摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，云計算技術(shù)已逐漸成為檔案管理與數(shù)字化的重要工具，文章旨在探討基于云計算的檔案管理數(shù)字化建設(shè)策略，強調(diào)提高檔案管理效率、促進檔案信息資源的合理共享與充分利用，通過對“云”概念的解讀和云計算檔案管理特征的分析，明確數(shù)字化檔案管理的工作重點，并明確現(xiàn)階段檔案數(shù)字化建設(shè)困境，最終提出相應(yīng)的解決策略，以期提高檔案管理人員專業(yè)技術(shù)水平，促使檔案管理數(shù)字化建設(shè)的持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：云計算；檔案管理；數(shù)字化策略

人類在社會發(fā)展歷程中形成了具有保存價值的各種類型的檔案信息，這些信息是社會發(fā)展的見證。因此，檔案管理工作至關(guān)重要。信息化時代的到來，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)無法滿足日益增長的數(shù)據(jù)存儲、共享與檢索需求，云計算技術(shù)的出現(xiàn)以其高效、靈活與可擴展的特點，為檔案管理提供全新的解決方案?；谠朴嬎愕臋n案管理數(shù)字化建設(shè)，強調(diào)對檔案信息的遠程存儲、快速備份、實時共享和智能檢索，大幅提高了檔案管理的效率和安全性。

一、云計算檔案管理特征

首先，基于云計算可以完成各項資源信息的合理分配。在此模式下，用戶只需考慮自身的使用需求選擇操作方式，無須關(guān)注云計算運行的具體程序內(nèi)容，用個性化服務(wù)為數(shù)字化檔案管理提供有利條件；其次，云計算可以準確統(tǒng)計、分配與規(guī)劃復(fù)雜的檔案信息。在處理不同類型檔案的過程中，借助云計算模式科學(xué)分配與處理，滿足用戶的選擇需求。同時，用戶只要連接到云中，檔案內(nèi)部存儲的所有資源都可以由檔案管理者或使用者隨意分配。此外，云計算技術(shù)主張智能化操作，提高檔案管理的便捷性與高效性，基于對檔案資料的整合，實現(xiàn)對其自動分類、索引、檢索與統(tǒng)計分析，提升檔案管理的準確性；最后，云計算技術(shù)提供高級數(shù)據(jù)安全措施和權(quán)限管理功能，對檔案加密，有效控制訪問和輔助審計，并確保檔案不被篡改或被未授權(quán)人員訪問。

二、基于云計算的檔案數(shù)字化管理困境

檔案信息龐雜、數(shù)據(jù)較為分散，導(dǎo)致信息檢索機制難以形成一套完整的體系。同時，檔案的來源較為復(fù)雜，且每種檔案的收集與保管方式不統(tǒng)一會增加信息管理的難度。在基于云計算的檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，云計算借助集群應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)文件共享等功能將不同部門、不同類型的檔案集合起來協(xié)同合作，共同對外提供數(shù)據(jù)存儲與業(yè)務(wù)訪問，隱私問題難以避免，且云計算背景下的數(shù)字化檔案管理，每個用戶、檔案管理部門都是網(wǎng)絡(luò)節(jié)點，一旦安全保護不到位，很容易使檔案系統(tǒng)遭受企業(yè)木馬系統(tǒng)侵襲，增加了未經(jīng)同意隨意調(diào)取檔案的概率。

三、基于云計算的檔案管理與數(shù)字化策略研究

1.完善云計算檔案管理制度

完善檔案管理制度是云計算背景下檔案管理數(shù)字化建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在此過程中，需要基于目標的設(shè)定和原則的確立而完善制度。檔案管理在云計算環(huán)境下存在長期與短期兩個目標，基于提高檔案管理的整體效率、確保檔案數(shù)據(jù)的安全與完整、優(yōu)化用戶體驗以及支持組織等長期目標，需要建立統(tǒng)一的檔案管理標準與規(guī)范，確保檔案數(shù)據(jù)的一致性和可比性，再制定詳細的檔案管理流程，明確各個環(huán)節(jié)的職責(zé)和要求。

確認目標后，檔案管理部門需要建立完善的數(shù)字化檔案管理制度：（1）檔案管理標準與規(guī)范。建立統(tǒng)一的檔案管理與規(guī)范，制定檔案數(shù)據(jù)的分類、編碼、命名和存儲等標準，確保檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范性和可檢索性。此外，還要建立檔案質(zhì)量控制機制，定期檢查與評估數(shù)據(jù)，確保其完整性、時效性。（2）檔案管理流程規(guī)范。制定詳細的檔案管理流程，明確檔案收集整理、鑒定、數(shù)字化、存儲、利用和銷毀各個環(huán)節(jié)的職責(zé)和要求，并設(shè)立檔案管理崗位，明確各崗位的工作職責(zé)與權(quán)限，確保檔案管理流程的正常執(zhí)行，建立檔案管理審核機制，對數(shù)據(jù)質(zhì)量實施有針對性的嚴格審核把關(guān)。（3）檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化制度。利用高效的數(shù)字化設(shè)備、軟件，提高檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)效，對于已經(jīng)使用云計算技術(shù)開展數(shù)字化處理的檔案數(shù)據(jù)，也要開展規(guī)范化質(zhì)量檢查，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。

2.設(shè)計規(guī)范化檔案管理系統(tǒng)

（1）檔案采集

檔案作為組織或個人的重要信息載體，種類繁多，包含實物、電子檔案、紙質(zhì)文檔、影音資料和圖片資料等，檔案管理員在檔案采集的過程中需要根據(jù)檔案具體類型精細化處理。例如，如何高效將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為電子形式成為亟待解決的問題，為便于紙質(zhì)文檔的存儲與檢索，管理人員可以使用OCR技術(shù)將文字信息準確轉(zhuǎn)換，在保留紙質(zhì)文檔原始內(nèi)容的前提下，提高用戶對相關(guān)檔案信息獲取的便捷性。對于影音資料、圖形資料，則需要在保留其原始介質(zhì)的前提下，將上傳至云服務(wù)器，確保安全性和訪問性，有效阻止數(shù)據(jù)丟失、損壞，并開發(fā)遠程訪問功能。

（2）檔案借閱

對于日常的檔案借閱問題需要設(shè)置規(guī)范化的管理系統(tǒng)，借閱的步驟如下：第一，用戶注冊與登錄。系統(tǒng)應(yīng)提供用戶注冊和登錄功能，確保只有經(jīng)過認證的用戶才能訪問系統(tǒng)，并根據(jù)用戶的角色為其分配不同權(quán)限，決定可以借閱的檔案類型和數(shù)量；第二，提交申請借閱表，填寫檔案編號、借閱理由和借閱期限等信息。系統(tǒng)將申請發(fā)送給相應(yīng)的審核人員，完成審核后通過申請；第三，借閱審核與批準。審核完成后，系統(tǒng)應(yīng)自動通知申請人審核結(jié)果，包括是否批準借閱、借閱期限等。

（3）檔案遠程查詢

以事業(yè)單位為例，很多單位經(jīng)常會向外單位或者個人提供檔案證明，為確保此項工作順利開展，確保工作效率不斷提高，檔案管理部門應(yīng)該為用戶提供高質(zhì)量服務(wù)，設(shè)置遠程查詢功能，做好需求分析、技術(shù)評估、系統(tǒng)設(shè)計、數(shù)據(jù)準備、功能開發(fā)、測試與部署、合規(guī)性考慮以及持續(xù)優(yōu)化與改進工作，提升檔案管理部門的服務(wù)質(zhì)量和用戶滿意度，推動事業(yè)單位數(shù)字化轉(zhuǎn)型和信息化建設(shè)進程。

3.開發(fā)數(shù)字化檔案檢索功能

在基于云計算的檔案數(shù)字化管理建設(shè)中，必須重視對數(shù)字化檔案檢索功能的開發(fā)，在明確檔案性質(zhì)、用戶需求的前提下，確定數(shù)字化檢索的必備功能，包括關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、編號檢索和模糊檢索等多種方式，需要確保檢索的準確性。在此基礎(chǔ)上，檔案管理部門選擇合適的技術(shù)來開發(fā)數(shù)字化檔案檢索功能，如使用Elasticsearch、Solr等搜索引擎技術(shù)，在有針對性處理大量文本數(shù)據(jù)后，提供快速的檢索響應(yīng)和精準的搜索結(jié)果。

首先，在開發(fā)數(shù)字化檔案檢索功能前，管理人員需要確保檔案數(shù)據(jù)已經(jīng)完成數(shù)字化和規(guī)范化處理，將檔案輸出存儲在Amazon S3等云存儲服務(wù)中，便于檢索和管理。其次，設(shè)計合適的檢索算法，科學(xué)應(yīng)用分詞算法、排序算法等方法，再開發(fā)易于使用的Web界面、API接口，提供必要的檢索參數(shù)與選項，支持用戶使用多種檢索方法。最后，還要搭建搜索引擎集群、配置檢索參數(shù)、編寫檢索代碼，完成這些具體工作，可以保證數(shù)字化檔案的檢索功能具有穩(wěn)定性和可擴展性，可以有效應(yīng)對大量開發(fā)訪問和數(shù)據(jù)檢索需求。

4.提供個性化的檔案定制服務(wù)

在基于云計算的檔案管理數(shù)字化建設(shè)中，需要管理部門依靠數(shù)字化平臺為目標用戶提供個性化的定制服務(wù)。此項策略在落實過程中，檔案管理人員需要以滿足用戶多樣化需求為目標，提高檔案管理的針對性與實效性，并對用戶實際情況展開調(diào)研，明確知識層次、檢索偏好，深入了解用戶對于檔案信息的具體需求，結(jié)合其檔案使用的場景與習(xí)慣，明確提供檔案服務(wù)的方向與重點。在實際操作中，需要借助云計算計劃開發(fā)個性化服務(wù)定制功能，云計算技術(shù)的靈活性、可擴展性特征便于管理人員開發(fā)定制功能，允許用戶根據(jù)自己的需求，選擇檔案信息的展示方式，也為提供智能化內(nèi)容的篩選、更新頻率自主設(shè)置的服務(wù)，并應(yīng)設(shè)計簡潔明了的用戶界面，方便使用者快速掌握操作技能，減少不必要的步驟與等待時間，從根本上提升用戶的使用體驗。平臺還需要將個性化定制的信息通過用戶喜好的方式傳送，如電子郵件、手機以及平臺通知等，用戶不僅能夠便捷獲得符合個人需求的檔案信息資源，還能基于平臺的推送隨時了解與自己興趣、工作相關(guān)的最新動態(tài)。

5.構(gòu)建全方位檔案管理門戶

云計算檔案管理平臺的所有工作都在云端處理，如數(shù)據(jù)存儲與備份、檔案管理與分類、檔案檢索與引用、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析、數(shù)字化處理以及協(xié)作與共享等，管理人員在落實這些工作的過程中必須遵守云服務(wù)協(xié)議，實時更新Web服務(wù)門戶，從而為用戶提供便捷的一站式信息檢索服務(wù)。

首先，設(shè)計門戶框架?；趯η昂蠖藬?shù)據(jù)處理流程、數(shù)據(jù)庫設(shè)計的合理規(guī)劃，構(gòu)建全方位的檔案管理門戶，并充分考慮門戶的易用性、可擴展性和安全性，對框架展開細致優(yōu)化處理，為后續(xù)各項工作的落實做好鋪墊；其次，合理使用云計算技術(shù)，對檔案信息展開集中存儲、高效處理與快速傳輸，為檔案管理門戶提供強大的數(shù)據(jù)處理功能以及廣闊的數(shù)據(jù)存儲空間，使用云存儲服務(wù)包含檔案數(shù)據(jù)、使用云服務(wù)器處理用戶請求等。在此階段，還需要開發(fā)核心功能模塊，將檔案的檢索、借閱、瀏覽、下載以及用戶管理等功能清晰地呈現(xiàn)在門戶上，保證用戶能夠真正按照需求使用這些模塊，并在功能模塊的幫助下高效完成各項任務(wù)；最后，為滿足不同用戶的需求，檔案管理部門需要開發(fā)出支持用戶跨平臺訪問的功能，基于對移動應(yīng)用功能的開發(fā)、提供Web端訪問等方式，使用戶可以隨時隨地訪問檔案信息，進一步提高檔案管理的便捷性與效率。

6.開發(fā)智能化檔案推送服務(wù)

在檔案管理部門借助云計算技術(shù)輔助各項工作的過程中，可以基于檔案管理平臺為客戶提供精準的智能推送服務(wù)，以此為創(chuàng)新點，不斷優(yōu)化檔案管理體系，確保檔案管理與服務(wù)滿足用戶的相關(guān)需求。智能化的檔案推送服務(wù)能夠基于用戶的個性化需求和檔案資源的特性，主動、精準地向用戶推送相關(guān)的信息，從而提高檔案信息的利用率和用戶的滿意度。

首先，在云平臺收集用戶在瀏覽、借閱檔案過程中的行為數(shù)據(jù)、偏好信息以及檔案資源元數(shù)據(jù)等，利用數(shù)據(jù)分析技術(shù)深度挖掘數(shù)據(jù)內(nèi)涵，以此了解用戶的興趣與需求，并根據(jù)使用情況精準定位其檔案資源的特性。其次，基于數(shù)據(jù)分析結(jié)果建構(gòu)用戶個性化服務(wù)，做好智能匹配與推送工作，基于內(nèi)容、協(xié)同過濾與深度學(xué)習(xí)等多種技術(shù)實現(xiàn)智能匹配算法，為用戶推薦與其需求高度相關(guān)的檔案信息；最后，檔案管理部門需要分析用戶檔案的具體使用情況，更新用戶畫像與推薦模型，結(jié)合真實的推薦結(jié)果反饋信息，不斷優(yōu)化推薦方式與方向，增強智能化服務(wù)效果。

7.優(yōu)化數(shù)字化檔案安全管理

通過云計算技術(shù)，針對已經(jīng)開展的數(shù)字化檔案管理、服務(wù)工作，管理部門還應(yīng)該從保障檔案信息安全目標出發(fā)，開展相應(yīng)的安全管理工作，具體工作分為兩個部分，需要管理人員逐一探索與落實。

（1）技術(shù)層面。采用先進的加密算法對數(shù)字化檔案實施加密處理，確保檔案信息在傳輸過程中不會被非法獲取和篡改。應(yīng)用防火墻、IDS/IPS以及反病毒軟件等網(wǎng)絡(luò)安全設(shè)備設(shè)施，監(jiān)控和過濾檔案管理系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)流量，以此防止惡意攻擊與非法訪問。同時，實施訪問控制與權(quán)限管理，建立嚴格的用戶認證與授權(quán)機制，利用身份驗證、RBAC等方式確保只有經(jīng)過授權(quán)的用戶才能訪問數(shù)字化檔案，并對檔案管理系統(tǒng)展開定期的安全評估與漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)并處理潛在安全隱患，時刻保證系統(tǒng)的安全性。

（2）非技術(shù)層面。不僅要制定安全的政策和流程，使數(shù)字化檔案安全管理工作有章可循，還需要增強人員的安全意識，對其定期培訓(xùn)，通過開展針對性的活動增強檔案管理人員與使用人員的安全意識，使其明確數(shù)字化檔案的重要性與風(fēng)險點。除此之外，建立安全事件響應(yīng)機制、加強跨部門協(xié)作與信息共享、定期審查和更新安全策略，確保檔案信息的完整性和可用性。

四、結(jié)論

綜上所述，基于云計算的檔案管理數(shù)字化建設(shè)為檔案管理工作帶來顯著的效果，通過云計算技術(shù)，檔案管理可以實現(xiàn)更高效的數(shù)據(jù)存儲、備份與恢復(fù)和更便捷的信息共享與檢索功能。未來，面對檔案數(shù)字化管理的一系列困境，需要深入研究與探索創(chuàng)新策略，不斷完善與優(yōu)化相關(guān)技術(shù)和服務(wù)，進一步提高檔案管理的工作效率。

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作者單位：山東建筑大學(xué)

作者簡介：范利（1977—），男，漢族，山東泰安人，碩士，副研究館員，研究方向：檔案管理及數(shù)字化應(yīng)用；張丹丹（1978—），女，漢族，山東淄博人，碩士，館員，研究方向：檔案管理；丁靜（1977—），女，漢族，山東濟南人，碩士，副研究館員，研究方向：檔案征集與利用管理。