主持人語：國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略和數(shù)字中國戰(zhàn)略背景下，社會數(shù)字化轉(zhuǎn)型加快推進，數(shù)據(jù)作為生產(chǎn)要素的重要性日益凸顯。作為國家重要信息資源，電子文件與數(shù)據(jù)既有明確區(qū)別，也有密切聯(lián)系。如何在數(shù)據(jù)要素化背景下厘清電子文件與數(shù)據(jù)的關(guān)系，明確電子文件的價值定位，實現(xiàn)電子文件與數(shù)據(jù)要素的充分融合，賦能國家各行業(yè)領(lǐng)域充分發(fā)展，是文檔數(shù)據(jù)管理領(lǐng)域迫切需要思考的現(xiàn)實問題。此次筆談圍繞電子文件與數(shù)據(jù)的概念關(guān)系、電子文件與數(shù)據(jù)的實踐關(guān)系、面向數(shù)據(jù)時代的電子文件管理事業(yè)發(fā)展三個問題展開，以期通過對數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型背景下電子文件管理具體問題的思考，為學(xué)界和業(yè)界深化相關(guān)認知、尋求實踐突破提供參考借鑒。

（周文泓，中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院）

（實錄整理人：熊小芳、楊璐羽，中國人民大學(xué)信息資源管理學(xué)院）

Host'sstatement： Againstthe backdropof thenationalbig datastrategyand the digital Chinastrategy，the digital transformationofsociety isacelerating，andtheimportanceofdata asaproductionfactor isbecomingincreasingly prominent. As important information resources of the country，electronic records and data have both clear distinctions and close conections.How toclarifytherelationshipbetween electronicrecordsanddata，clarifythevalue positioningofelectronic records，achieve fullintegrationof electronicrecordsand data elements，and empower the full developmentof various industries inthecountryunderthebackgroundofviewingdata asaproductionfactorisanurgent practical isue thatneeds to beconsidered in the fieldofrecords and data management.This seminar focuses onthreeisues：theconceptualrelationship between electronicrecords and data，the practicalrelationship between electronic recordsanddata，and the development of electronic records management in the data age.The aim is to provide reference and guidance for academia and ndustry to deepen their understanding and seek practical breakthroughs through thinking about specific isues in electronic records management under the background of data transformation.

（Zhou Wenhong，School of Information Resources Management，Renmin University of China） （SalonrecordsbyiongXiaofangandYangLuyu，ScholofInformationResources Management，Renmin Universityofhina） Keywords： Data; Electronic Documents;Document Digitization; Data Documentation

1電子文件與數(shù)據(jù)的概念關(guān)系

從學(xué)界和業(yè)界對“電子文件”和“數(shù)據(jù)”的權(quán)威定義和應(yīng)用來看，二者概念可以從對象范疇、形式特征、功能屬性、構(gòu)成要素等多個層面進行辯證分析。

第一，對象范疇層面，數(shù)據(jù)是最小的有意義的信息單元，電子文件是業(yè)務(wù)活動中形成的有機聯(lián)系的記錄化信息，數(shù)據(jù)的范疇廣于電子文件。在InterPARES項目中，“數(shù)據(jù)一信息一文件”是由外向內(nèi)的“縮進”關(guān)系，數(shù)據(jù)（data）被定義為最小的有意義的信息單元，信息（information）是以人類可理解的形式存在并可以在時空范圍傳播的信息集合，文件（document）則是“記錄下來的信息”，是以穩(wěn)定的句法方式固化于某一載體上的不可分割的信息集合。在計算機領(lǐng)域，數(shù)據(jù)是事實或觀察的結(jié)果，是對客觀事物的邏輯歸納；而在我國電子文件管理政策法規(guī)和國家標準相關(guān)定義中，電子文件是“國家機關(guān)、社會組織或個人在履行法定職責(zé)或處理事務(wù)過程中，通過計算機等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的數(shù)字格式的各種信息記錄”。由此來看，二者在對象范疇上具有顯著的邊界差異。

第二，形式特征層面，數(shù)字環(huán)境下二者的表現(xiàn)形式具有共通性，難以進行顯著區(qū)分。信息技術(shù)的發(fā)展推動了記錄方式變革，導(dǎo)致文件和數(shù)據(jù)的元素點均被打散，形成形態(tài)發(fā)生了變化。數(shù)據(jù)是“任何以電子或者其他方式對信息的記錄”，電子文件是“以電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲的信息記錄”，其表現(xiàn)形式均包括且不局限于符號、文字、語音、圖像、視頻等多種類型，在數(shù)字環(huán)境下均依賴于計算機設(shè)備進行記錄和傳播，二者基本一致。

第三，功能屬性層面，對數(shù)據(jù)的定義主要強調(diào)其在反映客觀事實方面的作用，而電子文件則強調(diào)其作為社會業(yè)務(wù)活動的產(chǎn)物，具有憑證屬性和記憶功能。數(shù)據(jù)是用于表示客觀事物的未經(jīng)加工的原始素材，而在電子文件生命周期中的任何管理行為均應(yīng)以維護文件與業(yè)務(wù)活動、文件之間以及文件組成部分之間的聯(lián)系為基本原則。數(shù)據(jù)價值的實現(xiàn)主要通過連接、整合、挖掘等發(fā)揮其“事實描述”功能，而文件價值的實現(xiàn)主要通過分析其記錄化信息所反映的業(yè)務(wù)背景和內(nèi)容聯(lián)系，發(fā)揮其在證據(jù)維護和記憶建構(gòu)等不同維度的社會功能。

第四，構(gòu)成要素層面，數(shù)據(jù)相對松散，文件則相對穩(wěn)定。一個完整的數(shù)據(jù)元素可由若干個描述實體屬性的數(shù)據(jù)項組成，數(shù)據(jù)項是構(gòu)成數(shù)據(jù)的不可分割的最小單位。一份完整的電子文件需要包含背景、結(jié)構(gòu)、內(nèi)容三要素，缺一不可，且“記載”“固定形式”“穩(wěn)定內(nèi)容”等要求共同賦予了文件穩(wěn)定性、明確性、排除爭議性等特性，也是其能夠成為證據(jù)的必要條件。數(shù)據(jù)可以是動態(tài)的、不斷變化的，而電子文件則強調(diào)固化，以固化維護文件的內(nèi)在有機聯(lián)系和文件真實性、完整性。對于文件而言，所固化的對象是以保存為前提的、業(yè)務(wù)驅(qū)動的、有選擇的信息。隨著社會發(fā)展和技術(shù)迭代，文件固化的形式從按一定版式、格式進行固化逐步延伸至對數(shù)據(jù)庫、信息系統(tǒng)等進行不同方式的“固化”。

綜上，電子文件與數(shù)據(jù)在概念內(nèi)涵方面存在一定交集，數(shù)字環(huán)境下兩者在形式特征上具有相似性，在對象范疇上存在包含關(guān)系，在構(gòu)成要素方面各成體系，本質(zhì)差別主要體現(xiàn)于“事實描述”和“業(yè)務(wù)記錄”等功能屬性層面。兩者在概念上的關(guān)系特征直接影響其在實踐方面的聯(lián)系。

2電子文件與數(shù)據(jù)的實踐關(guān)系

對電子文件與數(shù)據(jù)的實踐關(guān)系分析，需要立足于不同業(yè)務(wù)領(lǐng)域下的實踐場景，結(jié)合數(shù)據(jù)管理、文件管理和檔案管理的職能邊界與交集展開討論，二者之間存在平行交叉、相互轉(zhuǎn)化等多種實踐關(guān)系。

第一，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營業(yè)務(wù)領(lǐng)域，數(shù)據(jù)和電子文件的管理在流程上缺少清晰界定，兩者在一定程度上呈現(xiàn)出并行關(guān)系。首先，在業(yè)務(wù)層面，企業(yè)數(shù)據(jù)不同于政務(wù)數(shù)據(jù)，不需要通過輸出版式文件來保證憑證效能的發(fā)揮，用戶也不需要獲取版式或可視化界面，數(shù)據(jù)可以通過算法模型直接賦能業(yè)務(wù)活動；其次，在管理層面，固化處理的技術(shù)和手段較為落后，對于復(fù)雜的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)或模型文件而言，固化后存在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)無法重新打開、大量信息損失等風(fēng)險，也會導(dǎo)致進人檔案部門的數(shù)據(jù)失去價值，并非所有數(shù)據(jù)都會以文件形式進行長期保存和管理；最后，在應(yīng)用層面，關(guān)注對內(nèi)場景的企業(yè)數(shù)據(jù)管理側(cè)重于要求流通、方便使用，關(guān)注對外場景的電子文件利用則對規(guī)范性、權(quán)威性、可靠性要求更高，因此面向不同利用場景，對數(shù)據(jù)或電子文件的需求偏好有所不同，數(shù)據(jù)和電子文件在不同的職能需求下各司其職，平行發(fā)展。

第二，電子政務(wù)、公共服務(wù)和企業(yè)行政管理等場景對數(shù)據(jù)和文件的結(jié)構(gòu)規(guī)范、信息獲取方式等有明確要求，具有數(shù)據(jù)文件化的普遍需求。在政務(wù)數(shù)據(jù)、公共數(shù)據(jù)或企業(yè)管理類數(shù)據(jù)的職能發(fā)揮過程中，為實現(xiàn)數(shù)據(jù)價值、發(fā)揮業(yè)務(wù)作用，會對數(shù)據(jù)和文件的結(jié)構(gòu)規(guī)范、管理流程提出明確要求，如按照一定的格式標準形成和輸出版式文件，或轉(zhuǎn)化為通用的數(shù)據(jù)格式進行歸檔，因此在管理流程中會經(jīng)歷將數(shù)據(jù)固化為文件的過程。例如，相關(guān)國家和行業(yè)標準對電子公文、行政審批類政務(wù)數(shù)據(jù)的形成和保存格式具有明確要求，一般以非結(jié)構(gòu)化文件形態(tài)進行管理。再如，電子發(fā)票的效力得以確認之后，在數(shù)字化報銷流程中實質(zhì)發(fā)揮憑證價值的是構(gòu)成發(fā)票信息的多個具體數(shù)據(jù)項和有效電子簽章，但在實際應(yīng)用過程中，基于文件的形態(tài)結(jié)構(gòu)更符合使用者的信息獲取習(xí)慣、可以使用戶更直觀地獲取信息，因此在電子發(fā)票等系統(tǒng)中仍以可視化的“文件”形態(tài)進行呈現(xiàn)和使用。

第三，在文件管理視角下，基于證據(jù)價值實現(xiàn)、法律效力發(fā)揮等目標驅(qū)動，存在數(shù)據(jù)文件化的規(guī)定性要求。在大文件觀視角下，數(shù)據(jù)管理被視為文件管理的一個環(huán)節(jié)，文件管理的概念包含了數(shù)據(jù)組織、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)等數(shù)據(jù)管理行為。其一，當(dāng)數(shù)據(jù)對實質(zhì)性業(yè)務(wù)決策產(chǎn)生影響時，形成文件記錄能夠為這一過程提供重要的憑證性支撐。在DAMA數(shù)據(jù)管理體系下，文件作為一種特殊類型的數(shù)據(jù)，是為了機構(gòu)的合規(guī)審查對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進行處理的結(jié)果。例如，在辦理合同、財務(wù)憑證等業(yè)務(wù)時，目前需要以可視化的印戳印章作為真實性、憑證性保障，需要生成文件作為數(shù)據(jù)和印戳的載體。在應(yīng)急管理場景下，如果數(shù)據(jù)在輔助決策時沒有形成文件形式，可能會造成后續(xù)政府問責(zé)等活動缺乏依據(jù)。其二，法律層面對數(shù)據(jù)效力的規(guī)定也會影響數(shù)據(jù)文件化過程。例如部分法律法規(guī)對某項活動是否需要提供文件有明確要求，或者對業(yè)務(wù)過程應(yīng)該記錄的數(shù)據(jù)項有明確規(guī)定，均為數(shù)據(jù)以“文件”形式發(fā)揮作用提供了方向。

第四，在檔案管理視角下，基于數(shù)據(jù)歸檔、長期保存等專業(yè)要求，存在數(shù)據(jù)先文件化再檔案化和數(shù)據(jù)檔案化等不同管理路徑。從檔案視角來看，不可能固化所有的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，也不需要保存所有的數(shù)據(jù)，以保存為前提的數(shù)據(jù)歸檔對象應(yīng)該是實質(zhì)性反映業(yè)務(wù)活動的原始記錄，具有關(guān)鍵憑證或信息價值屬性的數(shù)據(jù)。從電子文件/數(shù)據(jù)歸檔和電子檔案管理實踐來看，目前存在兩種檔案化路徑：一是沿用將數(shù)據(jù)先識別捕獲為文件，再對文件進行歸檔的傳統(tǒng)檔案管理思路，如對政務(wù)服務(wù)類電子文件的歸檔和管理；二是直接對數(shù)據(jù)進行存檔，再根據(jù)憑證審核或合規(guī)審計等業(yè)務(wù)需要在特定情況下形成文件進行利用，如對數(shù)據(jù)庫文件的存檔可以采取整庫歸檔的方式，未必要經(jīng)過文件化階段。從這一角度來講，文件是數(shù)據(jù)的聚合，但并非所有的數(shù)據(jù)都會聚合成文件。

第五，在數(shù)據(jù)要素化視角下，電子文件價值的充分挖掘和實現(xiàn)，需要依托文件數(shù)據(jù)化來完成。隨著社會數(shù)字化進程加速推進，數(shù)據(jù)成為推動社會發(fā)展的關(guān)鍵生產(chǎn)要素，各行業(yè)高度重視激活數(shù)據(jù)價值，推進數(shù)據(jù)要素化和數(shù)據(jù)資產(chǎn)化發(fā)展。數(shù)據(jù)要素化要求信息以數(shù)據(jù)顆粒度形式進行組織、開發(fā)，包括深度的語義關(guān)聯(lián)和相關(guān)性挖掘，以充分釋放數(shù)據(jù)價值，實現(xiàn)知識增值。在這一視域下，對電子文件、電子檔案等信息資源的管理和開發(fā)，也必然需要突破“固化”“版式”等結(jié)構(gòu)框架的束縛。通過將文件、檔案管理的顆粒度細化到“數(shù)據(jù)”層次，實現(xiàn)對其內(nèi)容所蘊含知識的深度開發(fā)，即文件數(shù)據(jù)化的過程。例如，要實現(xiàn)電子公文等文件資源庫對行政辦公、綜合管理和決策活動等多元場景的深度服務(wù)，可通過文件內(nèi)容結(jié)構(gòu)化、多維標簽標注、知識圖譜構(gòu)建等知識加工活動，為決策服務(wù)平臺建設(shè)提供支撐，最終實現(xiàn)其知識服務(wù)功能。

3面向數(shù)據(jù)時代的電子文件管理事業(yè)發(fā)展

數(shù)據(jù)時代，電子文件管理事業(yè)面臨機遇和挑戰(zhàn)并存。電子文件管理的創(chuàng)新發(fā)展，需要與時俱進，充分拓展電子文件管理對象，協(xié)同優(yōu)化管理職能，立足專業(yè)優(yōu)勢，實現(xiàn)與數(shù)據(jù)管理、檔案管理事業(yè)相互成就、相輔相成的發(fā)展圖景。

第一，持續(xù)拓寬管理對象，充分賦能業(yè)務(wù)創(chuàng)新和社會發(fā)展。電子文件管理實踐應(yīng)繼續(xù)立足于發(fā)揮其第一價值，在組織機構(gòu)層面充分發(fā)揮憑證價值、信息價值、文化價值、數(shù)據(jù)要素價值等專業(yè)價值，挖掘其作為數(shù)據(jù)形態(tài)所蘊含的潛在可能性，服務(wù)于業(yè)務(wù)創(chuàng)新發(fā)展。未來，電子文件管理也需要進一步面向社會、面向民生拓展視角服務(wù)社會。當(dāng)前，電子文件主要服務(wù)于黨政機關(guān)和企業(yè)管理等業(yè)務(wù)領(lǐng)域，但鑒于數(shù)據(jù)產(chǎn)生的廣泛性，其管理范疇將由電子公文這一傳統(tǒng)關(guān)注重點擴展至涵蓋各個領(lǐng)域多個類別的文件內(nèi)容，其內(nèi)容和形式層面都將呈現(xiàn)出不同程度的多樣性。例如，國家電子文件管理部際聯(lián)席會議辦公室在相關(guān)項目規(guī)劃中，對電子文件管理的重心不再僅僅局限于電子公文、電子證照等，而是向更多涉及民生的內(nèi)容如電子病歷等領(lǐng)域拓展，在管理對象上呈現(xiàn)出更具包容性、更加多元化的趨勢。

第二，強化與數(shù)據(jù)管理、檔案管理的職能協(xié)同，從全生命周期視域建構(gòu)良性主體生態(tài)。在從數(shù)據(jù)到檔案的管理全鏈路中，電子文件既和前端業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)存在交集，又和后端檔案資源緊密關(guān)聯(lián)，因而電子文件管理架構(gòu)相應(yīng)地與數(shù)據(jù)管理和檔案管理產(chǎn)生自然交集。首先，數(shù)據(jù)時代背景下，數(shù)據(jù)、文件和檔案管理對象的邊界趨向模糊，文件管理、數(shù)據(jù)管理、檔案管理也從原來的權(quán)責(zé)分明轉(zhuǎn)變?yōu)槁毮芙徊娓鼮轱@著，這要求管理主體之間相互協(xié)調(diào)、協(xié)同發(fā)展，建設(shè)更高效的管理流程，以確保數(shù)據(jù)、文件、檔案在不同生命階段的價值得到最大限度發(fā)揮。其次，數(shù)據(jù)時代的數(shù)據(jù)管理和檔案管理也為電子文件的開發(fā)和應(yīng)用提供了良好基礎(chǔ)。電子文件的優(yōu)勢在于既與前端的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)有交集，同時又銜接到后端檔案資源，因此可以基于文件資源庫建設(shè)這一“橋梁”，實現(xiàn)前端一中端一后端的資源整合，進而基于綜合資源優(yōu)勢發(fā)掘更廣闊的數(shù)據(jù)利用場景，充分釋放資源價值。

第三，重點發(fā)揮在規(guī)范建構(gòu)、價值鑒定、質(zhì)量管理、前端管控等方面的專業(yè)優(yōu)勢，為數(shù)據(jù)治理和檔案事業(yè)發(fā)展提供創(chuàng)新方法和視角。其一，電子文件管理的成熟經(jīng)驗可以為數(shù)據(jù)治理提供方法支撐。在制度建設(shè)層面，將電子文件管理思維對接數(shù)據(jù)管理，面向結(jié)構(gòu)化業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)構(gòu)建成熟、體系化的管理標準，為數(shù)據(jù)管理提供良好的規(guī)范化行動依據(jù)；在數(shù)據(jù)價值判定層面，數(shù)據(jù)管理缺乏全面的價值判定標準和認知，而電子文件管理在價值鑒定和技術(shù)鑒定方面多年積累的工作經(jīng)驗和方法，可以為數(shù)據(jù)價值鑒定提供參考；在數(shù)據(jù)組織層面，數(shù)據(jù)分級分類的重要性逐步凸顯，但從數(shù)據(jù)維度對零散的數(shù)據(jù)進行分級分類難度較大，而數(shù)據(jù)聚合而成的電子文件在數(shù)據(jù)內(nèi)容和結(jié)構(gòu)層面更加系統(tǒng)，因而在電子文件基礎(chǔ)上進行數(shù)據(jù)分級分類更具可行性；在長期保存層面，文件的長期保存與數(shù)據(jù)質(zhì)量管理相關(guān)聯(lián)，且文件管理站在更高視角，如面向長期保存、四性保障、可信管理等層面開展質(zhì)量控制，可以為數(shù)據(jù)質(zhì)量管理提供更廣視角。其二，電子文件管理基于前端優(yōu)勢，可以更主動地開展資源前端控制和數(shù)據(jù)管理，為后端檔案管理和檔案資源數(shù)據(jù)化奠定良好基礎(chǔ)。首先，在電子文件管理階段加入預(yù)歸檔環(huán)節(jié)，將來源可靠、要素合規(guī)、程序規(guī)范等電子檔案管理要求向前端業(yè)務(wù)階段進行滲透嵌人，做好從數(shù)據(jù)到檔案之間的規(guī)范性資源建設(shè)，提升檔案資源的整體質(zhì)量。其次，在單套制層面，電子文件管理可以基于全數(shù)字化的業(yè)務(wù)流程和文件單套制歸檔，與前端業(yè)務(wù)活動、業(yè)務(wù)機構(gòu)實現(xiàn)更高效協(xié)同，同時直接形成數(shù)字形式的檔案資源，與后端檔案工作在數(shù)字連續(xù)性等方面做好銜接。最后，借助數(shù)據(jù)管理方法，電子文件管理在業(yè)務(wù)運轉(zhuǎn)和歸檔階段進行數(shù)據(jù)文件化的同時，強化文件數(shù)據(jù)化管理手段，既形成規(guī)范化的歸檔文件，又保存管理好聚合成文件的數(shù)據(jù)字段，即文件、數(shù)據(jù)方法并駕齊驅(qū)，為后端檔案數(shù)據(jù)化化解煩瑣手續(xù)和降低技術(shù)成本，提升整體工作效益，促進釋放檔案數(shù)據(jù)價值。

（責(zé)任編輯：張帆 李婧）