隨著企業(yè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大和人力資源管理的日益精細(xì)化，人事檔案管理面臨著諸多挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的管理方式往往存在查找繁瑣、傳遞不及時(shí)、信息更新滯后等問(wèn)題，難以滿足現(xiàn)代企業(yè)高效管理的需求。構(gòu)建一個(gè)科學(xué)、完善的人事檔案管理系統(tǒng)，對(duì)于優(yōu)化人力資源配置，提高企業(yè)管理效能具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、企業(yè)人事檔案信息化管理的現(xiàn)狀

（一）國(guó)內(nèi)企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用概況

近年來(lái)，國(guó)內(nèi)眾多企業(yè)尤其是中大型企業(yè)逐漸認(rèn)識(shí)到人事檔案信息化管理的重要性，紛紛引入各類檔案管理系統(tǒng)或借助企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）系統(tǒng)中的人力資源模塊來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、錄入與查詢。許多企業(yè)在檔案錄入環(huán)節(jié)采用自動(dòng)化信息采集，如通過(guò)在線表單的填寫、電子文件上傳等方式，收集員工個(gè)人信息相關(guān)材料，并將其存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)中，以提高檔案收集的效率和準(zhǔn)確性。

在檔案查詢方面，利用信息技術(shù)，企業(yè)能夠快速檢索特定員工的檔案信息，支持按姓名、檔案編號(hào)、部門等多種條件進(jìn)行組合查詢，大大縮短了查找檔案的時(shí)間，為人力資源管理人員提供了便捷。

（二）國(guó)外企業(yè)先進(jìn)實(shí)踐借鑒

國(guó)外企業(yè)在人事檔案信息化管理方面起步較早，積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)。例如，一些跨國(guó)公司構(gòu)建了全球統(tǒng)一的人事檔案管理平臺(tái)，能夠?qū)崟r(shí)同步全球各地分支機(jī)構(gòu)員工的檔案信息，方便總部對(duì)全球人力資源進(jìn)行統(tǒng)籌管理和決策分析。

在數(shù)據(jù)利用方面，國(guó)外先進(jìn)企業(yè)更注重對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)的深度挖掘，通過(guò)數(shù)據(jù)分析工具和模型，從檔案中提取員工技能特點(diǎn)、職業(yè)發(fā)展路徑、潛在培訓(xùn)需求等信息，為個(gè)性化的人力資源服務(wù)和精準(zhǔn)的人才管理決策提供有力支持。

同時(shí)，一些國(guó)外企業(yè)還非常重視檔案信息安全和隱私保護(hù)，采用了先進(jìn)的加密技術(shù)、訪問(wèn)控制機(jī)制和數(shù)據(jù)備份恢復(fù)策略，確保員工檔案信息不被泄露和篡改，保障了員工的合法權(quán)益。

二、國(guó)內(nèi)企業(yè)人事檔案信息化管理面臨的挑戰(zhàn)

（一）系統(tǒng)兼容性與集成難題

許多企業(yè)在信息化建設(shè)過(guò)程中，采用了不同供應(yīng)商提供的各種人力資源管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)以及辦公自動(dòng)化系統(tǒng)等，這些系統(tǒng)之間往往存在兼容性問(wèn)題，數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一、接口不規(guī)范，導(dǎo)致信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重，各端口的終端數(shù)據(jù)信息難以利用，降低了信息共享和協(xié)同辦公的效率。

（二）專業(yè)人才匱乏

人事檔案信息化管理涉及到信息技術(shù)、人力資源管理、檔案管理等多個(gè)專業(yè)領(lǐng)域，需要既懂人力資源專業(yè)知識(shí)又具備信息技術(shù)技能和檔案專業(yè)知識(shí)的復(fù)合型人才來(lái)進(jìn)行系統(tǒng)維護(hù)、數(shù)據(jù)管理、分析利用等工作。然而，目前市場(chǎng)上這類復(fù)合型人才相對(duì)短缺，企業(yè)在招聘和培養(yǎng)這類人才方面面臨著較大的困難，導(dǎo)致企業(yè)在信息化管理過(guò)程中，無(wú)法充分發(fā)揮系統(tǒng)的功能，如對(duì)系統(tǒng)的高級(jí)查詢統(tǒng)計(jì)功能利用不足，無(wú)法深入挖掘檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值，或者在面對(duì)系統(tǒng)故障、數(shù)據(jù)安全等問(wèn)題時(shí)，缺乏專業(yè)的解決能力，影響檔案管理工作的正常開展。

三、系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)、優(yōu)勢(shì)及實(shí)施推廣

我單位在以往的人事檔案管理工作中主要依賴人工手動(dòng)記錄管理檔案信息，隨著人員流動(dòng)的加劇以及檔案數(shù)量的不斷增加，管理難度逐漸增大。為了實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、規(guī)范化和高效化，我們結(jié)合人事檔案管理權(quán)限，構(gòu)建了人事檔案管理系統(tǒng)。

（一）系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)

1.人事檔案位置信息錄入模塊

準(zhǔn)確記錄檔案的存放位置是高效查找檔案的基礎(chǔ)。該模塊主要用于詳細(xì)記錄檔案室中每份人事檔案的具體存放位置，例如檔案柜編號(hào)、層數(shù)以及位置編號(hào)等詳細(xì)信息。當(dāng)有新的檔案入庫(kù)時(shí)，工作人員可以及時(shí)將檔案的存放位置錄人系統(tǒng)，使得后續(xù)查找檔案時(shí)，只需在系統(tǒng)中輸入相關(guān)檔案的關(guān)鍵信息，就能迅速獲取其所在的物理位置，大大節(jié)省了查找時(shí)間，提高了工作效率。

2.人事檔案?jìng)鬟f模塊

（1）公司職工入職、辭職時(shí)檔案?jìng)鬟f

新入職職工檔案轉(zhuǎn)入：當(dāng)有新員工入職時(shí)，系統(tǒng)需要添加職工個(gè)人檔案的存放位置信息。在員工辦理入職手續(xù)過(guò)程中，人事部門收集其相關(guān)檔案材料并存入檔案室，同時(shí)在系統(tǒng)中錄入該員工的檔案來(lái)源、轉(zhuǎn)入原因、轉(zhuǎn)入時(shí)間等信息，并關(guān)聯(lián)其檔案存放的位置信息，完成檔案轉(zhuǎn)人操作。

辭職職工檔案轉(zhuǎn)出：對(duì)于已解除勞動(dòng)合同的辭職人員，系統(tǒng)要求填寫接收人事單位信息。在員工提出辭職并辦完離職手續(xù)后，人事部門在系統(tǒng)中查詢?cè)搯T工的檔案信息，錄人接收其檔案的新單位名稱、轉(zhuǎn)檔編號(hào)以及檔案轉(zhuǎn)出時(shí)間等詳細(xì)內(nèi)容，隨后按照規(guī)定流程將檔案轉(zhuǎn)出，并在系統(tǒng)中更新檔案狀態(tài)為“已轉(zhuǎn)出”，方便跟蹤檔案去向，確保檔案流轉(zhuǎn)的規(guī)范性。

（2）公司內(nèi)部檔案?jìng)鬟f

在企業(yè)內(nèi)部進(jìn)行大規(guī)模人員調(diào)動(dòng)時(shí)，該子模塊能夠?qū)崿F(xiàn)批量轉(zhuǎn)人、轉(zhuǎn)出職工個(gè)人檔案存放位置信息的操作。例如，公司因業(yè)務(wù)調(diào)整，將某個(gè)部門的多名員工調(diào)至其他部門，人事部門可以使用該功能，批量更新這些員工檔案的存放位置信息，快速完成人事檔案在內(nèi)部的傳遞過(guò)程，保障檔案信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，避免因人員調(diào)動(dòng)導(dǎo)致檔案管理混亂。

3.人事檔案查詢統(tǒng)計(jì)模塊

該模塊具備強(qiáng)大的查詢分析功能，能夠查詢包括有檔案、無(wú)檔案、待接收、待對(duì)方接受、需轉(zhuǎn)出、需轉(zhuǎn)入、不在冊(cè)人員檔案等多維度的數(shù)據(jù)。管理人員可以根據(jù)不同的查詢條件，如員工姓名、檔案編號(hào)、部門等，快速檢索出相應(yīng)的檔案信息及其狀態(tài)。例如，人事經(jīng)理想要了解本月新入職員工的檔案是否全部轉(zhuǎn)入，可以通過(guò)設(shè)置入職時(shí)間在本月且檔案狀態(tài)為“待接收”或“有檔案”等條件進(jìn)行查詢，系統(tǒng)將篩選出符合要求的檔案列表，便于及時(shí)跟進(jìn)檔案轉(zhuǎn)入情況。

同時(shí)，通過(guò)統(tǒng)計(jì)分析功能，可以對(duì)各類人員檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總和分析。如統(tǒng)計(jì)各部門檔案齊全的員工人數(shù)比例、待轉(zhuǎn)出檔案的積壓數(shù)量及時(shí)間分布等信息，從而為督導(dǎo)人事檔案管理人員的工作提供數(shù)據(jù)支持。管理人員可以根據(jù)統(tǒng)計(jì)結(jié)果，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題，如某個(gè)時(shí)間段內(nèi)檔案轉(zhuǎn)出不及時(shí)導(dǎo)致積壓過(guò)多，進(jìn)而采取相應(yīng)的措施，如增加人力或優(yōu)化轉(zhuǎn)出流程等，加強(qiáng)人事檔案管理，確保檔案管理工作有序、高效地開展。

（二）系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)與價(jià)值

1.提高管理效率

通過(guò)信息化的錄入和查詢功能，取代了傳統(tǒng)的人工查找和紙質(zhì)記錄方式，大大縮短了檔案管理的各項(xiàng)操作時(shí)間。檔案管理人員可以在短時(shí)間內(nèi)處理大量的檔案信息，無(wú)論是檔案的錄人、傳遞還是查詢統(tǒng)計(jì)，都能快速完成，提高了整體工作效率，使人力資源部門能夠?qū)⒏嗑ν度说狡渌匾娜肆Y源管理工作中。

2.增強(qiáng)管理規(guī)范性

系統(tǒng)明確規(guī)定了檔案?jìng)鬟f的流程和信息錄入的標(biāo)準(zhǔn)格式，確保了檔案管理工作的規(guī)范性。無(wú)論是新人職還是離職員工的檔案處理，以及內(nèi)部人員調(diào)動(dòng)的檔案轉(zhuǎn)移，都必須按照系統(tǒng)設(shè)定的步驟和要求進(jìn)行操作，避免了人工操作的隨意性和可能出現(xiàn)的差錯(cuò)，保證了檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性，符合企業(yè)管理的規(guī)范要求。

3.保障檔案安全

系統(tǒng)對(duì)檔案信息的存儲(chǔ)和訪問(wèn)進(jìn)行了嚴(yán)格的權(quán)限管理，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能進(jìn)行相應(yīng)的操作，從而防止檔案信息的泄露和非法篡改。同時(shí)，通過(guò)記錄檔案的傳遞軌跡和存放位置，能夠?qū)崟r(shí)掌握檔案的動(dòng)態(tài)，確保檔案實(shí)體的安全，降低檔案丟失或損壞的風(fēng)險(xiǎn)，為企業(yè)的重要人力資源信息提供可靠的保障。

4.輔助決策支持

準(zhǔn)確全面的檔案查詢統(tǒng)計(jì)功能為管理層提供了豐富的人力資源數(shù)據(jù)。通過(guò)對(duì)這些數(shù)據(jù)的深入分析，管理層可以了解員工的流動(dòng)情況、檔案管理的薄弱環(huán)節(jié)等信息，為制定人力資源規(guī)劃、優(yōu)化人員配置提供有力的決策依據(jù)，有助于企業(yè)提升整體競(jìng)爭(zhēng)力，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

（三）系統(tǒng)的實(shí)施與推廣

1.實(shí)施步驟

（1）需求分析與系統(tǒng)設(shè)計(jì)

深入了解本單位人事檔案管理的實(shí)際需求，包括檔案的種類、數(shù)量、流轉(zhuǎn)頻率以及現(xiàn)有管理流程中存在的問(wèn)題等，結(jié)合先進(jìn)的信息技術(shù)設(shè)計(jì)理念，規(guī)劃系統(tǒng)的功能架構(gòu)和數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)。

（2）軟件開發(fā)與測(cè)試

根據(jù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)文檔，進(jìn)行系統(tǒng)的編碼實(shí)現(xiàn)，開發(fā)過(guò)程中注重代碼質(zhì)量和系統(tǒng)的穩(wěn)定性。在開發(fā)完成后，進(jìn)行全面的測(cè)試工作，包括功能測(cè)試、性能測(cè)試、安全測(cè)試等，確保系統(tǒng)能夠滿足實(shí)際應(yīng)用的要求，及時(shí)修復(fù)發(fā)現(xiàn)的各類問(wèn)題

（3）人員培訓(xùn)與系統(tǒng)部署

在系統(tǒng)上線前，對(duì)人事部門及相關(guān)檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的操作培訓(xùn)，使其熟悉系統(tǒng)的各個(gè)功能模塊和操作流程，確保其能夠熟練運(yùn)用系統(tǒng)開展工作。同時(shí)，做好系統(tǒng)的部署工作，包括服務(wù)器配置、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境搭建以及數(shù)據(jù)遷移等，保障系統(tǒng)能夠順利運(yùn)行。

2.推廣策略

（1）內(nèi)部宣傳與示范

在本單位內(nèi)部通過(guò)會(huì)議、培訓(xùn)、發(fā)放內(nèi)部宣傳資料等方式，向全體員工尤其是各級(jí)管理人員宣傳人事檔案管理系統(tǒng)的重要性和優(yōu)勢(shì)，提高大家對(duì)新系統(tǒng)的認(rèn)知度和接受度。同時(shí)，選取部分部門或業(yè)務(wù)流程作為示范，展示系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用中的效果，以點(diǎn)帶面，推動(dòng)系統(tǒng)在整個(gè)單位的應(yīng)用。

（2）持續(xù)優(yōu)化與反饋收集

在系統(tǒng)推廣使用過(guò)程中，建立有效的反饋機(jī)制，及時(shí)收集用戶的意見和建議，根據(jù)反饋信息對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行持續(xù)優(yōu)化和改進(jìn)，不斷完善系統(tǒng)功能，確保系統(tǒng)能夠更好地滿足企業(yè)不斷發(fā)展的需求。

構(gòu)建人事檔案管理系統(tǒng)對(duì)于本單位乃至各類企業(yè)的人事檔案管理工作具有深遠(yuǎn)意義。通過(guò)合理設(shè)計(jì)和有效實(shí)施，該系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)人事檔案的高效管理、規(guī)范傳遞以及精準(zhǔn)查詢統(tǒng)計(jì)，為人力資源管理提供有力支撐。在未來(lái)的管理實(shí)踐中，應(yīng)不斷探索系統(tǒng)優(yōu)化的方向，加強(qiáng)系統(tǒng)的安全防護(hù)和數(shù)據(jù)管理，進(jìn)一步提升人事檔案管理的質(zhì)量和水平，以適應(yīng)企業(yè)日益復(fù)雜多變的管理環(huán)境和人力資源戰(zhàn)略發(fā)展需求。同時(shí)，隨著信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，如人工智能、大數(shù)據(jù)分析等新興技術(shù)的應(yīng)用，人事檔案管理系統(tǒng)也有望實(shí)現(xiàn)更加智能化、個(gè)性化的服務(wù)，為企業(yè)創(chuàng)造更大的價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳志恩.溫州中小型制造企業(yè)人力資源管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型研究[].經(jīng)濟(jì)研究導(dǎo)刊，2025（2）：101-104.

作者單位：河鋼集團(tuán)邯鋼公司