朱昊 顧天一 董寧 梁滿志 杜興業(yè)

摘要：隨著科技的迅速發(fā)展，當(dāng)今社會(huì)已經(jīng)全面進(jìn)入信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的時(shí)代。檔案信息的跨地區(qū)、跨部門利用日趨頻繁，而傳統(tǒng)檔案管理面臨著嚴(yán)峻的考驗(yàn)，因其使用效率較低，已適應(yīng)不了新形勢下社會(huì)發(fā)展的需要，在信息化條件下采用預(yù)歸檔方法進(jìn)行檔案管理可以有效提高工作效率。

關(guān)鍵詞：信息化;檔案管理;預(yù)歸檔

中圖分類號(hào)：TP311? ? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1009-3044（2020）32-0034-02

1 引文

近年來，在信息技術(shù)的大力推動(dòng)下，各個(gè)單位都在進(jìn)行檔案信息化、數(shù)字化的工作，并將建設(shè)數(shù)字檔案館、提高各級(jí)檔案管理信息化水平擺在重要位置。檔案信息化是在國家檔案建設(shè)管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理的活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行數(shù)字化管理和提供利用。檔案管理模式從以檔案實(shí)體保管和利用為重點(diǎn)，轉(zhuǎn)向檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和提供服務(wù)為重心，從而使檔案工作進(jìn)一步走向規(guī)范化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會(huì)化。檔案信息化建設(shè)必須遵循三條基本原則，即文檔一體化、雙軌制和確保網(wǎng)絡(luò)安全。

2 檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)實(shí)狀況

2.1 電子檔案的收集、管理工作還不規(guī)范

檔案是記錄各級(jí)組織在日常管理、業(yè)務(wù)工作、學(xué)術(shù)研究等方面的真實(shí)記錄，不僅具有重要的參考作用，還具有重要的參考價(jià)值。隨著無紙化辦公的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案收集整理作變得尤為困難。目前，國家標(biāo)準(zhǔn)是實(shí)行“雙軌制”標(biāo)準(zhǔn)，即紙質(zhì)文檔和電子檔案同時(shí)保存，但是許多單位在檔案信息化方面還基本是空白，整體工作還處于起步階段，面臨著大量有保存價(jià)值的電子文檔流失，同時(shí)收集到的電子文檔格式標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、數(shù)據(jù)不齊全等問題突出，急需加強(qiáng)檔案的信息化管理。

2.2 檔案的歸檔工作還不高效

當(dāng)前隨著我國信息化建設(shè)的發(fā)展，各單位為檔案管理工作創(chuàng)造了一個(gè)良好的使用環(huán)境，基本實(shí)現(xiàn)檔案資源信息化、有效整合、共享功能。但是在文件歸檔初始階段，由于文件數(shù)量龐大，使用周期不確定，文件不能按照發(fā)文字號(hào)的順序回收，往往需要耗費(fèi)大量的人力、物力和時(shí)間對(duì)歸檔文件進(jìn)行整理排序，直接導(dǎo)致文件歸檔可操作性不足，效率低下，延長了檔案整理的周期，在一定程度上影響了檔案的查閱和利用。

2.3 檔案信息安全體系還比較脆弱

互聯(lián)網(wǎng)作為一個(gè)開放和自由的空間，在給檔案資源共享帶來便利的同時(shí)也帶來了許多的安全隱患。各單位的檔案中有許多內(nèi)容是由保密要求的，保密檔案在規(guī)定的保密期限內(nèi)只能按照規(guī)定的程序?qū)μ囟ǖ娜藛T開放，這是規(guī)章制度的硬性要求。但是，這些信息一旦被黑客或者其他組織盜取或者破壞，輕則對(duì)檔案管理造成不便，重則造成一定的經(jīng)濟(jì)損失，甚至是威脅到國家安全。

3 檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)

預(yù)歸檔庫：管理人員對(duì)日?；厥盏募堎|(zhì)文檔和電子文檔進(jìn)行初步收集整理，可保存于檔案柜或硬盤中，形成未歸檔資料的預(yù)歸檔庫。

數(shù)據(jù)歸檔：將預(yù)歸檔庫中的文檔錄入至檔案庫，如圖2所示。

①組卷：事先將紙質(zhì)文檔按發(fā)文字號(hào)進(jìn)行排序，根據(jù)案卷盒的大小選取厚度適當(dāng)?shù)奈募葱纬梢痪砦臋n。

②錄入信息：將每一卷文件，按照年度、全宗號(hào)、案卷號(hào)、標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文單位、頁數(shù)（張數(shù)）、歸檔日期、責(zé)任人、保管期限等字段信息進(jìn)行錄入。

③生成檔號(hào)：系統(tǒng)按照錄入的順序自動(dòng)生成檔號(hào)，也可通過手動(dòng)錄入檔案的案卷號(hào)、序號(hào)生成檔號(hào)。

檔案檢索：在搜索框中可通過輸入關(guān)鍵詞來實(shí)現(xiàn)搜索。

檔案使用：在通過檢索找到需要的檔案后申請(qǐng)使用，經(jīng)過審批后可以進(jìn)行借閱或者復(fù)印。

使用查詢：查詢使用檔案的歷史記錄。

預(yù)歸檔的方法是對(duì)歸檔文件進(jìn)行初步處理，建立預(yù)歸檔庫，管理人員對(duì)日?；厥盏募堎|(zhì)文檔和電子文檔進(jìn)行初步收集整理，首先對(duì)已回收的紙質(zhì)文件按照發(fā)文字號(hào)進(jìn)行排序，然后將每一份文件，按照年度、全宗號(hào)、標(biāo)題、發(fā)文字號(hào)、發(fā)文單位、頁數(shù)（張數(shù)）、責(zé)任人、保管期限等字段信息錄入預(yù)歸檔數(shù)據(jù)庫，將紙質(zhì)文件和電子文件分別保存于檔案柜或數(shù)據(jù)庫硬盤中，形成預(yù)歸檔庫，待文件全部回收后，進(jìn)行數(shù)據(jù)歸檔工作。

4 新形勢下如何做好檔案信息化建設(shè)

4.1 完善信息化的標(biāo)準(zhǔn)和各項(xiàng)規(guī)范

隨著檔案數(shù)字化是檔案信息資源共享的基礎(chǔ)，數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)不完善不統(tǒng)一、通用性不強(qiáng)、實(shí)用性不足，嚴(yán)重影響了檔案信息資源的共享。根據(jù)檔案信息化發(fā)展的需要，科學(xué)制定檔案信息化的各項(xiàng)管理規(guī)范、業(yè)務(wù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一，確保在檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)之后，能夠做到互聯(lián)互通、檔案信息共享。

4.2 完善檔案管理系統(tǒng)

隨著檔案信息化的工作開展，各級(jí)已經(jīng)在一定程度上實(shí)現(xiàn)了檔案的信息化。但是檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和不同類型檔案信息管理使用的軟件系統(tǒng)還不統(tǒng)一，存在一定的不兼容性，導(dǎo)致檔案信息資源無法共享。檔案管理系統(tǒng)需要采用最新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、存儲(chǔ)備份技術(shù)等，做到功能齊全、系統(tǒng)穩(wěn)定等要求，滿足檔案使用管理的各項(xiàng)基本需要。檔案管理系統(tǒng)同時(shí)要覆蓋檔案工作的全部過程，即“收、管、用”這三大內(nèi)容。檔案管理系統(tǒng)要按照實(shí)體文件歸檔與電子文件歸檔相結(jié)合、實(shí)體利用與網(wǎng)絡(luò)利用相結(jié)合的思路進(jìn)行系統(tǒng)的研發(fā)，切實(shí)提高工作效率。

4.3 加強(qiáng)檔案信息安全

檔案信息安全是檔案信息化建設(shè)必須高度關(guān)注的關(guān)鍵因素，我們要建立嚴(yán)格的信息安全制度，嚴(yán)守各項(xiàng)保密規(guī)定，并且同步建設(shè)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系?？梢圆捎眉用?、網(wǎng)絡(luò)的訪問控制、防火墻等技術(shù)確保檔案信息的機(jī)密性、完整性和可用性，為檔案的信息安全提供保證。

4.4 提供快捷的服務(wù)利用

服務(wù)利用是檔案工作一個(gè)永恒不變的主題，也是檔案的使命和職責(zé)所在。檔案的信息化建設(shè)說到底就是以信息技術(shù)為支撐，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，更好地為用戶提供服務(wù)。資源共享對(duì)于實(shí)體的紙質(zhì)檔案來說實(shí)現(xiàn)起來比較困難，但是在信息化的條件下，將其變?yōu)榭赡堋Ｈ藗冊(cè)谏畹脑S多方面都需要跨部門甚至是跨地域進(jìn)行檔案的查閱工作，各地的檔案資源共享可以最大程度地發(fā)揮檔案的作用，并給人們帶來極大的便利。

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【通聯(lián)編輯：李雅琪】