企劃書、匯報書等工作文件能體現(xiàn)出作者的思想觀念。每個人都有自己慣用的格式。

擁有個性并非不好，但要牢牢記住“這份文件是給別人看的”，這一點非常重要。

幾乎各行各業(yè)都把A4紙作為文件用紙。不要把紙寫得滿滿當(dāng)當(dāng)，如果對方在仔細看文件內(nèi)容之前，從視覺上產(chǎn)生了“啊，寫了這么多”的印象，他就很難讀下去。制作文件的時候，應(yīng)注意要讓對方容易閱讀。

我本人在寫企劃書等文件時，往往會將空白與文字的比例設(shè)置為“三比七”，也就是空白處占頁面的三成，文字占頁面的七成。

或許有人覺得，不就是空白嗎，有什么了不起的？但當(dāng)大家在會議中傳閱文件的時候，如果文字與空白的比例是八比二或九比一，會使閱讀者難以提取要點，也就無法迅速把握整體內(nèi)容，從而做出正確的回應(yīng)。

如果一頁紙被寫得滿滿當(dāng)當(dāng)，作者很可能沒有在心里整理要點。這種文件邏輯混亂，讓人難以理解。

為了讓對方盡快理解文件內(nèi)容，應(yīng)注意文件的易讀性。在多人合作的情況下，這樣做可以推進項目的順利進行。這也是即答力的一部分。

（云水謠摘自江蘇鳳凰文藝出版社《即答力：“年輕人”的自我更新指南》一書）