摘要：本文聚焦GSR公司出口業(yè)務(wù)流程優(yōu)化展開研究。2021年我國進出口規(guī)模創(chuàng)新高，中小企業(yè)在進出口中占多數(shù)，但面臨諸多業(yè)務(wù)難題。GSR公司出口業(yè)務(wù)規(guī)模小，存在單據(jù)繁雜、監(jiān)管不到位等問題，導(dǎo)致漏交單等情況。通過梳理業(yè)務(wù)流程及各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)關(guān)系，最終發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)單為流程優(yōu)化的關(guān)鍵突破口?；诖颂岢鰞?yōu)化方案，進出口部經(jīng)理通過對比交單資料與生產(chǎn)單數(shù)據(jù)實施管理，系統(tǒng)性解決了漏交單問題，顯著提高了業(yè)務(wù)執(zhí)行效能，為同類企業(yè)優(yōu)化出口業(yè)務(wù)流程提供了參考路徑。

關(guān)鍵詞：GSR公司；出口業(yè)務(wù)流程；中小企業(yè)；流程優(yōu)化

引言

2021年，我國進出口總額達6.05萬億美元，出口額為3.36萬億美元，年度進出口規(guī)模再創(chuàng)新高，首次突破6萬億美元大關(guān)。自2013年進出口總額首次達到4萬億美元后的8年間，我國進出口規(guī)模在一年內(nèi)連續(xù)跨越5萬億美元和6萬億美元兩大臺階，達到歷史峰值。2006年，我國進出口貿(mào)易占GDP的比重最高達35.4%，此后該比重持續(xù)下降，至2019年降至GDP的17.4%。2019年末，全球范圍內(nèi)暴發(fā)新冠疫情。我國迅速控制疫情并率先實現(xiàn)全國復(fù)工復(fù)產(chǎn)，進出口貿(mào)易隨之持續(xù)增長，占GDP比重快速回升，2021年我國GDP總量約為17.5萬億美元，進出口貿(mào)易占比超過34%。

進出口貿(mào)易在我國國民經(jīng)濟中占據(jù)重要地位，對我國經(jīng)濟發(fā)展意義重大。2021年，我國有進出口實績的企業(yè)達56.7萬家，較上年增加3.6萬家。進出口企業(yè)主要包括國有企業(yè)、私營企業(yè)和外資企業(yè)，業(yè)務(wù)類型涵蓋工廠貿(mào)易一體化企業(yè)、專業(yè)貿(mào)易公司以及跨國公司設(shè)在國內(nèi)的采購部門等[1]。進出口貿(mào)易是一項復(fù)雜的工作，涉及貨物流、資金流和單證流三個獨立流程，且三者相互交織、相互影響。貨物流涵蓋貨物的收發(fā)、運輸、裝卸和倉儲等環(huán)節(jié)，貫穿從工廠發(fā)貨到客戶收貨的整個貨物流轉(zhuǎn)過程。資金流涉及貨款、運費、關(guān)稅等的支付與收取。單證流則涉及貿(mào)易過程中各種單證的流轉(zhuǎn)，包括向海關(guān)提交的報關(guān)資料、向客戶提交的運輸資料、向銀行提交的收款資料以及向稅務(wù)部門提交的征稅或退稅資料等。

各類外貿(mào)企業(yè)性質(zhì)不同、規(guī)模各異，其出口業(yè)務(wù)的具體操作流程也存在差異。大型跨國企業(yè)和大型國有企業(yè)技術(shù)實力雄厚、資金充裕，進出口業(yè)務(wù)規(guī)模龐大，必須構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以支撐公司業(yè)務(wù)，貨物、資金和單據(jù)三個流程環(huán)節(jié)設(shè)置完善、層層把控，極少出現(xiàn)錯誤。多數(shù)中小企業(yè)業(yè)務(wù)規(guī)模較小，無力構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。中小企業(yè)多根據(jù)自身產(chǎn)品特點和業(yè)務(wù)需求設(shè)置適合的工作流程。然而，這些業(yè)務(wù)流程設(shè)計存在不足，在實際操作中引發(fā)諸多問題，影響業(yè)務(wù)的順利推進，甚至可能給企業(yè)帶來嚴重的不良影響和經(jīng)濟損失[2]。

本文擬以GSR公司為例，闡述該公司現(xiàn)有的出口業(yè)務(wù)流程及存在的問題，依據(jù)公司運營相關(guān)理論對現(xiàn)有流程進行梳理、分析和優(yōu)化，助力企業(yè)推動業(yè)務(wù)順利開展，提升企業(yè)基礎(chǔ)管理水平，總結(jié)經(jīng)驗為類似企業(yè)優(yōu)化出口業(yè)務(wù)流程提供參考。

一、GSR公司出口業(yè)務(wù)流程現(xiàn)狀

（一）GSR公司業(yè)務(wù)流程

GSR公司是一家集設(shè)計、生產(chǎn)、運輸、銷售與出口業(yè)務(wù)于一體的綜合性企業(yè)。公司所銷售的產(chǎn)品均為自產(chǎn)工業(yè)用品，廣泛應(yīng)用于國民經(jīng)濟的多個行業(yè)。公司年銷售額約25億元人民幣，銷售市場主要聚焦于國內(nèi)，出口業(yè)務(wù)規(guī)模相對較小，僅占公司總銷售額的5%左右。負責進出口業(yè)務(wù)的進出口部門為GSR公司的直屬二級部門，該部門獨立于國內(nèi)銷售體系運作，但不具備獨立法人資格，也不進行獨立的財務(wù)核算。部門賬目管理以及與稅務(wù)、銀行等相關(guān)部門的對接工作，由公司財務(wù)部指定專人負責[3]。進出口部門現(xiàn)有員工7名，其中設(shè)置正副經(jīng)理各一名，負責部門管理與對外協(xié)調(diào)工作。另有5名業(yè)務(wù)員承擔具體業(yè)務(wù)操作，每名業(yè)務(wù)員獨立負責維護相應(yīng)的客戶群體。鑒于人員配置有限，進出口部門未像專業(yè)貿(mào)易公司那樣設(shè)置單證員崗位。業(yè)務(wù)員需負責從訂單接洽到貨款回收的全流程工作，涵蓋出口業(yè)務(wù)單證處理、貨物運輸以及資金流轉(zhuǎn)等三個獨立流程的全部環(huán)節(jié)。出口貨物的汽車發(fā)運工作，由指定的業(yè)務(wù)員兼職集中負責聯(lián)絡(luò)；財務(wù)做賬與繳稅工作，則由財務(wù)部指定財務(wù)人員專門處理。

GSR公司出口業(yè)務(wù)流程主要包括訂單處理、生產(chǎn)安排、發(fā)貨準備、報關(guān)手續(xù)、裝船出運、交單審核、收款結(jié)算以及繳稅等環(huán)節(jié)。各環(huán)節(jié)緊密相連，出口訂單需按照業(yè)務(wù)流程順序依次執(zhí)行，完成前一環(huán)節(jié)工作后方可進入下一環(huán)節(jié)。圖1為GSR公司出口業(yè)務(wù)的簡易流程圖。

（二）GSR公司單據(jù)流程

國際貿(mào)易中，供需雙方位于不同國家，難以隨時會面，且貨物常需經(jīng)公路、鐵路、輪船等多式聯(lián)運，運輸周期較長，貿(mào)易條款與付款條件亦多種多樣。這些特性決定了國際貿(mào)易工作主要圍繞單據(jù)展開。海關(guān)作為監(jiān)管部門，負責接收并審查企業(yè)提交的報關(guān)單據(jù)，單據(jù)審核通過后，貨物即可放行。海關(guān)采取隨機抽檢模式，并非對每單貨物都進行現(xiàn)場查驗。由于貨物運輸時間遠超單據(jù)傳輸時間，客戶往往在收到單據(jù)后較長時間才會收到貨物。然而，依據(jù)國際貿(mào)易約定，客戶即便未收到實際貨物，在收到合格單據(jù)后也需履行付款義務(wù)。稅務(wù)局則依據(jù)企業(yè)提供的單據(jù)及海關(guān)報關(guān)單，對企業(yè)進行征稅或退稅操作。

GSR公司出口業(yè)務(wù)單據(jù)的設(shè)置緊密貼合業(yè)務(wù)流程。業(yè)務(wù)員在接收客戶訂單時，需簽訂合同以明確雙方權(quán)利與義務(wù)；隨后，依據(jù)合同內(nèi)容制作生產(chǎn)單，工廠則按照生產(chǎn)單要求組織生產(chǎn)。產(chǎn)品生產(chǎn)完成后，進出口公司開具發(fā)貨單并安排發(fā)貨。發(fā)貨后，業(yè)務(wù)員根據(jù)發(fā)貨單與合同制作發(fā)票、裝箱單，并提交給海關(guān)用于報關(guān)。同時，業(yè)務(wù)員需聯(lián)系船公司出具提單，提單作為客戶提貨的關(guān)鍵憑證。提單出具后，業(yè)務(wù)員需將發(fā)票、裝箱單、檢測證書等單據(jù)連同提單一并提交給銀行或客戶，銀行或客戶在收到單據(jù)后按要求支付貨款。最后，業(yè)務(wù)員需整理發(fā)票、裝箱單、提單、合同、生產(chǎn)單、發(fā)貨單及報關(guān)單等全套資料，提交給財務(wù)人員，財務(wù)人員據(jù)此進行賬務(wù)處理，并監(jiān)督貨款回收，同時與稅務(wù)局對接辦理繳稅或退稅事宜。圖1展示了各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)對應(yīng)的單據(jù)情況。

進出口部的兩位經(jīng)理負責依據(jù)業(yè)務(wù)流程對關(guān)鍵環(huán)節(jié)進行把控，并審核相應(yīng)單據(jù)。具體而言，合同需經(jīng)經(jīng)理審查后方可簽字蓋章并執(zhí)行，進出口公司還建立了臺賬對部門合同進行管理。生產(chǎn)單同樣需經(jīng)理審查后才能下達至工廠執(zhí)行。報關(guān)資料在提交給海關(guān)前，也需經(jīng)過經(jīng)理審核。業(yè)務(wù)完成后，整理好的資料須經(jīng)理再次審核，確認無誤后方可提交給財務(wù)人員。

（三）GSR出口業(yè)務(wù)流程存在的問題

GSR公司的出口訂單呈現(xiàn)出金額小、數(shù)量多的特點。對于小訂單而言，每次發(fā)貨均需配備一套完整的單據(jù)。而對于少數(shù)金額較高、數(shù)量較多的訂單，由于工廠生產(chǎn)周期較長，需分批次發(fā)貨，每批次發(fā)貨均對應(yīng)一套單據(jù)。業(yè)務(wù)員需同時維護多個客戶，不同客戶的訂單執(zhí)行進度各異，導(dǎo)致業(yè)務(wù)員需同時處理不同訂單對應(yīng)的多種單據(jù)。由于工作量較大，業(yè)務(wù)員時常處于忙碌狀態(tài)，偶爾會出現(xiàn)工作疏漏。近兩年來，GSR公司多次發(fā)生業(yè)務(wù)員忘記整理交單資料并提交給財務(wù)人員做賬的情況。財務(wù)人員在審計部門審計賬務(wù)以及與稅務(wù)局核對繳稅基礎(chǔ)數(shù)據(jù)時發(fā)現(xiàn)了這一問題，通過倒查發(fā)現(xiàn)是業(yè)務(wù)員忘記提交交單資料所致。這一失誤不僅對公司工作造成了不良影響，甚至引起了稅務(wù)單位對企業(yè)故意瞞報業(yè)績、少繳稅款的懷疑[4]。

二、GSR公司出口業(yè)務(wù)流程優(yōu)化

（一）GSR公司出口業(yè)務(wù)流程運行的問題

GSR公司的出口業(yè)務(wù)呈現(xiàn)出訂單數(shù)量多、單筆訂單金額少的特點，導(dǎo)致單據(jù)種類繁雜且數(shù)量龐大。2021年，公司共有459批次貨物出運，每批次貨物均需對應(yīng)報關(guān)資料、交客戶資料、交公司資料這3套單據(jù)。據(jù)此計算，進出口部門的5位業(yè)務(wù)員平均每年需負責91批次貨物的出口業(yè)務(wù)，并制作整理275套單據(jù)。其中，業(yè)務(wù)量最大的業(yè)務(wù)員甚至負責了260批次貨物的出運，制作整理了780套單據(jù)。在實際操作中，業(yè)務(wù)員往往需同時處理多個批次的貨物，不同環(huán)節(jié)的工作與單據(jù)相互交織，使得工作變得紛繁復(fù)雜，極易產(chǎn)生疏漏，甚至忘記整理和提交某些單據(jù)。

進出口部門的兩位經(jīng)理工作重點主要放在對每個環(huán)節(jié)本身的監(jiān)控以及對應(yīng)單據(jù)的審核上，卻忽略了各環(huán)節(jié)之間的前后呼應(yīng)。鑒于每年有數(shù)百個批次的貨物出運，經(jīng)理們很難對每個批次前后環(huán)節(jié)的呼應(yīng)情況進行一一審查。GSR公司的出口貨物需通過汽車運輸至港口倉庫，在港口完成集裝箱裝載后才能上船出運。然而，并非每批運輸至港口的貨物都能一次性全部裝船出運，常有貨物需留在港口倉庫，等待與下一批次貨物一同裝船。為控制成本，進出口公司多數(shù)情況下會搭配不同客戶的貨物，采用同批次汽車運輸至港口倉庫，并在港口根據(jù)不同客戶的對應(yīng)航線進行重新分配。因此，不能簡單地將工廠發(fā)貨的批次與業(yè)務(wù)員最后整理給交單公司的單據(jù)相對應(yīng)。此外，在貨物裝船前，業(yè)務(wù)員需提交報關(guān)資料，海關(guān)審核通過后放行貨物。值得注意的是，進出口公司除直接出口產(chǎn)品外，還與專業(yè)貿(mào)易公司合作，由專業(yè)貿(mào)易公司自行負責出口報關(guān)工作。同時，部分客戶要求工廠交貨或出運港口交貨，并由客戶自行負責出口報關(guān)。因此，也不能簡單地將報關(guān)批次與業(yè)務(wù)員最后整理給交單公司的單據(jù)相對應(yīng)?；诠粳F(xiàn)有的出口業(yè)務(wù)流程和監(jiān)管重點，進出口公司很難自行發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)員忘記向財務(wù)人員交單的情況。

（二）GSR公司出口業(yè)務(wù)流程運行問題的解決

GSR公司出口業(yè)務(wù)出現(xiàn)的問題主要表現(xiàn)為業(yè)務(wù)員忘記整理資料并提交給財務(wù)人員，進而導(dǎo)致公司賬務(wù)失真。經(jīng)梳理，問題的根源在于出口業(yè)務(wù)特點、業(yè)務(wù)員工作繁重導(dǎo)致的工作疏漏以及監(jiān)管不到位，而更深層次的原因則在于出口業(yè)務(wù)流程設(shè)置的不完善。

針對上述問題，GSR公司認真梳理了出口業(yè)務(wù)流程及各環(huán)節(jié)之間的關(guān)系，并找出了關(guān)鍵節(jié)點。梳理流程后發(fā)現(xiàn)，與客戶簽署的合同是整個流程的基石，所有環(huán)節(jié)和對應(yīng)的單據(jù)均以合同為起點展開。具體而言，一個合同可以派生出多個生產(chǎn)單，一個生產(chǎn)單可以分多個批次發(fā)貨至港口，同一批次可能產(chǎn)生多個報關(guān)單，而不同批次也可能共同組合成一個報關(guān)單。需要注意的是，對于客戶自行報關(guān)的合同，GSR公司不會產(chǎn)生自己的報關(guān)單。以圖2為例，生產(chǎn)單1對應(yīng)的是客戶自行報關(guān)的特殊合同，因此不會產(chǎn)生GSR公司自己的報關(guān)單。而生產(chǎn)單2則產(chǎn)生了三個發(fā)貨單，其中發(fā)貨單2-1分兩個批次報關(guān)出運，產(chǎn)生了兩張報關(guān)單；發(fā)貨單2-2、發(fā)貨單2-3與生產(chǎn)單3產(chǎn)生的發(fā)貨單3-1則合并成一個批次報關(guān)出運，產(chǎn)生了一個報關(guān)單。通常情況下，一個報關(guān)單對應(yīng)一個提單，也對應(yīng)一套交給財務(wù)的資料。

經(jīng)過細致的分析，本研究發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)單是控制流程中的關(guān)鍵節(jié)點。生產(chǎn)單作為承上啟下的核心文件，連接合同與發(fā)貨單，其內(nèi)容的變動將導(dǎo)致一系列的排列組合，進而產(chǎn)生不定數(shù)量的公司交單資料。

本研究通過對比提交給財務(wù)部門的交單資料與生產(chǎn)單上的數(shù)據(jù)，剔除已交單的件數(shù)。當生產(chǎn)單上的所有件數(shù)均通過交單資料的數(shù)據(jù)得以核銷時，表明該生產(chǎn)單的執(zhí)行任務(wù)已經(jīng)完成，并且已經(jīng)提交給財務(wù)部門進行記賬處理。依據(jù)與客戶簽訂的合同條款，生產(chǎn)單的執(zhí)行存在時間限制。若生產(chǎn)單上的貨物件數(shù)在超過常規(guī)執(zhí)行時間后仍未通過交單資料核銷，這表明生產(chǎn)執(zhí)行過程中出現(xiàn)了問題。此時，應(yīng)按照業(yè)務(wù)流程的順序進行排查，及時解決發(fā)現(xiàn)的問題，以確保訂單的順利執(zhí)行和財務(wù)的及時記賬[5]。

（三）GSR公司出口業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化方案

通過對GSR公司出口業(yè)務(wù)流程的系統(tǒng)梳理與分析，本研究旨在識別流程間的相互作用，確定關(guān)鍵控制節(jié)點，并通過對比財務(wù)交單資料與生產(chǎn)單，及時識別并解決訂單執(zhí)行過程中的潛在問題，確保訂單的準時完成。相較于原有流程，優(yōu)化后的流程未增加任何環(huán)節(jié)，亦未改變各環(huán)節(jié)的執(zhí)行順序。業(yè)務(wù)人員僅需額外提交生產(chǎn)單的復(fù)印件給經(jīng)理。在審核業(yè)務(wù)人員提交給財務(wù)部門的交單資料時，經(jīng)理將對照交單資料與生產(chǎn)單數(shù)據(jù)，對生產(chǎn)單進行有效管理。一旦經(jīng)理發(fā)現(xiàn)所持生產(chǎn)單已超出訂單的常規(guī)執(zhí)行時間，將與業(yè)務(wù)人員共同審查生產(chǎn)單后續(xù)的每一個環(huán)節(jié)。針對生產(chǎn)問題，將與工廠溝通以加快生產(chǎn)進度；針對發(fā)貨問題，將與運輸公司協(xié)調(diào)以確保及時發(fā)貨；針對報關(guān)問題，將與海關(guān)機構(gòu)協(xié)調(diào)以完成報關(guān)流程；針對出運問題，將與船運公司聯(lián)系以安排艙位；針對遺忘交單問題，將及時向公司財務(wù)部門提交相關(guān)單據(jù)；針對收款問題，將與客戶及銀行聯(lián)系以確保及時收款。優(yōu)化后的流程圖見圖3，該圖通過箭頭指示展示了流程間新的邏輯關(guān)系。按照優(yōu)化后的流程管理公司的出口業(yè)務(wù)，很好地解決了GSR公司出口業(yè)務(wù)遇到的漏交單問題，及時發(fā)現(xiàn)訂單執(zhí)行過程中遇到的問題，提高各個環(huán)節(jié)執(zhí)行的效果，保證了客戶訂單及時順利執(zhí)行，提高了進出口公司的基礎(chǔ)管理工作，提升了進出口的工作業(yè)績。

三、總結(jié)

2021年，我國有進出口實績的企業(yè)數(shù)量達到56.7萬家，其中絕大多數(shù)為中小企業(yè)。這些中小企業(yè)受限于資源與規(guī)模，難以構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以支撐出口業(yè)務(wù)。眾多企業(yè)面臨著與GSR公司相似的問題。本文對GSR公司出口業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化過程展開了分析研究，發(fā)現(xiàn)該公司在出口業(yè)務(wù)管理工作中，僅側(cè)重于對各環(huán)節(jié)本身的把控以及對應(yīng)單據(jù)的審核，卻忽視了各環(huán)節(jié)之間的內(nèi)在邏輯聯(lián)系，進而致使出口業(yè)務(wù)管理出現(xiàn)漏洞。通過深入梳理并分析業(yè)務(wù)流程及其內(nèi)部各環(huán)節(jié)之間的邏輯關(guān)系，GSR公司精準定位了關(guān)鍵控制節(jié)點，并通過對流程進行優(yōu)化，對管理內(nèi)容做出了合理調(diào)整，成功解決了企業(yè)所遭遇的問題，有效改進了企業(yè)的基礎(chǔ)管理工作。本研究為類似企業(yè)提供了一條可供參考的路徑，以優(yōu)化其自身的業(yè)務(wù)流程，具有一定的借鑒價值。

參考文獻：

[1]海關(guān)總署.2021年12月全國進出口總值表（美元值）[EB/OL].2022-01-14.

[2]人民日報海外版.2021年中國外貿(mào)數(shù)據(jù)官方解析[N].2022-01-16.

[3]《經(jīng)濟研究》智庫“經(jīng)濟形勢分析課題組”.《2021年中國外貿(mào)形勢分析與2022年展望》[EB/OL].2022-02-10.

[4]經(jīng)濟日報.二〇二一年進出口規(guī)模首次突破六萬億美元——“十四五”外貿(mào)開局良好[N].2022-01-15.

[5]李前.2021年外貿(mào)企業(yè)生存現(xiàn)狀調(diào)查報告[J].進出口經(jīng)理人，2021（10）：30-31.

（作者簡介：王京偉，貴州財經(jīng)大學在職研究生，外貿(mào)部經(jīng)理）