在中國檔案信息化不斷發(fā)展的30多年時(shí)間里，中國社會(huì)的信息化建設(shè)、發(fā)展迅速，也推動(dòng)著電子檔案管理的發(fā)展日新月異1。當(dāng)前，信息技術(shù)的飛速發(fā)展為檔案信息化賦予了全新的歷史使命。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確指出，檔案工作需要主動(dòng)融人數(shù)字經(jīng)濟(jì)、數(shù)字社會(huì)、數(shù)字政府的建設(shè)，通過全面數(shù)字化轉(zhuǎn)型實(shí)現(xiàn)檔案資源價(jià)值的深度挖掘和有效利用2。在新技術(shù)環(huán)境和社會(huì)需求的雙重驅(qū)動(dòng)下，檔案信息化從單純的技術(shù)應(yīng)用逐步轉(zhuǎn)型為數(shù)據(jù)治理、智能升級(jí)和要素賦能的綜合體系，成為助推社會(huì)治理能力現(xiàn)代化的重要支撐。

1新形勢下檔案信息化建設(shè)的趨勢

1.1資源要素化

隨著檔案信息化建設(shè)的不斷深人，檔案資源在新技術(shù)環(huán)境和社會(huì)需求的驅(qū)動(dòng)下，逐漸被賦予“生產(chǎn)要素”的內(nèi)涵，即通過數(shù)字化、數(shù)據(jù)化和智能化等技術(shù)手段，使其從相對(duì)靜態(tài)的“存儲(chǔ)信息”轉(zhuǎn)變?yōu)閯?dòng)態(tài)參與社會(huì)經(jīng)濟(jì)、文化傳承和公共治理的關(guān)鍵資源。2020年，《中共中央國務(wù)院關(guān)于構(gòu)建更加完善的要素市場化配置體制機(jī)制的意見》正式將數(shù)據(jù)列為第五大生產(chǎn)要素，數(shù)據(jù)創(chuàng)造價(jià)值的新經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)開始成形。傳統(tǒng)的檔案管理多停留于“保管一利用”的靜態(tài)范式，紙質(zhì)檔案以實(shí)體載體為中心，利用效率和共享程度均受空間、時(shí)間和渠道等因素限制。而在新形勢下，數(shù)字化技術(shù)使檔案資源從物理形態(tài)轉(zhuǎn)向數(shù)據(jù)形態(tài)，突破時(shí)空限制，并通過數(shù)據(jù)庫、云存儲(chǔ)、區(qū)塊鏈、人工智能等技術(shù)的融合，催生多維度、跨領(lǐng)域的檔案數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)與價(jià)值挖掘。由此，檔案資源不再是被動(dòng)保存的“歷史記憶”，而是在社會(huì)、經(jīng)濟(jì)和文化等多場景下可被反復(fù)調(diào)用、深度分析和持續(xù)增值的“數(shù)據(jù)資產(chǎn)”，從而邁向要素化的新階段。從現(xiàn)實(shí)條件來看，一方面國家對(duì)數(shù)字社會(huì)、數(shù)字經(jīng)濟(jì)和數(shù)字政府的整體部署，要求公共部門加強(qiáng)數(shù)據(jù)治理與信息聯(lián)通，檔案資源作為重要的數(shù)據(jù)來源，不可避免地需要實(shí)現(xiàn)數(shù)字化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，并積極融人國家層面的信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在這一進(jìn)程中，原本分散、異構(gòu)和低度開發(fā)的檔案資源，通過統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和體系規(guī)劃，逐步實(shí)現(xiàn)了跨部門、跨層級(jí)和跨區(qū)域的深度聯(lián)通與共享，從而顯著提升檔案資源的可及性和利用率。另一方面，新興信息技術(shù)的發(fā)展亦為“資源要素化”提供了技術(shù)支撐，為檔案資源注人了新的內(nèi)涵與活力，推動(dòng)了檔案資源向“生產(chǎn)要素”演進(jìn)。

1.2管理集成化

如果說“資源要素化”強(qiáng)調(diào)檔案資源在社會(huì)經(jīng)濟(jì)系統(tǒng)中的“數(shù)據(jù)生產(chǎn)力”地位，那么“管理集成化”則進(jìn)一步凸顯檔案管理工作從傳統(tǒng)單一職能向系統(tǒng)化、協(xié)同化和集約化轉(zhuǎn)變，通過整合管理要素、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程與構(gòu)建協(xié)同機(jī)制，形成貫穿檔案全生命周期的系統(tǒng)化治理新模式。隨著國家數(shù)字治理體系的不斷完善和各級(jí)政府信息化建設(shè)的加速推進(jìn)，檔案管理需要融入更加廣泛的政務(wù)、社會(huì)和產(chǎn)業(yè)場景，從而實(shí)現(xiàn)信息、技術(shù)、資源和機(jī)制等多維度的集成與聯(lián)動(dòng)4。管理集成化強(qiáng)調(diào)“橫向協(xié)同”與“縱向貫通”雙向并行，在橫向?qū)用孀⒅乜绮块T、跨區(qū)域的業(yè)務(wù)流程協(xié)同與資源信息共享；在縱向?qū)用?，則要求檔案管理與國家宏觀戰(zhàn)略、行業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型、地方社會(huì)治理等多層級(jí)需求相適配，從而充分發(fā)揮檔案在全社會(huì)范圍內(nèi)的信息保障與資源支持功能。其主要特征包括：一是系統(tǒng)整合業(yè)務(wù)流程。即通過信息化手段打破傳統(tǒng)科層式管理模式下的“信息孤島”，將檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等環(huán)節(jié)有機(jī)銜接，形成線上線下一體化的管理閉環(huán)。二是構(gòu)建統(tǒng)一的技術(shù)平臺(tái)。依托云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈和人工智能等技術(shù)，構(gòu)建安全、高效、可擴(kuò)展的檔案管理信息系統(tǒng)，支持多元主體的實(shí)時(shí)接入與協(xié)同操作，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的全網(wǎng)匯聚、全過程追、全方位監(jiān)管。

1.3服務(wù)智慧化

服務(wù)智慧化是指通過整合數(shù)據(jù)資源、優(yōu)化技術(shù)平臺(tái)、創(chuàng)新服務(wù)方式，為用戶提供智能化、差異化和個(gè)性化的檔案信息增值服務(wù)，從而提升檔案管理的社會(huì)價(jià)值與公共效能。在信息化推動(dòng)下，檔案服務(wù)模式正從傳統(tǒng)的被動(dòng)式提供和被動(dòng)式查詢，向精準(zhǔn)化、智能化和個(gè)性化的“智慧服務(wù)”轉(zhuǎn)變。相較于以往僅注重檔案信息的存儲(chǔ)與檢索，服務(wù)智慧化強(qiáng)調(diào)檔案管理機(jī)構(gòu)利用多種技術(shù)手段，在更高層次實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的綜合開發(fā)與高效利用，并通過深度挖掘和智能研判，為社會(huì)公眾、行業(yè)組織以及政府決策提供多元化、實(shí)時(shí)化、智慧化的檔案服務(wù)。一是隨著社會(huì)治理進(jìn)入精細(xì)化和精準(zhǔn)化發(fā)展階段，政策制定、應(yīng)急管理、城市規(guī)劃、公共安全等日益依賴于翔實(shí)、準(zhǔn)確的歷史數(shù)據(jù)支撐。檔案資源的價(jià)值使其在社會(huì)治理場景中具有獨(dú)特作用，而通過智慧化服務(wù)，可以打通多維度的信息孤島，將分散、封閉的檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為面向治理需求的“知識(shí)庫”，為跨部門、跨區(qū)域的治理協(xié)同提供基礎(chǔ)支撐。二是信息時(shí)代的用戶在獲取服務(wù)時(shí)更加注重便捷性、即時(shí)性和個(gè)性化體驗(yàn)。僅滿足簡單的查詢需求，已不足以應(yīng)對(duì)用戶日益多樣化、差異化的使用場景。

2當(dāng)前檔案信息化建設(shè)存在的主要問題

2.1檔案信息化建設(shè)不平衡

一方面，一些經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)較為雄厚、數(shù)字化發(fā)展起步較早的地區(qū)，能夠在信息化基礎(chǔ)設(shè)施、經(jīng)費(fèi)投入、專業(yè)人才配備以及創(chuàng)新應(yīng)用等方面持續(xù)發(fā)力，形成較為完善的數(shù)字檔案管理體系，整體呈現(xiàn)出較強(qiáng)的綜合競爭力。另一方面，部分地區(qū)受限于經(jīng)費(fèi)、技術(shù)與人才儲(chǔ)備不足，或缺少針對(duì)檔案信息化的系統(tǒng)化規(guī)劃與政策支持，導(dǎo)致檔案數(shù)字化率、系統(tǒng)建設(shè)深度和應(yīng)用水平等方面長期處于低位。即使在部分信息化指標(biāo)表現(xiàn)相對(duì)突出的地區(qū)，也普遍存在指標(biāo)間發(fā)展不平衡的情況，如電子檔案利用度較高但基礎(chǔ)資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)薄弱，或經(jīng)費(fèi)投人規(guī)模較大卻缺乏相應(yīng)的人才和技術(shù)配套，難以形成可持續(xù)的協(xié)同效應(yīng)5。這種區(qū)域間、指標(biāo)間的差異與不均衡，不僅使得現(xiàn)有檔案信息化發(fā)展模式在整體推進(jìn)過程中出現(xiàn)斷層，還阻礙了全國范圍內(nèi)數(shù)字檔案資源聯(lián)通與共享的高效實(shí)現(xiàn)。

2.2檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)滯后

一是基礎(chǔ)共性標(biāo)準(zhǔn)不夠完善。雖然《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（2021）填補(bǔ)了電子檔案管理系統(tǒng)的部分規(guī)范空白，但其發(fā)布時(shí)間較晚，且覆蓋范圍局限，難以滿足前端控制和全程管理的需求。二是資源建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)亟待更新。目前僅有少量針對(duì)數(shù)字態(tài)或數(shù)據(jù)態(tài)檔案的規(guī)范，多集中于存儲(chǔ)和載體安全，對(duì)數(shù)據(jù)采集、整理、鑒定及深度開發(fā)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)尚無系統(tǒng)化標(biāo)準(zhǔn)指導(dǎo)，致使海量檔案數(shù)據(jù)在形成、管理及應(yīng)用上易陷于無序。三是信息服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)供給不足。除《檔案移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)指南》（DA/T73-2019）外，尚未形成涵蓋智能化、多平臺(tái)融合的服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，難以兼顧新興技術(shù)在智慧檔案服務(wù)中的應(yīng)用場景。同時(shí)，大數(shù)據(jù)與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案安全標(biāo)準(zhǔn)數(shù)量較少、分布零散，尚未構(gòu)建涵蓋外部安全防護(hù)與內(nèi)部風(fēng)險(xiǎn)管控的全域保護(hù)體系，導(dǎo)致檔案信息在數(shù)據(jù)泄露和網(wǎng)絡(luò)攻擊面前缺乏有效屏障。

2.3檔案信息化建設(shè)參與度不足

當(dāng)前，部分單位在推進(jìn)檔案信息化工作時(shí)，存在“全部交由外包企業(yè)，一包了之”的現(xiàn)象。由于技術(shù)開發(fā)企業(yè)并不具備深厚的檔案業(yè)務(wù)背景，難以全面掌握檔案工作的特殊需求，且在方案設(shè)計(jì)、系統(tǒng)實(shí)施、功能完善等過程中，缺少專業(yè)檔案人員的有效把關(guān)，往往導(dǎo)致實(shí)際建設(shè)成果與預(yù)期存在較大偏差。檔案建設(shè)如果過度依賴外部技術(shù)力量，一旦企業(yè)無法及時(shí)響應(yīng)需求或面臨經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，其倒閉或項(xiàng)目中斷極有可能直接造成檔案管理系統(tǒng)的癱瘓，影響檔案事業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。與此同時(shí)，檔案信息化不僅包括系統(tǒng)搭建與技術(shù)升級(jí)，還需要從資源建設(shè)和專業(yè)管理視角出發(fā)，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行深度梳理和分類，這些均是技術(shù)服務(wù)單位難以獨(dú)立勝任的工作。若沒有檔案部門主導(dǎo)、缺乏檔案專業(yè)人員從實(shí)際應(yīng)用需求出發(fā)提出針對(duì)性的建設(shè)方案并實(shí)施過程監(jiān)管，檔案信息化建設(shè)就難以兼顧系統(tǒng)穩(wěn)定性、功能完備性和資源安全性等多重目標(biāo)。在技術(shù)與業(yè)務(wù)融合日益緊密的背景下，單純地將信息化工程全權(quán)委托給企業(yè)，存在諸多風(fēng)險(xiǎn)，不利于充分保障檔案資源的安全與持久利用。

3如何推動(dòng)新形勢下檔案信息化工作

3.1加強(qiáng)統(tǒng)籌規(guī)劃與資源協(xié)同

在新形勢下，檔案信息化建設(shè)需要堅(jiān)持統(tǒng)籌規(guī)劃、整體推進(jìn)，實(shí)現(xiàn)跨部門、跨區(qū)域的數(shù)字化共贏。一是應(yīng)強(qiáng)化頂層設(shè)計(jì)與整體謀劃。根據(jù)國家數(shù)字政府、數(shù)字社會(huì)等戰(zhàn)略目標(biāo)，制定覆蓋資源整合、技術(shù)保障與人才培養(yǎng)的中長期規(guī)劃。針對(duì)地區(qū)間發(fā)展的差異，采取“分層實(shí)施、分類扶持”策略，統(tǒng)籌考慮經(jīng)濟(jì)基礎(chǔ)、信息化水平與檔案業(yè)務(wù)需求，將經(jīng)費(fèi)、技術(shù)與政策資源向薄弱環(huán)節(jié)和欠發(fā)達(dá)地區(qū)傾斜。在規(guī)劃過程中，注重部門間聯(lián)動(dòng)與跨區(qū)域協(xié)同，建立多主體參與的項(xiàng)目管理機(jī)制，統(tǒng)合上下聯(lián)動(dòng)與橫向合作，共享建設(shè)成果與技術(shù)經(jīng)驗(yàn)；二是應(yīng)優(yōu)化資源協(xié)同與管理效能。通過統(tǒng)一數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和信息框架，推動(dòng)各級(jí)檔案館、行政部門與社會(huì)機(jī)構(gòu)建立互聯(lián)互通的數(shù)據(jù)交換平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的安全、高效與實(shí)時(shí)共享，切實(shí)減少“信息孤島”現(xiàn)象。同步強(qiáng)化經(jīng)費(fèi)、人才等配套投入，既保證基礎(chǔ)設(shè)施和系統(tǒng)運(yùn)維的穩(wěn)定支持，又注重引進(jìn)與培養(yǎng)信息化專業(yè)人才，為新興技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用提供可持續(xù)的動(dòng)力。與此同時(shí)，應(yīng)積極探索跨部門數(shù)據(jù)融合的新模式，鼓勵(lì)地區(qū)之間通過項(xiàng)目合作或聯(lián)盟建設(shè)共享技術(shù)成果，進(jìn)一步打通檔案數(shù)據(jù)在政務(wù)服務(wù)、社會(huì)管理和公共文化中的應(yīng)用通道，不斷提升檔案資源的社會(huì)價(jià)值。通過以上兩方面的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，方能夯實(shí)檔案信息化工作的整體基礎(chǔ)，為后續(xù)標(biāo)準(zhǔn)體系完善和建設(shè)方向的把握提供有力保障。

3.2完善標(biāo)準(zhǔn)體系與制度建設(shè)

在新技術(shù)環(huán)境下，檔案信息化離不開科學(xué)完善的標(biāo)準(zhǔn)體系與制度建設(shè)。一方面，應(yīng)強(qiáng)化統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化體系。既要在檔案數(shù)據(jù)采集、整理、鑒定與歸檔等環(huán)節(jié)制定細(xì)化的操作規(guī)范，也需在管理系統(tǒng)功能與技術(shù)框架上出臺(tái)相應(yīng)的評(píng)估準(zhǔn)則，為云計(jì)算、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等新興技術(shù)的應(yīng)用確立可量化的指標(biāo)。尤其是在數(shù)據(jù)安全與隱私保護(hù)層面，應(yīng)明確數(shù)據(jù)訪問權(quán)限、加密傳輸與安全審計(jì)的具體要求，逐步形成貫穿全流程的立體化安全標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，結(jié)合地方實(shí)踐和業(yè)務(wù)創(chuàng)新需求，建立動(dòng)態(tài)更新機(jī)制，避免在數(shù)字化與智能化飛速發(fā)展時(shí)出現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)老化和缺位。另一方面，應(yīng)健全與標(biāo)準(zhǔn)體系相配套的法規(guī)制度。首先，可通過完善檔案法或出臺(tái)專門的檔案信息化管理?xiàng)l例，明確各級(jí)檔案部門和技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)的職責(zé)權(quán)限，為跨部門、跨地區(qū)的數(shù)據(jù)共享及協(xié)同治理提供法律依據(jù)。其次，應(yīng)完善項(xiàng)目監(jiān)督與評(píng)估機(jī)制，嚴(yán)格落實(shí)對(duì)系統(tǒng)開發(fā)、安全防護(hù)和服務(wù)質(zhì)量的定期檢查與責(zé)任追究，促使檔案部門與技術(shù)企業(yè)在項(xiàng)目實(shí)施中各司其職、各負(fù)其責(zé)。此外，還應(yīng)加強(qiáng)對(duì)信息化建設(shè)過程中的涉密、涉敏內(nèi)容的審核和審批，在制度層面為檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性、安全性與規(guī)范性提供有力保障。通過統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系與完備的法規(guī)制度相結(jié)合，方能為檔案信息化建設(shè)奠定穩(wěn)固基石，并有效引導(dǎo)技術(shù)、業(yè)務(wù)與安全在實(shí)際應(yīng)用中實(shí)現(xiàn)高效對(duì)接與良性互動(dòng)。

3.了牢牢把握建設(shè)與發(fā)展方向

針對(duì)檔案信息化建設(shè)參與度不足這一突出問題，應(yīng)在頂層設(shè)計(jì)與具體實(shí)踐中，牢牢把握以檔案部門為主體、多元協(xié)同參與的建設(shè)與發(fā)展方向。一方面，要強(qiáng)化責(zé)任分工與內(nèi)外聯(lián)動(dòng)，切實(shí)擺脫“全部交由外包企業(yè)、一包了之”的舊有模式。檔案部門應(yīng)在需求分析、方案制定、項(xiàng)目實(shí)施及成果驗(yàn)收等環(huán)節(jié)發(fā)揮主導(dǎo)作用，明確自身在業(yè)務(wù)管理、資源建設(shè)和安全監(jiān)管等領(lǐng)域的責(zé)任，廣泛吸納政府相關(guān)部門、專業(yè)協(xié)會(huì)、科研院所與社會(huì)力量共同參與項(xiàng)目策劃和實(shí)施，使檔案信息化不再局限于單一主體或單向支持的局面。另一方面，應(yīng)注重人才培養(yǎng)與長效機(jī)制，夯實(shí)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)生動(dòng)力。通過在職培訓(xùn)、交流實(shí)踐和專業(yè)資質(zhì)考評(píng)等多種方式，持續(xù)提升現(xiàn)有檔案工作人員的數(shù)字化能力。此外，還應(yīng)探索建立長效的激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)檔案人員投身信息化改革，在成果轉(zhuǎn)化、業(yè)務(wù)創(chuàng)新等方面進(jìn)行積極嘗試，不斷優(yōu)化技術(shù)與業(yè)務(wù)間的互動(dòng)流程，形成檔案部門主動(dòng)牽頭、企業(yè)深度配合、社會(huì)多方協(xié)同以及人才培養(yǎng)與激勵(lì)機(jī)制相結(jié)合的良性生態(tài)。

要有效發(fā)揮檔案在國家治理、社會(huì)服務(wù)和數(shù)字經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用，持續(xù)強(qiáng)化統(tǒng)籌規(guī)劃、健全標(biāo)準(zhǔn)體系。面向未來，檔案部門要順應(yīng)技術(shù)迭代和業(yè)務(wù)創(chuàng)新需求，牢牢堅(jiān)持安全、共享與可持續(xù)發(fā)展的原則，努力為檔案事業(yè)現(xiàn)代化和社會(huì)高質(zhì)量發(fā)展做出更大貢獻(xiàn)。

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作者簡介：王迪（1987.1—），大學(xué)學(xué)歷，黑龍江省農(nóng)墾管理干部學(xué)院館員，研究方向：檔案管理。