摘要：政府采購(gòu)檔案是一種新興的檔案門類，是政府采購(gòu)活動(dòng)的真實(shí)記錄。做好政府采購(gòu)檔案管理工作有助于提升采購(gòu)效率，保障采購(gòu)的公平、公正。文章采用SWOT分析法對(duì)政府采購(gòu)檔案管理工作現(xiàn)狀的優(yōu)勢(shì)、劣勢(shì)、機(jī)會(huì)和威脅因素進(jìn)行綜合分析，針對(duì)發(fā)現(xiàn)的現(xiàn)有問題，提出加強(qiáng)制度建設(shè)，構(gòu)建檔案管理體系；完善基礎(chǔ)設(shè)施，推進(jìn)信息化建設(shè)和強(qiáng)化檔案意識(shí)，提高開發(fā)利用效率等優(yōu)化策略。

關(guān)鍵詞：采購(gòu)檔案；政府采購(gòu)；檔案管理；SWOT分析法

中圖分類號(hào)：G270" 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

作者簡(jiǎn)介：張逸靜（1991— ），女，館員，碩士；研究方向：檔案管理。

0" 引言

政府采購(gòu)是政府機(jī)構(gòu)使用財(cái)政資金購(gòu)買貨物、工程或服務(wù)的行為，是國(guó)家機(jī)關(guān)事業(yè)單位職能活動(dòng)中的重要一環(huán)。我國(guó)政府采購(gòu)規(guī)模龐大，法律法規(guī)體系健全，采購(gòu)方式多元化，是國(guó)家宏觀調(diào)控手段之一，具有公共政策功能。規(guī)范化的政府采購(gòu)行為對(duì)節(jié)約財(cái)政支出、預(yù)防腐敗現(xiàn)象、促進(jìn)企業(yè)公平競(jìng)爭(zhēng)、鼓勵(lì)企業(yè)綠色生產(chǎn)、規(guī)范市場(chǎng)行為、扶持中小企業(yè)發(fā)展、調(diào)整和優(yōu)化產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、保護(hù)民族產(chǎn)業(yè)等方面具有重要意義［1］。政府采購(gòu)檔案是采購(gòu)過程的真實(shí)記錄，是反映政府采購(gòu)當(dāng)事人依法管理和實(shí)施政府采購(gòu)活動(dòng)的重要憑證，《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》第四十二條規(guī)定：采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)不得偽造、變?cè)?、隱匿或銷毀采購(gòu)文件。采購(gòu)文件保存期為采購(gòu)結(jié)束之日起至少保存15年。政府采購(gòu)檔案管理工作是指對(duì)政府采購(gòu)項(xiàng)目文件資料的收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計(jì)工作，有助于保障采購(gòu)的公平、公正。當(dāng)政府采購(gòu)檔案出現(xiàn)缺失或不全情況時(shí)，往往會(huì)對(duì)項(xiàng)目實(shí)施、采購(gòu)監(jiān)督工作和采購(gòu)檔案利用造成影響，降低采購(gòu)工作效率。近年來，隨著采購(gòu)規(guī)范化工作的推進(jìn)，采購(gòu)檔案在采購(gòu)過程監(jiān)督、減少采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)和優(yōu)化采購(gòu)工作等方面發(fā)揮了重要作用，政府采購(gòu)檔案管理工作越來越受到基層單位重視，如何為政府檔案管理工作提質(zhì)增效成為采購(gòu)工作和檔案工作雙方的重要課題。

1" 政府采購(gòu)檔案管理工作的現(xiàn)狀分析

SWOT分析法是從與研究對(duì)象密切相關(guān)的各種主要內(nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)（Strength，S）、劣勢(shì)（Weakness，W）和外部的機(jī)會(huì)（Opportunity，O）、威脅（Threat，T）4個(gè)維度進(jìn)行系統(tǒng)分析，是管理學(xué)領(lǐng)域的經(jīng)典分析框架，通過內(nèi)部和外部的因素全面梳理現(xiàn)狀，形成對(duì)當(dāng)前政府采購(gòu)檔案管理工作的全面認(rèn)知，從而根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問題和潛力為政府采購(gòu)檔案管理工作提出科學(xué)合理的優(yōu)化策略。

1.1" 優(yōu)勢(shì)（Strength）分析

第一，政府采購(gòu)檔案的工作主體具備良好的檔案工作基礎(chǔ)。自《中華人民共和國(guó)檔案法》頒布以來，政府機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和團(tuán)體組織等政府采購(gòu)工作的主體，以機(jī)構(gòu)為單位，管理職能活動(dòng)中產(chǎn)生的文書、科技、人事、會(huì)計(jì)等檔案，遵循集中統(tǒng)一管理的基本原則，完整性與安全性較好，重視日常檔案收集工作，按規(guī)定完成年度歸檔和檔案移交，已經(jīng)具備一套完整的檔案管理流程，檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)相對(duì)豐富。

第二，政府采購(gòu)的法律法規(guī)系統(tǒng)完善。我國(guó)政府采購(gòu)法律體系由《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》及其實(shí)施條例、地方性采購(gòu)法規(guī)和財(cái)政部印發(fā)的部門規(guī)章、規(guī)范性文件等組成，覆蓋全面，層次分明。《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》第四十二條界定了采購(gòu)文件的范圍，劃定了政府采購(gòu)檔案的基本保管期限，從源頭規(guī)范了政府采購(gòu)檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性，為采購(gòu)檔案歸檔工作奠定了良好的基礎(chǔ)。

1.2" 劣勢(shì)（Weakness）分析

第一，歸檔意識(shí)薄弱。當(dāng)前，一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案工作還集中在對(duì)文書、科技、人事、會(huì)計(jì)等傳統(tǒng)檔案門類的管理，對(duì)采購(gòu)檔案這種新興檔案門類缺乏管理意識(shí)。單位內(nèi)部的采購(gòu)和檔案工作主體往往不同，政府采購(gòu)檔案管理的主體責(zé)任不清，歸口部門不明，內(nèi)部管理制度還不健全，導(dǎo)致大量的政府采購(gòu)檔案保存在負(fù)責(zé)采購(gòu)的業(yè)務(wù)部門，未能按時(shí)移交到檔案室。一方面，采購(gòu)工作者還沒有形成采購(gòu)檔案管理意識(shí)，不重視采購(gòu)檔案歸檔工作；另一方面，檔案工作者缺乏采購(gòu)檔案管理意識(shí)，對(duì)采購(gòu)項(xiàng)目掌握不全，未及時(shí)更新修訂分類方案、歸檔范圍和保管期限表，采購(gòu)檔案缺乏集中有序的保管、管理和利用。

第二，歸檔材料完整性不佳。采購(gòu)文件來源的復(fù)雜性和載體的多樣性增加了采購(gòu)檔案集中歸檔的難度。一方面，采購(gòu)文件的來源不一。既有采購(gòu)人直接產(chǎn)生的文件材料，也有委托代理機(jī)構(gòu)采購(gòu)后由機(jī)構(gòu)提交給采購(gòu)人的采購(gòu)文件以及響應(yīng)文件和第三方單位出具的評(píng)審報(bào)告等。隨著2014年《政府采購(gòu)法》修正案取消政府采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的資格認(rèn)定、2021年國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)第42號(hào)令取消中央投資項(xiàng)目招標(biāo)代理資格等一系列法律法規(guī)的實(shí)施，招標(biāo)代理資質(zhì)已被全部取消［2］，改為名錄登記管理方式，“放管服”改革帶來簡(jiǎn)政放權(quán)的同時(shí)，也降低了行業(yè)準(zhǔn)入門檻，代理機(jī)構(gòu)數(shù)量在短期內(nèi)劇增，魚龍混雜，相當(dāng)比例的采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)從業(yè)經(jīng)驗(yàn)尚淺，提交給采購(gòu)人的采購(gòu)文件受其專業(yè)水平影響，審核把關(guān)不嚴(yán)，質(zhì)量參差不齊，存在遺漏缺失、個(gè)別檔案歸集為復(fù)印件、檔案長(zhǎng)期由代理機(jī)構(gòu)保管等情況。另一方面，采購(gòu)文件的載體多樣。既有供應(yīng)商報(bào)名登記表、成交確認(rèn)表等紙質(zhì)文件，又有單位辦公系統(tǒng)的審批文件、網(wǎng)上公告等電子文件，不同的采購(gòu)方式和組織形式產(chǎn)生的檔案類別不盡相同。與其他傳統(tǒng)門類檔案相比，其在移交過程中更容易發(fā)生遺漏進(jìn)而導(dǎo)致歸檔不完整。

第三，歸檔周期較長(zhǎng)。采購(gòu)檔案包括采購(gòu)預(yù)算等依據(jù)性文件、采購(gòu)過程性文件、采購(gòu)結(jié)果文件、采購(gòu)合同及履約驗(yàn)收文件等，有些項(xiàng)目涉及多個(gè)部門，流程復(fù)雜，從立項(xiàng)到驗(yàn)收，時(shí)間超過1年，采購(gòu)檔案需要跨年度收集整理，經(jīng)手人多，且參與采購(gòu)工作的人員流動(dòng)性大。若是出現(xiàn)流標(biāo)、質(zhì)疑等情況，工作周期又將拉長(zhǎng)，增加了原始資料溯回查找的難度。一些單位的采購(gòu)檔案歸檔工作在項(xiàng)目全部完成后才啟動(dòng)，沒有及時(shí)對(duì)采購(gòu)各環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案同步存檔，檔案的收集歸檔時(shí)效性不足，沒有起到控制采購(gòu)流程、防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)的作用。

1.3" 機(jī)會(huì)（Opportunity）分析

第一，宏觀政策指引。自《政府采購(gòu)法》規(guī)定了采購(gòu)文件的內(nèi)容和保存期限以來，多個(gè)省、市相繼出臺(tái)了政府采購(gòu)檔案管理辦法等地方性法規(guī)，明確了政府采購(gòu)檔案的定義、工作原則以及歸檔、管理、利用的工作要求，有利于在區(qū)域范圍內(nèi)形成統(tǒng)一、規(guī)范的政府采購(gòu)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，既能有效提高政府采購(gòu)工作的質(zhì)量和效率，又為舉報(bào)投訴處理及統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)提供有力的依據(jù)。

第二，信息技術(shù)支撐。信息時(shí)代的到來，令檔案管理走向數(shù)字化、智能化，也推動(dòng)著政府采購(gòu)電子化建設(shè)，采購(gòu)流程電子化、無紙化已成為發(fā)展趨勢(shì)?！敦?cái)政部辦公廳關(guān)于進(jìn)一步提高政府采購(gòu)?fù)该鞫群筒少?gòu)效率相關(guān)事項(xiàng)的通知》提出“推進(jìn)采購(gòu)項(xiàng)目電子化實(shí)施。鼓勵(lì)各部門、各地區(qū)利用數(shù)據(jù)電文形式和電子信息網(wǎng)絡(luò)開展政府采購(gòu)活動(dòng)，除涉密政府采購(gòu)項(xiàng)目外，具備電子化實(shí)施條件的部門和地區(qū)，應(yīng)當(dāng)推進(jìn)政府采購(gòu)項(xiàng)目全流程電子化交易。省級(jí)財(cái)政部門可以按照統(tǒng)一規(guī)范和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)組織建設(shè)本地區(qū)政府采購(gòu)全流程電子化平臺(tái)”。檔案電子化管理具有歸檔便捷高效、存檔節(jié)能降耗、查閱方便快捷等優(yōu)勢(shì)。《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法實(shí)施條例》第四十六條明確規(guī)定：采購(gòu)文件可以用電子檔案方式保存；《中華人民共和國(guó)檔案法》也規(guī)定了電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案同等的法律地位，使得電子檔案在政府采購(gòu)中的合法地位也得到了明確認(rèn)可，以電子形式保存政府采購(gòu)檔案已經(jīng)開始成為主流的工作方式［3］。信息技術(shù)為采購(gòu)檔案電子化管理帶來了機(jī)遇，通過打通采購(gòu)平臺(tái)與檔案系統(tǒng)的歸檔通道，電子采購(gòu)文件在線歸檔，歸檔效率顯著提升；同時(shí)，隨著未來單軌單套制的推行，原生電子檔案也將成為政府采購(gòu)檔案的主要形式，有效規(guī)避了多套歸檔的低效率和高成本。

1.4" 威脅（Threat）分析

第一，采購(gòu)檔案安全管理建設(shè)亟待加強(qiáng)。政府采購(gòu)檔案關(guān)涉各相關(guān)方的切身利益，在一定時(shí)期內(nèi)具有較強(qiáng)的敏感性，因此，保證檔案的實(shí)體安全和信息安全不可或缺。信息安全是采購(gòu)檔案管理的基礎(chǔ)，做好采購(gòu)檔案安全管理工作既保護(hù)了供應(yīng)商的商業(yè)秘密，又能保證競(jìng)爭(zhēng)的公平性，但信息化也帶來各種新的安全風(fēng)險(xiǎn)。當(dāng)前，開評(píng)標(biāo)過程中仍存在代理機(jī)構(gòu)泄密被起訴的情況，既影響政府采購(gòu)效率，又造成不良社會(huì)影響。各級(jí)政府優(yōu)化營(yíng)商環(huán)境，推廣電子化不見面開標(biāo)方式也為檔案信息加密和解密技術(shù)帶來新挑戰(zhàn)，需要防范服務(wù)器故障、數(shù)據(jù)庫錯(cuò)誤、系統(tǒng)漏洞、計(jì)算機(jī)病毒和網(wǎng)絡(luò)攻擊等新威脅。

第二，采購(gòu)檔案收集標(biāo)準(zhǔn)亟待統(tǒng)一。當(dāng)前，政府采購(gòu)檔案管理缺乏國(guó)家層面的統(tǒng)一規(guī)范和實(shí)施辦法，采購(gòu)檔案收集標(biāo)準(zhǔn)不一，影響統(tǒng)一管理和開發(fā)利用。政府采購(gòu)檔案應(yīng)是采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行、前期準(zhǔn)備、開標(biāo)評(píng)標(biāo)、采購(gòu)成交、合同簽訂、驗(yàn)收結(jié)算全過程的完整記錄，但在實(shí)際工作中采購(gòu)文件分散形成，既有傳統(tǒng)紙質(zhì)簽字蓋章材料，又存在線上流轉(zhuǎn)的采購(gòu)審批過程、公示公告等電子文件，檔案移交時(shí)，容易產(chǎn)生材料不全、移交不及時(shí)等問題。此外，采購(gòu)檔案信息化管理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范體系尚待建立。電子化采購(gòu)項(xiàng)目的線上交易平臺(tái)功能偏向于保證和滿足項(xiàng)目開評(píng)標(biāo)的法定過程需要［4］，電子檔案歸檔、存儲(chǔ)和移交機(jī)制仍不健全，相關(guān)系統(tǒng)在設(shè)計(jì)開發(fā)時(shí)未考慮到檔案管理需要，以及與檔案管理系統(tǒng)的銜接。雖然電子檔案具有載體信息量大的優(yōu)勢(shì)，但在打通在線歸檔通道之前，從采購(gòu)平臺(tái)各個(gè)菜單模塊導(dǎo)出電子文件的過程煩瑣，相較于紙質(zhì)文件而言，電子檔案更容易被篡改，真實(shí)性難以保證。

第三，采購(gòu)檔案利用效率亟待提高。對(duì)于采購(gòu)方來說，采購(gòu)檔案可作為采購(gòu)工作的依據(jù)。采購(gòu)方在編制采購(gòu)預(yù)算、科學(xué)確定最高限價(jià)、制作采購(gòu)文件等過程中，都可以借鑒采購(gòu)以往檔案經(jīng)驗(yàn)，作為輔助后續(xù)采購(gòu)流程的有效依據(jù)。對(duì)于供應(yīng)商而言，政府采購(gòu)檔案可以作為為企業(yè)生產(chǎn)服務(wù)的工具，政府采購(gòu)檔案中的采購(gòu)意向、采購(gòu)公告、中標(biāo)公告等公開性材料可以為企業(yè)的投標(biāo)工作提供依據(jù)，意向企業(yè)根據(jù)往年數(shù)據(jù)分析政府采購(gòu)項(xiàng)目的行業(yè)、規(guī)模，可以有針對(duì)性地提高其參與政府采購(gòu)項(xiàng)目的效率。然而，在實(shí)際工作中無論是采購(gòu)方還是供應(yīng)商，對(duì)采購(gòu)檔案的價(jià)值還欠缺完整清晰的認(rèn)識(shí)，制約了采購(gòu)檔案的開發(fā)利用，開發(fā)利用尚處于起步階段，利用效率較低，利用層次較淺，檔案資料對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的價(jià)值還沒有完全發(fā)揮。

2" 政府采購(gòu)檔案管理的優(yōu)化策略

2.1" 加強(qiáng)制度建設(shè)，構(gòu)建檔案管理體系

第一，完善法律法規(guī)體系。目前，國(guó)家層面出臺(tái)對(duì)政府采購(gòu)檔案管理具有指導(dǎo)性的法律有《檔案法》《政府采購(gòu)法》《政府采購(gòu)法實(shí)施條例》《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》，均未具體涉及采購(gòu)檔案的歸檔要求和最終流向。近年來，陜西、內(nèi)蒙古、江蘇等省市根據(jù)自身實(shí)際情況，相繼出臺(tái)了地方性的政府采購(gòu)檔案管理辦法文件，而國(guó)家還沒有統(tǒng)一出臺(tái)明確的采購(gòu)檔案管理辦法。基于現(xiàn)狀，應(yīng)加強(qiáng)國(guó)家層面采購(gòu)檔案管理的頂層設(shè)計(jì)，明確政府采購(gòu)檔案管理的歸集、管理、利用、銷毀、監(jiān)督、檢查等法律責(zé)任，為各地、各部門提供相對(duì)宏觀性、原則性的基本遵循，也便于下級(jí)政策法規(guī)的進(jìn)一步細(xì)化。

第二，建立政府采購(gòu)檔案管理制度。政府采購(gòu)的責(zé)任主體應(yīng)在采購(gòu)、檔案等相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，制定政府采購(gòu)檔案管理辦法，梳理采購(gòu)流程，統(tǒng)一歸檔范圍，細(xì)化管理要求，明確歸檔部門和數(shù)據(jù)流向，以權(quán)責(zé)清單方式厘清采購(gòu)人、代理機(jī)構(gòu)、歸檔部門的相關(guān)職責(zé)。采購(gòu)項(xiàng)目檔案收集應(yīng)包含采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行、項(xiàng)目前期準(zhǔn)備、開標(biāo)評(píng)標(biāo)、中標(biāo)（成交）、合同、驗(yàn)收結(jié)算、質(zhì)疑投訴等全生命周期的文件材料，各環(huán)節(jié)材料隨辦隨歸，從形成到歸檔實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理。還可以建立采購(gòu)檔案管理工作考核機(jī)制，量化考核指標(biāo)，強(qiáng)化規(guī)章制度的落實(shí)，通過構(gòu)建長(zhǎng)效管理機(jī)制，確保檔案管理工作的持續(xù)高效發(fā)展。

2.2" 完善基礎(chǔ)設(shè)施，推進(jìn)信息化建設(shè)

第一，加強(qiáng)檔案室硬件建設(shè)。采購(gòu)檔案作為一種新興出現(xiàn)的檔案類型，許多單位檔案室?guī)旆拷ㄔO(shè)時(shí)還沒有將其納入規(guī)劃，而采購(gòu)檔案的保管期限至少為15年，一些采購(gòu)項(xiàng)目較多的單位庫房容量可能不足。有條件的單位可以設(shè)立專用檔案室，改善存儲(chǔ)條件，配備密集綜合檔案架、保險(xiǎn)柜式文件柜等規(guī)范化存儲(chǔ)設(shè)備，做好“十防”工作，加強(qiáng)保管。

第二，建設(shè)采購(gòu)檔案信息化管理平臺(tái)。2015年，國(guó)務(wù)院《關(guān)于積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)的指導(dǎo)意見》提出“按照市場(chǎng)化、專業(yè)化方向，大力推廣電子招標(biāo)投標(biāo)。加大政府部門采購(gòu)云計(jì)算服務(wù)的力度，探索基于云計(jì)算的政務(wù)信息化建設(shè)運(yùn)營(yíng)新機(jī)制”。信息化建設(shè)對(duì)于采購(gòu)檔案管理提質(zhì)增效具有重要意義，隨著政府采購(gòu)工作的信息化推進(jìn)，采購(gòu)環(huán)節(jié)“不見面開標(biāo)”已成為發(fā)展趨勢(shì)，電子化政府采購(gòu)平臺(tái)基本實(shí)現(xiàn)了采購(gòu)流程的全程電子化，從公開采購(gòu)意向到最終的資金支付，每一環(huán)節(jié)都可在線操作，不僅可以發(fā)布采購(gòu)公告、采購(gòu)文件，還支持供應(yīng)商提交投標(biāo)文件和履約保證金，產(chǎn)生了大量電子檔案。《國(guó)務(wù)院關(guān)于在線政務(wù)服務(wù)的若干規(guī)定》明確：符合檔案管理要求的電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等法律效力。針對(duì)電子檔案而言，利用大數(shù)據(jù)、云平臺(tái)等進(jìn)行信息化管理時(shí)，還應(yīng)采取法律認(rèn)可的、必要的技術(shù)措施［3］，統(tǒng)一元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，打通采購(gòu)平臺(tái)和檔案平臺(tái)的歸檔通道。如規(guī)范采購(gòu)業(yè)務(wù)電子文件電子簽章技術(shù)、指定電子文件來源的政務(wù)系統(tǒng)、全面記錄采購(gòu)工作流程節(jié)點(diǎn)數(shù)據(jù)信息、統(tǒng)一采購(gòu)文件滿足符合通用標(biāo)準(zhǔn)且不可更改的結(jié)構(gòu)化文檔格式、以區(qū)塊鏈存證方式保證上鏈數(shù)據(jù)的不可更改等，保障整個(gè)項(xiàng)目歸檔文件形成完整的證據(jù)鏈條，從源頭保證電子檔案的真實(shí)性和規(guī)范性，還應(yīng)運(yùn)用防火墻、訪問權(quán)限控制等方法加強(qiáng)信息系統(tǒng)的安全防護(hù)工作。

2.3" 強(qiáng)化檔案意識(shí)，提高開發(fā)利用效率

第一，加強(qiáng)工作隊(duì)伍建設(shè)。采購(gòu)檔案管理工作直接影響政府工作效率，管理人員既需要掌握檔案管理知識(shí)，又要熟悉采購(gòu)程序的法律法規(guī)，工作方法必須與時(shí)俱進(jìn)，具備數(shù)字化管理能力。通過業(yè)務(wù)培訓(xùn)提升專業(yè)素質(zhì)、積累工作經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)，還要開展職業(yè)道德和保密教育，培養(yǎng)良好的政治素質(zhì)和檔案職業(yè)道德［5］，防范廉政風(fēng)險(xiǎn)。

第二，加強(qiáng)監(jiān)督和控制。采購(gòu)檔案是財(cái)務(wù)審計(jì)的重要依據(jù)，是對(duì)采購(gòu)過程監(jiān)督的有效手段。采購(gòu)檔案的借閱利用必須在保證檔案完整性和安全性的前提下，嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定，經(jīng)過審批控制留痕，嚴(yán)禁篡改和損壞。保管期限滿后檔案管理部門在嚴(yán)格審查的情況下，編制檔案銷毀清冊(cè)，出具銷毀意見并登記造冊(cè)，報(bào)單位負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)，同時(shí)報(bào)政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門備案。長(zhǎng)期保存的檔案如移交期限屆滿，向同級(jí)檔案館移交時(shí)，單位也應(yīng)及時(shí)配合檔案館做好開放審核意見的出具工作，及時(shí)開放那些涉及社會(huì)重大公共利益的政府采購(gòu)檔案，接受社會(huì)公眾對(duì)政府采購(gòu)工作的監(jiān)督。

第三，加強(qiáng)開發(fā)利用。電子化政務(wù)平臺(tái)的建設(shè)推動(dòng)了采購(gòu)檔案的數(shù)字化工作，通過信息化管理分析研判歷年采購(gòu)的規(guī)律等可以在節(jié)約收集時(shí)間、提高采購(gòu)效率、降低采購(gòu)成本等方面進(jìn)一步優(yōu)化采購(gòu)工作。做好采購(gòu)檔案管理還可實(shí)現(xiàn)采購(gòu)過程中的操作記錄和審核流程的追溯，有助于及時(shí)發(fā)現(xiàn)相關(guān)問題并進(jìn)行整改。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)涉密檔案的摸底排查工作，在摸清底數(shù)、掌握情況的前提下，定密單位應(yīng)按照《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》的要求做好采購(gòu)檔案的定密工作，如保密期限已滿，定密單位也應(yīng)在自身的管理權(quán)限范圍內(nèi)及時(shí)做好降密、解密工作，避免對(duì)后續(xù)的檔案開放審核造成障礙，不僅有助于提升采購(gòu)信息的公開和透明度，便于企業(yè)和公眾查閱，還能夠提升供應(yīng)商投標(biāo)的工作效率。此外，通過政府采購(gòu)行為中違法失信資料的收集、整合、分析和警示教育提高采購(gòu)人和供應(yīng)商在參與采購(gòu)活動(dòng)中的廉政風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，自覺遵守《政府采購(gòu)法》的各項(xiàng)規(guī)定和要求，消除廉潔風(fēng)險(xiǎn)隱患［6］，最大程度發(fā)揮和體現(xiàn)出政府采購(gòu)檔案的作用與價(jià)值。

3" 結(jié)語

構(gòu)建以完整采購(gòu)活動(dòng)為主線的政府采購(gòu)檔案工作體系對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案治理體系和治理能力現(xiàn)代化建設(shè)，以政府采購(gòu)工作的現(xiàn)代化推進(jìn)中國(guó)式現(xiàn)代化具有重要意義，涉及標(biāo)準(zhǔn)化采購(gòu)流程、模塊化采購(gòu)需求、制度化運(yùn)行監(jiān)管等方面。未來，應(yīng)當(dāng)通過政策法規(guī)、權(quán)限分配、規(guī)則限制、數(shù)據(jù)監(jiān)管等安全管理手段加強(qiáng)政府采購(gòu)檔案的保護(hù)，通過開發(fā)利用分析采購(gòu)活動(dòng)規(guī)律，提升采購(gòu)運(yùn)維保障效率和服務(wù)質(zhì)量，最大限度激活政府采購(gòu)檔案中所蘊(yùn)含的價(jià)值。對(duì)此，采購(gòu)人、供應(yīng)商及代理機(jī)構(gòu)應(yīng)提高認(rèn)識(shí)、形成合力、協(xié)同治理，借助人工智能、物聯(lián)網(wǎng)和區(qū)塊鏈等前沿科技手段，充分發(fā)揮檔案的應(yīng)用價(jià)值。

參考文獻(xiàn)

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［5］費(fèi)鴻虹.信息化背景下高校檔案開發(fā)利用策略研究［J］.江蘇科技信息，2022（31）：41-44.

［6］劉學(xué)飛.規(guī)范政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理實(shí)務(wù)探究［J］.蘭臺(tái)內(nèi)外，2024（15）：28-30.

（編輯" 姚" 鑫編輯）

Research on the current situation and optimization strategies of government procurement archive management in China

ZHANG" Yijing

（Suzhou Branch of Jiangsu Hydrological and Water Resources Survey Bureau， Suzhou 215000， China）

Abstract：" Government procurement archives are an emerging category of archives that provide authentic records of government procurement activities. Effective management of government procurement records can help improve procurement efficiency and ensure fairness and impartiality in procurement. The article adopts the SWOT analysis method to comprehensively analyze the advantages， disadvantages， opportunities， and threats of the current situation of government procurement archive management work. Based on the identified existing problems， it proposes to strengthen institutional construction and build an archive management system; optimize strategies such as improving infrastructure， promoting information technology construction， strengthening archive awareness， and enhancing development and utilization efficiency.

Key words： procurement archives; government procurement; archive management; SWOT analysis method