在新時(shí)代背景下，人民防空事業(yè)作為國(guó)家安全的重要組成部分，其文書(shū)檔案管理工作顯得尤為重要。人防文書(shū)檔案不僅記錄人民防空工作的歷史和發(fā)展，還承載大量的戰(zhàn)略信息和專(zhuān)業(yè)數(shù)據(jù)，對(duì)于保障國(guó)家安全和人民生命財(cái)產(chǎn)安全具有不可估量的價(jià)值。近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理工作也面臨著新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。如何充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，提高檔案管理效率，確保檔案的安全性和完整性，成為縣級(jí)人民防空辦公室亟待解決的問(wèn)題。本文將從檔案法制建設(shè)、信息化水平提高、資源配置與利用優(yōu)化以及人員隊(duì)伍建設(shè)等方面入手，探討縣級(jí)人民防空辦公室文書(shū)檔案管理工作的完善對(duì)策。

1縣級(jí)人民防空辦公室檔案管理方向與人防文書(shū)檔案特殊性分析

1.1縣級(jí)人民防空辦公室檔案管理方向

縣級(jí)人民防空辦公室的檔案管理，是確保人民防空工作順利進(jìn)行的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。其管理方向應(yīng)明確秉持“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、安全保密、便于利用”的原則，與實(shí)際工作需求緊密結(jié)合，推動(dòng)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與科學(xué)化。在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)與分級(jí)管理的框架下，縣級(jí)人民防空辦公室需在上級(jí)業(yè)務(wù)主管部門(mén)指導(dǎo)下，結(jié)合本地實(shí)際，構(gòu)建統(tǒng)一的檔案管理體系，明確各級(jí)管理職責(zé)，形成層級(jí)分明、責(zé)任清晰的工作機(jī)制。引入科學(xué)管理理念和信息化管理系統(tǒng)，從收集、整理到保管、利用，每個(gè)環(huán)節(jié)都需要有章可循1。安全保密作為核心，要求嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家保密法規(guī)，配備必要的安全防護(hù)設(shè)備，確保檔案實(shí)體與信息的安全。通過(guò)科學(xué)分類(lèi)和編號(hào)，提高檔案查找和利用的效率，為檔案編研和利用奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，最終服務(wù)社會(huì)，體現(xiàn)檔案價(jià)值。

1.2人防文書(shū)檔案的特殊性

人防文書(shū)檔案作為人民防空工作的重要記錄，具有鮮明的行業(yè)特性和社會(huì)功能。其特殊性主要體現(xiàn)在四個(gè)方面：一是高度的保密性。人防文書(shū)檔案包含大量涉及國(guó)家安全的信息，如防空襲預(yù)案等，一旦被泄露，后果不堪設(shè)想。因此，必須采取嚴(yán)格保密措施，包括建立保密制度、加強(qiáng)保密宣傳教育、嚴(yán)格審查涉密人員等。二是顯著的專(zhuān)業(yè)性。人防工作涉及軍事、工程、通信等多個(gè)專(zhuān)業(yè)領(lǐng)域，其文書(shū)檔案內(nèi)容專(zhuān)業(yè)性強(qiáng)，如工程設(shè)計(jì)圖紙、通信系統(tǒng)規(guī)劃等，要求檔案管理人員不僅具備檔案管理技能，還需要掌握相關(guān)知識(shí)。三是突出的戰(zhàn)略性。人防文書(shū)檔案記錄了人民防空工作的規(guī)劃和實(shí)施過(guò)程，反映了國(guó)家的戰(zhàn)略部署，是未來(lái)決策的重要參考。四是多樣化的載體形式2。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人防文書(shū)檔案載體形式越來(lái)越多樣，包括電子文檔、圖紙、照片、音視頻等，對(duì)分類(lèi)整理和保管提出了更高要求。

2基于《檔案法》的縣級(jí)人民防空辦公室文書(shū)檔案管理完善對(duì)策

2.1加強(qiáng)檔案的法制建設(shè)

縣級(jí)人民防空辦公室需要組織全體工作人員深入學(xué)習(xí)《檔案法》及相關(guān)配套法規(guī)，通過(guò)專(zhuān)題講座、案例分析等形式，提升全員的法治意識(shí)，確保檔案管理活動(dòng)有法可依。以某縣人民防空辦公室為例，在實(shí)際操作中，組織了多次《檔案法》學(xué)習(xí)活動(dòng)，邀請(qǐng)法律專(zhuān)家深入解讀，并結(jié)合實(shí)際案例分析，讓工作人員深刻理解法律條款在檔案管理中的具體應(yīng)用。這種學(xué)習(xí)方式不僅提升了工作人員對(duì)法律的敬畏之心，還使他們?cè)谌粘９ぷ髦心軌蜃杂X(jué)依法行事。結(jié)合縣級(jí)人防辦的實(shí)際工作特點(diǎn)，應(yīng)依據(jù)《檔案法》要求，制定切實(shí)可行的檔案管理制度，明確檔案收集范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)、保管期限及利用審批流程，確保管理環(huán)節(jié)有據(jù)可依。某縣人防辦在制定檔案管理制度時(shí)，充分考慮了人防文書(shū)檔案的特殊性，詳細(xì)規(guī)定了從工程建設(shè)、通信警報(bào)等各個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域產(chǎn)生的檔案收集范圍。對(duì)于人防工程建設(shè)項(xiàng)目，從項(xiàng)目立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收的所有文件，包括規(guī)劃文件、設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄、變更通知等，都明確納人收集范圍。在整理標(biāo)準(zhǔn)方面，按照檔案類(lèi)型、時(shí)間順序等進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)，制定了詳細(xì)的編目規(guī)則，確保每份檔案都能準(zhǔn)確歸類(lèi)，便于查找。同時(shí)，根據(jù)不同檔案的重要性和參考價(jià)值，設(shè)定了合理的保管期限[3。在利用審批流程上，嚴(yán)格規(guī)定了不同密級(jí)檔案的審批層級(jí)和手續(xù)，確保檔案利用的安全性和合規(guī)性。同時(shí)，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督機(jī)構(gòu)或崗位，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，對(duì)違反規(guī)定的行為及時(shí)糾正并嚴(yán)肅處理，確保制度有效落實(shí)。某縣人防辦設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案監(jiān)督崗位，定期對(duì)檔案管理各環(huán)節(jié)進(jìn)行細(xì)致檢查。每個(gè)月對(duì)檔案收集的完整性進(jìn)行核查，確保應(yīng)收集的檔案無(wú)遺漏；每個(gè)季度對(duì)檔案整理的規(guī)范性進(jìn)行評(píng)估，檢查檔案分類(lèi)是否準(zhǔn)確、編目是否清晰；每年對(duì)檔案保管情況進(jìn)行全面檢查，包括存儲(chǔ)環(huán)境是否符合要求、備份數(shù)據(jù)是否安全等。一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)督促相關(guān)人員整改，并對(duì)違反規(guī)定的行為嚴(yán)肅處理，從而有效保障了檔案管理制度的嚴(yán)格執(zhí)行。

2.2提高檔案管理信息化水平

針對(duì)紙質(zhì)檔案占比較大的現(xiàn)狀，縣級(jí)人民防空辦公室應(yīng)加快檔案數(shù)字化建設(shè)。通過(guò)掃描、拍照等方式將重要檔案轉(zhuǎn)化為電子文檔，并建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)。某縣人民防空辦公室在檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中，投入大量人力物力，對(duì)5000余份紙質(zhì)檔案逐頁(yè)掃描。為確保掃描質(zhì)量，采用了高精度的掃描設(shè)備，并對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行優(yōu)化處理，利用OCR技術(shù)將圖像轉(zhuǎn)化為可編輯的文本，識(shí)別率高達(dá) 98% ，大大提高了檔案的可檢索性和利用效率。同時(shí)，針對(duì)800余張圖紙、圖表等特殊資料，采用專(zhuān)業(yè)的圖形處理軟件進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，確保其內(nèi)容完整且不失真，為后續(xù)的工程建設(shè)、維護(hù)等工作提供了準(zhǔn)確的參考依據(jù)。引入先進(jìn)檔案管理軟件，構(gòu)建涵蓋檔案采集、存儲(chǔ)、檢索、利用等功能于一體的信息化平臺(tái)，使用先進(jìn)技術(shù)設(shè)備和方法的要求，提高管理效率，實(shí)現(xiàn)資源高效共享。某縣人防辦經(jīng)多方調(diào)研和評(píng)估，選定一款功能強(qiáng)大且貼合人防檔案管理需求的軟件。該軟件具備智能分類(lèi)、全文檢索、權(quán)限管理等一系列先進(jìn)功能。在檔案采集方面，能夠?qū)崿F(xiàn)快速錄入和數(shù)據(jù)自動(dòng)關(guān)聯(lián)。存儲(chǔ)功能上，采用了高效的存儲(chǔ)架構(gòu)，確保數(shù)據(jù)的安全性和穩(wěn)定性。檢索功能極為便捷，工作人員只需輸入關(guān)鍵詞，數(shù)秒內(nèi)即可定位到所需檔案，大大節(jié)省了查找的時(shí)間。利用功能則支持多種格式的文件下載和在線預(yù)覽，方便不同需求的人員使用。通過(guò)該信息化平臺(tái)，各部門(mén)之間實(shí)現(xiàn)了檔案資源的高效共享，提升了整體工作效率。在信息化過(guò)程中，需高度重視信息安全，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限、加密存儲(chǔ)、定期備份，確保電子檔案數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)。某縣人防辦構(gòu)建了多層次的安全防護(hù)體系。在物理層面，檔案存儲(chǔ)服務(wù)器放置于專(zhuān)門(mén)的機(jī)房，配備不間斷電源、消防設(shè)備以及溫濕度控制系統(tǒng)，投入20萬(wàn)元確保服務(wù)器運(yùn)行環(huán)境的穩(wěn)定與安全4。在網(wǎng)絡(luò)層面，設(shè)置防火墻、人侵檢測(cè)系統(tǒng)等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)網(wǎng)絡(luò)流量，每年成功攔截外部攻擊約300次，同時(shí)對(duì)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行嚴(yán)格的訪問(wèn)控制，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的設(shè)備與人員才能接入檔案管理系統(tǒng)。在數(shù)據(jù)層面，采用加密技術(shù)對(duì)存儲(chǔ)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，針對(duì)不同密級(jí)的檔案，設(shè)置不同強(qiáng)度的加密算法。定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于異地的災(zāi)備中心，備份策略采用全量備份與增量備份相結(jié)合的方式，既保證數(shù)據(jù)的完整性，又能提高備份效率，數(shù)據(jù)丟失的風(fēng)險(xiǎn)極低，有效確保了檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。

2.3優(yōu)化檔案資源配置與利用

針對(duì)檔案分散管理問(wèn)題，縣級(jí)人民防空辦公室應(yīng)逐步推進(jìn)檔案資源集中統(tǒng)一管理，通過(guò)建立專(zhuān)門(mén)檔案庫(kù)房或委托專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)保管，提高管理專(zhuān)業(yè)化水平。某縣人民防空辦公室成立了專(zhuān)門(mén)的檔案資源整合小組，對(duì)分散在各科室、各部門(mén)的檔案進(jìn)行全面梳理與集中管理。在整合過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)部分檔案存在內(nèi)容重復(fù)、記錄不完整等問(wèn)題。整合小組通過(guò)查閱歷史資料、走訪相關(guān)人員等方式，對(duì)檔案進(jìn)行補(bǔ)充與完善。同時(shí)，建立了統(tǒng)一的檔案資源目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，將所有檔案信息錄人其中，包含8000余條數(shù)據(jù)，方便工作人員快速查詢與定位所需檔案。通過(guò)集中統(tǒng)一管理，避免了檔案資源的重復(fù)浪費(fèi)，提高了檔案管理的專(zhuān)業(yè)化水平。根據(jù)人防文書(shū)檔案的特點(diǎn)，積極開(kāi)展檔案編研工作，編寫(xiě)《人民防空大事記》《重要工程案例匯編》等資料，便于查閱利用，挖掘文化價(jià)值和社會(huì)效益。某縣人防辦組建了由檔案管理人員、業(yè)務(wù)骨干以及相關(guān)領(lǐng)域?qū)＜医M成的編研團(tuán)隊(duì)。以《某縣人民防空工程建設(shè)歷程與經(jīng)驗(yàn)總結(jié)》為例，編研團(tuán)隊(duì)深入挖掘檔案資料，從早期的人防工程規(guī)劃文件，到各個(gè)時(shí)期工程建設(shè)的設(shè)計(jì)圖紙、施工記錄以及竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等，進(jìn)行全面系統(tǒng)的梳理與分析。通過(guò)對(duì)不同年代人防工程建設(shè)背景、技術(shù)特點(diǎn)以及面臨問(wèn)題的研究，總結(jié)出一套適合本地實(shí)際情況的工程建設(shè)經(jīng)驗(yàn)與技術(shù)規(guī)范。這些編研成果不僅為當(dāng)前的人民防空工程建設(shè)提供了寶貴的歷史借鑒，為新工程建設(shè)有效節(jié)省了成本，還為未來(lái)工程建設(shè)的規(guī)劃與發(fā)展提供了理論支持，充分挖掘了檔案的文化價(jià)值和社會(huì)效益。在確保安全的前提下，探索多元化的利用方式，如設(shè)立查詢窗口、舉辦專(zhuān)題展覽、開(kāi)發(fā)在線查詢系統(tǒng)，提高社會(huì)服務(wù)功能。某縣人防辦在確保安全保密的前提下，設(shè)立了檔案查詢窗口，年均接待300人次，為相關(guān)部門(mén)、企業(yè)以及科研機(jī)構(gòu)提供檔案查閱服務(wù)。同時(shí)，利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，開(kāi)發(fā)了在線檔案查詢系統(tǒng)，經(jīng)過(guò)授權(quán)的用戶可通過(guò)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程查詢所需檔案信息，年均訪問(wèn)量達(dá)5000次5。針對(duì)一些具有代表性的人防工程案例與通信警報(bào)系統(tǒng)建設(shè)成果，舉辦專(zhuān)題展覽，吸引觀眾2000人次，向社會(huì)公眾展示人民防空工作的重要性與發(fā)展成就，增強(qiáng)公眾的國(guó)防意識(shí)與防空防災(zāi)意識(shí)，進(jìn)一步提升了檔案資源的社會(huì)服務(wù)功能與利用價(jià)值。

2.4強(qiáng)化檔案人員隊(duì)伍建設(shè)

縣級(jí)人民防空辦公室高度重視檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)與隊(duì)伍建設(shè)。為提升隊(duì)伍整體素質(zhì)，某縣人防辦制訂了詳盡的培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織檔案管理人員參加各類(lèi)專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容涵蓋《檔案法》《人民防空法》等法律法規(guī)的深度解讀，以及現(xiàn)代檔案管理技術(shù)，如檔案數(shù)字化處理、信息化平臺(tái)操作等專(zhuān)項(xiàng)技能，確保管理人員清晰地了解法律職責(zé)，并掌握先進(jìn)的管理技術(shù)。某縣人防辦建立了一套科學(xué)合理的績(jī)效考核體系，從檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)設(shè)定考核指標(biāo)。例如，在檔案收集環(huán)節(jié)，考核收集的完整性和及時(shí)性。在整理環(huán)節(jié)，考核分類(lèi)的準(zhǔn)確性和編目的規(guī)范性。在利用環(huán)節(jié)，考核服務(wù)的滿意度和效率等。將這些考核結(jié)果與個(gè)人晉升、獎(jiǎng)金分配緊密掛鉤，對(duì)于在檔案管理工作中表現(xiàn)突出的個(gè)人或團(tuán)隊(duì)，設(shè)立專(zhuān)項(xiàng)獎(jiǎng)勵(lì)進(jìn)行表彰。如在檔案編研工作中，對(duì)編制出高質(zhì)量編研成果的團(tuán)隊(duì)給予額外的獎(jiǎng)金獎(jiǎng)勵(lì)，并在晉升、評(píng)優(yōu)等方面優(yōu)先考慮，充分調(diào)動(dòng)了工作人員的積極性和創(chuàng)造性。在現(xiàn)有人員基礎(chǔ)上，注重培養(yǎng)年輕骨干，形成老中青結(jié)合的人才梯隊(duì)，遵循《檔案法》第八條鼓勵(lì)設(shè)立檔案專(zhuān)業(yè)或相關(guān)專(zhuān)業(yè)的方向，通過(guò)“傳幫帶”促進(jìn)經(jīng)驗(yàn)傳承和技術(shù)更新，確保檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。某縣人防辦注重人才梯隊(duì)建設(shè)，在現(xiàn)有人員中選拔有潛力的年輕骨干，安排經(jīng)驗(yàn)豐富的老員工進(jìn)行“傳幫帶”。老員工將自己在檔案管理工作中積累的豐富經(jīng)驗(yàn)，如檔案整理技巧、歷史檔案解讀等，毫無(wú)保留地傳授給年輕骨干。同時(shí)年輕骨干憑借自身對(duì)新技術(shù)的快速學(xué)習(xí)能力，為團(tuán)隊(duì)帶來(lái)新的理念和方法，如在信息化建設(shè)中，年輕骨干積極引人新的軟件應(yīng)用和管理模式，促進(jìn)了檔案管理技術(shù)的更新。通過(guò)這種方式，形成了老中青結(jié)合的人才梯隊(duì)，確保了檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，本文通過(guò)對(duì)縣級(jí)人民防空辦公室檔案管理方向與人防文書(shū)檔案特殊性的深人分析，提出了基于《檔案法》的完善對(duì)策，并通過(guò)某縣人民防空辦公室的實(shí)踐案例驗(yàn)證了這些對(duì)策的有效性和可行性。研究結(jié)果表明，加強(qiáng)檔案法制建設(shè)、提高檔案管理信息化水平、優(yōu)化檔案資源配置與利用以及強(qiáng)化檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，對(duì)于提高縣級(jí)人民防空辦公室文書(shū)檔案管理的質(zhì)量和效率具有重要意義。這些對(duì)策不僅適用于縣級(jí)人民防空辦公室，還可為其他領(lǐng)域的檔案管理工作提供借鑒和參考。我們?cè)谖磥?lái)的工作中應(yīng)繼續(xù)關(guān)注檔案管理領(lǐng)域的新技術(shù)、新方法，不斷探索和創(chuàng)新，為人民防空事業(yè)的發(fā)展貢獻(xiàn)更多力量。

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（作者單位：陜西省吳起縣人民防空辦公室）