doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2025.12.049

[中圖分類號］G270.7 [文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A [文章編號]1673-0194（2025）12-0150-03

0 引言

數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，電子檔案已成為企事業(yè)單位信息資源的重要載體。與紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有易復(fù)制、易傳播、易竄改等特點(diǎn)，在給檔案管理帶來便利的同時(shí)也帶來了新的安全隱患。特別是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案面臨著更為復(fù)雜的安全威脅，保密管理難度增加。如何運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)建立健全保密管理機(jī)制，確保電子檔案的安全性、可靠性和完整性，已成為檔案管理信息化建設(shè)中亟待解決的重要問題。隨著國家對信息安全重視程度不斷提高，電子檔案的保密管理研究具有重要的理論價(jià)值和現(xiàn)實(shí)意義。

1電子檔案保密管理的深層困境

在當(dāng)前數(shù)字化浪潮下，電子檔案的保密管理工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。電子檔案保密管理還面臨著諸多深層困境，涉及管理制度、防護(hù)手段、人員素質(zhì)等多個(gè)層面，需要系統(tǒng)梳理、深入剖析。

1.1保密管理制度不夠完善

許多企事業(yè)單位的電子檔案保密管理制度存在系統(tǒng)性缺陷。雖然國家出臺了《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》《中華人民共和國檔案法》等文件，但在密級定密、動(dòng)態(tài)調(diào)整、保密期限、解密程序等方面缺乏統(tǒng)一的操作規(guī)范。企事業(yè)單位在電子檔案保密管理制度執(zhí)行中由于工作流程和責(zé)任界定不明確，導(dǎo)致保密管理工作隨意性較大。在部分企事業(yè)單位中，各部門間的保密管理制度存在交叉重疊甚至相互矛盾的情況。同時(shí)，由于考核監(jiān)督機(jī)制不健全、追責(zé)機(jī)制不完善，制度執(zhí)行流于形式，存在有規(guī)不依、違規(guī)操作等現(xiàn)象。這些問題亟待通過構(gòu)建科學(xué)的制度體系來解決。

1.2技術(shù)防護(hù)手段相對落后

當(dāng)前，電子檔案的技術(shù)防護(hù)手段難以應(yīng)對復(fù)雜的安全形勢[1]。傳統(tǒng)的加密認(rèn)證、訪問控制等基礎(chǔ)防護(hù)技術(shù)在面對高級持續(xù)性威脅和社會(huì)工程攻擊時(shí)顯得“力不從心”。檔案管理系統(tǒng)普遍采用封閉的傳統(tǒng)架構(gòu)，未能充分利用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等新興技術(shù)。在數(shù)據(jù)保護(hù)方面，現(xiàn)有加密算法和認(rèn)證機(jī)制的安全性與效率都有待提升。特別是在跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享環(huán)節(jié)，缺乏對數(shù)據(jù)流轉(zhuǎn)過程的有效監(jiān)控和追溯能力。系統(tǒng)普遍缺乏主動(dòng)防御能力，數(shù)據(jù)備份和容災(zāi)機(jī)制也較為簡單，難以應(yīng)對新型網(wǎng)絡(luò)攻擊和勒索軟件的威脅[2]。

1.3人員保密意識有待增強(qiáng)

電子檔案保密管理人才隊(duì)伍建設(shè)滯后，嚴(yán)重制約著電子檔案保密管理水平的提升。管理人員普遍存在知識結(jié)構(gòu)不合理、專業(yè)能力不足的問題，難以準(zhǔn)確識別和防范新型安全威脅。保密管理崗位專業(yè)化程度不高，人員配備不足且流動(dòng)性大，難以形成穩(wěn)定的專業(yè)團(tuán)隊(duì)。部分企事業(yè)單位現(xiàn)有的培訓(xùn)體系內(nèi)容單一，難以滿足不同人員的需求。同時(shí)，電子檔案保密管理工作要求的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)不斷提高，但人才培養(yǎng)體系未能有效整合信息技術(shù)、檔案管理、保密工作等多領(lǐng)域知識，導(dǎo)致人才供給與實(shí)際需求之間存在較大差距。

2 電子檔案保密管理困境的解決方案

面對數(shù)字化轉(zhuǎn)型帶來的新挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的電子檔案保密管理理念和方法已難以滿足新形勢的需要。企事業(yè)單位必須以創(chuàng)新思維重構(gòu)保密管理體系，在制度設(shè)計(jì)、技術(shù)應(yīng)用、人才培養(yǎng)等方面進(jìn)行全方面創(chuàng)新，構(gòu)建起適應(yīng)數(shù)字化時(shí)代要求的電子檔案保密管理體系。

2.1健全分級分類管理制度體系

2.1.1設(shè)計(jì)保密管理制度框架

各企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)構(gòu)建多層級、全覆蓋的電子檔案保密管理制度框架。在頂層設(shè)計(jì)方面，企事業(yè)單位需要建立由保密工作領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)籌、保密辦公室具體落實(shí)、各部門協(xié)同配合的管理架構(gòu)，明確不同層級的職責(zé)分工和工作要求。制度框架應(yīng)涵蓋保密管理組織體系、密級管理規(guī)范、安全防護(hù)要求、應(yīng)急處置流程等核心內(nèi)容[3]。具體而言，組織體系要明確保密工作分管領(lǐng)導(dǎo)、保密辦公室、涉密部門等各層級職責(zé)；密級管理規(guī)范需要規(guī)定定密、變更、解密等工作的要求；在安全防護(hù)方面，應(yīng)制定人員、設(shè)備、信息系統(tǒng)等管理制度；應(yīng)急處置則要建立突發(fā)事件報(bào)告、處置和責(zé)任追究機(jī)制。同時(shí)，制度框架還應(yīng)與信息系統(tǒng)等級保護(hù)、涉密信息系統(tǒng)分級保護(hù)等要求相銜接，確保制度框架的完整性和協(xié)調(diào)性。

2.1.2制定分級分類管理體系

企事業(yè)單位應(yīng)基于電子檔案的敏感程度、涉密范圍和泄露后果，建立科學(xué)的分級分類管理體系。首先，依據(jù)國家保密法規(guī)要求，將電子檔案劃分為絕密、機(jī)密、秘密3個(gè)密級，并細(xì)化各密級的界定標(biāo)準(zhǔn)。在分類方面，可按照業(yè)務(wù)領(lǐng)域、職能屬性、信息載體等維度進(jìn)行系統(tǒng)分類。針對不同級別和類別的電子檔案，制定差異化的管理措施，如絕密級電子檔案實(shí)行專人管理、專機(jī)存儲、離線保管方式，機(jī)密級電子檔案采用雙重加密存儲、嚴(yán)格訪問控制方式，秘密級電子檔案采取基本的安全防護(hù)措施。此外，還需要建立定期審查機(jī)制，根據(jù)內(nèi)容變化和使用情況適時(shí)調(diào)整密級，確保分級分類動(dòng)態(tài)管理。在日常工作中，通過信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)分級分類標(biāo)識的自動(dòng)識別和管理。

2.1.3制定密級標(biāo)識管理規(guī)范

企事業(yè)單位要制定統(tǒng)一的電子檔案密級標(biāo)識管理規(guī)范，實(shí)現(xiàn)密級標(biāo)識的可識別性和規(guī)范化管理。在元數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)層面，將密級標(biāo)識嵌入電子檔案的核心元數(shù)據(jù)中，包括密級屬性、保密期限、知悉范圍等要素。密級標(biāo)識應(yīng)當(dāng)清晰、醒目，便于系統(tǒng)自動(dòng)識別和人工辨別[4]。在文件命名規(guī)則中，需要統(tǒng)一密級代碼的表達(dá)方式，如在文件名前加“ ”表示秘密、“★★”表示機(jī)密、“ ”表示絕密。同時(shí)，建立密級標(biāo)識的校驗(yàn)機(jī)制，通過技術(shù)手段確保密級標(biāo)識的完整性和一致性。在電子檔案流轉(zhuǎn)過程中，規(guī)范密級標(biāo)識的傳遞要求，確保電子檔案在系統(tǒng)之間遷移、交換時(shí)密級信息不丟失、不被竄改。

2.2構(gòu)建安全防護(hù)體系

2.2.1采用多層級的加密防護(hù)體系

企事業(yè)單位在電子檔案保密管理中應(yīng)采用多層級的加密防護(hù)體系。在傳輸環(huán)節(jié)，需要部署基于國密算法的安全套接字層（SecureSocketsLayer，SSL）或傳輸層安全層（TransportLayerSecurity，TLS）加密通道，確保數(shù)據(jù)傳輸過程中的保密性。在存儲環(huán)節(jié)，要采用雙重加密策略：對存儲介質(zhì)實(shí)施全盤加密，同時(shí)對重要電子檔案進(jìn)行文件級加密。在密鑰管理方面，企事業(yè)單位需要建立專門的密鑰管理中心，實(shí)現(xiàn)密鑰的集中管理和定期更新。針對涉密電子檔案，還應(yīng)采用硬件加密機(jī)實(shí)現(xiàn)高強(qiáng)度加密，并通過數(shù)字簽名技術(shù)保障文件的完整性和不可否認(rèn)性。在加密算法選擇上，應(yīng)優(yōu)先使用國密算法，如SM2非對稱加密、SM4分組加密等，確保加密強(qiáng)度滿足等級保護(hù)要求。

2.2.2構(gòu)建基于角色的訪問控制機(jī)制

企事業(yè)單位應(yīng)構(gòu)建基于角色的訪問控制機(jī)制，實(shí)現(xiàn)電子檔案訪問權(quán)限的精細(xì)化管理。通過統(tǒng)一的身份認(rèn)證平臺，采用生物特征識別、數(shù)字證書等技術(shù)，確保用戶身份的真實(shí)性。在權(quán)限分配方面，根據(jù)最小授權(quán)原則，將系統(tǒng)功能和數(shù)據(jù)訪問權(quán)限細(xì)化為瀏覽、下載、編輯等不同級別，并與用戶角色進(jìn)行動(dòng)態(tài)映射。針對高密級電子檔案，實(shí)施雙人控制機(jī)制，要求兩名具備相應(yīng)權(quán)限的用戶同時(shí)在線才能進(jìn)行敏感操作。同時(shí)，建立權(quán)限定期審查機(jī)制，及時(shí)去除離職人員的權(quán)限，避免權(quán)限濫用風(fēng)險(xiǎn)。在系統(tǒng)層面，通過訪問控制列表（Access ControlList，ACL）和強(qiáng)制訪問控制（MandatoryAccessControl，MAC）相結(jié)合的方式，實(shí)現(xiàn)多維度的權(quán)限控制。

2.2.3搭建安全審計(jì)體系

企事業(yè)單位要建立全方位的安全審計(jì)體系，實(shí)現(xiàn)電子檔案全生命周期管理的可追溯。通過部署集中審計(jì)平臺，對用戶登錄、權(quán)限變更、文件操作等安全事件進(jìn)行統(tǒng)一采集和分析。審計(jì)平臺應(yīng)具備多維度的分析功能，能夠從用戶行為、系統(tǒng)狀態(tài)、數(shù)據(jù)流向等角度進(jìn)行安全態(tài)勢評估。針對敏感操作設(shè)置實(shí)時(shí)告警規(guī)則，通過大數(shù)據(jù)分析技術(shù)識別異常行為。在審計(jì)數(shù)據(jù)存儲方面，采用區(qū)塊鏈技術(shù)確保審計(jì)日志的不可篡改性，并建立分級存儲機(jī)制，實(shí)現(xiàn)海量審計(jì)數(shù)據(jù)的高效管理。審計(jì)平臺還應(yīng)提供完備的審計(jì)查詢和報(bào)表分析功能，滿足各類合規(guī)性審計(jì)要求。同時(shí)，建立審計(jì)數(shù)據(jù)分析模型，通過機(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù)提高異常行為識別的準(zhǔn)確性。

2.2.4強(qiáng)化數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)

企事業(yè)單位需要構(gòu)建多層次的數(shù)據(jù)備份體系，確保電子檔案的安全性和可恢復(fù)性。在備份策略設(shè)計(jì)上，采用“存儲快照 + 異地容災(zāi) + 離線備份”三重保護(hù)機(jī)制。存儲系統(tǒng)通過快照技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)備份，支持?jǐn)?shù)據(jù)的快速恢復(fù)。異地容災(zāi)中心則通過專線網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)同步，確保在主中心發(fā)生故障時(shí)業(yè)務(wù)的連續(xù)性。針對勒索軟件等威脅，要定期將重要數(shù)據(jù)進(jìn)行離線備份，并妥善保管備份介質(zhì)[5]。在備份管理方面，建立備份監(jiān)控平臺，實(shí)時(shí)監(jiān)測備份任務(wù)執(zhí)行情況，確保備份數(shù)據(jù)的完整性。同時(shí)，制定完善的數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，定期開展恢復(fù)演練，驗(yàn)證備份數(shù)據(jù)的可用性。此外，還要建立備份介質(zhì)銷毀制度，對失效或報(bào)廢的存儲介質(zhì)進(jìn)行安全處置。

2.3加強(qiáng)保密管理隊(duì)伍建設(shè)

2.3.1構(gòu)建保密教育培訓(xùn)體系

企事業(yè)單位需要構(gòu)建全員覆蓋、分層分類的電子檔案保密教育培訓(xùn)體系。管理層培訓(xùn)要重點(diǎn)聚焦于保密法規(guī)政策、風(fēng)險(xiǎn)研判、應(yīng)急處置等領(lǐng)域，提升其保密管理決策能力。技術(shù)人員培訓(xùn)內(nèi)容要包括密碼技術(shù)應(yīng)用、系統(tǒng)安全防護(hù)、數(shù)據(jù)恢復(fù)等專業(yè)知識。對于普通工作人員，則著重開展保密意識培養(yǎng)和操作規(guī)范培訓(xùn)，強(qiáng)化其日常保密習(xí)慣的養(yǎng)成。在培訓(xùn)方式上，采用線上線下相結(jié)合的培訓(xùn)方式，通過案例教學(xué)、實(shí)操演練、技能競賽等多樣化形式提升培訓(xùn)效果。信息部門要開發(fā)智能培訓(xùn)平臺，運(yùn)用虛擬現(xiàn)實(shí)（VirtualReality，VR）、增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)（AugmentedReality，AR）等新興技術(shù)創(chuàng)新培訓(xùn)手段，增強(qiáng)培訓(xùn)的趣味性和實(shí)效性。保密辦公室要定期組織保密知識測試和實(shí)戰(zhàn)演練，建立培訓(xùn)效果評估機(jī)制。人力資源部門將保密培訓(xùn)納入崗前教育和繼續(xù)教育體系，形成常態(tài)化的保密教育機(jī)制。

2.3.2制定保密崗位責(zé)任制度

企事業(yè)單位應(yīng)制定完善的保密崗位責(zé)任制度，明確各層級人員的保密職責(zé)和權(quán)限邊界。主要負(fù)責(zé)人作為保密工作第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)建立保密工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制，推動(dòng)保密管理體系建設(shè)。分管領(lǐng)導(dǎo)具體分管保密工作，定期研究和解決保密管理重點(diǎn)、難點(diǎn)問題。保密辦公室履行保密管理的具體職責(zé)，負(fù)責(zé)制度制定、教育培訓(xùn)、監(jiān)督檢查等日常工作。涉密部門負(fù)責(zé)人承擔(dān)本部門保密管理直接責(zé)任，落實(shí)各項(xiàng)保密要求。系統(tǒng)管理員負(fù)責(zé)技術(shù)防護(hù)措施的制定和系統(tǒng)維護(hù)，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行。涉密人員嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，規(guī)范涉密信息系統(tǒng)的操作。監(jiān)管部門定期開展保密檢查，督促各崗位履職盡責(zé)。人力資源部門將保密責(zé)任納入績效考核，并將考核結(jié)果與評優(yōu)評先、職務(wù)晉升掛鉤，形成保密工作激勵(lì)約束機(jī)制。

2.3.3建立違規(guī)處罰機(jī)制

監(jiān)察部門應(yīng)制定嚴(yán)格的保密違規(guī)處罰制度，建立分級懲處機(jī)制。對泄密事件按照情節(jié)輕重劃分為一般泄密、重大泄密和特別重大泄密3個(gè)等級，分別給予警告、記過、降職降級、開除等處罰。人力資源部門負(fù)責(zé)建立違規(guī)行為檔案，將保密違規(guī)記錄納入個(gè)人檔案。保密辦公室對違規(guī)人員進(jìn)行約談教育，責(zé)令其限期整改。法務(wù)部門對造成重大損失的泄密行為啟動(dòng)司法程序，依法追究法律責(zé)任。審計(jì)部門定期開展保密專項(xiàng)審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正違規(guī)行為。各業(yè)務(wù)部門建立內(nèi)部通報(bào)制度，對查實(shí)的違規(guī)案例及時(shí)通報(bào)，發(fā)揮警示教育作用。行政部門將保密工作納入重要議事日程，定期聽取違規(guī)案件處理情況匯報(bào)。

3 結(jié)束語

數(shù)字化時(shí)代，電子檔案的保密管理是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，需要從管理制度、技術(shù)手段、人員素質(zhì)等多個(gè)維度著手推進(jìn)。企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)以信息系統(tǒng)等級保護(hù)為基礎(chǔ)，構(gòu)建全方位的安全防護(hù)體系；運(yùn)用新一代信息技術(shù)，提升保密管理能力；加強(qiáng)保密教育培訓(xùn)，打造專業(yè)化人才隊(duì)伍。只有建立健全保密管理長效機(jī)制，才能有效應(yīng)對數(shù)字化環(huán)境下的各類安全威脅，切實(shí)保障電子檔案信息安全，推動(dòng)檔案管理工作高效開展。企事業(yè)單位還要重視電子檔案保密管理工作的系統(tǒng)性和協(xié)同性，通過多措并舉，形成保密管理工作合力。

主要參考文獻(xiàn)

[1]管珺.檔案管理的安全保密及信息化檔案管理探討［J」.蘭臺內(nèi)外，2024（9）：23-24，27.

[2]王文強(qiáng)，謝春霖.檔案工作中的安全保密管理［J].機(jī)電兵船檔案，2023（5）：52-54.

[3]王穎.“互聯(lián)網(wǎng) +^′ 背景下檔案數(shù)字化外包工作的風(fēng)險(xiǎn)防控研究［J].檔案與建設(shè)，2023（9）：71-72.

［4]曾婷婷.面向數(shù)字檔案館的企業(yè)電子檔案保密管理策略初探［J].機(jī)電兵船檔案，2022（6）：96-98.

[5]顧維維，余瑜，楊蕊.數(shù)字時(shí)代電子文件安全保密研究[J].辦公自動(dòng)化，2022（21）：52-54.