資金支付是財(cái)務(wù)管理中的常規(guī)操作行為，但常規(guī)行為卻常常出事。近來(lái)，許多公司紛紛來(lái)函來(lái)電或者發(fā)來(lái)電子郵件，就資金款項(xiàng)支付上出現(xiàn)的法律問(wèn)題進(jìn)行咨詢，探究財(cái)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)的法律防范之道。

山東怡誠(chéng)公司咨詢（為陳述方便，本文咨詢客戶使用虛擬名稱。）：我們公司組織機(jī)構(gòu)基本健全，財(cái)務(wù)制度也有。但管錢(qián)的人很多，董事長(zhǎng)、總經(jīng)理甚至控股股東都可以發(fā)號(hào)施令，執(zhí)行起來(lái)總是很亂。公司如何在財(cái)務(wù)的授權(quán)方面形成一個(gè)科學(xué)的體系呢？

于律師：這就需要一個(gè)完整的策劃。比如，股東會(huì)、董事會(huì)以及總經(jīng)理的權(quán)限及其相互制約，這需要通過(guò)公司章程進(jìn)行規(guī)約；財(cái)務(wù)部門(mén)是具體執(zhí)行部門(mén)，一般無(wú)權(quán)參與決策，但具體操作中是執(zhí)行股東會(huì)、董事會(huì)還是總經(jīng)理的指示，如何執(zhí)行，這需要通過(guò)財(cái)務(wù)制度進(jìn)行規(guī)約。因此，建議貴公司盡快設(shè)計(jì)完善授權(quán)體系，建立科學(xué)的財(cái)務(wù)制度和流程。其中需要特別提醒貴公司的是：第一，明確公司各個(gè)機(jī)構(gòu)的權(quán)限范圍，特別是要根據(jù)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要性和金額大小確定不同的授權(quán)批準(zhǔn)層次；第二，明確各個(gè)機(jī)構(gòu)、特別是財(cái)務(wù)部門(mén)的責(zé)任范圍，責(zé)任范圍要清晰、具體、可操作，避免有權(quán)無(wú)責(zé)、出現(xiàn)問(wèn)題無(wú)人承擔(dān)責(zé)任的情況發(fā)生；第三，梳理具體業(yè)務(wù)程序，對(duì)每一項(xiàng)發(fā)生的業(yè)務(wù)設(shè)計(jì)明確的、單一線條的流程，按程序辦理，避免越級(jí)審批、違規(guī)審批的情況發(fā)生。

山東怡誠(chéng)：我們公司也有會(huì)計(jì)制度，基本上也形成了一定的流程，但為什么還是出事呢？比如，去年我們與一個(gè)總監(jiān)解除了勞動(dòng)合同，依法給他結(jié)算了工資、經(jīng)濟(jì)補(bǔ)償?shù)雀鞣N款項(xiàng)5萬(wàn)元，并一次性支付到他的工資卡上?？蛇@位總監(jiān)在事后又找到公司要求再行支付上述款項(xiàng)，理由是他工資卡上的款項(xiàng)是業(yè)務(wù)提成款，公司還欠他錢(qián)。

于律師：這恐怕是許多公司經(jīng)常面臨的問(wèn)題。由于電子支付手段的迅速發(fā)展，傳統(tǒng)的有紙支付逐漸減少。電子支付后沒(méi)有對(duì)方的書(shū)面確認(rèn)，于是造成許多爭(zhēng)議。有的不承認(rèn)收到款項(xiàng)（這一點(diǎn)比較難），有的對(duì)收到的款項(xiàng)認(rèn)可但主張收到的不是雙方爭(zhēng)議的款項(xiàng)、而是另外一筆款項(xiàng)（比如貴公司遇到的情況），有的說(shuō)不清楚一筆款項(xiàng)中到底包括哪些內(nèi)容，等等，不一而足。這些問(wèn)題的發(fā)生，大致有兩方面的原因，其一，財(cái)務(wù)制度和流程還過(guò)于粗糙，缺乏可操作性；其二，財(cái)會(huì)人員的法律防范意識(shí)還不夠強(qiáng)，疏于收集保存支付證據(jù)。

山東怡誠(chéng)：那么如何制定財(cái)務(wù)制度和財(cái)務(wù)流程呢？

于律師：財(cái)務(wù)制度應(yīng)當(dāng)是一個(gè)體系，與公司治理結(jié)構(gòu)及其他制度相輔相成。一個(gè)公司的財(cái)務(wù)制度無(wú)法照搬其他公司，因?yàn)楣竟蓶|結(jié)構(gòu)、董事會(huì)構(gòu)成、經(jīng)理職責(zé)不同，財(cái)務(wù)功能不同，其制度也就不同。因此，公司一定要根據(jù)自己的情況制定適合自己的財(cái)務(wù)制度。這里有兩個(gè)重要的前提：安全和高效。為達(dá)到這樣一個(gè)目的，財(cái)務(wù)流程就顯得尤為重要。因?yàn)?，制度更多的是?guī)定權(quán)利、義務(wù)和責(zé)任，而其實(shí)現(xiàn)則要按照流程通過(guò)具體操作完成?，F(xiàn)在，許多公司都根據(jù)自己的實(shí)際情況設(shè)計(jì)PP（Policy and Procedure），通過(guò)一系列簡(jiǎn)單明晰的流程圖和表格實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理的安全和高效，使經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)合理化，更具有經(jīng)濟(jì)性、效率性以及效果性，保證會(huì)計(jì)記錄的準(zhǔn)確和完整，并提供及時(shí)的、可靠的財(cái)務(wù)和管理信息。

山東怡誠(chéng)：具體而言，如何使財(cái)務(wù)制度和財(cái)務(wù)流程更科學(xué)和更具有操作性呢？

于律師：以付款制度為例。首先，確定付款制度的基本守則，如按權(quán)限進(jìn)行申報(bào)和審批，明確付款審核、支票使用、現(xiàn)金支付等職責(zé)的具體分配，所有付款憑證必須附上有效文件作依據(jù)，嚴(yán)格保存和使用空白支票、簽名樣本等重要財(cái)務(wù)文件，特別規(guī)定大額付款的付款方式等等。其次，要對(duì)具體付款項(xiàng)目明確不同的支付流程，包括固定資產(chǎn)采購(gòu)付款、營(yíng)運(yùn)支出付款、向外借款付款、投資項(xiàng)目注資等等，有些付款還可以詳細(xì)分列，如對(duì)員工的付款可以分為員工支出報(bào)銷(xiāo)、交際應(yīng)酬費(fèi)用、加班餐費(fèi)補(bǔ)貼、加班出租車(chē)補(bǔ)貼、勞動(dòng)合同解除補(bǔ)償及相關(guān)款項(xiàng)結(jié)算等等。最后，還要根據(jù)不同的付款，規(guī)定不同的申請(qǐng)程序和執(zhí)行程序。

山東怡誠(chéng)：看來(lái)，關(guān)鍵是具體的申請(qǐng)程序和執(zhí)行程序如何設(shè)計(jì)。那么在付款的申請(qǐng)程序上一般如何設(shè)計(jì)呢？

于律師：申請(qǐng)部門(mén)應(yīng)填寫(xiě)付款申請(qǐng)單，注明支出項(xiàng)目，詳列付款細(xì)節(jié)及付款理由，按審批權(quán)限審批。這時(shí)，申請(qǐng)部門(mén)必須清楚列明付款金額和收款人名稱。使用銀行匯票或電匯時(shí)，收款人的姓名及其銀行賬戶號(hào)碼、貨幣等資料應(yīng)通過(guò)傳真或者電子郵件獲得收款人的書(shū)面確認(rèn)。

山東怡誠(chéng)：的確，申請(qǐng)程序需要科學(xué)設(shè)計(jì)，以便執(zhí)行程序的安全和高效。那么，執(zhí)行程序又如何設(shè)計(jì)呢？

于律師：執(zhí)行程序一般應(yīng)當(dāng)包括付款審查、付款核對(duì)、付款審批、款項(xiàng)支付幾個(gè)階段。付款審查階段，主要檢查付款申請(qǐng)是否已獲審批；付款核對(duì)階段，主要檢查票據(jù)申請(qǐng)、付款憑證、付款通知書(shū)等支持文件及固定資產(chǎn)采購(gòu)、營(yíng)運(yùn)支出申請(qǐng)單是否相符。付款審批階段，由財(cái)務(wù)經(jīng)理進(jìn)行簽批，對(duì)于大額款項(xiàng)應(yīng)設(shè)定特別審批限制，如經(jīng)董事會(huì)批準(zhǔn)或者董事長(zhǎng)批準(zhǔn)等?？铐?xiàng)支付階段，要特別注意保存和收集款項(xiàng)支付的憑證、支付內(nèi)容、對(duì)方對(duì)款項(xiàng)的確認(rèn)等證據(jù)。貴公司遇到的問(wèn)題恐怕很大一部分原因就出在財(cái)務(wù)執(zhí)行程序上。如果貴公司能夠有一套完整的款項(xiàng)審批和支付流程，或者在付款前后要求那位總監(jiān)簽署書(shū)面確認(rèn)文件，明確所收款項(xiàng)的內(nèi)容和數(shù)量，明確標(biāo)示他與公司的關(guān)系就此全部厘清，不存在其他債權(quán)債務(wù)，這樣都可以避免麻煩。事實(shí)上，收款人的簽字極為重要，這個(gè)簽字不僅僅是收款的證明，更多情況下是一個(gè)債務(wù)了結(jié)和責(zé)任終止的標(biāo)志。

山東怡誠(chéng)：看來(lái)，只有制度還不行，還需要高效并且是有效的操作流程。

于律師：確實(shí)。最后我還要特別提示貴公司，制度和流程固然重要，但關(guān)鍵還是要嚴(yán)格執(zhí)行。有令不行、有禁不止的管理注定是失敗的。

還有一點(diǎn)，就是要樹(shù)立法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)。公司的重要決策和經(jīng)營(yíng)管理都離不開(kāi)法律。比如有的公司就規(guī)定，法律文件（包括但不限于合同）都必須獲得法律顧問(wèn)和財(cái)務(wù)總監(jiān)的同意之后方能簽署，若有一方反對(duì)，合同就無(wú)法簽訂。這是一種切實(shí)有效的辦法。財(cái)務(wù)管理在于確保經(jīng)營(yíng)能夠產(chǎn)生盈利，而法律審核則在于避免和減少風(fēng)險(xiǎn)，二者從兩個(gè)方向促使公司經(jīng)營(yíng)管理行為的科學(xué)和理性，維護(hù)著公司的根本利益。