、金融企業(yè)檔案管理的實(shí)際情況

2015年5月5日我國(guó)頒布了《金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》（以下簡(jiǎn)稱《規(guī)定》），這是我國(guó)第一個(gè)專門為金融行業(yè)的檔案管理工作提出來的規(guī)范性文件，為我國(guó)各個(gè)地區(qū)對(duì)于當(dāng)?shù)亟鹑谄髽I(yè)檔案管理的工作提供了指導(dǎo)。金融企業(yè)檔案記錄了金融企業(yè)在資本市場(chǎng)、保險(xiǎn)、信托等金融服務(wù)辦理和服務(wù)活動(dòng)中形成的有價(jià)值的各種載體內(nèi)容的記錄，是保障經(jīng)濟(jì)安全、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展、防控金融風(fēng)險(xiǎn)的有力手段。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，金融企業(yè)的檔案數(shù)量不斷增多，而且由于金融業(yè)務(wù)檔案與全社會(huì)資本和財(cái)務(wù)有密切的關(guān)系，金融業(yè)務(wù)檔案的應(yīng)用需求也在發(fā)生了不斷的變化：檔案資源利用更加頻繁、利用目的多樣性加強(qiáng)，在我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展上發(fā)揮著重要的作用。隨著我國(guó)金融企業(yè)對(duì)于檔案管理工作給予重視，雖然管理水平不斷提高，但也存在著一大問題，就是過度關(guān)注管理類檔案的管理，忽略了業(yè)務(wù)檔案的管理，檔案丟失以及造假的情況比較突出。

金融企業(yè)檔案主要記錄的內(nèi)容反映了金融活動(dòng)和金融制度，既是金融企業(yè)的重要資產(chǎn)，也是國(guó)家以及社會(huì)的重要財(cái)富。金融檔案具有法律效力，能保障金融企業(yè)及客戶的基本權(quán)益；金融檔案也具有歷史價(jià)值，反映了金融企業(yè)的發(fā)展規(guī)律和發(fā)展歷程，同時(shí)為金融相關(guān)理論的研究也提供了很多的依據(jù)。傳統(tǒng)的金融企業(yè)檔案管理中存在很多問題，如檔案數(shù)據(jù)量較大、保存環(huán)境差、檔案資料利用率較低等，最終導(dǎo)致金融企業(yè)檔案無(wú)法為社會(huì)發(fā)展做出貢獻(xiàn)，也無(wú)法滿足企業(yè)發(fā)展的實(shí)際需求。隨著我國(guó)步人互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)時(shí)代，金融行業(yè)也開展了數(shù)字化轉(zhuǎn)型，因此大數(shù)據(jù)時(shí)代下為金融企業(yè)檔案管理帶來了機(jī)會(huì)和挑戰(zhàn)，作為檔案管理人員需要具有創(chuàng)新意識(shí)、突破傳統(tǒng)檔案管理的局限性，做好信息化建設(shè)充分將金融檔案的服務(wù)性發(fā)揮出來。2014年，國(guó)家開發(fā)銀行在第1次行長(zhǎng)辦公會(huì)審議工作《國(guó)家開發(fā)銀行檔案管理規(guī)定》，要求加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下開發(fā)銀行檔案工作的重要舉措，對(duì)開發(fā)銀行檔案工作做好頂層設(shè)計(jì)，并且對(duì)檔案內(nèi)容提出了原則性和基礎(chǔ)性的要求。具體內(nèi)容包括檔案工作體制、管理原則、責(zé)任分工、檔案管理、檔案信息資源的開發(fā)利用、檔案安全保密、檔案鑒定、檔案銷毀、檔案統(tǒng)計(jì)、教育培訓(xùn)等，該規(guī)定有效提升了金融行業(yè)檔案管理工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化水平。

、金融企業(yè)檔案管理中存在的問題

1.對(duì)檔案管理的重視程度較差在金融企業(yè)的檔案管理工作中，最突出的問題可以發(fā)現(xiàn)：上到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，下到普通員工對(duì)于檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不足、對(duì)檔案管理的重要性也缺乏正確的理解，導(dǎo)致無(wú)法重視檔案管理工作的開展。很多企業(yè)采用的檔案管理模式也趨于落后，依然受到傳統(tǒng)思維的影響，認(rèn)為檔案管理只是進(jìn)行文書資料的保存和管理，沒有技術(shù)含量，因此很多企業(yè)都會(huì)招聘兼職人員來完成。隨著時(shí)代的發(fā)展，特別是步人大數(shù)據(jù)、信息化時(shí)代后，檔案承載的信息具有重要的意義，檔案不僅記錄了企業(yè)發(fā)展進(jìn)程和發(fā)展規(guī)律，還包含關(guān)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)、管理等各個(gè)方面的重要信息，只有做好這些信息的管理才可以在企業(yè)未來經(jīng)營(yíng)中提供支持，由此可知，在記錄數(shù)據(jù)和信息的同時(shí)也要善于利用這些數(shù)據(jù)，才可以提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。檔案管理對(duì)各行業(yè)的企業(yè)發(fā)展來說都非常重要，在金融行業(yè)的檔案管理中通過總結(jié)以往的經(jīng)驗(yàn)、分析數(shù)據(jù)可以幫助企業(yè)找到發(fā)展方向、制定戰(zhàn)略目標(biāo)，可企業(yè)對(duì)檔案管理的這一價(jià)值缺乏認(rèn)知?jiǎng)t成為阻礙金融企業(yè)發(fā)展的主要因素。

2.檔案管理水平較差針對(duì)金融企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行分析，發(fā)現(xiàn)很多企業(yè)在檔案管理上存在著很多問題，主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)內(nèi)容。第一，金融企業(yè)檔案管理人員雖然是專業(yè)的檔案管理人員，了解專業(yè)的檔案管理知識(shí)，但是缺乏金融相關(guān)知識(shí)，這就導(dǎo)致在處理金融檔案的時(shí)候無(wú)法發(fā)現(xiàn)與企業(yè)金融活動(dòng)相關(guān)的信息，導(dǎo)致金融檔案中的有價(jià)值信息被忽略，無(wú)法得到良好的記錄。第二，金融檔案管理不規(guī)范。在《規(guī)定》中明確了金融檔案管理的原則，例如第七條表示：金融企業(yè)需要將業(yè)務(wù)文件材料的形成、積累、整理以及歸納工作都納入業(yè)務(wù)流程中、納入業(yè)務(wù)部門職責(zé)范疇中、納入企業(yè)考核體系和獎(jiǎng)懲機(jī)制中，只有這樣才可以保證業(yè)務(wù)文件材料的齊全。但很多企業(yè)并未按照“四列入”的要求管理業(yè)務(wù)文件資料，導(dǎo)致很多資料發(fā)生丟失。

3.檔案管理的先進(jìn)性較差隨著時(shí)代的發(fā)展，越來越多的新技術(shù)、新設(shè)備被用于檔案管理中，這也是檔案管理近幾年來得到提升的重要原因。不過分析金融企業(yè)檔案管理的實(shí)際情況，在管理中依然存在著無(wú)法結(jié)合新技術(shù)、新設(shè)備的情況，依然采取傳統(tǒng)的管理手段或管理設(shè)備進(jìn)行，嚴(yán)重影響了檔案管理的工作效率，造成這一問題的原因主要有以下幾點(diǎn)。第一，檔案管理人員的理念較為落后，很多金融企業(yè)的檔案管理依然存在著管而不理的情況，即雖然進(jìn)行了檔案信息的記錄，但是并未對(duì)內(nèi)容進(jìn)行整理與應(yīng)用，檔案的價(jià)值則沒有發(fā)揮出來。第二，管理設(shè)備應(yīng)用不足。很多企業(yè)的檔案管理依然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理手段，嚴(yán)重影響了工作效率，也容易因?yàn)槿藶橐蛩囟霈F(xiàn)檔案破損、丟失的情況。第三，無(wú)法重視檔案管理的數(shù)字化建設(shè)。我國(guó)步人互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，金融行業(yè)的業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)也與大數(shù)據(jù)及時(shí)實(shí)現(xiàn)了結(jié)合，如果檔案管理工作依然采取傳統(tǒng)的手段則無(wú)法與業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)的速度相匹配，不論是記錄數(shù)據(jù)還是提供數(shù)據(jù)上都處于落后狀態(tài)，在一定程度上也會(huì)影響企業(yè)的業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)，阻礙金融企業(yè)的發(fā)展。

三、金融企業(yè)檔案管理的發(fā)展對(duì)策

1.促進(jìn)《規(guī)定》的落實(shí)《規(guī)定》的下發(fā)對(duì)于促進(jìn)我國(guó)金融企業(yè)檔案管理水平提升有重要意義，在金融行業(yè)的檔案管理發(fā)展進(jìn)程中是一個(gè)里程碑式的代表，各級(jí)檔案行政部門及金融企業(yè)都必須積極促進(jìn)《規(guī)定》的落實(shí)，由此促進(jìn)我國(guó)金融企業(yè)檔案管理能夠步人新的臺(tái)階。第一，檔案行政管理部門要積極開展關(guān)于《規(guī)定》中內(nèi)容的解讀，并且做好推廣，將其下發(fā)到本轄區(qū)的行政管理部門，還要將其下發(fā)到各個(gè)金融企業(yè)，組織金融企業(yè)學(xué)習(xí)和解讀《規(guī)定》的內(nèi)容，促進(jìn)其中各項(xiàng)要點(diǎn)都能得到應(yīng)用。第二，各級(jí)檔案行政管理部門要加強(qiáng)對(duì)金融企業(yè)檔案管理工作的監(jiān)督，將檢查工作作為日常工作的重點(diǎn)。第三，金融企業(yè)要組織專業(yè)人員吃透《規(guī)定》中的政策、精神內(nèi)涵等，對(duì)照《規(guī)定》中的要求檢查企業(yè)的檔案管理存在的問題，制定相應(yīng)的優(yōu)化對(duì)策。同時(shí)，金融企業(yè)也要通過檔案管理制度完善的機(jī)會(huì)將《規(guī)定》中的要點(diǎn)與制度內(nèi)容結(jié)合起來，從而提高檔案管理制度的專業(yè)性和規(guī)范性。

2.加強(qiáng)金融企業(yè)檔案的數(shù)字化建設(shè)第一，制定合理的數(shù)字化發(fā)展標(biāo)準(zhǔn)。按照不同類型、不同時(shí)期、不同用途進(jìn)行檔案內(nèi)容的區(qū)分，同時(shí)也能夠明確數(shù)字化檔案的應(yīng)用范圍。結(jié)合金融企業(yè)的實(shí)際情況構(gòu)建數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，讓檔案掃描、校對(duì)、命名、儲(chǔ)存等工作都有據(jù)可依，操作更加規(guī)范；制定完善的數(shù)字化管理制度，進(jìn)一步完善數(shù)字化工作的考核評(píng)估制度、監(jiān)督檢查制度等內(nèi)容，為金融企業(yè)檔案的數(shù)字化建設(shè)保駕護(hù)航。第二，通過利用先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)，按照不同載體、不同格式、不同內(nèi)容的檔案選擇合適的掃描儀器和儲(chǔ)存介質(zhì)等。同時(shí)也要積極應(yīng)用人工智能技術(shù)、圖像識(shí)別技術(shù)以及語(yǔ)義分析技術(shù)，提高檔案管理的自動(dòng)化、智能化；云計(jì)算和物聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用實(shí)現(xiàn)了檔案的云端儲(chǔ)存以及遠(yuǎn)程管理。第三，構(gòu)建數(shù)字化檔案資源共享平臺(tái)。構(gòu)建開放的資源共享平臺(tái)，將各種金融檔案資源展示在平臺(tái)上。同時(shí)構(gòu)建便捷的檔案資源共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)金融檔案的跨機(jī)構(gòu)、跨地區(qū)、跨行業(yè)的共享。構(gòu)建完善數(shù)字化資源保護(hù)機(jī)制，保證金融資源的安全，資源利用也更加合法合規(guī)。

3.促進(jìn)檔案治理體系的構(gòu)建在

《中華人民共和國(guó)檔案法》中明確了企業(yè)要構(gòu)建檔案工作責(zé)任制，企業(yè)要制定專門的檔案管理崗位，還要制定完善的任免機(jī)制、人員背調(diào)、獎(jiǎng)懲機(jī)制、培訓(xùn)機(jī)制等促進(jìn)崗位的完善。金融企業(yè)要盡快地將檔案管理工作統(tǒng)一起來，確定好企業(yè)中檔案管理部門的職責(zé)、構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)、完善管理制度等，對(duì)檔案資源的收集、儲(chǔ)存、整理、應(yīng)用等工作進(jìn)行規(guī)范。在金融企業(yè)內(nèi)部設(shè)置專門的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，主要負(fù)責(zé)監(jiān)督檔案管理工作的開展并給予一定的引導(dǎo)，切實(shí)提高檔案管理部門的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力，保障金融企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，管理工作也能有序開展。

4.加強(qiáng)檔案的安全管理檔案的安全管理能保證有價(jià)值的資源不會(huì)受到損壞、遺失等，要提高檔案安全管理的落實(shí)就要先構(gòu)建檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制、檔案管理主體責(zé)任制等，體系構(gòu)建和完善可以規(guī)范檔案管理人員的行為，促進(jìn)安全管控體系的建設(shè)，保證安全管理職責(zé)能夠落實(shí)到各個(gè)人員身上。管理人員要制定輪班監(jiān)督機(jī)制，主要做好檔案儲(chǔ)存室、檔案儲(chǔ)存設(shè)備等方面的檢查，日常檔案出人要記錄準(zhǔn)確，保證檔案有借有還，不會(huì)出現(xiàn)檔案遺失的情況。信息化社會(huì)下，也要善于利用信息化技術(shù)開展檔案管理，如構(gòu)建檔案信息管理系統(tǒng)和檔案數(shù)字化安全保護(hù)系統(tǒng)，保證檔案信息的安全，不同涉密等級(jí)的資料也要做好不同程度的保護(hù)，加強(qiáng)防火墻和訪問限制，避免重要資料被竊取。

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展推動(dòng)了金融行業(yè)的進(jìn)步，金融企業(yè)發(fā)展規(guī)模的擴(kuò)大也形成了大量的檔案信息，因此各個(gè)金融企業(yè)必須重視結(jié)合自身情況制定合理的檔案管理對(duì)策，規(guī)范檔案收集、儲(chǔ)存、應(yīng)用等流程，只有做好檔案健康管理才可以為金融企業(yè)更加高速、穩(wěn)定的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

（作者單位：青海銀行股份有限公司）