陶立

摘 要：辦公室檔案的完整性和有序性對于高校的發(fā)展起到了至關重要的作用，因此很多高校需要專門的人員進行辦公室檔案管理工作。但是，目前很多企業(yè)的辦公室檔案管理工作效率有待提升，本文通過總結目前辦公室檔案管理工作效率方面存在的問題，提出促進效率提升的重要途徑。

關鍵詞：辦公室；檔案；管理；效率

前言：對于辦公室檔案管理來講，一定要堅持檔案管理的完整性以及科學性原則，結合辦公室檔案管理的實際工作不斷完善以及創(chuàng)新，保證辦公室檔案管理質(zhì)量基礎上，能夠真正實現(xiàn)檔案管理的價值。檔案管理一直是辦公室管理中非常重要的內(nèi)容，需要制定專門的檔案管理制度作為管理基礎，同時還需要完善辦公室檔案管理中存在的不足，保證辦公室檔案管理的安全，制定更加適合辦公室管理的方式進行辦公室檔案管理。

1 辦公室檔案管理工作效率方面存在的問題

1.1辦公室檔案管理工作手段較為落后

目前，很多高校仍然采用人工管理檔案的傳統(tǒng)管理手段，這種管理工作手段較為落后，形成了很多不良后果，主要體現(xiàn)在：第一，沒有充分利用信息技術的優(yōu)勢，使得很多檔案管理人員雖然耗費大量的精力，但是無法更好地提高辦公室檔案管理工作效率；第二，沒有將信息技術應用到辦公室檔案管理工作中，很容易造成資料缺失，很多資料在整理過程中會出現(xiàn)錯誤，無法對資料進行快速備份和恢復，為高校帶來較大損失[1]。

1.2辦公室檔案管理工作人員素質(zhì)有待提高

對于很多高校來講，辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)還有待提高，在工作中往往展現(xiàn)出很多不足，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，很多辦公室檔案管理工作人員，不能熟練利用計算機進行操作，還需要經(jīng)過較長的時間熟悉和使用計算機，使得辦公室檔案管理工作無法高效開展；第二，很多辦公室檔案管理工作人員認為自己進行的是打雜的工作，沒有在工作過程中承擔起自己應盡的責任，很多工作往往都是拖到最后，極大地降低了辦公室檔案管理工作的效率[2]。

1.3管理制度不健全

要推動辦公室檔案管理工作的順利開展，就必須健全管理制度，制定切實可行的規(guī)章條例。檔案管理制度主要包括收集機制、檔案分類、查閱借閱規(guī)定、保管期限、歸整規(guī)范、介質(zhì)區(qū)分等，可見，從新資料的產(chǎn)生到資料使用周期的結束，檔案管理制度貫穿始終。若要完善和健全檔案管理制度，相關部門領導必須充分重視檔案管理工作，但目前大部分辦公室仍未建立單獨的檔案管理資料室，更缺乏系統(tǒng)、合理的檔案管理體制，導致檔案管理工作整體效率低下，結構機制混亂。

2 提高辦公室檔案管理效率的策略

2.1創(chuàng)新管理體制

管理體制是辦公室檔案管理效率提升的重要保證，只有在一個好的工作體制的管理下，才能進而完善其他方面。我們應當不斷完善管理體制，增加管理手段，適當建立賞罰制度來激發(fā)工作人員的積極性與創(chuàng)造性，有效對管理體制進行創(chuàng)新，提高檔案的利用率，例如通過建立網(wǎng)絡檔案目錄、建立辦公室檔案服務反饋機制、開發(fā)適合本校的檔案管理軟件系統(tǒng)等方法對辦公室檔案實現(xiàn)高效管理，以便使其所具有的經(jīng)濟效益與社會效益得到進一步提升，逐步改善檔案管理的規(guī)范性[3]。

2.2建立辦公室檔案管理工作的反饋機制

對于很多高校來講，都需要及時匯報員工的工作，從而使得高校領導者能夠了解員工的工作內(nèi)容，并且對未來的工作內(nèi)容進行合理規(guī)劃。因此，在提高辦公室檔案管理工作效率的過程中，可以建立辦公室檔案管理工作的反饋機制，為此，可以從以下幾點入手：第一，鼓勵員工積極反映和反饋工作中的問題，反饋意見的收集人員可以對意見進行整理和匯總，使得高校管理者能夠充分參考這些意見，對現(xiàn)有的辦公室檔案管理工作進行改革[4]；第二，辦公室檔案管理工作可以根據(jù)不同的部門對資料的重視程度等進行分門別類地整理，這不僅僅有利于資料的保存和檢索，也可以使辦公室檔案管理工作人員及時了解資料用途，為不同資料分配不同的整理資源。

2.3提高檔案信息管理意識

檔案信息管理系統(tǒng)的建立，需要樹立全新的管理意識，突破傳統(tǒng)檔案管理意識中存在的缺陷，充分認識到辦公室檔案管理的重要性。加強管理意識重視的基礎上，還需要投入大量管理資金，為檔案信息管理提供保障，奠定堅實基礎。檔案信息系統(tǒng)建設完善過程中，需要涉及很多信息技術以及設備，因此需要花費大量的資金，所以在資金方面一定要保證充足。例如檔案信息管理系統(tǒng)中，包含檔案管理系統(tǒng)、檔案采集系統(tǒng)以及網(wǎng)上查閱系統(tǒng)，不同檔案系統(tǒng)在建設以及完善上包含很多不同，檔案管理系統(tǒng)主要職責是對檔案材料進行收集、鑒別以及整理、保管等，其包含不同模塊，比如說業(yè)務管理、系統(tǒng)維護等[5]。檔案采集系統(tǒng)主要是將紙質(zhì)檔案歸檔到數(shù)字化檔案形式的過程，主要包含目錄整理、檔案采集、檔案審核、系統(tǒng)維護四大功能，需要利用檔案軟件形式實現(xiàn)檔案管理。網(wǎng)絡查閱系統(tǒng)主要是根據(jù)網(wǎng)絡發(fā)展作為基礎，利用B/S等形式實施查檔或是閱檔等，從整體上來講，檔案管理信息系統(tǒng)完善需要耗費大量資金，所以在資金方面一定要保證充足。

2.4增強管理者業(yè)務素養(yǎng)

相關部門應當組織辦公室檔案管理人員參加各種各樣的專業(yè)技能培訓，增強他們對辦公室檔案管理工作的靈活性、準確性、嚴謹性的認識，并及時了解最新的專業(yè)技巧和理論知識。此外，檔案管理人員也應當自覺提升自身的專業(yè)素養(yǎng)與職業(yè)道德水平，更加客觀、公正、合理地處理檔案信息。同時，辦公室檔案管理人員要全面系統(tǒng)地了解和把握職位要求，并在此基礎上及時改正自身不足，提升自身的工作勝任能力，進而做好本職工作。除此之外，檔案管理人員時常會面臨工作調(diào)動，這就要求檔案管理者必須在動態(tài)職業(yè)環(huán)境中，學會處理相關工作關系，并遵守職業(yè)道德，嚴守機密信息。與此同時，辦公室檔案管理人員還應當提升自身的協(xié)調(diào)能力，并能夠恰當處理人際關系，為檔案管理打好基礎。

2.5科學設置檔案管理組織

相關部門應當設置專門的辦公室檔案管理崗位，并安排專職人員進行信息錄入、收集、修改、歸檔、核對和更新等工作，以增強檔案管理的時效性。除此之外，還應當完善檔案管理制度，以授權形式約束借調(diào)檔案、查閱資料等情況，以便增強檔案管理的保密性，防比檔案信息外泄。同時，還應當構建一個上卜銜接、及時溝通的檔案收集系統(tǒng)，并在此基礎上明確檔案管理人員、各部門領導的具體職責，確保檔案管理的每個環(huán)節(jié)工作都能夠落實到位。此外，還要將檔案收集工作滲透到辦公室工作程序、崗位職責、工作計劃中。各部門負責人也應當支持和幫助檔案管理人員順利開展相關工作，并通過整理、收集和歸檔，將檔案完整、齊全、準時地移交相關部門。

結語：辦公室檔案管理工作需要根據(jù)信息化檔案管理系統(tǒng)以及完善的檔案管理制度作為基礎，才能更好地提高檔案管理的質(zhì)量。并且辦公室檔案管理工作涉及的方面比較多，所以需要及時聽取工作人員意見，逐層進行完善。

參考文獻：

[1]李軍. 辦公室檔案管理存在的不足及完善策略[J]. 辦公室業(yè)務，2017（10）：74.

[2]陳忠琴. 事業(yè)單位辦公室檔案信息化管理合理化路徑構建[J]. 人才資源開發(fā)，2017（11）：24.

[3]白宇紅，侯明. 談如何提升辦公室檔案文書管理工作[J]. 辦公室業(yè)務，2012（03）：113+115.

[4]梁珍，丁寧寧. 淺談如何提高辦公室檔案管理工作的效率[J]. 辦公室業(yè)務，2014（23）：205-206.

[5]周宏. 談如何提升辦公室檔案文書管理工作[J]. 管理觀察，2013（29）：179-180.