《電子檔案管理辦法》要求，組織機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)積極應(yīng)用新一代信息技術(shù)，不斷提高電子檔案管理水平。隨著互聯(lián)網(wǎng) + 時(shí)代的到來，數(shù)字化和信息化技術(shù)興起，醫(yī)院檔案管理的面貌發(fā)生根本性改變，推動檔案管理向信息化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型。但是伴隨科技與檔案管理的深度融合，醫(yī)院檔案管理也存在一定的問題，需要創(chuàng)新管理方式，充分吸收借鑒現(xiàn)代檔案治理經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)檔案工作在創(chuàng)新與穩(wěn)定中闊步前行。

1 “互聯(lián)網(wǎng)”時(shí)代對醫(yī)院檔案管理工作的影響

1.1信息共享更加便捷

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，信息流動性加大，醫(yī)院檔案資源不再局限于某一部門或領(lǐng)域，檔案資源的使用價(jià)值得到更廣泛應(yīng)用。醫(yī)院可以實(shí)時(shí)共享病案資料、藥品信息等，有利于實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置，減少中介環(huán)節(jié)。各部門能夠及時(shí)了解病人數(shù)量、病情變化和藥品資料，為患者診療提供幫助。同時(shí)，檔案信息共享還能促進(jìn)區(qū)域的醫(yī)療合作，推動醫(yī)改工作的順利進(jìn)行?；ヂ?lián)網(wǎng)技術(shù)的進(jìn)步促進(jìn)了信息資源在全國范圍內(nèi)的流動，為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)和人民群眾的健康提供更廣闊的機(jī)遇，增強(qiáng)醫(yī)院工作的透明度和影響力。

1.2檔案管理更加高效

借助互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，醫(yī)院檔案管理流程實(shí)現(xiàn)再造。從檔案收集來看，數(shù)據(jù)資源實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)上傳，減少中間環(huán)節(jié)，降低信息丟失和不完善的風(fēng)險(xiǎn)，檔案完整性得以保證。從整理角度來說，數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)可以根據(jù)預(yù)設(shè)的規(guī)則實(shí)現(xiàn)自動分類、排序，極大提高工作效率，檔案資源的管理效能與信息技術(shù)發(fā)展實(shí)現(xiàn)同頻共振l。從檔案服務(wù)來看，智能檢索和推薦系統(tǒng)能夠快速進(jìn)行信息供給，人民群眾對檔案服務(wù)的新要求得到滿足，并且管理人員也能隨時(shí)掌握資源流向與狀態(tài)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的科學(xué)管理。

1.3檔案存儲實(shí)現(xiàn)變革

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要大量的物理存儲空間，而且隨著時(shí)間的推移，紙質(zhì)檔案容易受到環(huán)境因素的影響，如火災(zāi)、蟲害等，這些都可能導(dǎo)致檔案的損失?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代，云儲存等大容量設(shè)備的廣泛應(yīng)用，不僅節(jié)省大量空間，還降低了檔案管理成本。數(shù)字化存儲還具有易復(fù)制、易遷移的特點(diǎn)，方便對檔案進(jìn)行備份和異地存儲，進(jìn)一步提高檔案的安全性和可靠性。醫(yī)院檔案濫用的風(fēng)險(xiǎn)是新時(shí)期的重要課題，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)通過設(shè)置權(quán)限，對檔案進(jìn)行分級管理，實(shí)現(xiàn)不同用戶的分類控制和權(quán)限操作，有利于進(jìn)一步保障患者隱私，維護(hù)人民群眾的合法權(quán)益。

1.4檔案服務(wù)更加多元

隨著醫(yī)院檔案信息系統(tǒng)的不斷完善和整體信息化水平的不斷提高，各種應(yīng)用系統(tǒng)和硬件設(shè)備積累越來越多的檔案和日志數(shù)據(jù)，這為醫(yī)院提供更好的檔案服務(wù)奠定了客觀基礎(chǔ)。通過網(wǎng)絡(luò)平臺或者新媒體，患者可以隨時(shí)隨地查詢個(gè)人病案檔案，檔案便捷化程度極大提升。各業(yè)務(wù)部門可以快速配置和修改檔案資源內(nèi)容，共享利用其他部門的數(shù)據(jù)。醫(yī)生依托智慧檔案可自動采集患者的數(shù)據(jù)，綜合分析臨床病情，明確診斷思路，提高了醫(yī)療服務(wù)水平。

1.5檔案利用更加科學(xué)

信息技術(shù)促使傳統(tǒng)的檔案管理從被動記錄向主動管理轉(zhuǎn)變，為醫(yī)療決策提供更加豐富和精準(zhǔn)的數(shù)據(jù)支持。利用數(shù)據(jù)分析工具發(fā)現(xiàn)檔案中的規(guī)律與趨勢，為個(gè)性化醫(yī)療和精準(zhǔn)治療提供基礎(chǔ)。通過分析流行病和慢性病患者的檔案，對患者的年齡、體征、用藥效果等進(jìn)行分析，總結(jié)更具價(jià)值的綜合信息，為疾病防控提供參考。對就醫(yī)人員年齡的數(shù)據(jù)分析，可以判斷某項(xiàng)疾病的高發(fā)季節(jié)，為醫(yī)院準(zhǔn)備醫(yī)療物資提供參考。總之，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的檔案管理從單一的信息管理向提供資政服務(wù)轉(zhuǎn)變，具有現(xiàn)代化的決策支持功能。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

2.1信息化水平不高

近年來，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)方面取得部分成績，醫(yī)院各部門也通過互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)手段開展部分?jǐn)?shù)據(jù)應(yīng)用工作。但是隨著電子檔案數(shù)據(jù)填報(bào)等先進(jìn)信息手段的應(yīng)用，醫(yī)院各部門的檔案數(shù)據(jù)各自為政，信息孤島現(xiàn)象多，一套數(shù)據(jù)要在多個(gè)系統(tǒng)上填報(bào)，重復(fù)率高，檔案的實(shí)際利用率低，現(xiàn)階段檔案信息化并未能提高檔案管理的水平。借助先進(jìn)的信息化技術(shù)，讓數(shù)據(jù)化與檔案管理深度融合并未達(dá)到效果，檔案智慧無法提升到醫(yī)院現(xiàn)代化管理的高度。

2.2檔案利用不充分

檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型深度不夠，雖然患者的個(gè)人信息實(shí)名認(rèn)證的檔案數(shù)據(jù)真實(shí)有效，但現(xiàn)階段尚未實(shí)現(xiàn)智慧型檔案決策管理，未能與居民生活息息相關(guān)的領(lǐng)域方面相貫通。比如，無法預(yù)防慢性病、流感預(yù)警、醫(yī)療物質(zhì)儲備等檔案資源總結(jié)規(guī)律，為醫(yī)院提供決策支持。檔案服務(wù)方式單一，多數(shù)局限于查詢和收集，大量寶貴的數(shù)據(jù)資源未能轉(zhuǎn)化為檔案智慧。群眾利用流程煩瑣，個(gè)人病例檔案線上利用未實(shí)現(xiàn)破題，群眾獲得感不強(qiáng)。

2.3安全隱患較突出

檔案數(shù)據(jù)備份意識薄弱，備份架構(gòu)、備份軟件技術(shù)應(yīng)用不到位，關(guān)鍵檔案數(shù)據(jù)備份比例低。網(wǎng)絡(luò)安全抵御風(fēng)險(xiǎn)能力不足，黑客可能侵入系統(tǒng)竊取患者數(shù)據(jù)，造成不可挽回的損失。檔案分級管理不到位，權(quán)限設(shè)置不合理，檔案數(shù)據(jù)濫用風(fēng)險(xiǎn)突出。缺乏完備的應(yīng)急預(yù)案與響應(yīng)機(jī)制，安全問題不能及時(shí)化解。

2.4數(shù)據(jù)管理質(zhì)量低

檔案數(shù)據(jù)碎片化、非結(jié)構(gòu)化現(xiàn)象問題突出，進(jìn)行技術(shù)整合的成本相對較高。檔案數(shù)據(jù)監(jiān)督管理難度大，數(shù)據(jù)來源復(fù)雜，數(shù)據(jù)質(zhì)量參差不齊，不同部門系統(tǒng)多頭管理致使工作人員重復(fù)勞動、疲于應(yīng)對，各類檔案統(tǒng)計(jì)口徑不一、底數(shù)不清，檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新難以保證[2。比如，檔案資源分散在各個(gè)系統(tǒng)，缺乏統(tǒng)一的管理和共享機(jī)制，依然存在系統(tǒng)不銜接、部門不協(xié)同、制度不完善、交互不暢通等問題，導(dǎo)致數(shù)據(jù)難以整合和利用。

2.5人員素質(zhì)不達(dá)標(biāo)

醫(yī)院檔案管理人員缺乏系統(tǒng)化的知識培訓(xùn)，對檔案數(shù)據(jù)管理和技術(shù)不熟悉，無法熟練應(yīng)用新知識工具與軟件分析。由于管理人員習(xí)慣于傳統(tǒng)的檔案管理方式，對新的治理模式和手段接受程度不高，不能適應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的要求。管理人員基本功不夠扎實(shí)，檔案分類、編碼和收集質(zhì)量不高，知識水平難以應(yīng)對需求的變化與技術(shù)的更新。

3 “互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下做好醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新措施

3.1深化數(shù)據(jù)治理

一是厘清檔案資源。建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)資源管理體系。醫(yī)院各內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)制定本部門的檔案數(shù)據(jù)目錄，并實(shí)行動態(tài)管理。加強(qiáng)檔案歸集質(zhì)量檢測，提升數(shù)據(jù)目錄管理的科學(xué)性和實(shí)效性。研究制定檔案數(shù)據(jù)歸集標(biāo)準(zhǔn)，避免資源歸集不規(guī)范，持續(xù)提高數(shù)據(jù)編自標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平。二是提升檔案質(zhì)量。梳理群眾的利用需求，明確檔案歸集數(shù)量和責(zé)任部門，夯實(shí)質(zhì)量管理責(zé)任，提升檔案的權(quán)威性、準(zhǔn)確性和可用性。強(qiáng)化日常質(zhì)量監(jiān)管，圍繞檔案的完整性和時(shí)效性開展常態(tài)化檢查，主動發(fā)現(xiàn)和解決共性問題。三是推進(jìn)信息化基礎(chǔ)設(shè)施統(tǒng)籌集約建設(shè)。建設(shè)檔案大數(shù)據(jù)資源平臺，通過平臺實(shí)施檔案資源匯聚、治理、共享、開放、運(yùn)營和開發(fā)利用。在確保數(shù)據(jù)安全的前提下，建設(shè)醫(yī)生、患者、政務(wù)等不同版本的數(shù)據(jù)利用接口，向各類群體提供不同精度的最大化檔案數(shù)據(jù)服務(wù)。持續(xù)推進(jìn)電子檔案云規(guī)?；⒓s化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的增量存儲。

3.2深化開發(fā)利用

一是深化數(shù)據(jù)分析。堅(jiān)持跳出檔案看檔案，變管理視角為決策視角，轉(zhuǎn)被動服務(wù)為主動服務(wù)。充分利用人工智能等技術(shù)，全面梳理新醫(yī)改轉(zhuǎn)型升級過程中的堵點(diǎn)、卡點(diǎn)，緊盯醫(yī)院運(yùn)營的變化趨勢和完成情況，突出橫向和縱向?qū)Ρ确治觥⒍颗c定性分析，從邏輯性、趨勢性等方面把握醫(yī)院運(yùn)行情況和患者就醫(yī)情況，深入剖析檔案資源背后的治理規(guī)律，力促檔案價(jià)值闡釋實(shí)現(xiàn)質(zhì)的飛躍。比如，圍繞醫(yī)保資金優(yōu)化配置，梳理財(cái)務(wù)檔案的各項(xiàng)指標(biāo)，確保及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)和問題，為基金管理提供有力支持。二是堅(jiān)持圍繞重點(diǎn)加強(qiáng)專題檔案研究。圍繞醫(yī)院發(fā)展的重點(diǎn)問題和群眾對醫(yī)院的急難愁盼問題，強(qiáng)化專題研究，及時(shí)有效地提供有情況、有分析、有對策的分析報(bào)告，及時(shí)為醫(yī)院科學(xué)決策、制定優(yōu)化措施提供有力的信息支撐。比如，深入挖掘整理冬季高發(fā)疾病檔案，及時(shí)提供行業(yè)主管部門，積極回應(yīng)公眾關(guān)切。三是編輯研究工作。加強(qiáng)對院史、先進(jìn)模范、精神文明建設(shè)的檔案研究，從中提煉醫(yī)院人文精神，助力軟實(shí)力建設(shè)。比如，建設(shè)醫(yī)院檔案文化長廊、拍攝檔案專題片等，用好新媒體傳播優(yōu)勢，擴(kuò)大檔案宣傳力度。

3.3深化創(chuàng)新服務(wù)

一是拓展應(yīng)用場景。以需求為導(dǎo)向，緊盯民生檔案和高頻查閱檔案等領(lǐng)域，做好檔案歸集整理工作，確保各類專題檔案整理規(guī)范、系統(tǒng)完整。對各門類檔案資源進(jìn)行深度挖掘，跨全宗、跨門類地整合檔案數(shù)據(jù)，建立專題數(shù)據(jù)庫，有效滿足檔案資源的個(gè)性化利用需求，提升檔案利用效率。二是加大檔案數(shù)據(jù)化進(jìn)程。制定年度數(shù)字化工作方案，落實(shí)“存量數(shù)字化”要求，扎實(shí)開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，重點(diǎn)對查閱利用頻率較高的檔案優(yōu)先進(jìn)行數(shù)字化加工、系統(tǒng)掛接。大力推進(jìn)“增量電子化”，促進(jìn)各類電子文件應(yīng)歸盡歸，電子檔案應(yīng)收盡收，為線上服務(wù)打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。三是建設(shè)線上查詢平臺。借助數(shù)字化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)病歷檔案全流程無紙化“掌上”辦理，解決群眾辦事“來回跑、多頭問、成本高”等問題。比如，醫(yī)院建設(shè)電子病歷檔案系統(tǒng)，提供在線查詢和線下打印等多種途徑，以便患者能更便捷地獲取自己的醫(yī)療記錄。

3.4深化安全管理

貫徹落實(shí)總體國家安全觀，落實(shí)好《網(wǎng)絡(luò)安全法》《數(shù)據(jù)安全法》《個(gè)人信息保護(hù)法》的相關(guān)法規(guī)，構(gòu)建可信的網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境。一是夯實(shí)網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)施底座。優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)，劃分網(wǎng)絡(luò)區(qū)域并做好相應(yīng)的隔離措施，及時(shí)更新網(wǎng)絡(luò)拓?fù)鋱D，安排專人定期檢查檔案專用網(wǎng)絡(luò)防火墻，及時(shí)更新安全補(bǔ)丁，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)。加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)中心安全防護(hù)產(chǎn)品配備，使其具備人侵檢測、人侵防御、殺毒等功能，增強(qiáng)邊界安全控制，確保系統(tǒng)安全和數(shù)據(jù)安全。二是加強(qiáng)數(shù)據(jù)備份，做好權(quán)限管理。利用各類資源對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行多重備份保存，確保檔案數(shù)據(jù)的連續(xù)性和完整性。在做好物理備份和網(wǎng)絡(luò)備份的同時(shí)，積極做好異地備份，確保數(shù)據(jù)不丟失。為不同的用戶設(shè)置不同的權(quán)限，定期對用戶權(quán)限進(jìn)行審計(jì)和調(diào)整，及時(shí)撤銷離職或轉(zhuǎn)崗人員的權(quán)限，常態(tài)化地開展好系統(tǒng)權(quán)限檢查工作。三是推進(jìn)數(shù)智賦能。用好大數(shù)據(jù)技術(shù)，鍛造數(shù)據(jù)分級分類、數(shù)據(jù)脫敏、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)防護(hù)能力，提供菜單式、針對性的檔案安全賦能服務(wù)。嚴(yán)格按照檔案數(shù)據(jù)與網(wǎng)絡(luò)安全應(yīng)急預(yù)案，強(qiáng)化監(jiān)測預(yù)警，做好應(yīng)急響應(yīng)準(zhǔn)備和保障工作，避免隱患問題出現(xiàn)。

3.5深化制度保障

一是強(qiáng)化規(guī)范化制度建設(shè)。依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等規(guī)定，建立完善的崗位責(zé)任制、檔案歸檔、保管、保密、利用、統(tǒng)計(jì)、應(yīng)急預(yù)案為主要內(nèi)容的檔案制度體系，從制度上保證檔案管理工作規(guī)范有序。嚴(yán)格檔案查借閱程序，嚴(yán)把檔案接收轉(zhuǎn)出關(guān)，堅(jiān)決維護(hù)檔案管理工作的嚴(yán)肅性。按照《歸檔文件整理規(guī)則》的有關(guān)規(guī)定，將歸檔文件以件為單位進(jìn)行組件、分類、排列、編號、編目，提升檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。認(rèn)真做好檔案資源建設(shè)，有效保障檔案的完整性、準(zhǔn)確性。二是加強(qiáng)資金投入。將信息化轉(zhuǎn)型經(jīng)費(fèi)納入年度財(cái)政預(yù)算，按照規(guī)范化檔案室建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，建設(shè)庫房等基礎(chǔ)設(shè)施，為檔案轉(zhuǎn)型奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。三是深化人才培養(yǎng)。加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。積極組織檔案人員到先進(jìn)醫(yī)院學(xué)習(xí)，參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，同時(shí)邀請檔案管理部門現(xiàn)場指導(dǎo)，與時(shí)俱進(jìn)地提高檔案業(yè)務(wù)素質(zhì)，充分調(diào)動檔案人員學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)的積極性。狠抓檔案質(zhì)量管理，加強(qiáng)督導(dǎo)考核，從檔案收集、整理、歸檔等方面提出具體要求，激發(fā)檔案人員創(chuàng)新創(chuàng)造的活力。

結(jié)語

檔案管理是加強(qiáng)基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作，提高內(nèi)部管理水平的重要手段。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)院檔案治理方式和治理結(jié)構(gòu)發(fā)生改變，必須從新技術(shù)發(fā)展的時(shí)代背景出發(fā)，守牢數(shù)據(jù)質(zhì)量的生命線，強(qiáng)化全流程質(zhì)量控制，嚴(yán)格按照高標(biāo)準(zhǔn)、高效率、高質(zhì)量要求，切實(shí)加強(qiáng)制度建設(shè)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息化建設(shè)、檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，全面提高檔案管理工作的軟硬件水平，確保檔案管理工作規(guī)范化。強(qiáng)化組織領(lǐng)導(dǎo)，注重統(tǒng)籌兼顧，選優(yōu)配強(qiáng)隊(duì)伍，落實(shí)經(jīng)費(fèi)保障，持續(xù)推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全賦能工作，不斷夯實(shí)檔案數(shù)字化治理的安全基石，推動醫(yī)院檔案管理邁向現(xiàn)代化。

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作者簡介：張曼（1987—），大學(xué)學(xué)歷，鄭州市第六人民醫(yī)院（河南省傳染病醫(yī)院）助理館員。研究方向：醫(yī)院檔案管理。