一、引言

目前，大數(shù)據(jù)、人工智能等新興技術(shù)在各領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用，檔案管理領(lǐng)域也不例外。然而，當(dāng)前部分檔案管理部門在檔案管理智能化實(shí)踐過程中還面臨著諸多困境。一方面，檔案管理部門推動(dòng)檔案管理向智能化方向轉(zhuǎn)型升級需引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)手段，若技術(shù)過于落后，容易造成數(shù)據(jù)安全和數(shù)據(jù)不兼容問題，影響檔案管理智能化的進(jìn)程。另一方面，人才短缺、資金投入有限和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不完善等問題，也不利于檔案管理部門開展檔案管理智能化工作。在這一背景下，有必要對檔案管理智能化面臨的現(xiàn)實(shí)困境以及如何實(shí)現(xiàn)突破等相關(guān)問題進(jìn)行研究和探討。

二、檔案管理智能化的重要意義

（一）提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)高效管理

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，傳統(tǒng)檔案管理模式難以滿足檔案管理智能化的現(xiàn)實(shí)訴求。智能化檔案管理系統(tǒng)借助先進(jìn)技術(shù)手段實(shí)現(xiàn)了檔案自動(dòng)化管理，極大地提升了檔案管理的效率。

1.檔案收集和整理過程實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化

智能化檔案管理系統(tǒng)可以對不同來源的檔案信息進(jìn)行自動(dòng)識(shí)別，如電子文檔、掃描件、數(shù)據(jù)庫記錄等，然后根據(jù)預(yù)先設(shè)定的分類路徑對其進(jìn)行分類和整理。一些先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)能夠在幾秒內(nèi)處理上千份文檔。

2.檔案檢索和查詢變得更便捷

智能檢索算法能夠根據(jù)用戶檢索要求，如關(guān)鍵詞或其他特定條件，在龐大的數(shù)據(jù)庫中精準(zhǔn)定位到所需檔案。用戶不再需要大量時(shí)間翻閱紙質(zhì)檔案，只需輸入關(guān)鍵詞就能夠獲得所需要的檔案信息，使檔案檢索由原來的幾十分鐘縮短到幾秒鐘，進(jìn)一步提升了工作效率。以成都市檔案館為例，其將人工智能、大數(shù)據(jù)等技術(shù)融入檔案管理之中，建立了智慧檔案庫房，基本實(shí)現(xiàn)了檔案庫房定位三維化、檔案存儲(chǔ)位置圖形化、檔案出入庫物聯(lián)網(wǎng)化，同時(shí)引入了人工智能輔助鑒定系統(tǒng)，提升了檔案開放審核的效率。

（二）提高檔案管理質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)管理

1.智能識(shí)別提升了檔案信息錄入的精準(zhǔn)性

光學(xué)字符識(shí)別（OCR）技術(shù)可以將紙質(zhì)檔案中的文字快速轉(zhuǎn)換為電子文本，準(zhǔn)確率超過95%。同時(shí)，圖像識(shí)別技術(shù)可以對各類照片、圖紙檔案進(jìn)行自主分類標(biāo)注，提升了檔案信息的提取效率，也確保了檔案管理的精準(zhǔn)性以及檔案信息的完整性。

2.數(shù)據(jù)分析技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的精準(zhǔn)定位

系統(tǒng)可以根據(jù)用戶查詢習(xí)慣，為用戶提供個(gè)性化檔案信息服務(wù)，還可以對檔案管理過程中存在的問題進(jìn)行分析，并提出針對性的解決措施。

3.智能化檔案管理系統(tǒng)可以設(shè)置層級分明的管理權(quán)限

不同層級的訪問權(quán)限對應(yīng)不同的檔案信息，只有具有相應(yīng)訪問權(quán)限的人員才可以訪問相關(guān)檔案信息，這樣既保證了檔案信息的安全，也實(shí)現(xiàn)了檔案信息的精準(zhǔn)訪問控制。

（三）保障檔案信息安全，實(shí)現(xiàn)智慧管理

檔案管理智能化有助于提升檔案信息的安全性。智能化檔案管理系統(tǒng)可以借助多種技術(shù)手段為檔案數(shù)據(jù)安全提供技術(shù)支持。

1.對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行高強(qiáng)度加密

智能化檔案管理系統(tǒng)可以對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行高強(qiáng)度加密，高級加密標(biāo)準(zhǔn)（AES）可以有效地防止檔案數(shù)據(jù)在傳輸共享過程中被不法分子竊取并破解。

2.對檔案數(shù)據(jù)庫工作情況進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測

一旦發(fā)現(xiàn)異常訪問、黑客攻擊、病毒感染、數(shù)據(jù)泄露等現(xiàn)象，智能化檔案管理系統(tǒng)會(huì)根據(jù)信息加密層級發(fā)出相應(yīng)警報(bào)，方便檔案管理人員及時(shí)處置。同時(shí)，系統(tǒng)還會(huì)記錄用戶訪問日志，便于事后追溯問責(zé)。

3.實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)備份和恢復(fù)

智能化檔案管理系統(tǒng)可以自動(dòng)對新收集到的檔案信息進(jìn)行備份，即便發(fā)生人為操作失誤或硬件故障等問題，檔案數(shù)據(jù)也能夠被迅速找回。

三、新時(shí)期檔案管理智能化面臨的現(xiàn)實(shí)困境

（一）技術(shù)水平更新不足

檔案管理向智能化方向轉(zhuǎn)型升級迫切需要先進(jìn)的技術(shù)手段，然而目前仍面臨著諸多困境。

1.檔案管理智能化建設(shè)基礎(chǔ)薄弱

檔案管理智能化是一個(gè)系統(tǒng)工程，涉及管理思維、管理方式、管理工具以及管理體系等方面，在此過程中，技術(shù)的嵌入是關(guān)鍵，需要克服現(xiàn)有的檔案管理智能化水平不高的問題。

2.檔案管理智能化技術(shù)更新滯后

雖然檔案管理智能化已經(jīng)成為必然趨勢，但是檔案管理部門現(xiàn)有的技術(shù)更新緩慢，無法滿足檔案管理智能化的現(xiàn)實(shí)需求，影響了檔案管理的質(zhì)效。

3.檔案管理智能化系統(tǒng)兼容性差

不同檔案管理部門所引進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)和技術(shù)存在明顯差異，這就客觀上造成了系統(tǒng)之間難以實(shí)現(xiàn)全部檔案信息的有效兼容，導(dǎo)致檔案信息共享難以實(shí)現(xiàn)。

（二）高素質(zhì)復(fù)合型人才短缺

檔案管理智能化發(fā)展離不開人才，然而目前高素質(zhì)復(fù)合型人才短缺，成為制約檔案管理智能化發(fā)展的重要因素。

1.缺乏既懂檔案管理又掌握智能化技術(shù)的復(fù)合型人才

在檔案管理領(lǐng)域，部分檔案管理部門中具有智能化技術(shù)背景的人才占比非常有限，難以圍繞檔案管理智能化開展工作。

2.現(xiàn)有檔案管理人員技術(shù)培訓(xùn)不到位

當(dāng)前智能化技術(shù)發(fā)展迅猛，然而部分檔案管理人員并沒有及時(shí)接受相關(guān)技術(shù)培訓(xùn)，對智能化技術(shù)理解不深、掌握不足，導(dǎo)致其在檔案管理操作過程中容易出現(xiàn)失誤，也就無法利用先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行檔案管理。

3.人才流失嚴(yán)重

與其他行業(yè)相比，檔案管理工作枯燥、重復(fù)，并且崗位薪資待遇和職業(yè)發(fā)展空間相對有限，導(dǎo)致優(yōu)秀人才流失問題嚴(yán)重，一些優(yōu)秀的檔案復(fù)合型人才可能會(huì)尋找更好的發(fā)展機(jī)會(huì)，也難以吸引高端技術(shù)人才加入檔案管理隊(duì)伍之中，這在一定程度上限制了檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，進(jìn)一步影響了檔案管理隊(duì)伍的穩(wěn)定性。

（三）資金投入有限

檔案管理智能化需要針對硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)進(jìn)行全方位升級，在此過程中需要大量的資金投入，然而部分檔案管理部門資金投入有限，這在一定程度上影響了檔案管理智能化轉(zhuǎn)型的進(jìn)程。

1.軟硬件設(shè)施成本高

智能化設(shè)備和軟件系統(tǒng)購置費(fèi)用高昂，如服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備、檔案管理系統(tǒng)、數(shù)據(jù)分析軟件等，這些硬件設(shè)施和軟件系統(tǒng)往往市場價(jià)格較高，對于一些資金有限的檔案管理部門而言，無疑是一筆巨大的開支。

2.設(shè)施維護(hù)與升級費(fèi)用高昂

軟硬件設(shè)施也需要持續(xù)的資金投入，每年維護(hù)升級的費(fèi)用較高，成為檔案管理部門巨大的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。

3.資金來源渠道窄

檔案管理部門爭取資金支持的渠道過窄。目前檔案管理智能化建設(shè)資金主要來源于政府專項(xiàng)資金或項(xiàng)目支持，然而對于一些檔案管理部門而言，自籌資金能力有限，能夠獲得資金的渠道過于單一，這使部分檔案管理部門在檔案管理智能化建設(shè)方面資金缺口較大。

（四）標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一

目前檔案管理智能化在實(shí)踐過程中還存在標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一的問題。

1.相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不完善

目前部分檔案管理部門在智能化建設(shè)方面還處于探索階段，缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的意識(shí)，這就導(dǎo)致檔案信息在數(shù)據(jù)存儲(chǔ)格式、檢索方法、共享標(biāo)準(zhǔn)方面存在差距，不利于檔案信息的整合和共享。

2.統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范執(zhí)行不到位

即使在推進(jìn)檔案管理智能化進(jìn)程中形成了一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，在實(shí)際工作中這些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范很難執(zhí)行到位。例如，部分檔案管理部門為了節(jié)省成本，可能不會(huì)按照預(yù)定的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范開展工作，進(jìn)而影響了后續(xù)工作的進(jìn)程。

3.標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范更新緩慢

隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作也在不斷變化，標(biāo)準(zhǔn)的制訂和更新往往需要一段時(shí)間，這就出現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范滯后性的問題，導(dǎo)致一些新技術(shù)、新方法無法發(fā)揮應(yīng)有的作用。

四、新時(shí)期檔案管理智能化的發(fā)展路徑

（一）引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)

當(dāng)前，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作面臨著新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，唯有持續(xù)引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)手段，優(yōu)化檔案管理流程與方法，方能更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求，實(shí)現(xiàn)檔案管理向智能化方向轉(zhuǎn)型升級。

1.加大技術(shù)引進(jìn)力度

引進(jìn)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)，同時(shí)注重技術(shù)的迭代升級，以更好地滿足檔案管理智能化的需求。例如，嘉峪關(guān)市檔案館為每一卷（盒）檔案建立了“電子身份證”，實(shí)現(xiàn)了檔案的智能化檢索與管理，用戶可通過系統(tǒng)檢索快速定位檔案存放位置并遠(yuǎn)程開啟柜架。

2.確保系統(tǒng)兼容性

在檔案管理智能化過程中，應(yīng)加強(qiáng)各檔案管理部門之間的溝通和交流，盡量采取統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)，以便更好地實(shí)現(xiàn)檔案信息的共建共享。

（二）重視人才培養(yǎng)與引進(jìn)

人才是檔案管理智能化發(fā)展的核心要素。要推進(jìn)檔案管理智能化轉(zhuǎn)型升級，必須重視人才培養(yǎng)與引進(jìn)工作。

1.加強(qiáng)現(xiàn)有檔案管理人員的教育培訓(xùn)

在課程內(nèi)容設(shè)置上，以提升檔案管理人員的信息素養(yǎng)和智能化管理能力為重點(diǎn)，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋數(shù)據(jù)分析技術(shù)、人工智能技術(shù)的實(shí)際應(yīng)用以及智能化檔案管理系統(tǒng)的實(shí)踐操作等方面。通過系統(tǒng)培訓(xùn)，檔案管理人員能夠熟練掌握現(xiàn)代信息技術(shù)并運(yùn)用于工作之中，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理智能化發(fā)展。

2.積極引進(jìn)高素質(zhì)的專業(yè)技術(shù)人才和管理人才

檔案管理部門應(yīng)積極主動(dòng)與高校、科研機(jī)構(gòu)合作，聯(lián)合培養(yǎng)人才，引進(jìn)具有信息管理、計(jì)算機(jī)科學(xué)、檔案學(xué)相關(guān)專業(yè)背景的優(yōu)秀人才，為檔案管理智能化升級儲(chǔ)備高素質(zhì)人才，推動(dòng)檔案管理工作創(chuàng)新。

3.建立良好的人才激勵(lì)機(jī)制

良好的人才激勵(lì)機(jī)制可以為高素質(zhì)人才提供有競爭力的薪資待遇和職業(yè)發(fā)展空間，確保高素質(zhì)人才留得住。同時(shí)，積極支持檔案管理人才參與各種學(xué)術(shù)研究和技術(shù)創(chuàng)新，對取得優(yōu)秀成績的人員給予嘉獎(jiǎng)。

（三）多渠道籌集資金

充足的資金保障是檔案管理智能化建設(shè)的重要前提。

1.積極爭取政府財(cái)政支持

檔案管理部門要主動(dòng)與上級部門溝通，匯報(bào)檔案管理智能化建設(shè)的必要性，并介紹階段性工作進(jìn)展，提出專項(xiàng)資金申請，為檔案管理智能化建設(shè)提供資金支持，為檔案管理工作提供充足的資金保障。例如，宜賓市南溪區(qū)檔案館緊抓區(qū)檔案館新館建設(shè)契機(jī)，爭取到充足的項(xiàng)目資金，用于一次性完成傳統(tǒng)載體檔案“存量數(shù)字化”工作，有效提升了檔案管理水平。

2.積極尋求社會(huì)力量支持

檔案管理部門可以與信息技術(shù)企業(yè)和檔案服務(wù)企業(yè)展開多元合作，圍繞檔案管理智能化建設(shè)形成具體項(xiàng)目。信息技術(shù)企業(yè)可為項(xiàng)目落地提供技術(shù)和設(shè)備支持，檔案管理部門則可為企業(yè)提供檔案數(shù)據(jù)咨詢服務(wù)，實(shí)現(xiàn)互利共贏。另外，檔案管理部門還可以通過社會(huì)捐贈(zèng)、基金會(huì)資助等方式，為檔案管理智能化轉(zhuǎn)型升級籌措資金，既能提升社會(huì)各界對檔案事業(yè)發(fā)展的重視程度，又能為檔案管理智能化建設(shè)添磚加瓦。

（四）完善標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

在檔案管理智能化建設(shè)過程中，建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系，能夠更好地促進(jìn)檔案管理的智能化發(fā)展。

1.制訂統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

明確檔案數(shù)據(jù)的格式、存儲(chǔ)方式、檢索技術(shù)、檢索方法、安全要求，使檔案管理智能化工作有章可循。

2.加強(qiáng)對標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的宣傳與學(xué)習(xí)

對標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行宣傳，確保檔案管理人員和檔案管理部門能夠按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)開展檔案管理工作，確保標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范執(zhí)行到位。

3.建立檔案管理智能化評估機(jī)制

要對檔案管理智能化建設(shè)成效進(jìn)行定期評估。對發(fā)現(xiàn)的問題要高度重視并提出具體整改意見，評估內(nèi)容應(yīng)包含技術(shù)應(yīng)用效果、技術(shù)應(yīng)用問題、服務(wù)質(zhì)量、用戶滿意度等多個(gè)方面。通過科學(xué)評估，更好地指導(dǎo)檔案管理智能化工作。

五、結(jié)語

檔案管理智能化是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢，對提高檔案管理效率、實(shí)現(xiàn)檔案精準(zhǔn)化管理、保障檔案信息安全具有重要意義。為實(shí)現(xiàn)檔案管理智能化轉(zhuǎn)型升級，應(yīng)從技術(shù)引進(jìn)和升級、人才隊(duì)伍建設(shè)、資金渠道拓寬、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)等多個(gè)維度入手，多措并舉，助力實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的智能化、高效化和可持續(xù)發(fā)展。

（作者簡介：侯杰，女，本科，自然資源部第二大地測量隊(duì)，館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）