一、引言

在當(dāng)今信息化社會(huì)，大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為推動(dòng)社會(huì)發(fā)展的重要力量。隨著互聯(lián)網(wǎng)的廣泛普及和信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，數(shù)據(jù)量爆炸式增長(zhǎng)，數(shù)據(jù)類(lèi)型也日益多樣化。在這一背景下，傳統(tǒng)檔案管理方式已難以滿(mǎn)足大數(shù)據(jù)環(huán)境對(duì)信息高效處理、快速檢索和廣泛共享的需求。因此，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，探索適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境的實(shí)踐策略，對(duì)提升檔案管理水平、保障數(shù)據(jù)安全、促進(jìn)檔案資源開(kāi)發(fā)利用具有重要意義。

二、現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案數(shù)字化管理中的應(yīng)用潛力

（一）數(shù)據(jù)處理能力強(qiáng)大

在檔案管理過(guò)程中，數(shù)據(jù)處理能力至關(guān)重要，尤其是在數(shù)字化背景下，檔案信息日益增加，數(shù)據(jù)處理的內(nèi)容也因此變得更加復(fù)雜。傳統(tǒng)檔案管理工作面臨的最大挑戰(zhàn)之一便是如何高效地存儲(chǔ)和利用海量的檔案數(shù)據(jù)，而大數(shù)據(jù)技術(shù)通過(guò)其分布式計(jì)算、并行處理等技術(shù)手段，能夠輕松應(yīng)對(duì)這一挑戰(zhàn)，它不僅能夠快速地將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的快速錄入與存儲(chǔ)，還能在需要時(shí)迅速檢索出所需信息，極大地提高了檔案管理的工作效率。此外，大數(shù)據(jù)技術(shù)還能有效應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)冗余、數(shù)據(jù)沖突等問(wèn)題，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。

（二）數(shù)據(jù)分析能力突出

大數(shù)據(jù)技術(shù)不僅擅長(zhǎng)處理數(shù)據(jù)，還具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)分析能力。在檔案數(shù)字化管理過(guò)程中，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘和分析，發(fā)現(xiàn)隱藏在數(shù)據(jù)背后的規(guī)律和趨勢(shì)，這對(duì)于檔案管理部門(mén)而言具有極高的價(jià)值，可以幫助檔案管理部門(mén)更好地了解檔案數(shù)據(jù)的分布情況、使用頻率等信息，從而優(yōu)化檔案管理策略，提高檔案資源的利用率。同時(shí)，通過(guò)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析還可以發(fā)現(xiàn)潛在的錯(cuò)誤和漏洞，及時(shí)進(jìn)行修正和完善，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性、準(zhǔn)確性和完整性。[1]現(xiàn)如今，基于數(shù)字技術(shù)的檔案管理已經(jīng)可以為檔案管理部門(mén)提供數(shù)據(jù)可視化服務(wù)，讓復(fù)雜的數(shù)據(jù)信息變得直觀(guān)易懂，為決策提供更加科學(xué)的依據(jù)。

（三）檔案管理利用實(shí)現(xiàn)智能化

隨著人工智能技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案數(shù)字化管理也呈現(xiàn)出智能化發(fā)展趨勢(shì)。通過(guò)結(jié)合自然語(yǔ)言處理、機(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù)，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的檔案分類(lèi)、檢索和推薦，這不僅能夠極大地減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，提高檔案管理的工作效率，還能為用戶(hù)提供更加個(gè)性化、精準(zhǔn)化的服務(wù)體驗(yàn)。比如，用戶(hù)需要查詢(xún)某類(lèi)檔案信息時(shí)，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以根據(jù)用戶(hù)的歷史查詢(xún)記錄和興趣愛(ài)好，智能推薦相關(guān)檔案信息，提高用戶(hù)的滿(mǎn)意度。此外，大數(shù)據(jù)技術(shù)還可以用于實(shí)現(xiàn)檔案的智能預(yù)警和實(shí)時(shí)監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理潛在的安全隱患，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。

（四）檔案存儲(chǔ)方式革新

大數(shù)據(jù)技術(shù)的引入使檔案管理工作中的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式發(fā)生了極大的變化，傳統(tǒng)的檔案存儲(chǔ)方式主要依賴(lài)紙質(zhì)檔案、磁帶、光盤(pán)等物理媒介，不僅占用空間大，而且易于損壞和丟失。而大數(shù)據(jù)技術(shù)通過(guò)分布式數(shù)據(jù)庫(kù)、云存儲(chǔ)等先進(jìn)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的集中化、高效化和安全化存儲(chǔ)。分布式數(shù)據(jù)庫(kù)能夠跨多個(gè)服務(wù)器節(jié)點(diǎn)存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，提高了數(shù)據(jù)的可靠性和可用性；云存儲(chǔ)則提供了靈活的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和訪(fǎng)問(wèn)方式，使檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和備份更加便捷和高效?；谛畔⒓夹g(shù)發(fā)展而來(lái)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式不僅降低了檔案的存儲(chǔ)成本，還提高了數(shù)據(jù)處理的速度和準(zhǔn)確性，為檔案數(shù)字化管理提供了強(qiáng)有力的支持。

（五）檔案安全性更強(qiáng)

在檔案數(shù)字化管理中，信息安全問(wèn)題一直是難以忽視的問(wèn)題，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用在一定程度上為信息安全性的提升提供了有力支持。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以通過(guò)數(shù)據(jù)加密、訪(fǎng)問(wèn)控制等技術(shù)手段，確保檔案數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中的安全性。同時(shí)，大數(shù)據(jù)技術(shù)還可以對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控和分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理潛在的安全威脅和漏洞。[2]此外，大數(shù)據(jù)技術(shù)與人工智能技術(shù)相結(jié)合，可以實(shí)現(xiàn)智能化的安全預(yù)警和應(yīng)急響應(yīng)，提高檔案館應(yīng)對(duì)信息安全事件的能力和效率。這些措施不僅有效提升了檔案數(shù)據(jù)的安全性，還保障了檔案工作的正常運(yùn)行和用戶(hù)的合法權(quán)益。

總之，檔案數(shù)字化管理利用大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案業(yè)務(wù)流程自動(dòng)化、管理決策智能化和服務(wù)方式個(gè)性化。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以對(duì)海量檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘和分析，揭示檔案數(shù)據(jù)的內(nèi)在規(guī)律和趨勢(shì)，為檔案管理和服務(wù)提供科學(xué)依據(jù)。大數(shù)據(jù)技術(shù)還可以對(duì)檔案進(jìn)行自動(dòng)分類(lèi)、智能檢索，同時(shí)為用戶(hù)提供個(gè)性化推薦，有助于提高檔案館的服務(wù)質(zhì)量和效率。這些技術(shù)的應(yīng)用不僅提升了檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量，還加快了檔案管理向現(xiàn)代化、智能化方向發(fā)展的進(jìn)程。

三、大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案數(shù)字化管理面臨的問(wèn)題

（一）專(zhuān)業(yè)人才匱乏

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)對(duì)檔案管理人才的專(zhuān)業(yè)性提出了更高的要求，然而在現(xiàn)實(shí)中，專(zhuān)業(yè)人才匱乏的問(wèn)題仍然沒(méi)有得到有效解決。一方面，傳統(tǒng)的檔案管理工作人員普遍年齡偏大，不具備過(guò)硬的信息技術(shù)和數(shù)據(jù)分析能力，所以在信息化時(shí)代到來(lái)之后，他們難以迅速適應(yīng)新的環(huán)境。另一方面，部分檔案工作人員對(duì)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)不足，很難將過(guò)硬的技術(shù)能力應(yīng)用到實(shí)際工作中。這些問(wèn)題導(dǎo)致專(zhuān)業(yè)人才匱乏的局面很難得到有效改善，限制了檔案管理工作在大數(shù)據(jù)環(huán)境下的創(chuàng)新發(fā)展。

（二）硬件設(shè)備落后

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案數(shù)字化管理還面臨著硬件設(shè)備落后的問(wèn)題，其根源主要在于資金不足。由于資金投入有限，許多檔案管理機(jī)構(gòu)無(wú)法及時(shí)更新和升級(jí)其硬件設(shè)備，導(dǎo)致現(xiàn)有的設(shè)備在處理大規(guī)模、高復(fù)雜度的數(shù)據(jù)時(shí)顯得力不從心，這不僅影響了檔案數(shù)字化管理的效率和質(zhì)量，還限制了檔案管理機(jī)構(gòu)在大數(shù)據(jù)應(yīng)用方面的潛力。資金短缺使檔案管理機(jī)構(gòu)無(wú)法采購(gòu)先進(jìn)的存儲(chǔ)設(shè)備、處理器和網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備，從而無(wú)法有效地應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)環(huán)境下數(shù)據(jù)量的快速增長(zhǎng)。

（三）安全管理難度大

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案數(shù)字化管理正面臨硬件設(shè)備落后的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。許多檔案館存在存儲(chǔ)設(shè)備、服務(wù)器和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等落后問(wèn)題，已難以滿(mǎn)足數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)分析的高要求。硬件設(shè)備落后，很容易引發(fā)安全隱患，如設(shè)備老化易引發(fā)故障，導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或損壞；安全防護(hù)系統(tǒng)不完善，難以抵御網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露等風(fēng)險(xiǎn)。因此，硬件設(shè)備的升級(jí)和更新已成為亟待解決的問(wèn)題。[3]

（四）數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下進(jìn)行檔案管理，往往需要多部門(mén)之間協(xié)同工作，然而由于不同來(lái)源、不同格式的檔案數(shù)據(jù)在采集、存儲(chǔ)和處理過(guò)程中缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，導(dǎo)致數(shù)據(jù)質(zhì)量參差不齊，難以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效整合、共享和互操作。這不僅增加了數(shù)據(jù)處理的復(fù)雜性和成本，還限制了檔案數(shù)據(jù)在跨系統(tǒng)、跨平臺(tái)間的流通和應(yīng)用，還可能導(dǎo)致信息孤島的形成，使寶貴的檔案資源無(wú)法被充分利用，降低了檔案數(shù)字化管理的價(jià)值。

四、大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案數(shù)字化管理的實(shí)踐策略

（一）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理的人才隊(duì)伍建設(shè)是提升檔案管理效能的關(guān)鍵。為此應(yīng)從多方面著手。

一是加強(qiáng)思想教育，培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任心、事業(yè)心和奉獻(xiàn)精神，確保他們能夠以高度的責(zé)任感和使命感投入檔案數(shù)字化管理工作中。二是通過(guò)專(zhuān)題培訓(xùn)班、研討會(huì)等形式，組織檔案管理人員系統(tǒng)學(xué)習(xí)檔案管理、信息技術(shù)、數(shù)據(jù)分析等專(zhuān)業(yè)知識(shí)，不斷提升他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和技能水平，使其能夠適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境下新的工作要求。三是鼓勵(lì)檔案管理人員參加各類(lèi)學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，拓寬視野，了解檔案管理領(lǐng)域的最新動(dòng)態(tài)和發(fā)展趨勢(shì)，激發(fā)創(chuàng)新思維和創(chuàng)新能力。四是注重引進(jìn)和培養(yǎng)既懂檔案管理又精通信息技術(shù)的復(fù)合型人才，通過(guò)人才引進(jìn)和內(nèi)部培養(yǎng)相結(jié)合的方式，逐步構(gòu)建一支高素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)化的檔案管理團(tuán)隊(duì)。五是建立健全的激勵(lì)機(jī)制，對(duì)在檔案數(shù)字化管理工作中表現(xiàn)突出的個(gè)人和團(tuán)隊(duì)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)檔案管理人員的工作積極性和創(chuàng)造力。[4]通過(guò)這些措施的實(shí)施，可以不斷提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，為檔案數(shù)字化管理的深入推進(jìn)提供堅(jiān)實(shí)的人才保障。

（二）及時(shí)更新軟硬件設(shè)備

為了進(jìn)一步提高檔案管理工作效率，檔案管理部門(mén)要全面評(píng)估現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)的性能與容量，根據(jù)大數(shù)據(jù)處理的需求升級(jí)或替換硬件設(shè)施，確保系統(tǒng)能夠高效、穩(wěn)定地處理海量檔案數(shù)據(jù)。同時(shí)引入高性能的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)和數(shù)據(jù)分析工具，提升數(shù)據(jù)檢索、挖掘和分析的速度與準(zhǔn)確性，為檔案信息的快速利用提供技術(shù)支持。[5]

（三）加大資金投入力度

檔案管理部門(mén)要積極向上級(jí)申請(qǐng)資金，用于設(shè)備的不斷升級(jí)與維護(hù)、人員的教育與培訓(xùn)。在資金的使用上要有完善的方案，可設(shè)立專(zhuān)項(xiàng)資金，定期劃撥固定資金，用于設(shè)備的更新和升級(jí)。另外，要拓寬資金來(lái)源渠道，積極尋求合作，為檔案管理工作的有效開(kāi)展?fàn)幦≠Y金支持。

（四）注重檔案安全與隱私保護(hù)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，雖然為檔案數(shù)字化管理提供了技術(shù)支持，但同時(shí)也引發(fā)了一系列問(wèn)題。為了保證數(shù)據(jù)安全，應(yīng)從以下幾個(gè)方面綜合發(fā)力。

其一，要建立健全的檔案信息安全管理體系，明確檔案信息的收集、存儲(chǔ)、處理、傳輸?shù)雀鱾€(gè)環(huán)節(jié)的安全責(zé)任與操作規(guī)范，形成一套科學(xué)、嚴(yán)密的安全管理體系。其二，采用先進(jìn)的加密技術(shù)、訪(fǎng)問(wèn)控制技術(shù)和數(shù)據(jù)脫敏技術(shù)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行多層次、全方位的安全防護(hù)，確保數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程中不被竊取、篡改，在存儲(chǔ)時(shí)不易被非法訪(fǎng)問(wèn)或泄露。其三，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)控與預(yù)警，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理潛在的安全威脅，防止黑客攻擊、病毒傳播等不安全事件的發(fā)生。其四，要注重隱私保護(hù)，嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)，對(duì)涉及個(gè)人隱私的檔案信息進(jìn)行嚴(yán)格管理，僅在合法、必要的情況下對(duì)其進(jìn)行使用，采取措施確保個(gè)人隱私不被泄露和濫用。其五，可以定期開(kāi)展檔案信息安全培訓(xùn)與演練，提升檔案管理人員的安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力，確保在發(fā)生安全事件時(shí)能夠迅速響應(yīng)、有效解決。

（五）建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)

建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)在檔案數(shù)字化管理中是不可或缺的一項(xiàng)步驟，對(duì)提升檔案管理效率、保障數(shù)據(jù)質(zhì)量和促進(jìn)數(shù)據(jù)共享具有重要意義。

其一，檔案管理部門(mén)應(yīng)依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位檔案管理的實(shí)際情況制定出一套科學(xué)、合理、可行的數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)，明確檔案數(shù)據(jù)的格式、編碼、存儲(chǔ)、交換等各個(gè)方面的具體要求，確保數(shù)據(jù)的規(guī)范性、一致性和可互操作性。[6]其二，建立標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行的監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量檢查與評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正不符合標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和時(shí)效性。其三，應(yīng)積極推動(dòng)與其他單位或機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)接與共享，通過(guò)協(xié)商與合作，逐步建立起跨領(lǐng)域、跨系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換與共享機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通與高效利用。通過(guò)以上措施，能夠建立起一套科學(xué)、規(guī)范、高效的數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)體系，為檔案數(shù)字化管理的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

五、結(jié)語(yǔ)

大數(shù)據(jù)環(huán)境下的檔案數(shù)字化管理是一項(xiàng)復(fù)雜而系統(tǒng)的工程，它涉及安全保障與隱私保護(hù)、數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)的建立、軟硬件設(shè)備的升級(jí)以及人才隊(duì)伍的建設(shè)與培養(yǎng)等多個(gè)方面。檔案管理工作實(shí)踐中，因地制宜，采取切實(shí)可行的應(yīng)對(duì)措施，不僅可以顯著提升檔案管理的效率與質(zhì)量，還能有效保障檔案數(shù)據(jù)的安全性與完整性，促進(jìn)檔案資源的共享與利用。未來(lái)，檔案館還需持續(xù)關(guān)注信息技術(shù)的發(fā)展態(tài)勢(shì)，不斷探索檔案數(shù)字化管理的實(shí)踐策略，以適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的需要。

參考文獻(xiàn)：

[1]唐利紅.大數(shù)據(jù)背景下檔案數(shù)字化管理實(shí)踐策略分析[J].中國(guó)信息界，2024（06）：170-172.

[2]馬穎.大數(shù)據(jù)背景下檔案數(shù)字化管理實(shí)踐策略分析[J].中關(guān)村，2024（07）：100-101.

[3]陸琰.大數(shù)據(jù)驅(qū)動(dòng)下數(shù)字化檔案創(chuàng)新管理模式與優(yōu)化策略研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2024（16）：34-36.

[4]劉莉.地勘單位檔案管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型管理實(shí)踐研究——以湖南省物化所大數(shù)據(jù)中心為例[J].企業(yè)改革與管理，2024（09）：51-53.

[5]李璟雯.大數(shù)據(jù)背景下檔案數(shù)字化管理實(shí)踐策略分析[J].參花，2024（10）：137-139.

[6]魏婕.大數(shù)據(jù)下高職院校檔案數(shù)字化管理創(chuàng)新策略[J].科學(xué)咨詢(xún)（科技·管理），2023（01）：31-33.

（作者簡(jiǎn)介：王宗雪，女，碩士研究生，內(nèi)蒙古自治區(qū)興安盟應(yīng)急管理局，中級(jí)，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）