存貨作為企業(yè)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中一項(xiàng)重要的流動(dòng)資產(chǎn),是生產(chǎn)環(huán)節(jié)不可缺少的一項(xiàng)資源,是一家企業(yè)的安全儲(chǔ)備,存貨可以反映企業(yè)的底氣和經(jīng)濟(jì)實(shí)力。在實(shí)際經(jīng)營(yíng)過(guò)程中,中小企業(yè)對(duì)存貨的管理還停留在傳統(tǒng)粗放的形式,沒(méi)有相應(yīng)的采購(gòu)計(jì)劃,庫(kù)存賬實(shí)不符,物料積壓等問(wèn)題已是常態(tài)。面對(duì)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益加劇,中小企業(yè)需要建立科學(xué)有效的庫(kù)存管理機(jī)制來(lái)保證存貨質(zhì)量及安全,監(jiān)控物料使用確保生產(chǎn)效率及品質(zhì),建立安全存貨儲(chǔ)備,保證企業(yè)高效運(yùn)行。
一、中小企業(yè)存貨管理概述
(一)中小企業(yè)存貨管理的概念
存貨管理是指企業(yè)為了生產(chǎn)經(jīng)營(yíng),對(duì)存貨進(jìn)行管理等工作的總稱(chēng)。存貨管理的主要內(nèi)容有提高存貨信息的準(zhǔn)確性、對(duì)存貨流轉(zhuǎn)過(guò)程進(jìn)行監(jiān)管,最大程度地降低庫(kù)存管理成本,匹配公司日常需要的庫(kù)存,加速庫(kù)存周轉(zhuǎn)及保證存貨的安全。企業(yè)持有存貨,一方面是為了保證生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要,另一方面是出自成本的考慮。現(xiàn)代化存貨管理的最終目標(biāo)就是在保證生產(chǎn)或銷(xiāo)售經(jīng)營(yíng)需要的前提下,采用科學(xué)有效的方式管理庫(kù)存,最大限度地降低存貨管理成本。
(二)中小企業(yè)存貨管理的重要性
第一,提高企業(yè)資金利用效率。有效的存貨管理可以減少資金占用,改善中小企業(yè)現(xiàn)金流,從而提高資金周轉(zhuǎn)率。第二,降低企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本。通過(guò)合理的存貨管理,中小企業(yè)可以減少庫(kù)存的積壓、降低庫(kù)存的持有成本、優(yōu)化庫(kù)存結(jié)構(gòu),從而減少庫(kù)存管理成本,降低企業(yè)的整體運(yùn)營(yíng)成本。
二、中小企業(yè)存貨管理存在的問(wèn)題
中小企業(yè)的庫(kù)存管理普遍存在庫(kù)存積壓、賬實(shí)不符以及呆料等問(wèn)題,造成企業(yè)資金大量積壓,而且也難以管控庫(kù)存的不利狀況。
(一)沒(méi)有建立完善的庫(kù)存管理體系
很多中小企業(yè)對(duì)庫(kù)存管理沒(méi)有建立完整的體系,對(duì)貨物的入庫(kù)驗(yàn)收、材料領(lǐng)用以及成品出庫(kù)都未形成規(guī)范,會(huì)出現(xiàn)貨物未驗(yàn)收、質(zhì)量不合格影響生產(chǎn)進(jìn)度的情形;領(lǐng)用材料不認(rèn)真審核數(shù)量和人,領(lǐng)用較隨意造成浪費(fèi)成本的情形;另外成品發(fā)貨還會(huì)出現(xiàn)未授權(quán)簽字貨已經(jīng)發(fā)出的情形。對(duì)存貨區(qū)域也沒(méi)有準(zhǔn)確的劃分,地面或墻面無(wú)明顯標(biāo)識(shí)痕跡,倉(cāng)庫(kù)人員有時(shí)為了方便,采用哪里方便就放哪里的做法,導(dǎo)致庫(kù)存擺放比較凌亂,一種物品有幾個(gè)擺放地點(diǎn)的情形常有發(fā)生,給庫(kù)存盤(pán)點(diǎn)的準(zhǔn)確性和效率性帶來(lái)了難度。
(二)人員素質(zhì)較低
倉(cāng)庫(kù)管理涉及公司原材料、半成品、庫(kù)存商品的進(jìn)出,是一個(gè)比較重要的崗位,隨著時(shí)代的變化,該崗位不再只是簡(jiǎn)單地對(duì)數(shù)字進(jìn)行統(tǒng)計(jì),還需要一定的專(zhuān)業(yè)性。但由于倉(cāng)庫(kù)管理人員職位低、薪資低等原因,加上在車(chē)間工作,因此很難招聘到專(zhuān)業(yè)人員來(lái)管理倉(cāng)庫(kù)。為了節(jié)省成本,中小企業(yè)會(huì)招聘那些認(rèn)為會(huì)做數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、能干體力活的人員作為倉(cāng)庫(kù)管理人員,有些企業(yè)還會(huì)讓親屬既負(fù)責(zé)采購(gòu)又兼任倉(cāng)管,認(rèn)為重要的事情需要親屬把關(guān)才能管理得更好,而從社會(huì)招聘過(guò)來(lái)的人員對(duì)倉(cāng)庫(kù)管理往往沒(méi)有概念,認(rèn)為只要數(shù)目不錯(cuò)就完成了倉(cāng)庫(kù)管理工作,這使得很多倉(cāng)庫(kù)管理人員缺乏正確的倉(cāng)庫(kù)管理知識(shí),無(wú)形中增加了企業(yè)的管理成本,效率也低,導(dǎo)致倉(cāng)庫(kù)管理成本提高。
(三)存在賬實(shí)不符、庫(kù)存積壓
第一,賬實(shí)不符。賬實(shí)不符問(wèn)題是很多中小企業(yè)存在的通病。企業(yè)為節(jié)約人員成本,會(huì)出現(xiàn)一崗多職的情形,對(duì)于倉(cāng)庫(kù)管理人員沒(méi)有做到不相容職務(wù)分離,大部分中小企業(yè)倉(cāng)庫(kù)管理人員都是一手管賬,一手管物。在生產(chǎn)比較繁雜時(shí),倉(cāng)庫(kù)管理人員還會(huì)被征用到生產(chǎn)部門(mén),倉(cāng)庫(kù)大門(mén)打開(kāi),領(lǐng)用簽字都憑員工自覺(jué),這樣一來(lái)便加大了庫(kù)存管理準(zhǔn)確性的難度。另外,倉(cāng)庫(kù)管理人員的重心還是停留在傳統(tǒng)思維方式上,認(rèn)為倉(cāng)庫(kù)管理就是只要保證物品的收、發(fā)等統(tǒng)計(jì)不錯(cuò),認(rèn)為貨到倉(cāng)庫(kù)后庫(kù)存管理就結(jié)束了,沒(méi)有形成賬面和實(shí)際庫(kù)存相符的意識(shí)。同時(shí),缺少存貨盤(pán)點(diǎn)也是造成賬實(shí)不符的一個(gè)重要原因,存貨盤(pán)點(diǎn)是一項(xiàng)耗時(shí)耗力的工程,再加上倉(cāng)庫(kù)管理混亂,貨物擺放厘清庫(kù)存需要耗費(fèi)巨大的人力和物力。特別是首次對(duì)存貨進(jìn)行盤(pán)點(diǎn),如果得不到管理層的大力支持,往往盤(pán)點(diǎn)也會(huì)形式化,不能發(fā)現(xiàn)庫(kù)存存在的問(wèn)題,久而久之賬實(shí)不符越來(lái)越嚴(yán)重。
第二,庫(kù)存積壓。庫(kù)存積壓往往是因?yàn)樵谟唵伍_(kāi)始時(shí)就缺乏相應(yīng)的采購(gòu)計(jì)劃所致。當(dāng)銷(xiāo)售部門(mén)接到訂單后,生產(chǎn)部門(mén)便給采購(gòu)部門(mén)下達(dá)采購(gòu)任務(wù),中間環(huán)節(jié)往往缺乏倉(cāng)庫(kù)部門(mén)的數(shù)據(jù)支持,內(nèi)部也缺乏有效溝通,數(shù)據(jù)不能及時(shí)共享,導(dǎo)致信息差,可能出現(xiàn)倉(cāng)庫(kù)仍有相應(yīng)的材料,但采購(gòu)部門(mén)依然采購(gòu)的現(xiàn)象。采購(gòu)人員在采購(gòu)過(guò)程中也沒(méi)有結(jié)合庫(kù)存和生產(chǎn)情況,未能有效地區(qū)分輕重緩急,導(dǎo)致物資的呆滯和短缺。另外,中小企業(yè)普遍沒(méi)有形成安全庫(kù)存意識(shí),甚至認(rèn)為存貨越多越可以彰顯企業(yè)的實(shí)力。有些采購(gòu)人員還會(huì)對(duì)外賒賬,會(huì)出現(xiàn)未進(jìn)行相關(guān)采購(gòu)申購(gòu),采購(gòu)就先行采購(gòu)入庫(kù)的情形,最后導(dǎo)致庫(kù)存進(jìn)一步增加。
三、完善中小企業(yè)存貨管理的措施
中小企業(yè)存貨管理需建立科學(xué)的庫(kù)存管理,加強(qiáng)數(shù)據(jù)共享及部門(mén)之間的有效合作,建立采購(gòu)計(jì)劃,制定安全庫(kù)存及庫(kù)存周轉(zhuǎn)等相關(guān)指標(biāo)對(duì)倉(cāng)庫(kù)管理人員進(jìn)行考核,同時(shí)還需對(duì)倉(cāng)庫(kù)管理人員進(jìn)行素質(zhì)培訓(xùn),增強(qiáng)倉(cāng)庫(kù)管理人員的安全庫(kù)存管理意識(shí)。
(一)完善庫(kù)存管理系統(tǒng)的建立
加強(qiáng)庫(kù)存管理,建立健全科學(xué)的庫(kù)存管理模式。一是采用XYZ庫(kù)存管理。XYZ分類(lèi)法是一種較為科字的庫(kù)仔官埋俁式,匕基于物品需求的不確定性和消耗率來(lái)對(duì)庫(kù)存物品進(jìn)行分類(lèi),這種方法可以幫助中小企業(yè)更有效地管理庫(kù)存,通過(guò)識(shí)別不同物品的需求穩(wěn)定性和預(yù)測(cè)難度,采取相應(yīng)的庫(kù)存策略。XYZ分類(lèi)法將庫(kù)存物品分為三個(gè)類(lèi)別:X、Y和Z,每個(gè)類(lèi)別代表不同的需求特征和相應(yīng)的管理策略。X類(lèi)物品的需求穩(wěn)定且可預(yù)測(cè),這些物品的銷(xiāo)售量波動(dòng)小,企業(yè)可以相對(duì)容易地預(yù)測(cè)未來(lái)的需求量。對(duì)于X類(lèi)物品,企業(yè)通常要保持適度的庫(kù)存水平和安全庫(kù)存。由于需求穩(wěn)定,企業(yè)可以采用定期采購(gòu)的策略,以確保庫(kù)存水平與需求相匹配,同時(shí)避免過(guò)度庫(kù)存。Y類(lèi)物品的需求相對(duì)不穩(wěn)定但仍然可預(yù)測(cè),這些物品的銷(xiāo)售量可能會(huì)有波動(dòng),但不是非常劇烈,企業(yè)需要更頻繁地監(jiān)控庫(kù)存水平。對(duì)于Y類(lèi)物品,企業(yè)可能需要設(shè)置較高的安全庫(kù)存水平,以應(yīng)對(duì)需求波動(dòng)。同時(shí),企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)需求預(yù)測(cè)和庫(kù)存監(jiān)控,以便及時(shí)響應(yīng)市場(chǎng)變化。Z類(lèi)物品的需求極不穩(wěn)定且不可預(yù)測(cè),這些物品的銷(xiāo)售量波動(dòng)大,很難準(zhǔn)確預(yù)測(cè)未來(lái)的需求量。對(duì)于Z類(lèi)物品,企業(yè)應(yīng)保持較低的庫(kù)存水平,以減少庫(kù)存積壓和資金占用。在某些情況下,企業(yè)可能選擇按需采購(gòu)或采用其他靈活的庫(kù)存管理方法,以降低庫(kù)存風(fēng)險(xiǎn)。二是加強(qiáng)ERP系統(tǒng)的推廣運(yùn)用。隨著大數(shù)據(jù)的推進(jìn)與實(shí)施,數(shù)據(jù)是一項(xiàng)非常有價(jià)值的資源,企業(yè)的管理系統(tǒng)也應(yīng)該加強(qiáng)升級(jí)和管理。傳統(tǒng)的庫(kù)存管理依靠手工賬和簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)處理,不僅數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率不高,而且?guī)齑鏀?shù)據(jù)不能同生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)數(shù)據(jù)同步,不能為生產(chǎn)和采購(gòu)部門(mén)提供及時(shí)有效的信息。而ERP系統(tǒng)不僅可以實(shí)施訂單全程管理,涉及銷(xiāo)售、采購(gòu)、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)、倉(cāng)庫(kù)等部門(mén)的資源共享和數(shù)據(jù)交換,還可以對(duì)庫(kù)存管理做到精準(zhǔn)追溯,增強(qiáng)企業(yè)采購(gòu)部門(mén)與其他各部門(mén)之間信息共享,為企業(yè)的存貨決策提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。通過(guò)訂單化、標(biāo)準(zhǔn)化作業(yè)流程,明確物料領(lǐng)用的數(shù)量,在庫(kù)存低于警戒線(xiàn)時(shí)進(jìn)行預(yù)警,ERP系統(tǒng)的推廣不但可以提升數(shù)據(jù)的正確性,還可從多維度對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析,實(shí)現(xiàn)庫(kù)存數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)管理,為管理者決策提供強(qiáng)有力的數(shù)據(jù)支持。另外,ERP系統(tǒng)還可以精準(zhǔn)定位庫(kù)存管理,從而提高庫(kù)存管理的高效性。
(二)加強(qiáng)倉(cāng)庫(kù)管理人員的管控意識(shí)和學(xué)習(xí)
中小企業(yè)管理者認(rèn)知水平不高,認(rèn)為庫(kù)存管理只是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作,庫(kù)存管理就是對(duì)物品進(jìn)行清點(diǎn)工作,只是對(duì)庫(kù)存收發(fā)的記錄,認(rèn)識(shí)數(shù)字、產(chǎn)品就能勝任該項(xiàng)工作。庫(kù)存管理雖然是一項(xiàng)看似比較簡(jiǎn)單的工作,但是沒(méi)有合理的方法往往會(huì)影響生產(chǎn)進(jìn)度。因此需要定期對(duì)倉(cāng)庫(kù)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核,提高其專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)和管理能力。第一,員工人職后進(jìn)行崗前培訓(xùn)。新員工在上崗前應(yīng)該接受相關(guān)的基礎(chǔ)知識(shí)的培訓(xùn),了解倉(cāng)庫(kù)產(chǎn)品分類(lèi)、物品擺放規(guī)則、倉(cāng)庫(kù)區(qū)域劃分和物品編碼。第二,定期開(kāi)展庫(kù)存管理知識(shí)的培訓(xùn)。倉(cāng)庫(kù)管理人員應(yīng)定期接受操作培訓(xùn),規(guī)范操作流程,加強(qiáng)倉(cāng)庫(kù)管理人員的安全意識(shí)和應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。第三,將倉(cāng)庫(kù)管理的準(zhǔn)確性、物品擺放整齊等作為倉(cāng)庫(kù)管理人員的績(jī)效指標(biāo),以此激發(fā)其工作質(zhì)量的提升。另外,倉(cāng)庫(kù)管理人員還應(yīng)該具備較好的溝通能力和團(tuán)隊(duì)合作精神,具備責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度。
(三)加強(qiáng)存貨周轉(zhuǎn)率及安全庫(kù)存
第一,建立存貨周轉(zhuǎn)率考核指標(biāo)。存貨周轉(zhuǎn)率是企業(yè)運(yùn)營(yíng)中一個(gè)重要的財(cái)務(wù)指標(biāo),它反映了企業(yè)的經(jīng)營(yíng)效率和資金運(yùn)用效率。一個(gè)企業(yè)的存貨周轉(zhuǎn)率越高,說(shuō)明企業(yè)庫(kù)存的流動(dòng)性越好,商品周轉(zhuǎn)變成現(xiàn)金的速度越快,資金利用效率也越高。中小企業(yè)可以將庫(kù)存周轉(zhuǎn)率作為一個(gè)關(guān)鍵指標(biāo)進(jìn)行考核,用以衡量企業(yè)運(yùn)營(yíng)的效率和盈利能力,可以根據(jù)自身產(chǎn)品的特點(diǎn)和行業(yè)性質(zhì)設(shè)定一個(gè)存貨周轉(zhuǎn)率的合理區(qū)間,對(duì)比公司的周轉(zhuǎn)率是否存在異常。如存在異常,應(yīng)及時(shí)對(duì)周轉(zhuǎn)率異常的存貨進(jìn)行跟蹤處理,分析異常的原因,從而加強(qiáng)庫(kù)存管理的精確度。
第二,建立安全庫(kù)存模式。庫(kù)存管理的目標(biāo)是將存貨降到合理的狀態(tài),既不過(guò)度積壓也不存在短缺的狀態(tài),這就需要有安全庫(kù)存意識(shí)。根據(jù)經(jīng)濟(jì)訂貨量的管控模式,即平衡采購(gòu)進(jìn)貨成本和保管倉(cāng)儲(chǔ)成本核算,以實(shí)現(xiàn)總庫(kù)存成本最低的最佳訂貨量來(lái)測(cè)算最佳訂貨量,當(dāng)企業(yè)按照經(jīng)濟(jì)訂貨量來(lái)訂貨時(shí),可實(shí)現(xiàn)訂貨成本和儲(chǔ)存成本之和最小化。
(四)加強(qiáng)與供應(yīng)商的合作,加強(qiáng)生產(chǎn)訂單的管控
第一,加強(qiáng)與供應(yīng)商的合作。企業(yè)發(fā)展壯大離不開(kāi)供應(yīng)商的支持,選擇合適的供應(yīng)商也是企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策中重要的一個(gè)環(huán)節(jié),如建立安全庫(kù)存模式可能需要供應(yīng)商給予一定賬期,這就需要加強(qiáng)和供應(yīng)商的合作,才能保證物料的及時(shí)性和質(zhì)量的穩(wěn)定性。在首次和供應(yīng)商建立合作前,需要對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行全面評(píng)估,查詢(xún)對(duì)方的資質(zhì)、信譽(yù)、距離的遠(yuǎn)近以及交通運(yùn)輸情況,涉及公司重要的物料還應(yīng)去實(shí)地考察供應(yīng)商,將通過(guò)篩選的供應(yīng)商作為企業(yè)的共同價(jià)值創(chuàng)造伙伴,加強(qiáng)和供應(yīng)商的戰(zhàn)略合作,以此來(lái)保證市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)力。另外,還需對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理,加強(qiáng)生產(chǎn)技術(shù)方面的溝通和反饋,在提高客戶(hù)滿(mǎn)意度的同時(shí)提高對(duì)供應(yīng)商的要求,實(shí)現(xiàn)共同進(jìn)步,防止供應(yīng)商因自身經(jīng)營(yíng)原因影響物料質(zhì)量問(wèn)題4。
第二,加強(qiáng)生產(chǎn)過(guò)程的管控。除建立采購(gòu)計(jì)劃外,企業(yè)還可以通過(guò)ERP系統(tǒng)對(duì)生產(chǎn)物料進(jìn)行分配,建立標(biāo)準(zhǔn)BOM單,在生產(chǎn)過(guò)程中加強(qiáng)對(duì)物料領(lǐng)用的管控,設(shè)置領(lǐng)料權(quán)限。對(duì)超出訂單預(yù)算的領(lǐng)料需要進(jìn)行審批,對(duì)異常領(lǐng)料進(jìn)行及時(shí)跟進(jìn)。在這個(gè)過(guò)程中還可以設(shè)定PMC崗位,對(duì)生產(chǎn)訂單進(jìn)行全過(guò)程的管理、跟蹤與交付,確??蛻?hù)訂單能夠按時(shí)、準(zhǔn)確交付,從而提高客戶(hù)的滿(mǎn)意度,為客戶(hù)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
(五)定期盤(pán)點(diǎn),及時(shí)處置呆滯料
第一,定期盤(pán)點(diǎn)庫(kù)存。財(cái)務(wù)人員應(yīng)根據(jù)庫(kù)存管理制度,對(duì)企業(yè)庫(kù)存定期進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)。盤(pán)點(diǎn)前需要倉(cāng)庫(kù)管理人員將同一種類(lèi)的庫(kù)存物料放在一起。在盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中需要建立有效標(biāo)識(shí),對(duì)在盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的瑕疵品、殘次品應(yīng)單獨(dú)區(qū)分開(kāi)來(lái)進(jìn)行報(bào)廢處理。盤(pán)點(diǎn)后應(yīng)形成盤(pán)點(diǎn)表經(jīng)財(cái)務(wù)人員和倉(cāng)庫(kù)人員簽字確認(rèn),最后提出優(yōu)化方案。通過(guò)定期盤(pán)點(diǎn),一方面可以增強(qiáng)庫(kù)存管理人員對(duì)存貨管理的意識(shí),另一方面財(cái)務(wù)人員在盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中可以了解公司真實(shí)的庫(kù)存現(xiàn)狀,對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理,也是邁出業(yè)財(cái)融合、精益管理的重要一步。
第二,及時(shí)清理呆滯料。對(duì)于盤(pán)點(diǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的呆滯料應(yīng)及時(shí)聯(lián)系相關(guān)部門(mén),分析呆物料產(chǎn)生的原因。如果屬于客戶(hù)寄存放在倉(cāng)庫(kù)的貨物,應(yīng)及時(shí)聯(lián)系客戶(hù)取回貨物,如果是客戶(hù)確定不要的貨物,可折價(jià)進(jìn)行銷(xiāo)售;如果確認(rèn)是因?yàn)椴少?gòu)部門(mén)多采購(gòu)的物品或殘缺品應(yīng)建立問(wèn)責(zé)機(jī)制,對(duì)該筆呆物料可以按照貨物價(jià)值的一定比例進(jìn)行處罰,謹(jǐn)防再次出現(xiàn)呆滯料的情形。
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作者簡(jiǎn)介:黃麗莉(1987.08—),女,漢族,江蘇南通人,會(huì)計(jì)師,稅務(wù)師,美國(guó)注冊(cè)管理會(huì)計(jì)師,主要研究方向:財(cái)務(wù)管理。
經(jīng)濟(jì)技術(shù)協(xié)作信息2025年5期