劉 愷

（威海市房地產(chǎn)測(cè)繪中心有限公司，山東，威海，264200）

淺談測(cè)紿檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化管理

劉 愷

（威海市房地產(chǎn)測(cè)繪中心有限公司，山東，威海，264200）

檔案工作是測(cè)繪管理中的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，也是單位不可缺少的一個(gè)重要部門(mén)。隨著超常規(guī)跳躍式迅猛發(fā)展,檔案信息資源的開(kāi)發(fā)與利用也備受人們的重視。在信息與網(wǎng)絡(luò)的新形勢(shì)下, 如何加強(qiáng)測(cè)繪檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理,成了我們時(shí)常探討的課題。如何使測(cè)繪檔案信息快速地發(fā)展，實(shí)現(xiàn)測(cè)繪檔案信息資源有效利用和共享，是目前我們面臨的緊迫任務(wù)。

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是以檔案工作領(lǐng)域中的重復(fù)性的事物和概念為對(duì)象而制訂或修訂的各種標(biāo)準(zhǔn)的總稱，它是檔案工作中有關(guān)單位和個(gè)人應(yīng)當(dāng)遵守的共同準(zhǔn)則和依據(jù)。

為了使檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，我認(rèn)為應(yīng)該采取以下措施：

一、建立健全的檔案管理制度

測(cè)繪檔案種類繁多，形式各異，有初始檔案、預(yù)售檔案、轉(zhuǎn)移檔案等，要實(shí)行檔案的規(guī)范化管理，就要建立健全的檔案管理制度。首先要加強(qiáng)檔案硬件的建設(shè)，檔案存放的庫(kù)房要設(shè)有專柜，做到查找方便、快捷。庫(kù)房要經(jīng)常通風(fēng)，做到防火、防盜、防潮、防鼠蟲(chóng)、防塵、防光，以確保安全和延長(zhǎng)檔案的壽命。其次，應(yīng)指定專人管理檔案，檔案管理人員應(yīng)深入各科室，了解各科室業(yè)務(wù)，以便對(duì)各科業(yè)務(wù)作出統(tǒng)一的立卷要求。最后要嚴(yán)格有關(guān)的檔案借閱手續(xù)，杜絕檔案亂接亂發(fā)，防止檔案流失。

二、實(shí)施立卷歸檔原則

一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性,完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的,才能予以立卷或歸檔,而沒(méi)有完成的,則不能立卷或歸檔,否則,將會(huì)給檔案管理造成無(wú)序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料,特別是要注意區(qū)分在形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別,減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度,提高檔案利用的效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下,要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn),分清主次,把住全宗的入口關(guān),使不該歸檔文件不致混入,同時(shí),又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。

三、案卷質(zhì)量是檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證

不斷深化的工作實(shí)踐證明,案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的因素,而立卷方法問(wèn)題與案卷裝訂質(zhì)量問(wèn)題則可能是決定和影響檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此,在推動(dòng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化的工作過(guò)程中,我們必須要注意解決好立卷方法問(wèn)題,以利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索。

TU952

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1674-3954（2011）02-0195-01