［摘 要］隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，事業(yè)單位檔案管理面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式已難以適應(yīng)新形勢(shì)對(duì)檔案管理的要求。文章通過(guò)分析當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理面臨的困境，結(jié)合大數(shù)據(jù)技術(shù)特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，提出事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略，包括轉(zhuǎn)變檔案管理理念、優(yōu)化檔案管理流程、引入大數(shù)據(jù)技術(shù)、加強(qiáng)檔案安全管理、提高檔案管理人員素質(zhì)等方面。通過(guò)采取這些創(chuàng)新策略，可有效提升事業(yè)單位檔案管理水平，更好地服務(wù)于事業(yè)單位的中心工作。

［關(guān)鍵詞］大數(shù)據(jù)；事業(yè)單位；檔案管理；創(chuàng)新策略

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2025.04.057

［中圖分類號(hào)］D630.1；G270.7 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1673-0194（2025）04-0-03

0" " "引 言

為加快推動(dòng)政務(wù)信息系統(tǒng)互聯(lián)和公共數(shù)據(jù)共享，增強(qiáng)政府公信力，提高行政效率，提升服務(wù)水平，充分發(fā)揮政務(wù)信息資源共享在深化改革、轉(zhuǎn)變職能、創(chuàng)新管理中的重要作用，2016年9月國(guó)務(wù)院發(fā)布了《政務(wù)信息資源共享管理暫行辦法》，強(qiáng)調(diào)以共享為原則，不共享為例外。各政務(wù)部門形成的政務(wù)信息資源原則上應(yīng)予共享，涉及國(guó)家秘密和安全的，按相關(guān)法律法規(guī)執(zhí)行。在此政策背景下，事業(yè)單位檔案管理工作面臨新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。事業(yè)單位檔案管理如何轉(zhuǎn)變理念、優(yōu)化流程、運(yùn)用新技術(shù)，已經(jīng)成為擺在檔案管理工作者面前的一項(xiàng)重要課題。本文將結(jié)合大數(shù)據(jù)環(huán)境，探討事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新的可行策略。

1" " "事業(yè)單位檔案管理面臨的困境

1.1" "檔案管理理念相對(duì)滯后

長(zhǎng)期以來(lái)，許多事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作不夠重視，認(rèn)為檔案只是歷史記錄，對(duì)單位當(dāng)前工作幫助不大。檔案管理人員思想觀念陳舊，對(duì)檔案管理創(chuàng)新缺乏熱情。這種傳統(tǒng)的檔案管理理念很難適應(yīng)當(dāng)今的信息化、大數(shù)據(jù)環(huán)境［1］。

1.2" "檔案管理流程有待優(yōu)化

事業(yè)單位檔案從形成到歸檔、保管、利用，涉及多個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。但目前許多事業(yè)單位的檔案管理流程還不夠科學(xué)合理，各環(huán)節(jié)銜接不夠緊密，時(shí)有斷檔、錯(cuò)檔、延誤等問(wèn)題發(fā)生。尤其是在檔案收集、整理、鑒定等方面，流程往往較為煩瑣，效率不高。

1.3" "檔案管理信息化水平不高

當(dāng)前，雖然一些事業(yè)單位開(kāi)始采用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)進(jìn)行檔案管理，但總體上檔案電子化、數(shù)字化程度還比較低。很多珍貴檔案資料還是以紙質(zhì)形式保存，查詢利用不便，安全風(fēng)險(xiǎn)也較大。檔案管理信息化建設(shè)相對(duì)滯后，與大數(shù)據(jù)時(shí)代要求還有較大差距。

1.4" "檔案安全管理壓力較大

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)安全形勢(shì)日趨嚴(yán)峻。事業(yè)單位的檔案資料中往往含有大量敏感信息，一旦泄露，就會(huì)對(duì)單位造成重大損失。然而，目前事業(yè)單位針對(duì)檔案數(shù)據(jù)的分級(jí)、加密、授權(quán)等安全管理措施還不夠完善，檔案信息泄密風(fēng)險(xiǎn)不容忽視。

1.5" "檔案管理隊(duì)伍建設(shè)亟須加強(qiáng)

檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，需要熟悉檔案業(yè)務(wù)、掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才。但由于事業(yè)單位對(duì)檔案管理重視程度不夠，檔案管理人員待遇較低，很難吸引和留住高素質(zhì)人才?，F(xiàn)有檔案管理人員知識(shí)結(jié)構(gòu)老化，缺乏創(chuàng)新意識(shí)和能力，已成為制約檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的重要因素［2］。

2" " "大數(shù)據(jù)環(huán)境給檔案管理帶來(lái)的新機(jī)遇

大數(shù)據(jù)是指海量、高增長(zhǎng)率和多樣化的信息資產(chǎn)。其具有4V特征：容量（Volume）、多樣性（Variety）、速度（Velocity）和價(jià)值（Value）。通過(guò)先進(jìn)的技術(shù)和算法，可以從海量、多樣和高速產(chǎn)生的數(shù)據(jù)中提取有價(jià)值的信息。檔案作為社會(huì)活動(dòng)痕跡的集合載體，天然具有海量、異構(gòu)、動(dòng)態(tài)等大數(shù)據(jù)屬性。大數(shù)據(jù)技術(shù)能為檔案管理賦能，為檔案管理創(chuàng)新提供有力的技術(shù)支撐。

2.1" "豐富檔案資源，開(kāi)闊管理視野

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案的范圍從傳統(tǒng)的文書(shū)、科技等類型進(jìn)一步擴(kuò)展到多媒體、輿情、感知等各類數(shù)據(jù)。檔案管理者需要跳出傳統(tǒng)檔案的框架，兼顧結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，充分利用互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、移動(dòng)智能終端等新渠道獲取檔案資源。大數(shù)據(jù)思維有助于檔案管理者開(kāi)闊視野，主動(dòng)融入信息社會(huì)，適應(yīng)新形勢(shì)下檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的要求。

2.2" "提高檔案處理效率，優(yōu)化管理流程

在傳統(tǒng)模式下，檔案收集、整理、鑒定等環(huán)節(jié)往往依靠人工操作，效率低下。引入大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，可以借助機(jī)器學(xué)習(xí)、自然語(yǔ)言處理等手段自動(dòng)完成檔案文本數(shù)字化、信息提取、分類組織等工作，大大提高檔案管理效率。同時(shí)，大數(shù)據(jù)還能為流程再造、科學(xué)決策提供依據(jù)，通過(guò)數(shù)據(jù)分析發(fā)現(xiàn)管理漏洞與優(yōu)化空間，形成閉環(huán)式、精益化的檔案管理流程，提升管理效能［3］。

2.3" "強(qiáng)化檔案安全防護(hù)，消除“信息孤島”

大數(shù)據(jù)技術(shù)為檔案安全管理提供了新思路、新手段。運(yùn)用分布式存儲(chǔ)、容災(zāi)備份等技術(shù)，可有效防范檔案毀損、丟失等風(fēng)險(xiǎn)。建立統(tǒng)一權(quán)限管理和訪問(wèn)審計(jì)等機(jī)制，能最大限度保護(hù)檔案的機(jī)密性、完整性。此外，大數(shù)據(jù)還有助于打破檔案管理中的“信息孤島”，實(shí)現(xiàn)跨部門、跨層級(jí)的信息共享與業(yè)務(wù)協(xié)同，優(yōu)化上下聯(lián)動(dòng)、內(nèi)外兼修的檔案安全防護(hù)體系。

2.4" "提高檔案服務(wù)水平，創(chuàng)新檔案利用方式

大數(shù)據(jù)為檔案利用與服務(wù)提供了廣闊空間。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，可以從海量檔案數(shù)據(jù)中快速檢索、關(guān)聯(lián)分析，從而滿足用戶多樣化、個(gè)性化的檔案利用需求。同時(shí)，可以借助數(shù)據(jù)可視化、知識(shí)圖譜等新穎方式，將檔案資源轉(zhuǎn)化為更易于理解和使用的形態(tài)，拓展檔案服務(wù)的廣度和深度。例如，可建設(shè)融合多源異構(gòu)數(shù)據(jù)的數(shù)字檔案館，為用戶提供沉浸式、交互式的檔案使用體驗(yàn)。

2.5" "推動(dòng)跨界融合應(yīng)用，彰顯檔案價(jià)值

大數(shù)據(jù)時(shí)代，單一的檔案管理已難以滿足發(fā)展需要，必須主動(dòng)尋求與相關(guān)學(xué)科領(lǐng)域的交叉融合。通過(guò)與計(jì)算機(jī)科學(xué)、管理學(xué)、社會(huì)學(xué)等學(xué)科的協(xié)同創(chuàng)新，可以拓展檔案管理的理論視野和應(yīng)用場(chǎng)景。運(yùn)用大數(shù)據(jù)分析發(fā)掘檔案價(jià)值，為機(jī)關(guān)單位提供決策參考，為社會(huì)公眾提供信息服務(wù)，為學(xué)術(shù)研究提供原始素材，充分釋放檔案資源的潛在效用，彰顯檔案的社會(huì)價(jià)值。

3" " "大數(shù)據(jù)環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新策略

3.1" "更新檔案管理理念

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，事業(yè)單位要適應(yīng)檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的新形勢(shì)、新要求，必須從根本上更新檔案管理理念。一方面，事業(yè)單位的管理層要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理在單位發(fā)展中的重要地位和作用，將其納入單位“十四五”發(fā)展規(guī)劃和信息化建設(shè)總體布局，給予人力、財(cái)力等方面的支持。另一方面，檔案管理部門要樹(shù)立與時(shí)俱進(jìn)的大數(shù)據(jù)思維，主動(dòng)了解大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等現(xiàn)代信息技術(shù)知識(shí)，以開(kāi)放心態(tài)擁抱新生事物，應(yīng)對(duì)環(huán)境變化，增強(qiáng)創(chuàng)新意識(shí)和能力，探索檔案管理與大數(shù)據(jù)技術(shù)融合的新思路、新方法。同時(shí)，要進(jìn)一步轉(zhuǎn)變檔案管理服務(wù)理念，在切實(shí)維護(hù)檔案安全、保障信息機(jī)密的基礎(chǔ)上，秉持最大限度開(kāi)放共享原則，創(chuàng)新服務(wù)模式，優(yōu)化利用流程，積極順應(yīng)政府治理、社會(huì)公眾、學(xué)術(shù)研究等各界需求，充分釋放檔案資源的社會(huì)效用，不斷提升檔案的綜合價(jià)值［4］。唯有從思想深處革故鼎新，事業(yè)單位檔案管理工作才能真正適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展大勢(shì)，煥發(fā)新的生機(jī)與活力。

3.2" "優(yōu)化檔案管理流程

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位要立足實(shí)際，運(yùn)用流程再造的理念和方法，充分利用大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對(duì)檔案管理各環(huán)節(jié)進(jìn)行全面梳理優(yōu)化和流程再造。首先，要從宏觀上審視檔案管理工作涉及的文件材料形成、收集、整理、保管、統(tǒng)計(jì)、利用等各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，系統(tǒng)分析目前工作流程中存在的“數(shù)據(jù)孤島”、效率低下、責(zé)權(quán)不清等突出問(wèn)題和薄弱環(huán)節(jié)。在此基礎(chǔ)上，按照優(yōu)化組合、合理集成的原則，對(duì)檔案管理流程進(jìn)行科學(xué)的節(jié)點(diǎn)劃分、鏈條重組和運(yùn)行機(jī)制再造，實(shí)現(xiàn)各個(gè)環(huán)節(jié)間的無(wú)縫銜接、高效協(xié)同和閉環(huán)管理。其次，要進(jìn)一步簡(jiǎn)化和優(yōu)化檔案收集、整理、移交、借閱等具體業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)范，減少中間環(huán)節(jié)，創(chuàng)新服務(wù)模式，提高工作效率和管理水平。最后，事業(yè)單位要加大信息化建設(shè)投入力度，綜合運(yùn)用條碼、電子標(biāo)簽、射頻識(shí)別、電子簽名等先進(jìn)技術(shù)，構(gòu)建功能完備的一體化檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)從檔案形成到密集利用的全流程、動(dòng)態(tài)化、智能化管控，讓數(shù)據(jù)多跑路、群眾少跑腿。通過(guò)體系化的檔案管理流程優(yōu)化再造，進(jìn)一步挖掘大數(shù)據(jù)潛力，破解檔案管理難題，不斷提升管理效能，促進(jìn)事業(yè)單位高質(zhì)量發(fā)展。

3.3" "引入大數(shù)據(jù)技術(shù)

檔案管理要主動(dòng)順應(yīng)信息技術(shù)改革浪潮，加快數(shù)字化轉(zhuǎn)型步伐，充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代技術(shù)手段提升管理效能。一方面，要全面推進(jìn)館藏檔案數(shù)字化進(jìn)程，綜合利用光學(xué)字符識(shí)別、語(yǔ)音識(shí)別、圖像處理等技術(shù)，將紙質(zhì)文件、照片、錄音錄像等多媒體檔案轉(zhuǎn)化為文本、圖像和音視頻數(shù)字文件，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的采集、整合與規(guī)范化。另一方面，要加強(qiáng)數(shù)字檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)，立足機(jī)構(gòu)職能，完善頂層設(shè)計(jì)，開(kāi)發(fā)形成集檔案管理、檢索、利用、統(tǒng)計(jì)等功能于一體的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)字檔案全生命周期的規(guī)范化、精細(xì)化、一體化管控。同時(shí)，事業(yè)單位要積極引進(jìn)分布式存儲(chǔ)、云計(jì)算、區(qū)塊鏈等新一代信息技術(shù)，構(gòu)建起安全可控、高效穩(wěn)定、彈性擴(kuò)展的大數(shù)據(jù)檔案管理平臺(tái)，不斷提升檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、計(jì)算和服務(wù)支撐能力。要大力發(fā)展智能檔案管理技術(shù)，綜合運(yùn)用人工智能、知識(shí)圖譜、語(yǔ)義分析等前沿技術(shù)，加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)分析、關(guān)聯(lián)、挖掘、展示等智能應(yīng)用，創(chuàng)新跨部門、跨行業(yè)、跨區(qū)域的數(shù)據(jù)融合模式，進(jìn)一步釋放檔案數(shù)據(jù)價(jià)值，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)服務(wù)、智慧決策。通過(guò)加速數(shù)字化進(jìn)程、完善信息化系統(tǒng)、創(chuàng)新大數(shù)據(jù)應(yīng)用，事業(yè)單位檔案管理必將實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)模式向智能化的華麗轉(zhuǎn)變。

3.4" "加強(qiáng)檔案安全管理

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)安全形勢(shì)日益嚴(yán)峻，檔案數(shù)據(jù)面臨著前所未有的潛在威脅和風(fēng)險(xiǎn)挑戰(zhàn)。鑒于此，事業(yè)單位必須高度重視檔案安全管理，將其作為檔案管理工作的生命線，切實(shí)采取有力措施和手段維護(hù)數(shù)據(jù)安全。首先，要健全檔案信息安全管理制度體系，明確安全管理職責(zé)，制定操作規(guī)程，細(xì)化管控措施，構(gòu)建起事前防范、事中控制、事后處置的閉環(huán)管理機(jī)制。其次，在夯實(shí)制度的基礎(chǔ)上，要從物理、網(wǎng)絡(luò)、系統(tǒng)、應(yīng)用等層面構(gòu)建縱深防御、多重保障的立體化安全防護(hù)體系，全方位消除安全隱患。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)邊界防護(hù)，合理配置防火墻、入侵檢測(cè)等安全設(shè)施，嚴(yán)格落實(shí)身份認(rèn)證、權(quán)限管理、行為審計(jì)、日志分析等關(guān)鍵措施。要建立健全檔案異地備份機(jī)制和災(zāi)難恢復(fù)體系，最大限度降低災(zāi)害事故風(fēng)險(xiǎn)。再次，事業(yè)單位要充分利用大數(shù)據(jù)安全監(jiān)測(cè)預(yù)警平臺(tái)，及時(shí)感知和定位系統(tǒng)薄弱環(huán)節(jié)，持續(xù)跟蹤內(nèi)外部安全態(tài)勢(shì)，對(duì)可疑行為、潛在威脅進(jìn)行實(shí)時(shí)告警，快速啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，最小化安全事件影響。針對(duì)檔案數(shù)據(jù)中的敏感信息，要積極采用數(shù)據(jù)分級(jí)、脫敏、加密等技術(shù)，防止隱私泄露、信息濫用。最后，要加強(qiáng)從業(yè)人員網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)教育培訓(xùn)，提高其安全防范能力，筑牢檔案安全人防屏障。唯有從技術(shù)、管理、人員等方面構(gòu)筑起堅(jiān)實(shí)可靠的網(wǎng)絡(luò)安全防線，事業(yè)單位的檔案資源才能免受侵害，持續(xù)煥發(fā)數(shù)據(jù)生產(chǎn)力。

3.5" "提高管理人員素質(zhì)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案管理的內(nèi)涵外延不斷拓展，對(duì)檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力提出了更高的要求。事業(yè)單位要立足長(zhǎng)遠(yuǎn)，加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，大力培養(yǎng)一支適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的高素質(zhì)專業(yè)化人才隊(duì)伍。要根據(jù)大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理的新特點(diǎn)、新內(nèi)涵，重新審視并科學(xué)設(shè)置管理崗位，優(yōu)化人員配置，加強(qiáng)復(fù)合型、創(chuàng)新型人才引進(jìn)。要著眼于人才的專業(yè)素養(yǎng)和發(fā)展?jié)摿?，從?jì)算機(jī)、信息管理等相關(guān)專業(yè)有針對(duì)性地引進(jìn)急需、緊缺人才，并建立健全檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)聘標(biāo)準(zhǔn)和程序，完善人才選拔任用機(jī)制，為優(yōu)秀人才脫穎而出提供制度保障。同時(shí)，事業(yè)單位要主動(dòng)借助高校、科研院所等創(chuàng)新平臺(tái)資源，探索“產(chǎn)學(xué)研用”協(xié)同育人新模式，與檔案、圖書(shū)情報(bào)、計(jì)算機(jī)等相關(guān)學(xué)科開(kāi)展聯(lián)合培養(yǎng)，推動(dòng)教學(xué)科研和生產(chǎn)實(shí)踐深度融合，培育一批儲(chǔ)備人才［5］。要進(jìn)一步完善檔案管理人員教育培訓(xùn)體系，創(chuàng)新方式和方法，優(yōu)化課程設(shè)置，有針對(duì)性地提升員工的信息化素養(yǎng)、創(chuàng)新意識(shí)、大數(shù)據(jù)分析利用等關(guān)鍵能力。要建立科學(xué)合理的績(jī)效考核評(píng)價(jià)和獎(jiǎng)懲激勵(lì)機(jī)制，將數(shù)字化轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新發(fā)展成效與個(gè)人利益直接掛鉤，以此充分調(diào)動(dòng)檔案工作者的積極性與創(chuàng)造性，激發(fā)學(xué)習(xí)熱情、崗位活力。

4" " "結(jié)束語(yǔ)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新面臨諸多挑戰(zhàn)，但也帶來(lái)難得的發(fā)展機(jī)遇。事業(yè)單位要以開(kāi)放進(jìn)取的態(tài)度積極順應(yīng)時(shí)代發(fā)展潮流，將大數(shù)據(jù)作為檔案管理變革的助推器。通過(guò)轉(zhuǎn)變理念、優(yōu)化流程、引入新技術(shù)、強(qiáng)化安全、提升隊(duì)伍素質(zhì)等措施，不斷探索符合時(shí)代要求的檔案管理新模式、新路徑，推動(dòng)檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展，從而更好地服務(wù)于國(guó)家治理、經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)進(jìn)步。

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