胡瑾 房冬曉

摘要：信息化技術在醫(yī)院檔案管理中的應用是時代發(fā)展的必經之路，互聯(lián)網背景下檔案信息數(shù)字化、信息化也越發(fā)明顯，開展檔案管理信息化建設能夠符合時代需求。文章對信息化技術在醫(yī)院檔案管理中的應用展開探討。

關鍵字：信息化技術;醫(yī)院檔案;檔案管理;信息化

引言

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院日常管理的重要組成部分，加強醫(yī)院檔案信息化建設，不斷提升醫(yī)院檔案信息化水平，是醫(yī)院后續(xù)規(guī)范化、信息化管理的重要體現(xiàn)，對發(fā)揮醫(yī)院檔案應用價值，提升醫(yī)院整體管理水平具有積極的現(xiàn)實意義。

1檔案管理工作規(guī)范化和信息化建設的必要性

1.1檔案管理規(guī)范化有助于提升醫(yī)院檔案管理水平

醫(yī)院檔案管理規(guī)范化是提升醫(yī)院檔案管理工作效率的重要保障。醫(yī)院在發(fā)展過程中形成了大量的病歷檔案和各類其他檔案，這些檔案對于醫(yī)院醫(yī)療護理工作的推進和未來發(fā)展都非常重要。從醫(yī)院檔案載體看，包含紙質檔案、聲像檔案、實物檔案、電子檔案等。從醫(yī)院檔案類型劃分看，可以分為文書檔案、病歷檔案、科技檔案、科研檔案、人事檔案、財務檔案等。醫(yī)院檔案管理內容比較復雜繁瑣，制定并嚴格落實檔案管理各項規(guī)章制度，進一步提升檔案管理工作的質量和效率，才能更好地提供利用檔案。特別是在新醫(yī)改實施的背景下，醫(yī)院檔案管理工作更需要與時俱進，對傳統(tǒng)的檔案管理模式進行優(yōu)化和創(chuàng)新，進一步提升醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化水平，并將醫(yī)院檔案管理規(guī)范化納入到醫(yī)院管理工作中來，整體推進。應實現(xiàn)檔案收集、分類、整理、歸檔、保管、存儲、管理、利用、安全保障等方面工作的規(guī)范化。

1.2增強醫(yī)院的綜合競爭力

檔案管理信息化建設可以有效增強醫(yī)院的綜合競爭力，如可以通過信息技術將醫(yī)院的各個部門與科室的檔案信息共享，提高醫(yī)院內部信息資源的共享與交流，進而提升整體服務質量

1.3保障檔案管理低成本

醫(yī)院檔案信息化建設是適應辦公自動化、辦公無紙化的現(xiàn)實需要，加快推進醫(yī)院檔案信息化建設，能夠有效降低紙質檔案管理產生的高昂的成本。傳統(tǒng)檔案管理中需要用到無酸紙張、無酸檔案袋，以及建設恒溫、恒濕、防火、低塵檔案儲藏室等，將膠片翻拍備份至無酸底片袋儲存等，耗費大量人力、物力和財力。檔案信息化建設，能夠根據(jù)醫(yī)院檔案管理流程，采用專門的檔案管理軟件，及時將紙質檔案、聲像檔案資料數(shù)字化、信息化錄入至專門的檔案管理平臺，顯著降低了醫(yī)院檔案管理成本。

2醫(yī)院進行檔案信息化建設過程中的建議

2.1堅守科學的信息化管理理念

隨著信息化在人們日常生活中的不斷滲透，醫(yī)院檔案管理信息化建設是必然趨勢，是醫(yī)院進行網絡化管理的第一步，能更好地為人民服務，真正實現(xiàn)了科技為民、科技惠民。在醫(yī)院檔案信息化管理的過程中，一定要堅守科學的信息化管理理念，保證檔案管理的真實性與保密性，并且要善于利用計算機的數(shù)據(jù)化管理對醫(yī)院檔案資料進行分析整理，不僅要保證醫(yī)生在醫(yī)療救助過程中能夠依據(jù)檔案進行正確的決策，而且要合理利用這些檔案資料，不斷推進醫(yī)院醫(yī)療服務水平的提升，提升醫(yī)院的好口碑。

2.2電子檔案管理體系建設

醫(yī)院要想真正實現(xiàn)檔案管理信息化，應加強電子檔案管理工作，必須建立一套完善的電子檔案管理體系。首先，必須建立符合醫(yī)院發(fā)展實際的電子檔案管理制度，不同科室的制度應具有針對性，使管理過程更加規(guī)范，在此基礎上實現(xiàn)信息化檔案資源的共享。其次，為使管理體系的優(yōu)勢充分發(fā)揮，必須要求電子檔案管理標準化執(zhí)行，以此約束醫(yī)院電子檔案管理人員的自身行為，通過電子檔案標準化管理體系提高工作效率，調動管理人員的積極性，保證電子檔案管理能發(fā)揮出實際作用。

2.3構建可以覆蓋醫(yī)院的網絡系統(tǒng)

首先，建立人事檔案局域網。從目前的醫(yī)院人事檔案來看其具有較強的保密性，尤其是人事檔案與各個科室的聯(lián)系較強，建設人事檔案局域網則可以對醫(yī)院各個科室進行分級管理，并能夠實現(xiàn)對人事檔案管理工作一體化。同時，利用局域網平臺還能夠將各個科室的人事檔案資料利用電子傳輸?shù)姆绞竭M行信息共享，同時還能夠利用局域網對人事檔案信息進行檢索、查詢等工作。其次，建立人事檔案廣域網[7]。醫(yī)院人事檔案涉及到醫(yī)務人員崗位的調動以及職務晉升等內容，利用網絡技術可以將醫(yī)院人事檔案信息進行全面覆蓋，這樣不僅可以突破人事檔案信息部門避雷，還能夠及時地對醫(yī)院人事檔案信息進行錄入、更新。通過在醫(yī)院內設置網絡系統(tǒng)能夠縮短各個科室之間的距離，讓各個科室通過網絡快速實現(xiàn)資源共享，并通過一體化的人事檔案管理加強各部門之間的溝通，加強檔案管理的效率。

2.4優(yōu)化醫(yī)院檔案信息化結構內容

利用檔案信息化管理系統(tǒng)，加快紙質、聲像等傳統(tǒng)媒介信息化轉化，以及做好電子檔案增量管理，推動醫(yī)院檔案信息化建設及管理進程。為此，需要通過對醫(yī)院檔案的結構，利用專門的檔案管理軟件進行數(shù)據(jù)處理，對收集的醫(yī)院檔案進行結構優(yōu)化及初次信息處理。例如，根據(jù)醫(yī)院檔案種類，將醫(yī)院檔案信息分為醫(yī)院病案、醫(yī)院人事檔案、醫(yī)院設備檔案、醫(yī)院基建檔案、醫(yī)院會計檔案，等等，將這些不同種類的檔案進行信息化分類處理，使之形成相應的類別，便于后期的檔案信息傳輸、共享，增強醫(yī)院檔案信息化管理的適用性，為醫(yī)院檔案管理及醫(yī)院發(fā)展提供有力支撐。

2.5配齊配強檔案信息化管理設備

在當前信息化時代，醫(yī)院若想加快檔案管理信息化建設，必須配置相應的信息化設備，加強醫(yī)院數(shù)字化建設，為創(chuàng)新管理提供有效地支持。在實際執(zhí)行過程中依據(jù)自身實際發(fā)展狀況與社會發(fā)展趨勢，主動引進信息化設備，明確設備管理制度，提升醫(yī)院信息化管理技術內涵。在此基礎上，加大對檔案管理信息化的經費投入，從物質與技術上雙重支持檔案管理信息化工作順利開展。同時，醫(yī)院應該以部門協(xié)調為基礎，根據(jù)各部門實際情況配置先進的檔案管理設備與管理軟件，并做好設備維護，細化設備的維護時間、維護事項以及安全防護措施，節(jié)省醫(yī)院運營管理成本。

結語

綜上所述，隨著科技的不斷進步，信息時代來臨，從事醫(yī)院相關檔案管理工作的人員務必意識到檔案管理信息化建設的重要性，要盡力搞好醫(yī)院檔案管理信息化建設工作，并根據(jù)醫(yī)院的實際情況落實管理規(guī)定，完善管理制度，注重當前信息化建設下人員業(yè)務能力培訓，優(yōu)化信息化檔案內容，并加強檔案信息化設備管理，為醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新提供支持。

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