事會(huì)秘書地位及促進(jìn)上市公司規(guī)范化運(yùn)作有重要意義。1997 年12月，中國(guó)證監(jiān)會(huì)發(fā)布《上市公司章程指引》，專章列示“董事會(huì)秘書”條款，要求所有上市公司都必須配備董事會(huì)秘書，作為上市公司的“根本法”真正確立了董事會(huì)秘書在上市公司中的地位和作用。

2001年，深滬證券交易所修訂的《股票上市規(guī)則》中都肯定董事會(huì)秘書為高管人員，并對(duì)董事會(huì)秘書任職資格、職責(zé)、任免作出更詳盡的規(guī)定。

2004年，滬深證券交易所修訂的新版《股票上市規(guī)則》中進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)了董事會(huì)秘書在上市公司中的高管資格和相關(guān)職責(zé)，增加了董秘職權(quán)范圍的規(guī)定，董秘有權(quán)要求公司董事、監(jiān)事和其他高級(jí)管理人員對(duì)其工作予配合與支持；新《規(guī)則》對(duì)董事會(huì)秘書任職資格提出更高的要求，并明確規(guī)定上市公司不得無(wú)故解聘董事會(huì)秘書，規(guī)范了公司在董事會(huì)秘書出現(xiàn)空缺、不能履行職責(zé)等特殊情況下的應(yīng)對(duì)措施。新《規(guī)則》表明，董事會(huì)秘書的任命并不只是公司內(nèi)部的事情，董事會(huì)秘書成為投資者與上市公司溝通的重要橋梁。

可見(jiàn)，在英美法系國(guó)家，董事會(huì)秘書制度設(shè)置的最初目的是為了完善公司內(nèi)部的管理，使公司運(yùn)轉(zhuǎn)更加規(guī)范、協(xié)調(diào)。它隨著公司制度的發(fā)展而衍生，并從公司法角度進(jìn)行規(guī)制。在中國(guó)設(shè)立董事會(huì)秘書制度的主要目的是為了滿足公司上市后的規(guī)范運(yùn)作和監(jiān)管要求，也更多地表現(xiàn)為證監(jiān)會(huì)和證券交易所從證券法的角度進(jìn)行規(guī)制?？v觀中國(guó)與在英美法系國(guó)家董事會(huì)秘書制度設(shè)立與制度變遷，其核心區(qū)別體現(xiàn)在立法目的、法規(guī)的制度主體及對(duì)公司治理的影響三個(gè)方面（見(jiàn)表1）。在各國(guó)董事會(huì)秘書制度的發(fā)展中，共同之處是當(dāng)面對(duì)取消董事會(huì)秘書強(qiáng)制性規(guī)定的建議時(shí)，都會(huì)伴有爭(zhēng)議或否決，這一程度上說(shuō)明了董事會(huì)秘書在公司發(fā)展中日益重要的地位和作用。

從公司治理視角看中外董事會(huì)秘書制度的法律架構(gòu)法律地位

英美法系國(guó)家董事會(huì)秘書的法律地位經(jīng)過(guò)了一個(gè)不斷上升的過(guò)程，董事會(huì)秘書現(xiàn)作為公司管理方面的主要高級(jí)職員，已具有廣泛而實(shí)質(zhì)性的義務(wù)和責(zé)任。在英國(guó)，每家公司依據(jù)公司法規(guī)定必須有一名董事會(huì)秘書，對(duì)未任命董事會(huì)秘書的公司，并無(wú)罰金的規(guī)定，但如果某些文件（如年度報(bào)告）未經(jīng)董事和董事會(huì)秘書或其代理人正式簽署，可能會(huì)引起責(zé)任問(wèn)題。在我國(guó)，根據(jù)中國(guó)證監(jiān)會(huì)、滬深證券交易所制定的有關(guān)規(guī)定，上市公司均應(yīng)設(shè)立董事會(huì)秘書，董事會(huì)秘書屬于公司組織機(jī)構(gòu)的一部分，作為上市公司高級(jí)管理人員，負(fù)責(zé)處理董事會(huì)執(zhí)行職權(quán)所產(chǎn)生的事務(wù)，但缺乏規(guī)范性，很多公司董事會(huì)秘書難有實(shí)質(zhì)意義的高管地位。大型國(guó)有企業(yè)改制后的上市公司，董事會(huì)秘書的地位和收入大多與部門中層管理人員相當(dāng)，很難發(fā)展為盡職的高管人員，更無(wú)法實(shí)現(xiàn)披露、協(xié)調(diào)及監(jiān)管聯(lián)絡(luò)的治理職能。

任職資格與任免程序

英國(guó)公開(kāi)招股公司聘用的董事會(huì)秘書資格包括兩個(gè)方面：一是必須具備履行秘書職責(zé)所需的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)；二是必須擁有一種法律要求的資格證書，如會(huì)計(jì)師資格、法律方面的資格或董事會(huì)認(rèn)為合適的其他資格。在公司擁有一名以上董事的情況下，董事可以兼任董事會(huì)秘書。在英國(guó)董事會(huì)秘書的任免和報(bào)酬由董事會(huì)處理，股東會(huì)可通過(guò)決議要求董事會(huì)免去現(xiàn)任秘書的職務(wù)，如果董事會(huì)不予辦理，股東會(huì)可通過(guò)一般決議來(lái)免除現(xiàn)任董事會(huì)秘書的職務(wù)。董事會(huì)秘書有權(quán)要求在他所同意的或合理的期限前收到解雇通知，對(duì)未經(jīng)通知而作出的錯(cuò)誤解雇，董事會(huì)秘書有權(quán)要求公司賠償損失。

中國(guó)證券類法規(guī)對(duì)董事會(huì)秘書任職資格和任免程序的規(guī)定不斷深入和細(xì)化，1997年《上市公司章程指引》規(guī)定董事會(huì)秘書應(yīng)當(dāng)具有必備的專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，經(jīng)專業(yè)培訓(xùn)合格，由董事長(zhǎng)提名，董事會(huì)委任，公司董事或者其他高級(jí)管理人員可以兼任公司董事會(huì)秘書，董事會(huì)解聘董事會(huì)秘書應(yīng)當(dāng)具有充足理由。

在此之前，1996年8月上海證券交易所發(fā)布的《上海證券交易所上市公司董事會(huì)秘書管理辦法》還對(duì)董事會(huì)秘書任職的年齡和學(xué)歷作了具體規(guī)定。1999年4月，中國(guó)證券監(jiān)督管理委員會(huì)發(fā)布《境外上市公司董事會(huì)秘書工作指引》也具體規(guī)定董事會(huì)秘書應(yīng)具有大學(xué)?？埔陨蠈W(xué)歷，具有3年以上從事金融或財(cái)務(wù)審計(jì)、工商管理或法律等方面的工作經(jīng)歷等。

2004年深滬證券交易所修訂的新版《股票上市規(guī)則》明確董事會(huì)秘書應(yīng)當(dāng)具備履行職責(zé)所必需的財(cái)務(wù)、管理、法律專業(yè)知識(shí)，具有良好的職業(yè)道德和個(gè)人品德，強(qiáng)調(diào)擁有董事會(huì)秘書資格證書，董事會(huì)應(yīng)在董事會(huì)秘書空缺期間指定一名董事或高級(jí)管理人員代行董事會(huì)秘書職責(zé)，不得無(wú)故解聘董事會(huì)秘書。這說(shuō)明上市公司董事會(huì)秘書的任免已不再僅是公司內(nèi)部事務(wù)，對(duì)空缺應(yīng)急機(jī)制的規(guī)定，標(biāo)明董事會(huì)秘書作為上市公司必設(shè)機(jī)構(gòu)的重要地位。

職能及執(zhí)行

在英國(guó)，董事會(huì)秘書的職責(zé)涉及處理董事會(huì)相關(guān)文件及聯(lián)絡(luò)等事宜、簽署根據(jù)董事會(huì)決定授權(quán)發(fā)行的公司股份證書和行政管理性合同、及時(shí)信息披露文件和信息等方面。英國(guó)董事會(huì)秘書在公司管理方面的職權(quán)具體包括：⑴參加包括董事會(huì)會(huì)議在內(nèi)的公司的所有會(huì)議，并負(fù)責(zé)會(huì)議記錄；⑵保管公司的各項(xiàng)會(huì)議記錄、決定、合同、股東名冊(cè)等文件，并證明其與其副本的真實(shí)性；⑶認(rèn)定所有發(fā)出的通知依公司章程細(xì)則而言均屬正當(dāng)，或均為法律所要求；⑷作為公司印章的保管人，并認(rèn)定公司印章在所有文件上代表公司的使用均系經(jīng)過(guò)正當(dāng)授權(quán)；⑸根據(jù)公司主管機(jī)關(guān)的要求及時(shí)準(zhǔn)確地提供和披露有關(guān)文件和信息；⑹與總裁或一名副總裁一起，簽署根據(jù)董事會(huì)決定授權(quán)發(fā)行的公司股份證書；⑺據(jù)董事會(huì)的隨時(shí)指定，主持處理其他屬于董事會(huì)秘書處職責(zé)的事務(wù)等。

在中國(guó)《上市公司章程指引》所列明的董事會(huì)秘書主要職責(zé)涉及董事會(huì)和股東大會(huì)相關(guān)文件及籌備事宜、信息披露事務(wù)、文件管理等。1996年8月，上海證券交易所發(fā)布的《上海證券交易所上市公司董事會(huì)秘書管理辦法》還特別指出董事會(huì)秘書要為董事會(huì)決策提供意見(jiàn)和建議，協(xié)助董事會(huì)在行使職權(quán)時(shí)遵守國(guó)家法律制度和公司章程。在董事會(huì)作出違反有關(guān)規(guī)定的決議時(shí)，及時(shí)提出異議并如實(shí)向國(guó)家管理部門及交易所反映情況。公司章程和上市規(guī)則所規(guī)定的其他職責(zé)。

2004年，深滬證券交易所修訂的新版《股票上市規(guī)則》強(qiáng)調(diào)了董事會(huì)秘書對(duì)公司內(nèi)外關(guān)系的溝通協(xié)調(diào)和治理監(jiān)督職責(zé)，如與證券監(jiān)管機(jī)構(gòu)之間的溝通聯(lián)絡(luò)、公司與投資者關(guān)系的協(xié)調(diào)、促使董事會(huì)依法行使職權(quán)、協(xié)助董事、監(jiān)事和高級(jí)管理人員了解信息披露相關(guān)法律規(guī)則并處理信息披露事務(wù)等。中國(guó)相關(guān)證券法對(duì)是董事會(huì)秘書職責(zé)的強(qiáng)化從法律角度提高了董事會(huì)秘書作為機(jī)構(gòu)而非個(gè)人的重要地位，并有利于董事會(huì)秘書制度在我國(guó)公司治理中發(fā)揮作用。

中國(guó)董事會(huì)秘書制度的經(jīng)驗(yàn)借鑒

完善董事會(huì)秘書法律制度，明確公司制董事會(huì)秘書的法律地位。

隨著我國(guó)《公司法》的修訂，我國(guó)關(guān)于董事會(huì)秘書的立法正逐步走出起步階段，規(guī)范董事會(huì)秘書的法律制度，才能真正發(fā)揮董事會(huì)秘書在現(xiàn)代公司治理中的作用。與英國(guó)公司法規(guī)定有限責(zé)任公司和股份有限公司均需設(shè)立董事會(huì)秘書不同，我國(guó)目前的有關(guān)規(guī)章只規(guī)定上市公司須設(shè)立董事會(huì)秘書，而對(duì)未上市的股份有限公司和有限責(zé)任公司卻沒(méi)有同樣的規(guī)定。實(shí)踐中董事會(huì)秘書在處理董事會(huì)執(zhí)行職權(quán)所涉及的事務(wù)中起著不可或缺的作用，為了健全公司組織機(jī)構(gòu)，更好地發(fā)揮董事會(huì)職能，盡早將相關(guān)證券規(guī)章中涉及公司治理結(jié)構(gòu)及董事會(huì)秘書的章目納入《公司法》，規(guī)定凡依照公司法所成立的公司均應(yīng)設(shè)立董事會(huì)秘書，并明確其作為公司高級(jí)管理人員的法律地位。

改進(jìn)我國(guó)董事會(huì)秘書的任免制度，有利于保護(hù)投資者和董事會(huì)秘書的權(quán)益。

與英國(guó)董事會(huì)秘書的任免程序相比，我國(guó)的有關(guān)規(guī)定存在著兩點(diǎn)不足之處：一是公司股東會(huì)沒(méi)有決議免除現(xiàn)任董事會(huì)秘書的權(quán)力，而由于中國(guó)公司大股東不可忽視的支配地位，很多董事會(huì)秘書向董事長(zhǎng)、總經(jīng)理負(fù)責(zé)，在最重要的信息披露問(wèn)題上往往會(huì)與大股東保持高度的一致。這不利于充分保護(hù)股東及公司的利益；二是非因正當(dāng)原因而遭解聘的董事會(huì)秘書是否有權(quán)要求公司賠償損失，未予明確規(guī)定。借鑒英國(guó)公司法，我國(guó)亦應(yīng)規(guī)定董事會(huì)秘書的損害賠償請(qǐng)求權(quán)，可程度放寬股東會(huì)特定條件下通過(guò)決議任免董事會(huì)秘書職務(wù)的權(quán)利。

適當(dāng)?shù)臄U(kuò)大董事會(huì)秘書授權(quán)范圍，提高董事會(huì)秘書信息披露和監(jiān)管職能。

與英國(guó)公司秘書相比，我國(guó)公司董事會(huì)秘書不具有訂立管理性合同的權(quán)力。董事會(huì)秘書作為公司的高級(jí)管理人員，不可避免地要與公司外界發(fā)生聯(lián)系，為保證交易安全和維護(hù)債權(quán)人利益，我國(guó)法律要適當(dāng)授予董事會(huì)秘書訂立某些合同的權(quán)力。同時(shí)，我國(guó)董事會(huì)秘書面臨一方面由董事會(huì)聘任，向董事會(huì)負(fù)責(zé)，并受其監(jiān)督，另一方面還需應(yīng)對(duì)董事會(huì)執(zhí)行職權(quán)合法性的監(jiān)督，此時(shí)董事會(huì)秘書職權(quán)適當(dāng)調(diào)整顯得尤其重要。