模式逐漸由人工管理向數(shù)字化方向轉(zhuǎn)型，有助于挖掘檔案應(yīng)用價(jià)值，提高檔案管理水平。文章以數(shù)字化賦能學(xué)校檔案管理創(chuàng)新發(fā)展為研究對象，闡述了學(xué)校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的意義?；跀?shù)字化檔案管理原則，針對學(xué)校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型問題，提出幾點(diǎn)建議，希望為相關(guān)人士提供參考。

學(xué)校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的意義

提高檔案管理效率

互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，學(xué)校檔案數(shù)據(jù)數(shù)量呈爆發(fā)式增長，紙質(zhì)檔案管理模式無法滿足信息保存、檢索及學(xué)校職能部門數(shù)據(jù)共享的需求。相較于紙質(zhì)檔案管理，數(shù)字化檔案管理模式能節(jié)約檔案管理空間，提高信息檢索和存儲效率，保障檔案信息的完整性。通過在數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)中設(shè)置信息收集、篩選、歸檔、存儲和檢索等功能，與其他系統(tǒng)集成管理，實(shí)現(xiàn)對學(xué)校檔案資料的全生命周期管理。學(xué)校作為現(xiàn)代教育體系的重要組成部分，經(jīng)營管理和決策過程中需要大量數(shù)據(jù)支撐，數(shù)字化檔案管理轉(zhuǎn)型能挖掘檔案潛在價(jià)值，支撐管理者決策，提升學(xué)校內(nèi)部管理水平，為學(xué)校健康發(fā)展創(chuàng)建良好環(huán)境。數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用，能減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，解決因人工誤差導(dǎo)致的資料不完整問題，實(shí)現(xiàn)檔案管理自動化，提高檔案管理效率。

保障檔案數(shù)據(jù)安全

學(xué)校在運(yùn)行中會產(chǎn)生大量數(shù)據(jù)，如教職工個人信息、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等，若出現(xiàn)信息丟失情況，將會存在較大安全隱患，不利于學(xué)校數(shù)據(jù)安全管理和隱私保護(hù)。在檔案數(shù)字化管理中，技術(shù)人員需做好安全防護(hù)工作，利用防火墻、加密技術(shù)、身份識別等手段，維護(hù)檔案系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的安全，防止信息丟失、泄露等。當(dāng)前，我國大部分學(xué)校在檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型中應(yīng)用了安全防護(hù)技術(shù)，包括密鑰技術(shù)、數(shù)字水印等，以保護(hù)檔案數(shù)據(jù)安全，預(yù)防數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)。這一舉措能提高學(xué)校數(shù)據(jù)安全管理水平，營造良好的檔案管理氛圍，為學(xué)校數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供豐富的經(jīng)驗(yàn)。

提高學(xué)校教學(xué)水平

檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型后，可以通過大數(shù)據(jù)技術(shù)收集學(xué)校各部門產(chǎn)生的數(shù)據(jù)，使管理者了解學(xué)校運(yùn)行情況、教職工隊(duì)伍建設(shè)情況及學(xué)校財(cái)務(wù)狀況，并根據(jù)教育部門要求制定管理策略和學(xué)校未來發(fā)展規(guī)劃方案。在具體操作中，學(xué)?？赏ㄟ^信息技術(shù)分析教育未來發(fā)展趨勢，結(jié)合當(dāng)前管理問題健全管理制度，優(yōu)化并創(chuàng)新學(xué)校內(nèi)部管理模式，以提升學(xué)校教學(xué)質(zhì)量，培養(yǎng)更多優(yōu)秀人才，為社會和國家發(fā)展輸送新時(shí)代人才。例如，學(xué)?？梢越柚鷻n案管理系統(tǒng)了解教職工的教學(xué)能力、教學(xué)水平、科研成果，基于此制定教職工隊(duì)伍培訓(xùn)方案，利用個性化培訓(xùn)活動夯實(shí)教職工的理論基礎(chǔ)，培養(yǎng)其創(chuàng)新能力，使學(xué)校教育工作高效運(yùn)行。

實(shí)現(xiàn)資源信息共享

資源共享是數(shù)字化檔案管理的功能之一，數(shù)字化管理系統(tǒng)可整合多個部門的信息，包括學(xué)科教研、教職工隊(duì)伍建設(shè)、資源分配、教學(xué)成效等。由于學(xué)校信息數(shù)據(jù)多，涉及多個部門，所以在數(shù)字化檔案管理過程中，可以根據(jù)學(xué)校需求構(gòu)建協(xié)同機(jī)制，明確檔案管理部門的責(zé)任及其他部門的義務(wù)，減少信息重復(fù)和交叉現(xiàn)象。同時(shí)，避免出現(xiàn)“數(shù)據(jù)孤島”，以防影響檔案數(shù)據(jù)管理。此外，學(xué)?？梢耘c政府部門、第三方機(jī)構(gòu)共同參與檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)和相關(guān)工作，維護(hù)檔案系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。為防止檔案資源共享中出現(xiàn)質(zhì)量或者其他問題，應(yīng)制定數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)，簽訂數(shù)據(jù)交換協(xié)議，規(guī)范參與數(shù)據(jù)共享的機(jī)構(gòu)（部門）的行為，加快數(shù)據(jù)流通速度，提升檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用效果。

學(xué)校檔案數(shù)字化管理原則

服務(wù)性

檔案數(shù)字化管理的目的是為學(xué)校提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，使學(xué)校依托豐富的檔案數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)更健康的運(yùn)行。為實(shí)現(xiàn)檔案管理的目的，在數(shù)字化建設(shè)中應(yīng)堅(jiān)持服務(wù)性原則，以滿足師生管理需求為前提，根據(jù)檔案事業(yè)發(fā)展趨勢，構(gòu)建符合學(xué)校實(shí)際情況的檔案管理模式，對接學(xué)校其他信息系統(tǒng)，提高檔案管理質(zhì)效，為學(xué)校師生提供更精準(zhǔn)的服務(wù)。

創(chuàng)新性與共享性

學(xué)校建設(shè)數(shù)字化檔案時(shí)，以智慧校園為依托，以提高檔案管理水平為目的，通過創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)的服務(wù)模式并拓展功能，滿足用戶多元化需求，使檔案資料在管理中發(fā)揮最大效能。同時(shí)，檔案管理部門應(yīng)主動與其他部門溝通，建立溝通機(jī)制，及時(shí)獲取其他部門的檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料共享共治。

循序漸進(jìn)

學(xué)校檔案資料多，涉及多個部門和領(lǐng)域，這就需要檔案管理人員遵循循序漸進(jìn)的原則，按照檔案類型和特點(diǎn)有計(jì)劃地開展工作，確保檔案數(shù)據(jù)及時(shí)處理。在具體操作中，可以借助信息技術(shù)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式，這既便于檔案管理人員獲取、管理數(shù)據(jù)，又能推動檔案數(shù)字化建設(shè)有序進(jìn)行。

真實(shí)性

數(shù)字化檔案管理須堅(jiān)持真實(shí)性原則，確保檔案信息的真實(shí)和完整，防止數(shù)據(jù)不完整影響檔案價(jià)值。檔案中記錄了大量真實(shí)事件和資料，如果出現(xiàn)虛假信息或不完整的數(shù)據(jù)，會降低檔案的應(yīng)用價(jià)值，難以發(fā)揮檔案資料在學(xué)校管理中的作用。因此，為確保檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性，檔案管理部門可以從基礎(chǔ)設(shè)施、數(shù)字化技術(shù)等方面入手，做好檔案信息的收集和篩查工作，保證檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性，加快檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程。

學(xué)校檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型存在的問題

軟硬件設(shè)施更新不及時(shí)

檔案管理數(shù)字化建設(shè)的前提，是學(xué)校具備穩(wěn)定運(yùn)行的硬件設(shè)備和現(xiàn)代化軟件系統(tǒng)，以滿足海量檔案信息存儲的需求。尤其是智慧校園環(huán)境下，學(xué)校更需要做好軟硬件設(shè)施的升級和管理工作，通過建設(shè)數(shù)據(jù)庫，確保檔案管理系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。紙質(zhì)檔案側(cè)重信息管理，對軟硬件設(shè)施需求不高，因此，學(xué)校容易忽視軟硬件設(shè)施的更新升級，導(dǎo)致現(xiàn)有系統(tǒng)無法滿足檔案管理需求。在數(shù)字化檔案建設(shè)中，應(yīng)明確軟硬件設(shè)施更新的重要性，結(jié)合智慧校園建設(shè)要求及時(shí)更新設(shè)備，營造數(shù)字化工作環(huán)境。

檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

數(shù)字化檔案的建設(shè)，需要工作人員具備數(shù)字化管理意識，能熟練運(yùn)用信息系統(tǒng)完成檔案的收集、分析、歸檔、存儲等工作。學(xué)校檔案管理人員素質(zhì)參差不齊，主要表現(xiàn)在以下兩方面。第一，部分檔案管理人員對數(shù)字化工作認(rèn)知片面。檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的前提是檔案管理人員具備數(shù)字化工作意識，能根據(jù)上級要求主動創(chuàng)新檔案管理模式。部分管理人員認(rèn)為數(shù)字化管理就是利用計(jì)算機(jī)工作，忽視檔案系統(tǒng)的維護(hù)、紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，制約數(shù)字化檔案建設(shè)進(jìn)程。第二，專業(yè)人員匱乏。部分學(xué)校缺少專業(yè)的檔案管理人員，由其他崗位人員兼職檔案管理工作，其素質(zhì)難以滿足數(shù)字化檔案管理需求。數(shù)字化檔案管理工作的專業(yè)性較強(qiáng)，管理人員需主動提升自身的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，能夠根據(jù)數(shù)字化管理需求開展工作，完成對學(xué)校檔案資料的全過程管理。若檔案管理人員不具備數(shù)字化工作的意識和能力，將會影響學(xué)校的數(shù)字化發(fā)展，進(jìn)而不利于智慧校園的建設(shè)。

缺少明確的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

學(xué)校未針對數(shù)字化檔案管理制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)字化檔案管理體系不完善。學(xué)校各部門檔案數(shù)據(jù)存在標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、格式差異大的情況。學(xué)校在數(shù)字化管理中需統(tǒng)一各部門的數(shù)據(jù)處理標(biāo)準(zhǔn)，通過規(guī)范檔案格式確保檔案資源共享的高效性。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，增加了檔案管理人員獲取數(shù)據(jù)的難度，加大了管理負(fù)擔(dān)，降低了數(shù)字化工作效率。究其根本，是學(xué)校對數(shù)字化檔案管理的重視不足，忽視數(shù)字化建設(shè)投入，造成標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、考核制度不完善、監(jiān)管不到位等問題，嚴(yán)重影響檔案管理的服務(wù)效果。

檔案數(shù)據(jù)安全管理不到位

學(xué)校檔案數(shù)字化管理主要以計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)技術(shù)為主，由于依賴現(xiàn)代技術(shù)，檔案管理系統(tǒng)在運(yùn)行中容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)損壞、泄露等安全問題。若檔案管理人員不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)安全問題，將會對學(xué)校發(fā)展造成重大影響。此外，部分學(xué)校會聘請第三方進(jìn)行安全管理工作，容易忽視自身在檔案安全管理中的作用，如果出現(xiàn)黑客攻擊或安全防護(hù)失效情況，會導(dǎo)致重要信息泄露，給學(xué)校帶來損失。

數(shù)字化賦能學(xué)校檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的路徑

健全智慧系統(tǒng)架構(gòu)

學(xué)校智慧系統(tǒng)架構(gòu)的完善，能有效對接檔案管理系統(tǒng)與其他信息系統(tǒng)，推動智慧校園的建設(shè)和發(fā)展。檔案管理工作比較復(fù)雜，涉及多個部門。信息系統(tǒng)建設(shè)需要考慮其他系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口和信息處理標(biāo)準(zhǔn)，通過頂層設(shè)計(jì)提高檔案管理水平。第一，學(xué)校需依托智慧校園系統(tǒng)平臺，設(shè)計(jì)檔案管理平臺，為檔案管理人員獲取其他部門的檔案數(shù)據(jù)提供便利。大多數(shù)學(xué)校智慧校園系統(tǒng)平臺運(yùn)行相對成熟，可以滿足跨部門獲取信息的需求，比設(shè)計(jì)全新的檔案管理平臺更有性價(jià)比。技術(shù)人員可以將該平臺作為智慧系統(tǒng)架構(gòu)，根據(jù)檔案管理需求，不斷完善和優(yōu)化該系統(tǒng)的功能，推動檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型。第二，學(xué)校需成立專項(xiàng)基金。檔案數(shù)字化建設(shè)需要投入大量人力、物力，資金不足會影響數(shù)字化建設(shè)效果，無法實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。因此，學(xué)校可以針對檔案數(shù)字化建設(shè)成立專項(xiàng)基金，使其成為檔案數(shù)字化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，確保智慧架構(gòu)建設(shè)工作順利進(jìn)行。第三，通過開展校內(nèi)調(diào)研，了解師生的需求，構(gòu)建個性化檔案管理系統(tǒng)。受教育理念、教學(xué)環(huán)境等因素的影響，師生的檔案管理需求呈現(xiàn)多元化趨勢。校內(nèi)調(diào)研能更精準(zhǔn)地掌握師生對檔案的需求，構(gòu)建符合學(xué)校發(fā)展需求的檔案管理系統(tǒng)，滿足師生基本需求，提高檔案服務(wù)水平。第四，及時(shí)更新和優(yōu)化智慧系統(tǒng)架構(gòu)。信息技術(shù)更新速度較快，對數(shù)字化檔案管理要求較高。如果學(xué)校不能及時(shí)更新和升級信息技術(shù)，會影響檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。所以，技術(shù)人員應(yīng)根據(jù)學(xué)校需求，主動更新技術(shù)，將人工智能、區(qū)塊鏈等現(xiàn)代化技術(shù)應(yīng)用到檔案管理系統(tǒng)中，維護(hù)系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行，確保檔案數(shù)字化建設(shè)的前沿性。

例如，我國某學(xué)校的智慧校園系統(tǒng)平臺包含0A系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、學(xué)生成長導(dǎo)航平臺、網(wǎng)絡(luò)教學(xué)平臺、愛數(shù)云文檔、教師檔案管理系統(tǒng)、教師專業(yè)發(fā)展平臺、學(xué)徒制管理系統(tǒng)、圖書館OPAC、實(shí)訓(xùn)室管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)可視化平臺、實(shí)訓(xùn)平臺等，在檔案數(shù)字化建設(shè)中，以智慧校園平臺為基礎(chǔ)，構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)，通過對接該平臺，實(shí)現(xiàn)教師、教學(xué)、學(xué)生等方面信息的自動收集，保證信息收集的全面性，提升數(shù)字化檔案管理的質(zhì)效。

加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

數(shù)字化檔案管理模式下，學(xué)校需做好人才隊(duì)伍建設(shè)工作，轉(zhuǎn)變檔案管理人員對數(shù)字化轉(zhuǎn)型的認(rèn)知，引導(dǎo)其主動學(xué)習(xí)數(shù)字化檔案管理相關(guān)知識，提高檔案管理人員的數(shù)字化工作能力。培訓(xùn)是建設(shè)數(shù)字化檔案管理人才隊(duì)伍的方法之一，學(xué)校可以根據(jù)數(shù)字化檔案管理需求，組織多元化培訓(xùn)活動，將信息系統(tǒng)使用方法、相關(guān)法律法規(guī)、數(shù)字化檔案管理要求等融入培訓(xùn)內(nèi)容，利用理論與實(shí)踐案例結(jié)合的方式，幫助檔案管理人員正確認(rèn)識數(shù)字化檔案，提高其專業(yè)能力。例如，結(jié)合學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)規(guī)劃、檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施內(nèi)容、檔案管理系統(tǒng)具體功能等內(nèi)容，立足學(xué)校檔案管理需求，重點(diǎn)對檔案管理系統(tǒng)與0A協(xié)同辦公、0A電子文件采集、學(xué)校智慧校園平臺辦公系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接進(jìn)行詳細(xì)講解，對收集、錄入、查借閱實(shí)物檔案與電子檔案的流程等進(jìn)行實(shí)操演示，使參與培訓(xùn)人員在學(xué)習(xí)中掌握信息系統(tǒng)的操作方法。此外，學(xué)?？梢越M織人才招聘活動，解決專業(yè)人才不足的問題。為引進(jìn)專業(yè)人才，學(xué)校需確立數(shù)字化檔案管理崗位招聘標(biāo)準(zhǔn)，明確應(yīng)聘條件，面向社會和校內(nèi)進(jìn)行招聘，選擇符合數(shù)字化管理需求的人才，充實(shí)學(xué)校數(shù)字化檔案管理人才隊(duì)伍。為激發(fā)檔案管理人員工作熱情，學(xué)校應(yīng)制定獎懲機(jī)制，對積極參與數(shù)字化建設(shè)、按時(shí)完成檔案管理任務(wù)的員工給予獎勵，對消極怠工、數(shù)字化工作能力差的員工進(jìn)行懲處。

確定數(shù)字化檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)

針對檔案數(shù)字化建設(shè)中標(biāo)準(zhǔn)不一致、管理體系不完善的問題，學(xué)校應(yīng)采取以下措施。第一，統(tǒng)一思想。為加快檔案數(shù)字化進(jìn)程，管理者應(yīng)轉(zhuǎn)變思想觀念，明確數(shù)字化檔案與傳統(tǒng)檔案管理模式的差異，發(fā)揮帶頭作用，主動參與數(shù)字化檔案建設(shè)，落實(shí)數(shù)字化檔案管理建設(shè)責(zé)任。第二，及時(shí)創(chuàng)新檔案管理模式。新時(shí)代背景下，學(xué)校應(yīng)主動創(chuàng)新檔案管理模式，利用現(xiàn)代化技術(shù)手段革新檔案管理理念和模式，拓展檔案管理系統(tǒng)功能，挖掘檔案資源價(jià)值，激發(fā)學(xué)校檔案管理的內(nèi)部發(fā)展動力。第三，立足互聯(lián)網(wǎng)，健全檔案管理現(xiàn)代化工作體系。學(xué)校在構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理工作體系時(shí)，應(yīng)主動應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，完善檔案管理流程，提高檔案管理人員信息化工作能力，推動檔案管理規(guī)范化進(jìn)程。第四，構(gòu)建安全管理體系，營造安全管理氛圍。為確保檔案資料的完整性，學(xué)?？梢越M織宣傳活動，培養(yǎng)檔案管理人員的安全意識，減少安全管理問題，推動檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

加大檔案安全管理力度

為凸顯檔案管理在學(xué)校發(fā)展中的作用，應(yīng)做好檔案安全管理工作，借助數(shù)字技術(shù)構(gòu)建智慧防御機(jī)制。一方面，監(jiān)督檔案管理全過程。檔案管理人員應(yīng)具備互相監(jiān)督的意識，控制檔案管理細(xì)節(jié)，主動規(guī)避檔案管理風(fēng)險(xiǎn)。另一方面，提高技術(shù)人員的安全管理意識。檔案管理人員應(yīng)針對已經(jīng)構(gòu)建的檔案管理系統(tǒng)，設(shè)置安全防護(hù)技術(shù)，并定期檢查信息系統(tǒng)和硬件設(shè)備的運(yùn)行情況，防止因軟硬件問題出現(xiàn)安全隱患。此外，檔案管理部門應(yīng)制定密級處理機(jī)制，約束檔案管理人員的行為，維護(hù)檔案信息的安全。

綜上所述，檔案管理作為學(xué)校管理工作的一部分，應(yīng)加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型。根據(jù)智慧校園建設(shè)需求構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，通過人才隊(duì)伍建設(shè)、檔案安全管理、智慧系統(tǒng)架構(gòu)等措施，解決紙質(zhì)檔案管理效率低、工作量大的問題，提高檔案管理質(zhì)效，推動學(xué)校檔案管理向自動化、數(shù)字化方向發(fā)展。

（作者單位：三明市列東中學(xué)）