隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化管理成為檔案管理的重要模式。實(shí)行檔案管理數(shù)字化，不僅可以提高檔案管理效率，而且可以提高檔案資源的利用效率，對(duì)于檔案管理事業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展而言是極為有利的。因此，檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視，積極轉(zhuǎn)變自身理念，加強(qiáng)信息化技術(shù)的應(yīng)用，以推動(dòng)檔案管理數(shù)字化的不斷發(fā)展?；诖耍疚膹臋n案管理數(shù)字化的特點(diǎn)和意義入手，基于檔案管理數(shù)字化過(guò)程中存在的問(wèn)題，探討信息化技術(shù)背景下檔案管理數(shù)字化的對(duì)策，以期為相關(guān)研究者提供參考。

一、檔案管理數(shù)字化的特點(diǎn)

檔案管理數(shù)字化與傳統(tǒng)檔案管理相比，具有以下顯著特點(diǎn)。

（一）檔案管理信息化

在檔案管理數(shù)字化過(guò)程中，檔案資料的存儲(chǔ)、分類(lèi)、搜集可以借助先進(jìn)的信息化技術(shù)完成，進(jìn)而使檔案管理的規(guī)范性及效率得到切實(shí)提高。除此之外，檔案管理數(shù)字化還能促進(jìn)檔案資源的實(shí)時(shí)共享、實(shí)時(shí)瀏覽、實(shí)時(shí)傳輸，而這對(duì)提高檔案資源利用效率是極為有利的。

（二）檔案管理虛擬化

在檔案管理數(shù)字化過(guò)程中，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)及單位互借等先進(jìn)技術(shù)手段，能夠構(gòu)建出一個(gè)龐大且便捷的虛擬檔案資源庫(kù)。這一資源庫(kù)不僅打破了傳統(tǒng)檔案管理在時(shí)間和空間上的限制，還極大地促進(jìn)了檔案資源的高效利用及跨機(jī)構(gòu)的共建共享。[1]

（三）檔案管理智能化

在檔案管理數(shù)字化背景下，檔案管理人員可以借助先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，對(duì)檔案資源實(shí)行智能化管理，進(jìn)而使檔案管理成效得以切實(shí)提高。除此之外，檔案管理數(shù)字化還能為用戶(hù)提供智能化的檔案檢索服務(wù)，進(jìn)而可以有效降低檔案的檢索難度，切實(shí)提高檔案檢索效率，使用戶(hù)獲得更為優(yōu)質(zhì)的檔案檢索體驗(yàn)。

（四）檔案管理安全化

受客觀因素及管理?xiàng)l件限制，傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案在使用、存儲(chǔ)及搜集過(guò)程中極易受損或丟失，這對(duì)檔案的使用價(jià)值構(gòu)成了嚴(yán)重威脅。而實(shí)施檔案數(shù)字化管理，可以在不影響檔案資源正常利用的前提下，有效加強(qiáng)對(duì)檔案原件的保護(hù)，避免其遭受損壞或丟失。此外，檔案數(shù)字化管理還能借助電子加密技術(shù)，確保檔案資源在存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中的安全性，防止信息泄露。

二、信息化技術(shù)背景下檔案管理數(shù)字化的意義

（一）提高工作效率

檔案資源是檔案管理工作得以開(kāi)展的基礎(chǔ)。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，紙質(zhì)檔案資料數(shù)量龐大，無(wú)論是檔案檢索還是檔案調(diào)取，均依賴(lài)人工操作，因此耗時(shí)較長(zhǎng)。而在信息化技術(shù)背景下，實(shí)施檔案資源的數(shù)字化管理，不僅能顯著提升檔案整理與收集的效率，還能為檔案利用提供一個(gè)更為便捷的渠道，確保提供準(zhǔn)確、及時(shí)的檔案信息，從而有效提高檔案管理工作的整體效率。

（二）降低管理成本

在以往的檔案管理模式下，要想提高檔案管理效率，就要加大對(duì)檔案管理人員及檔案管理設(shè)備的投入力度，而這勢(shì)必會(huì)大幅提升檔案管理成本。在信息化技術(shù)背景下實(shí)行檔案數(shù)字化管理，可以很好地解決上述問(wèn)題。檔案管理數(shù)字化可以使檔案資料朝無(wú)紙化方向轉(zhuǎn)變，不僅可以縮減檔案資料的存儲(chǔ)空間，而且可以減少檔案管理對(duì)物力和人力的需求，進(jìn)而大幅降低檔案管理成本。[2]

（三）保護(hù)檔案原始資料

傳統(tǒng)檔案管理主要以紙質(zhì)版檔案管理為主，但是紙質(zhì)版檔案在收集、整理、存儲(chǔ)、使用的過(guò)程中極易出現(xiàn)丟失或損壞的現(xiàn)象。一旦出現(xiàn)此類(lèi)現(xiàn)象就會(huì)對(duì)檔案資料的完整性造成嚴(yán)重影響。在信息化技術(shù)背景下實(shí)行檔案數(shù)字化管理，可以將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成數(shù)字化檔案。這不僅可以加強(qiáng)對(duì)檔案原始資料的保護(hù)，防止檔案丟失或損壞，而且可以實(shí)現(xiàn)檔案的重復(fù)利用，切實(shí)提高檔案的利用效率。

三、信息化技術(shù)背景下檔案管理數(shù)字化過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）安全防護(hù)不到位

雖然在信息化技術(shù)背景下對(duì)檔案實(shí)行數(shù)字化管理，可以很好地彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理模式的缺陷，切實(shí)提高檔案管理工作效率，但與此同時(shí)也存在諸多問(wèn)題。例如，在檔案管理數(shù)字化過(guò)程中如果安全防護(hù)措施不到位，會(huì)導(dǎo)致檔案資料在傳輸、利用過(guò)程中遭受病毒攻擊，進(jìn)而出現(xiàn)檔案資料丟失或泄露的現(xiàn)象，這勢(shì)必使檔案資源的安全風(fēng)險(xiǎn)加劇。除此之外，檔案管理數(shù)字化對(duì)硬件及軟件均有著較高的要求，在此情況下，如果軟件更新不及時(shí)、硬件設(shè)備落后，也會(huì)導(dǎo)致檔案資料在存儲(chǔ)、傳輸、利用過(guò)程中出現(xiàn)問(wèn)題。因此，在檔案管理數(shù)字化過(guò)程中，亟須檔案管理人員增強(qiáng)檔案安全意識(shí)，采取行之有效的舉措，切實(shí)降低檔案安全風(fēng)險(xiǎn)。

（二）電子檔案管理不規(guī)范

隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案機(jī)構(gòu)每天都會(huì)生成海量的電子檔案，而這些電子檔案的收集與管理是當(dāng)前檔案管理數(shù)字化的重要工作內(nèi)容。但是由于一些機(jī)構(gòu)會(huì)采用不同的系統(tǒng)開(kāi)展檔案管理數(shù)字化工作，各個(gè)系統(tǒng)之間缺少兼容性，這在一定程度上給檔案資源共享帶來(lái)了挑戰(zhàn)。同時(shí)，一些檔案機(jī)構(gòu)未對(duì)檔案文件存儲(chǔ)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一，導(dǎo)致生成的電子檔案文件格式不統(tǒng)一，在不同的系統(tǒng)或設(shè)備上無(wú)法正常打開(kāi)或顯示，導(dǎo)致信息傳遞不暢。另外，一些機(jī)構(gòu)在檔案管理過(guò)程中只重視紙質(zhì)檔案管理，未將電子檔案和紙質(zhì)檔案同步，對(duì)檔案資源的準(zhǔn)確性及完整性造成不利影響。[3]

四、信息化技術(shù)背景下檔案管理數(shù)字化的優(yōu)化對(duì)策

（一）加強(qiáng)檔案安全防護(hù)

雖然相較于傳統(tǒng)檔案管理模式，檔案數(shù)字化管理模式可以提高檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)檔案高效化、智能化管理，但是與此同時(shí)也增加了檔案資源的安全風(fēng)險(xiǎn)。因此，在檔案管理數(shù)字化過(guò)程中，檔案管理人員除了要對(duì)檔案管理方法加以創(chuàng)新，還要加強(qiáng)對(duì)檔案資源的安全防護(hù)，特別是針對(duì)涉及個(gè)人隱私和重要信息的檔案，更要強(qiáng)化保護(hù)措施。具體而言，一方面，要增強(qiáng)檔案管理人員的安全意識(shí)，使檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理數(shù)字化過(guò)程中存在的安全問(wèn)題，嚴(yán)格落實(shí)檔案管理數(shù)字化的相關(guān)規(guī)定，切實(shí)做好檔案管理數(shù)字化工作。另一方面，要構(gòu)建檔案安全體系，應(yīng)用信息化技術(shù)保障檔案信息安全。從軟件方面看，檔案管理部門(mén)要對(duì)檔案資源進(jìn)行合理分級(jí)，然后根據(jù)檔案資源級(jí)別及類(lèi)型設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限、做好加密處理，以防人為因素對(duì)檔案資料的安全造成不利影響。同時(shí)，檔案管理部門(mén)還要定期安排技術(shù)人員對(duì)殺毒軟件及時(shí)更新，防止病毒對(duì)檔案管理系統(tǒng)造成破壞。從硬件方面看，檔案管理部門(mén)要及時(shí)更新計(jì)算機(jī)、大型高速交換機(jī)、防火墻系統(tǒng)、高性能服務(wù)器、智能監(jiān)控等安全設(shè)備，以降低電子檔案安全風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，要加大對(duì)硬件設(shè)備的維護(hù)力度，通過(guò)定期升級(jí)、定期檢修、定期養(yǎng)護(hù)等方式，確保檔案管理數(shù)字化的硬件設(shè)備始終處于高效運(yùn)行狀態(tài)。[4]

（二）加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)

加強(qiáng)硬件設(shè)備建設(shè)是推動(dòng)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)的基石。其一，檔案管理部門(mén)首要任務(wù)是進(jìn)行深入的需求調(diào)研與規(guī)劃，明確當(dāng)前檔案管理的實(shí)際狀況及未來(lái)發(fā)展的需求，并據(jù)此制訂詳盡的硬件設(shè)備引進(jìn)方案。這包括對(duì)現(xiàn)有硬件設(shè)備性能的全面評(píng)估，以確定需升級(jí)或新增的設(shè)備種類(lèi)與數(shù)量。其二，設(shè)立專(zhuān)項(xiàng)基金，確保資金充足，專(zhuān)款專(zhuān)用于購(gòu)置和升級(jí)包括高性能計(jì)算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器、存儲(chǔ)設(shè)備等在內(nèi)的硬件設(shè)備。鑒于檔案數(shù)據(jù)的長(zhǎng)期保存與安全需求，應(yīng)優(yōu)選穩(wěn)定性強(qiáng)、故障率低、兼容性佳的設(shè)備。其三，網(wǎng)絡(luò)設(shè)施建設(shè)同樣至關(guān)重要，需確保檔案館內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)高速穩(wěn)定以及與外部網(wǎng)絡(luò)的可靠互聯(lián)，為檔案的遠(yuǎn)程訪問(wèn)與共享奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。在硬件設(shè)施布局上，應(yīng)綜合考慮檔案館的空間布局，科學(xué)規(guī)劃設(shè)備擺放，確保良好的散熱條件與穩(wěn)定的電力供應(yīng)，防范設(shè)備過(guò)熱及電源故障風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，高度重視數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)系統(tǒng)的構(gòu)建，實(shí)施多級(jí)備份策略，有效防范數(shù)據(jù)丟失風(fēng)險(xiǎn)。在硬件設(shè)施建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵循國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及行業(yè)規(guī)范，確保設(shè)備間的兼容性與后續(xù)的維護(hù)升級(jí)便利性。其四，建立健全的硬件設(shè)施維護(hù)管理體系，實(shí)施定期的設(shè)備檢查、維護(hù)與升級(jí)，保障硬件設(shè)備高效穩(wěn)定運(yùn)行。通過(guò)上述舉措，檔案管理部門(mén)的硬件設(shè)備建設(shè)將得到全面完善，能夠?yàn)闄n案管理和服務(wù)提供堅(jiān)實(shí)的技術(shù)支撐。

（三）規(guī)范電子檔案格式

電子檔案的收集和管理是檔案管理數(shù)字化重要的工作內(nèi)容。但是在以往的檔案管理過(guò)程中，由于檔案機(jī)構(gòu)的不同部門(mén)或不同的檔案機(jī)構(gòu)生成的電子檔案格式不統(tǒng)一，導(dǎo)致電子檔案的整合與利用存在一定難度。因此，檔案管理部門(mén)要正確認(rèn)識(shí)到規(guī)范電子檔案格式的重要性。

具體而言，一是要統(tǒng)一電子檔案存儲(chǔ)格式標(biāo)準(zhǔn)。應(yīng)參照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017）確定檔案數(shù)字化副本的文件存儲(chǔ)格式。對(duì)于不符合統(tǒng)一格式的電子檔案，檔案管理部門(mén)要一律退回，要求生成部門(mén)重新修改，以保證電子檔案格式的規(guī)范性。二是檔案管理部門(mén)要針對(duì)電子檔案收集中存在的問(wèn)題做好反思和總結(jié)，同時(shí)要依據(jù)電子檔案管理現(xiàn)存問(wèn)題對(duì)電子檔案管理方法予以針對(duì)性改進(jìn)，以保證電子檔案生成的統(tǒng)一性和規(guī)范性。[5]

（四）打造復(fù)合型檔案管理人才隊(duì)伍

無(wú)論是信息化技術(shù)背景下的數(shù)字化檔案管理還是傳統(tǒng)檔案管理模式，都需要檔案管理人才的參與。檔案管理人員只有具備較高的信息素養(yǎng)和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，才能更好地滿足檔案管理數(shù)字化的需求。因此，檔案管理部門(mén)要重視檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)，切實(shí)做好檔案管理人才引進(jìn)和培養(yǎng)工作。

1.引進(jìn)人才

首先，檔案管理部門(mén)在人員招聘環(huán)節(jié)必須嚴(yán)格把關(guān)。招聘過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)對(duì)應(yīng)聘者的工作經(jīng)歷、學(xué)歷背景和專(zhuān)業(yè)技能提出具體而明確的要求。工作經(jīng)歷方面，優(yōu)先考慮那些具有一定檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)的人員，因?yàn)樗麄兪煜n案管理的流程和規(guī)范，能夠迅速適應(yīng)工作環(huán)境。在學(xué)歷要求上，應(yīng)傾向于招聘具有檔案學(xué)、信息管理等相關(guān)專(zhuān)業(yè)背景的應(yīng)聘者，這樣可以保證他們具備扎實(shí)的理論基礎(chǔ)。技能方面，除了基本的計(jì)算機(jī)操作能力外，應(yīng)聘者還應(yīng)擁有一定的數(shù)字化技術(shù)操作能力，如數(shù)據(jù)庫(kù)管理、信息檢索等。通過(guò)這些措施，能夠從源頭上確保檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。

其次，可以與高等院校建立合作關(guān)系，實(shí)施“招才引智”戰(zhàn)略。例如，山東省檔案館本著“合作共享、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、實(shí)事求是、注重實(shí)效”的原則，與高校開(kāi)展高層次檔案專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)合作。這種合作模式不僅為檔案館帶來(lái)了新鮮血液，也為高校學(xué)生提供了實(shí)踐平臺(tái)。通過(guò)與高校的合作，檔案管理部門(mén)引進(jìn)了具有創(chuàng)新精神和專(zhuān)業(yè)知識(shí)的高素質(zhì)人才，同時(shí)也為在校學(xué)生提供了實(shí)習(xí)機(jī)會(huì)，讓他們?cè)趯?shí)際工作中鍛煉能力、積累經(jīng)驗(yàn)。這種校地合作模式實(shí)現(xiàn)了優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、資源共享和共同發(fā)展，為全省檔案事業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展注入了新的活力。

2.加強(qiáng)培訓(xùn)

為了適應(yīng)檔案數(shù)字化管理的需求，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)重視并加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有人員的培訓(xùn)，提供必要的培訓(xùn)學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，確保檔案管理人員能夠熟練掌握檔案數(shù)字化管理的各項(xiàng)技能，使檔案管理人員熟練掌握各類(lèi)數(shù)字化工具和軟件的使用方法，包括對(duì)電子文檔的處理、圖像的轉(zhuǎn)化、數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)等。通過(guò)定期的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使檔案管理人員能夠有效提升自身業(yè)務(wù)水平。同時(shí)，檔案管理部門(mén)在開(kāi)展培訓(xùn)時(shí)，應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際工作需求，針對(duì)性地設(shè)計(jì)符合不同層次、不同崗位的培訓(xùn)內(nèi)容?？梢酝ㄟ^(guò)專(zhuān)家講座、案例分析、實(shí)地考察、在線課程等多種形式，提高培訓(xùn)的互動(dòng)性和實(shí)效性，通過(guò)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)促使檔案管理人員更新自身的理論知識(shí)，了解行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)。此外，檔案管理部門(mén)還應(yīng)建立培訓(xùn)效果評(píng)估機(jī)制，確保培訓(xùn)內(nèi)容能夠切實(shí)提升檔案管理人員的工作能力。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，數(shù)字化管理成為檔案管理的主要模式。實(shí)行檔案管理數(shù)字化不僅可以降低檔案管理成本，而且可以提高檔案管理效率，確保檔案得以高效利用。因此，檔案管理部門(mén)必須加強(qiáng)對(duì)檔案管理數(shù)字化的重視，基于工作中存在的問(wèn)題，通過(guò)多種舉措切實(shí)提高檔案管理數(shù)字化的成效。

參考文獻(xiàn)：

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[2]牟麗娟.高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型：信息化管理的挑戰(zhàn)與機(jī)遇[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2024（07）：25-27.

[3]王茜茹.事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策[J].城建檔案，2021（03）：33-34.

[4]楊延萍.數(shù)字化檔案管理中信息通信技術(shù)的應(yīng)用[J].明日風(fēng)尚，2018（13）：306.

[5]盧秋蓉.機(jī)關(guān)事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀與優(yōu)化對(duì)策[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（08）：167.

（作者簡(jiǎn)介：劉婕，女，本科，開(kāi)封市婦幼保健院，館員，研究方向：檔案信息化管理）

（責(zé)任編輯 張?jiān)埔荩?/p>