中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A

檔案管理是基層事業(yè)單位日常運作中不可或缺的環(huán)節(jié)，隨著數(shù)字化時代的到來，電子信息化在檔案管理中的作用愈發(fā)突出。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式由于效率低下、查詢復(fù)雜和安全性不足，已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代單位對信息化管理的需求。電子信息化的引人不僅改變了檔案的存儲方式，還極大地提升了管理的整體效能。但在實際推進過程中，仍然存在諸多問題，如硬件和基礎(chǔ)設(shè)施滯后、信息安全漏洞以及檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化缺失，嚴(yán)重阻礙了電子信息化建設(shè)的進程。

一、電子信息化建設(shè)在基層事業(yè)單位檔案管理中的重要性分析

1.提高檔案的管理效率

在基層事業(yè)單位檔案管理工作中，通過信息技術(shù)對檔案自動編碼和標(biāo)識，系統(tǒng)能夠在極短時間內(nèi)完成資料的分類和存儲，使得數(shù)據(jù)的錄人和更新變得高效而精準(zhǔn)。以基層事業(yè)單位常見的人事檔案管理為例，紙質(zhì)檔案管理模式下的文件調(diào)閱往往需要數(shù)小時甚至數(shù)天，而在信息化系統(tǒng)中，短短幾秒鐘便可通過關(guān)鍵詞或編碼將需要的文件精準(zhǔn)定位。檔案的存儲不再是堆積如山的紙張，而是被轉(zhuǎn)化為可供系統(tǒng)隨時調(diào)用的數(shù)字資源，這種轉(zhuǎn)變在操作時間上帶來質(zhì)的飛躍，更重要的是改變了檔案管理的空間依賴，徹底擺脫了實體介質(zhì)對管理的束縛。

系統(tǒng)化的管理流程還進一步提高了檔案管理的透明度和可追溯性。在傳統(tǒng)的檔案調(diào)閱過程中，文件的錯放、遺漏常常是效率低下的主要原因，而信息化系統(tǒng)的應(yīng)用讓所有的檔案管理行為都可追溯，每一個操作步驟、權(quán)限調(diào)動都被精確記錄。在基層單位，檔案管理人員經(jīng)常需要面對臨時文件調(diào)取或緊急任務(wù)等突發(fā)狀況，信息化系統(tǒng)賦予其快速反應(yīng)的能力，能夠有效化解這一類突發(fā)狀況。這種效率的提升并不局限于局部功能的改善，而是對整個檔案管理邏輯實行了一次徹底的重構(gòu)，使其更加符合現(xiàn)代管理需求，提高了管理效率。同時，也為基層事業(yè)單位的整體管理能力的提高提供了更廣闊的空間和更多可能性。

2.增強信息存儲與安全性

在技術(shù)層面，構(gòu)建穩(wěn)固的信息存儲架構(gòu)不只是單純地依賴云存儲技術(shù)或本地服務(wù)器的選擇，還在于如何利用多層級的存儲備份系統(tǒng)來抵御潛在風(fēng)險。具體來說，通過數(shù)據(jù)分布式存儲技術(shù)，將重要檔案數(shù)據(jù)同時保存于多個存儲節(jié)點上，即便單一節(jié)點出現(xiàn)故障，其他節(jié)點仍能保證數(shù)據(jù)的完整性和可用性，提升數(shù)據(jù)的存儲穩(wěn)定性和檔案的安全性，避免了因單點故障導(dǎo)致數(shù)據(jù)全部丟失的風(fēng)險。此外，冗余存儲技術(shù)通過數(shù)據(jù)備份與冗余設(shè)計，確保信息在遭遇意外事故時能夠迅速被恢復(fù)，避免了檔案的永久損毀。

在電子信息化檔案管理中，安全不僅是物理層面的防范，還是數(shù)據(jù)層面的多重加密處理?，F(xiàn)代加密算法，如非對稱加密和哈希算法，能夠確保檔案數(shù)據(jù)在傳輸、存儲過程中不被篡改或惡意竊取，這類技術(shù)在提高數(shù)據(jù)保密性的同時，確保了檔案數(shù)據(jù)在調(diào)取和傳遞中的真實性和不可更改性。特別是在與不同部門、人員檔案共享時，通過權(quán)限管理和數(shù)據(jù)加密，能夠有效避免內(nèi)部人員的惡意操作或泄露數(shù)據(jù)，形成嚴(yán)密的檔案使用保護機制。

然而，基層事業(yè)單位在推進電子信息化建設(shè)時，單靠技術(shù)難以保證檔案安全，必須結(jié)合嚴(yán)格的檔案管理流程，如定期的數(shù)據(jù)備份、權(quán)限審核和安全日志監(jiān)控等操作，以實現(xiàn)系統(tǒng)性的數(shù)據(jù)安全管理。數(shù)據(jù)備份是一種對檔案完整性和歷史記錄的長期保障。通過定期自動備份，能夠確保數(shù)據(jù)版本的多樣化，從而有效應(yīng)對檔案數(shù)據(jù)的意外丟失或損壞。

3.優(yōu)化檔案共享與利用

2.制定規(guī)范化管理標(biāo)準(zhǔn)

在基層事業(yè)單位檔案管理的電子信息化建設(shè)中，各類檔案數(shù)據(jù)不再孤立存儲于各部門的內(nèi)部服務(wù)器或文件柜中，而是通過統(tǒng)一的電子檔案系統(tǒng)有序整合。所有信息在存儲時都被賦予獨特的編碼和分類標(biāo)識，用戶能夠根據(jù)需求在最短的時間內(nèi)調(diào)取所需檔案，避免了傳統(tǒng)模式下的多次申請、層層審批與跨部門溝通的煩瑣過程。通過跨平臺的數(shù)據(jù)對接和整合，檔案信息可以在單位各部門之間無縫傳遞，如當(dāng)人事部門需要調(diào)用財務(wù)檔案時，無需再通過層級復(fù)雜的書面申請流程，而是直接通過系統(tǒng)請求授權(quán)訪問，不僅大幅提高了數(shù)據(jù)調(diào)用的效率，還減少了人為操作帶來的誤差與滯后。

優(yōu)化檔案的共享與利用，并不意味著所有人都能夠無差別地訪問任何信息。相反，如何在共享的同時保證信息的安全性與使用的合法性，是電子信息化建設(shè)的一大挑戰(zhàn)。通過基于角色的權(quán)限控制（Role-BasedAccessControl，RBAC），檔案管理系統(tǒng)可以為不同崗位設(shè)定不同的權(quán)限等級。這樣，每個用戶根據(jù)其崗位職責(zé)，只能訪問與其工作內(nèi)容相關(guān)的檔案信息。系統(tǒng)不僅能夠限定訪問權(quán)限，還能記錄每一次的檔案調(diào)閱和修改操作，確保每一份文件的使用過程都能追溯，有效避免內(nèi)部信息被泄露或濫用的風(fēng)險。比如，在檔案管理系統(tǒng)，財務(wù)人員只能調(diào)閱與財務(wù)相關(guān)的文件，無法訪問人事檔案，這一調(diào)閱行為會被記錄和監(jiān)控，從而保障了信息在共享中的安全性。

二、基層事業(yè)單位檔案管理電子信息化的實施策略

1.加強檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的首要任務(wù)是確保它能夠適應(yīng)檔案管理需求的變化，而不是局限于現(xiàn)有功能，這就要求系統(tǒng)具有高度的靈活性和可擴展性。傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)往往設(shè)計僵化，難以應(yīng)對未來業(yè)務(wù)擴展時產(chǎn)生的新增需求，導(dǎo)致系統(tǒng)無法跟上實際管理的步伐。而模塊化設(shè)計則提供了一種有效的解決方案。通過將系統(tǒng)劃分為獨立但相互協(xié)作的模塊，基層單位可以根據(jù)需要逐步擴展系統(tǒng)功能，無須重構(gòu)整個架構(gòu)。

此外，基層事業(yè)單位的檔案管理并非獨立存在，通常需要與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)，如人事、財務(wù)系統(tǒng)協(xié)同工作。如果檔案系統(tǒng)缺乏與其他系統(tǒng)的有效對接能力，信息孤島現(xiàn)象將不可避免。為了避免這一困境，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)在建設(shè)初期就考慮與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接需求，確保數(shù)據(jù)能夠在不同系統(tǒng)間順暢流通，不僅提高了信息的利用率，還能實現(xiàn)業(yè)務(wù)協(xié)同，提高單位整體運作效率。通過開放的API接口和標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)協(xié)議，檔案系統(tǒng)能夠自動從其他系統(tǒng)中獲取所需數(shù)據(jù)，同時也能向外部系統(tǒng)提供檔案信息，形成高效的數(shù)據(jù)共享環(huán)境。

由于基層單位的檔案信息種類繁多，涉及人事、財務(wù)以及項目管理等領(lǐng)域，不同部門對檔案管理的要求各不相同，導(dǎo)致數(shù)據(jù)格式混亂，系統(tǒng)難以兼容各類檔案。在標(biāo)準(zhǔn)化過程中，必須針對不同類型的檔案設(shè)立具體的管理細則，明確每一類檔案的格式要求。

例如，人事檔案電子化存儲應(yīng)統(tǒng)一為特定的文件類型，如PDF或DOC格式，并且需要按照特定的字段分類和命名。這樣的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)統(tǒng)一有利于系統(tǒng)的檢索和調(diào)用，還能確保不同部門之間信息共享的順暢。此外，檔案的元數(shù)據(jù)，如創(chuàng)建日期、修改歷史及訪問權(quán)限等，也應(yīng)被嚴(yán)格記錄并規(guī)范化，以便追蹤每一個檔案的全生命周期，這些細節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化為未來的數(shù)據(jù)交換、審核和監(jiān)管奠定了堅實的基礎(chǔ)。

在電子信息化的環(huán)境中，標(biāo)準(zhǔn)化管理應(yīng)當(dāng)規(guī)定不同崗位或職級的檔案訪問權(quán)限，還應(yīng)明確檔案在不同階段的安全級別和訪問條件。例如，某些涉及敏感信息的檔案只允許特定權(quán)限的人員訪問，系統(tǒng)應(yīng)通過設(shè)置精確的權(quán)限控制和審核機制，確保檔案的調(diào)用記錄可追溯，并且所有變動都有據(jù)可查。各類檔案應(yīng)根據(jù)其敏感程度被賦予相應(yīng)的安全級別，并采取相應(yīng)的加密措施。這一切需在制定規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)時詳盡規(guī)定，以確保系統(tǒng)的每一個操作流程均處于可控和可預(yù)見的范圍內(nèi)。

3.加強檔案管理人員培訓(xùn)

在基層事業(yè)單位推行電子信息化檔案管理過程中，再先進的系統(tǒng)，若缺乏掌握系統(tǒng)操作的人員，其效用都將大打折扣。對于檔案管理人員而言，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理思想根深蒂固，轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊芾聿粌H是對操作技能的挑戰(zhàn)，還是對檔案管理理念的深度重塑。因而技術(shù)培訓(xùn)必須覆蓋檔案管理系統(tǒng)的全流程操作，從數(shù)據(jù)錄入、存儲以及查詢到權(quán)限管理等，確保每一個管理環(huán)節(jié)都能被熟練掌握。技術(shù)培訓(xùn)不能只是簡單地教授如何使用系統(tǒng)界面，而是應(yīng)著重培養(yǎng)檔案人員的技術(shù)應(yīng)對能力和問題解決能力，要求培訓(xùn)內(nèi)容讓檔案管理人員能夠獨立處理系統(tǒng)運行中的突發(fā)狀況，培養(yǎng)其故障識別和排查能力。例如，在檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)異?；蛳到y(tǒng)崩潰的情況下，檔案管理人員需要能夠快速判斷問題根源，并采取適當(dāng)?shù)难a救措施，而不是被動地等待技術(shù)人員的處理。

培訓(xùn)還應(yīng)特別強調(diào)檔案管理理念的更新。電子信息化管理的核心在于數(shù)據(jù)的流通與共享，而這一點與傳統(tǒng)的檔案“保密性優(yōu)先”理念存在一定沖突，所以，管理人員需要在培訓(xùn)中學(xué)習(xí)如何在信息開放與保密之間尋求平衡，并合理運用權(quán)限管理和數(shù)據(jù)加密技術(shù)，確保檔案既能在必要時高效共享，又不泄露敏感信息。通過理論與實際操作結(jié)合的方式，檔案管理人員可以更加深刻地理解電子信息化時代檔案管理的多維度要求，進而提高他們在實際工作中的應(yīng)變能力和決策水平。

三、電子信息化檔案管理面臨的挑戰(zhàn)與應(yīng)對措施

1.硬件和基礎(chǔ)設(shè)施不足

許多基層單位在信息化轉(zhuǎn)型過程中，往往缺乏足夠的資金投入與技術(shù)支持，導(dǎo)致現(xiàn)有的硬件設(shè)施無法滿足檔案管理的實際需求，這種不足不僅體現(xiàn)在設(shè)備設(shè)施的陳舊和性能落后上，還包括網(wǎng)絡(luò)帶寬的有限性、存儲空間的匱乏和數(shù)據(jù)傳輸速度的遲緩等方面的問題。尤其是在面對大規(guī)模數(shù)據(jù)存儲和高頻次的檔案調(diào)用時，硬件設(shè)施的局限性極易造成系統(tǒng)運行的瓶頸。檔案管理系統(tǒng)對存儲設(shè)備和服務(wù)器要求較高，普通的硬件配置無法承載高效的數(shù)據(jù)流動和存儲，最終影響管理效率和數(shù)據(jù)安全。

硬件設(shè)施的滯后還可能導(dǎo)致電子化檔案管理在最基本的存儲和調(diào)用環(huán)節(jié)出現(xiàn)嚴(yán)重問題。例如，基層事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境通常較為落后，帶寬不夠、信號不穩(wěn)定，導(dǎo)致用戶在訪問檔案系統(tǒng)時頻繁遇到卡頓、系統(tǒng)崩潰或數(shù)據(jù)丟失的問題。尤其是在檔案信息量龐大、訪問需求高的情況下，低性能的服務(wù)器根本無法負擔(dān)實時數(shù)據(jù)的處理，容易產(chǎn)生長時間的響應(yīng)延遲。此外，硬件基礎(chǔ)設(shè)施不足還會影響檔案數(shù)據(jù)的備份和安全保障。缺乏高質(zhì)量的服務(wù)器和存儲設(shè)備，檔案數(shù)據(jù)的冗余備份無法高效處理，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或損壞的風(fēng)險增大。尤其是在突發(fā)斷電、網(wǎng)絡(luò)中斷等不可控情況下，傳統(tǒng)基礎(chǔ)設(shè)施更難以快速恢復(fù)數(shù)據(jù)，進一步加劇了電子化檔案管理的脆弱性。

2.信息安全隱患

在基層事業(yè)單位的檔案管理電子化進程中，電子檔案的存儲、傳輸和管理相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，更容易面臨數(shù)據(jù)被泄露、篡改和丟失的風(fēng)險。特別是在信息化基礎(chǔ)較為薄弱的基層單位，信息安全意識薄弱，防護措施存在缺陷，為網(wǎng)絡(luò)攻擊、內(nèi)部濫用等多種威脅提供了可乘之機。因而如何加強電子檔案管理的安全保障，成為推動檔案信息化的核心挑戰(zhàn)之一。

此外，由于檔案系統(tǒng)需要通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)跨部門、跨地域的共享和調(diào)用，數(shù)據(jù)在傳輸過程中容易受到外部攻擊，如黑客人侵、惡意軟件植人等。尤其是在網(wǎng)絡(luò)防護薄弱的情況下，人事檔案、財務(wù)報告等敏感信息可能被惡意獲取或篡改。這類風(fēng)險并不局限于外部攻擊，內(nèi)部人員的濫用同樣可能導(dǎo)致嚴(yán)重后果。檔案管理系統(tǒng)若沒有嚴(yán)格的權(quán)限控制，任何未經(jīng)授權(quán)的人員都可以輕易訪問或修改關(guān)鍵數(shù)據(jù)，導(dǎo)致信息被泄露或濫用。即便是合法的檔案使用者，在處理檔案時，也可能因操作失誤、系統(tǒng)漏洞等問題，導(dǎo)致數(shù)據(jù)意外丟失或損壞。

面對這些信息安全隱患，檔案管理系統(tǒng)需要加強網(wǎng)絡(luò)層的防護，通過設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)以及定期的網(wǎng)絡(luò)安全審計，最大限度地減少外部攻擊的可能性。數(shù)據(jù)加密技術(shù)也應(yīng)作為必備手段，確保即使數(shù)據(jù)在傳輸過程中被截獲，攻擊者也無法解讀其中的內(nèi)容。另外，內(nèi)部權(quán)限管理機制必須得到細化和強化，通過身份驗證、操作日志追蹤等方式，確保每一個操作環(huán)節(jié)都可被追溯，責(zé)任明確，防止內(nèi)部濫用和意外損失。

3.檔案數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化問題

在基層事業(yè)單位的檔案管理電子信息化過程中，標(biāo)準(zhǔn)化不僅影響檔案信息的存儲、分類和檢索效率，還深刻決定著跨部門數(shù)據(jù)共享的可操作性與準(zhǔn)確性。在實際工作中，因各部門使用不同的數(shù)據(jù)格式、命名規(guī)則以及存儲結(jié)構(gòu)，導(dǎo)致信息傳遞困難，檔案系統(tǒng)難以兼容這些不同格式的數(shù)據(jù)，阻礙了檔案管理的高效運作，不僅影響了檔案的利用效率，還增加了檔案信息的整理和維護成本。數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的缺失，直接導(dǎo)致信息無法在多部門、多系統(tǒng)之間順暢流動，形成了信息孤島的局面，最終與電子信息化的初衷背道而馳。

要解決檔案數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化問題，不同類別的檔案文件應(yīng)當(dāng)有明確的格式要求，文件格式、元數(shù)據(jù)內(nèi)容（創(chuàng)建時間、修改時間、檔案類型）等都應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范。以人事檔案為例，涉及個人信息的文件應(yīng)按統(tǒng)一格式存儲，信息字段必須涵蓋姓名、出生日期和崗位信息等核心數(shù)據(jù)，避免同一類信息以不同格式存儲，導(dǎo)致查詢效率降低。同時，檔案系統(tǒng)應(yīng)引入通用的文檔格式標(biāo)準(zhǔn)，如PDF/A格式，以保證文檔長期存儲的穩(wěn)定性和可讀性，避免未來系統(tǒng)更新或遷移時出現(xiàn)格式兼容問題。

四、結(jié)語

綜上所述，開展電子信息化檔案管理無疑是基層事業(yè)單位現(xiàn)代化的必由之路，不僅提高了工作效率，還為信息的安全與共享提供了更優(yōu)的解決方案。然而，電子化建設(shè)并非一蹴而就，其背后涉及技術(shù)、管理以及人員培訓(xùn)等多方面因素，決定了其實施的成敗。只有通過完善硬件設(shè)施、強化系統(tǒng)安全防護以及推進檔案數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，基層事業(yè)單位才能真正實現(xiàn)檔案管理的高效化、智能化。

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作者單位：德州軍用飲食供應(yīng)站