doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2025.12.016

[中圖分類號]G475 [文獻標識碼］A [文章編號]1673-0194（2025）12-0049-03

1高職院校網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的基本情況及使用辦法

1.1基本情況

網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的上線主要是為了方便學(xué)校教職工報賬，同時簡化報銷流程，加快資金支付進度，方便查詢統(tǒng)計。網(wǎng)上報賬系統(tǒng)根據(jù)日常報銷業(yè)務(wù)類型，設(shè)有基礎(chǔ)數(shù)據(jù)模塊、網(wǎng)上報銷模塊、指標管理模塊、綜合查詢模塊以及票據(jù)平臺等，以滿足相關(guān)人員的應(yīng)用需求；根據(jù)人員身份不同，設(shè)置不同權(quán)限，添加審批流程，以便工作可以正常啟動，完成審批。

1.2使用辦法

教職工可以通過學(xué)校官網(wǎng)登錄網(wǎng)上報賬系統(tǒng)，看到自己所屬部門的經(jīng)費使用情況。報銷時，選擇網(wǎng)上報銷模塊，根據(jù)業(yè)務(wù)需求填寫審批單或報銷單。例如，出差審批前需要填寫出差審批單，出差完成后填寫差旅報銷單?；诓煌膱箐N業(yè)務(wù)，需要上傳的附件資料也不盡相同。例如，報銷日常辦公用品時，需要上傳增值稅發(fā)票、低值易耗品驗收單；報銷學(xué)生校內(nèi)賽事活動費用時，需要上傳增值稅發(fā)票、活動方案、低值易耗品驗收單、參賽人員名單和獎品領(lǐng)取單，若活動需要購買保險，還需要上傳包含學(xué)生個人信息的保單。附件資料上傳完畢后，要將報銷事由、結(jié)算方式及本次報銷使用的預(yù)算指標補充完整后才可送審，待審批流程全部結(jié)束后即可報銷。經(jīng)辦人提交后，可以在網(wǎng)上報賬系統(tǒng)“我的單據(jù)”中查看審核日志，若發(fā)現(xiàn)有退回的業(yè)務(wù)可以及時修改并重新提交，已經(jīng)完成的審批可以打印報銷單，連同附件一起送到財務(wù)處完成報銷。

2 高職院校應(yīng)用網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的優(yōu)勢

2.1提高審批效率，節(jié)約報賬時間

在傳統(tǒng)的報賬模式中，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人往往需要提前準備好報銷材料，填好報銷單，然后去找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字。根據(jù)學(xué)校的報賬制度，若資金量達到一定限額，還需要找分管校領(lǐng)導(dǎo)和校長簽字，但有時候校領(lǐng)導(dǎo)出差或開會，簽字就會比較困難。而應(yīng)用網(wǎng)上報賬系統(tǒng)可以避免這個問題。具體而言，經(jīng)辦人填好報銷單，上傳完附件后，可以在任意時間段送審，相關(guān)審批人員看到后可以及時進行審批，一般在 1～2 天就會審批完畢，甚至有的業(yè)務(wù)在2小時內(nèi)就可以完成審批。這樣的報銷模式可以提高審批效率，節(jié)約報賬時間[1]。

2.2減輕報賬員壓力，提高工作效率

在傳統(tǒng)的報銷模式中，各個部門的報銷單據(jù)基本上是匯總到報賬員的手里，報賬員進行貼票，初步審核票據(jù)，無誤后找相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字，之后送到財務(wù)處進行報銷。在這個過程中，如果票據(jù)到了財務(wù)處被審核出不符合報銷要求，報賬員會把票據(jù)拿走，然后與實際報賬人進行溝通，重新送審，這個過程比較浪費時間和精力。而在網(wǎng)上報賬系統(tǒng)中，實際報賬人按照報賬操作手冊自行在系統(tǒng)中進行填報，待審批結(jié)束后，將紙質(zhì)報銷資料交給報賬員，由報賬員統(tǒng)一送到財務(wù)處進行報銷。報賬過程中有問題的單據(jù)會在網(wǎng)上直接退回，這樣就不用線下拿著報銷資料來回跑。網(wǎng)上報銷不僅節(jié)省了時間，而且盡可能地防范了報銷材料丟失風險，減輕了報賬員的工作壓力，提高了整體工作效率。

2.3電子資料存檔，方便查詢統(tǒng)計

網(wǎng)上報賬系統(tǒng)中可以查閱每一筆報銷單據(jù)后面的附件資料，只要是教職工通過該系統(tǒng)填報及上傳的單據(jù)都可以看到，這樣就方便了查賬，比原來的先查找記賬憑證號再去翻紙質(zhì)憑證查看附件的方法減少了去檔案室查閱的步驟，提高了查閱憑證附件的效率，既方便了業(yè)務(wù)部門，也減輕了財務(wù)人員及檔案管理人員的工作壓力。

2.4資金管控力度大，方便績效考核

部門負責人可以在網(wǎng)上報賬系統(tǒng)中查詢本部門在系統(tǒng)上填報的所有報銷單據(jù)及附件資料，也可以查詢本部門預(yù)算執(zhí)行情況，通過查詢已使用、在途、余額等情況，了解具體資金使用情況和資金支付進度，以便合理安排工作計劃，嚴格按照預(yù)算要求使用資金，提高預(yù)算執(zhí)行效率，最終按要求完成年終績效目標。同時，報賬人在填報過程中可以清楚地看到本部門某預(yù)算項目剩余額度，方便該部門按照預(yù)算進行下一步工作安排，或在部門內(nèi)部進行預(yù)算調(diào)整。若報銷超出預(yù)算剩余額度，系統(tǒng)則自動預(yù)警，拒絕繼續(xù)申報，在預(yù)警狀態(tài)下是無法正常送審及完成下一步審批的[2]。

3高職院校應(yīng)用網(wǎng)上報賬系統(tǒng)面臨的問題

3.1財務(wù)審核人員壓力增大，工作流程增加

網(wǎng)上報賬系統(tǒng)主要供全校教職工使用，在系統(tǒng)填報的過程中，有些教帥第一次使用，難免會遇到一些問題，導(dǎo)致票據(jù)及附件資料的內(nèi)容不夠齊全。當報銷審批流轉(zhuǎn)到財務(wù)審核人員時，審核人員按照財務(wù)報銷制度進行認真審核，在此過程中如果發(fā)現(xiàn)不符合要求或者報銷手續(xù)不完整，會在系統(tǒng)中退回并標注好原因，但是部分教師第一次接觸，并不能完全理解標注的原因，或是理解原因了但在系統(tǒng)中操作又遇到了困難，這個時候?qū)嶋H報賬人會通過電話或者微信聯(lián)系財務(wù)審核人員進行咨詢。但網(wǎng)上咨詢沒有當面溝通方便，從而會耽誤一些時間，降低財務(wù)審核人員的工作效率。

除此之外，網(wǎng)上審核基本上是通過圖片或者PDF進行查看，有些圖片需要旋轉(zhuǎn)，有些粘貼的單據(jù)不夠清晰或不夠完整，財務(wù)審核人員需要聯(lián)系實際報賬人重新上傳。當網(wǎng)上的審核流程結(jié)束后，報賬員把票據(jù)拿來后，財務(wù)審核人員要將紙質(zhì)報銷單和網(wǎng)上提交的資料進行比對，相當于審核了兩遍，這無疑增加了財務(wù)審核人員的工作量。

3.2紙質(zhì)報銷資料報送存在遺漏，線上存儲空間有限

在使用網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的過程中，大多數(shù)情況下需要上傳增值稅電子發(fā)票，這種電子發(fā)票從銷售方獲得的時候基本上是PDF文件，而報賬人在系統(tǒng)里上傳時沒有先打印出來再拍照上傳，而是將PDF文件直接上傳，在網(wǎng)上通過審批后，線下報送紙質(zhì)版報銷資料時又往往會忘記打印，導(dǎo)致紙質(zhì)報銷資料存在遺漏。

資料存檔時以紙質(zhì)報銷資料為準，因此，確保紙質(zhì)報銷資料的完整性非常重要。一旦紙質(zhì)資料缺失，就會給后續(xù)工作帶來很多麻煩。

網(wǎng)上的附件會隨著財務(wù)報銷的積累變得越來越多，導(dǎo)致系統(tǒng)儲存空間受限，可能造成電子數(shù)據(jù)丟失或保存不了的情況。同時，電子數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)倪^程中會存在一定的安全隱患。

3.3人員崗位變動，工作流需要重新設(shè)計

由于報銷送審環(huán)節(jié)涉及人員網(wǎng)簽，一旦發(fā)生人員變動，就要把原有的工作流作廢，要針對當前的人員情況重新設(shè)計工作流，以便正常送審。人員變動需要聯(lián)系技術(shù)人員修改工作流，如果變動的人員較少，修改起來就不那么麻煩；如果人員變動較大，尤其是涉及有簽字權(quán)的人員，修改起來就比較麻煩，而且時間較長。這種工作流的重新修改會影響正常的報銷工作，在短期內(nèi)會影響工作進度，降低工作效率。

4高職院校應(yīng)用網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的對策

4.1適當增加財務(wù)審核人員

為了減輕財務(wù)審核人員的工作壓力，可以根據(jù)學(xué)校的業(yè)務(wù)量適當增加1～2個財務(wù)審核人員，由原來的1個審核人員增加到 2～3 個財務(wù)審核人員。對所有的財務(wù)審核人員進行分工，或是按照業(yè)務(wù)類型進行分工。例如，1個人負責日常報銷業(yè)務(wù)和差旅費業(yè)務(wù)的審核，1個人負責項目庫業(yè)務(wù)的審核，1個人負責除以上業(yè)務(wù)外的審核；或是按照業(yè)務(wù)部門進行分工，如1個人負責行政處，1個人負責教學(xué)部門，1個人負責其他教輔部門。無論采用哪種方法，都會在一定程度上減輕財務(wù)審核人員的工作壓力。

4.2對報銷人員和財務(wù)人員開展培訓(xùn)，促進交流針對不同的情況，對不同工作崗位的人員進行培訓(xùn)。如果系統(tǒng)沒有出現(xiàn)更新、升級等情況，財務(wù)人員可對系統(tǒng)使用存在疑問的教職工進行線上或者線下培訓(xùn)；如果系統(tǒng)出現(xiàn)更新、升級的情況，可以由廠家技術(shù)人員對財務(wù)人員和報銷人員進行統(tǒng)一培訓(xùn)。若時間不充許，可以由廠家技術(shù)人員或財務(wù)人員錄制操作視頻，也可制作報銷操作手冊進行宣傳。

針對經(jīng)常在報銷過程中出現(xiàn)的問題，財務(wù)處可針對重點業(yè)務(wù)或常見問題開展交流會，讓各部門報賬員負責收集本部門教師在網(wǎng)上報賬中出現(xiàn)的問題，由報賬員代表本部門參加交流會。財務(wù)處和各部門代表在交流過程中形成的意見或者解決辦法，在會后由報賬員進行傳達，以免出現(xiàn)重復(fù)問題，影響報銷。

對于紙質(zhì)報銷資料存在遺漏的問題，可在培訓(xùn)或交流的過程中作出強調(diào)。一方面，提醒報賬員在送審紙質(zhì)報銷憑證之前提醒報賬人查看票據(jù)是否完整；另一方面，提醒報賬員再次審核報銷資料。最重要的是，讓財務(wù)審核人員在拿到紙質(zhì)報銷資料時與系統(tǒng)上傳的資料再重新比對一次。

學(xué)校還應(yīng)定期對財務(wù)人員進行必要的專業(yè)培訓(xùn)，除了培訓(xùn)最新的財務(wù)專業(yè)知識和法律法規(guī)，還應(yīng)邀請專業(yè)技術(shù)人員對財務(wù)人員進行計算機網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)智化技術(shù)應(yīng)用等方面的培訓(xùn)，如系統(tǒng)管理、后臺運行和維護等，以便更好地開展工作。

通過培訓(xùn)，財務(wù)人員可以從傳統(tǒng)的跑“業(yè)務(wù)”轉(zhuǎn)為技術(shù)指導(dǎo)，將更多的精力放在業(yè)務(wù)分析和數(shù)據(jù)挖掘上，通過數(shù)據(jù)挖掘提高財務(wù)管理水平，強化資金管理能力，為學(xué)校發(fā)展提供財務(wù)支持[3]。

4.3修改工作流的定義模式

由于工作流的修改在短期內(nèi)會耽誤正常報銷，高職院校可以把原來“以人定崗”的模式修改為“以崗定人”的模式，即將職務(wù)的權(quán)限和審批流程事先設(shè)定好，然后將具體的人員添加進來，即使發(fā)生人員更換，只需要將人替換，而不需要進行工作流的修改。這樣的定義模式可以縮短修改工作流的時間。

4.4增加線上存儲空間，設(shè)置防火墻

為解決線上存儲空間受限的問題，可以在系統(tǒng)內(nèi)增加存儲空間，同時準備內(nèi)存較大的移動硬盤安排專人定期進行數(shù)據(jù)拷貝。另外，網(wǎng)上報賬系統(tǒng)不受時間和空間的影響，可以實時在外網(wǎng)進行傳輸，且網(wǎng)上報賬系統(tǒng)涉及財務(wù)數(shù)據(jù)、人員信息等重要信息，其未知的安全風險會給學(xué)校帶來一定的隱患。因此，首先要對系統(tǒng)設(shè)置訪問權(quán)限，添加訪問日志查詢功能。其次，除了添加傳統(tǒng)的防火墻、虛擬專用網(wǎng)絡(luò)（VirtualPrivate Network，VPN）、堡壘機等防護手段，還要定期進行安全審查，按照相關(guān)部門要求進行漏洞掃描，以及時發(fā)現(xiàn)問題并予以解決[4]。最后，要對使用系統(tǒng)報銷或?qū)徟墓ぷ魅藛T進行網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)傳輸風險的教育培訓(xùn)，增強教職工的安全意識，以防范未知風險，將風險系數(shù)降到最低，確保數(shù)據(jù)安全。

4.5增設(shè)電子憑證影像化系統(tǒng)

2016年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》明確了會計資料可以用電子形式保存歸檔。高職院?？梢愿鶕?jù)實際業(yè)務(wù)需求，增設(shè)電子憑證影像化系統(tǒng)，將報賬憑證資料電子化。這樣既可以實現(xiàn)線上報銷，也可以將電子檔案歸檔，提高會計檔案數(shù)字化管理水平，節(jié)約時間和檔案儲存成本，方便日后查詢[5]。

5 結(jié)束語

在信息化時代背景下，網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的上線為高職院校的財務(wù)人員減輕了工作壓力，不僅方便了預(yù)算管理，還使各業(yè)務(wù)部門負責人對本部門的預(yù)算執(zhí)行情況更加了解。然而，高職院校在應(yīng)用網(wǎng)上報賬系統(tǒng)的過程中也面臨一定的問題。高職院校要正視問題、重視問題，更要積極地解決問題，不斷完善網(wǎng)上報賬系統(tǒng)，使其發(fā)揮出更大的價值，以便更好地服務(wù)師生，助力學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展。

主要參考文獻

[1]李博文.高校財務(wù)網(wǎng)上報賬系統(tǒng)問題及對策研究［J］.行政事業(yè)資產(chǎn)與財務(wù)，2022（7）：92-94.

[2」陳啟蕊.我國高校財務(wù)報銷現(xiàn)狀及對策探析：以YX學(xué)院為例［J].中國總會計師，2022（1）：149-151.

[3]盧瑞揚.基于財務(wù)信息平臺的高職院校財務(wù)網(wǎng)上報賬模式研究與實踐［J].商業(yè)會計，2020（10）：82-85.

[4」張寧．“雙高”背景下高職院校財務(wù)報銷信息化建設(shè)研究[J」.現(xiàn)代商貿(mào)工業(yè)，2023（3）：130-132.

[5]榮冰玉．“互聯(lián)網(wǎng) +^′′ 背景下高校無接觸式報賬研究：以H高校為例［J].財會學(xué)習，2022（5）：97-99