[摘要]在信息化背景下，高校人事檔案管理面臨著管理效率低、信息安全風險困難等問題。本文通過對高校人事檔案管理工作的探析，提出三項策略以解決這些問題：加強信息化基礎設施建設，制定統(tǒng)一管理標準，提升人員素質(zhì)。這些策略旨在提高管理效率、保障信息安全、促進信息共享，從而更好地滿足高校人事檔案管理的現(xiàn)代化需求。通過實施這些策略，高校將能夠更高效地管理人事檔案、確保信息的完整性和保密性、促進各部門之間的信息共享，進一步提升高校的整體管理水平和發(fā)展實力。

[關鍵詞]高校人事檔案；信息化；管理效率；信息安全

[DOI]：10.20122/j.cnki.2097-0536.2024.08.039

引言

在信息化時代，高校的管理任務變得更加復雜，其中人事檔案管理尤為重要。高校的人事檔案包含著教職員工、聘用人員等眾多關鍵信息，對高校的日常運營和戰(zhàn)略規(guī)劃起到著關重要的支撐作用。隨著高校規(guī)模的擴大和信息化技術(shù)的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)無法滿足管理需求，信息化背景下的人事檔案管理不僅可以提高管理效率，還能夠保障信息安全、促進信息共享，為高校提供更好的決策支持和戰(zhàn)略發(fā)展方向。因此，深入探討和創(chuàng)新人事檔案管理的信息化方法變得尤為迫切和重要。

一、高校人事檔案管理信息化的重要性

（一）提升管理效率

隨著高校規(guī)模的不斷擴大以及人員流動性增強，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)難以滿足日益復雜的管理需求；而信息化手段的應用，如電子化存儲和自動化檢索系統(tǒng)的使用，為高校人事檔案管理帶來了巨大的變革。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要占用大量的物理空間，而且在查找和更新時常常耗費大量的時間；而信息化管理系統(tǒng)允許高校將人事檔案以電子形式保存，不僅極大地減少了空間成本，還能夠?qū)崿F(xiàn)快速的檢索和更新[1]，管理人員可以在電子系統(tǒng)中輕松地搜索和訪問所需信息，無需翻閱大量文件，從而加速了決策過程。傳統(tǒng)的手動檢索需要人員花費大量的時間和精力，容易出現(xiàn)遺漏或錯誤；而信息化管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)快速、精確的檢索功能，管理人員可以根據(jù)不同的關鍵詞或標簽輕松地找到所需的檔案信息，這不僅提高了查閱效率，還降低了人為失誤的風險。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要手動修改和整理，工作量巨大；而信息化管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)檔案信息的實時更新和維護，還能夠自動記錄和更新員工的個人信息、職務變動、薪資調(diào)整等，確保檔案信息的準確性和及時性[2]。這對于高校的人事管理非常關鍵，因為準確的檔案信息是人才管理和決策的基礎。

（二）保障信息安全

高校人事檔案中包含著大量的隱私信息，如個人身份證號、薪資信息、健康狀況等，這些信息的泄露或篡改可能會導致嚴重的后果，不僅損害了個人隱私，還會危及高校的聲譽。因此，采取有效的安全措施至關重要：

信息數(shù)據(jù)加密技術(shù)可以將隱私信息轉(zhuǎn)化為一系列復雜的代碼，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能解密并訪問這些信息，這種加密技術(shù)可以有效地防止非法訪問和信息泄露的風險，不斷提升信息的安全性。

權(quán)限設置也是確保信息安全的關鍵措施，高?？梢詾椴煌墓芾砣藛T和部門分配不同的權(quán)限，根據(jù)其職責和需要限制其訪問和修改檔案信息的范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能進行特定操作，這有效地減少了內(nèi)部濫用權(quán)限的可能性；同時，系統(tǒng)還應該記錄和審計所有的操作，以便及時發(fā)現(xiàn)異常情況。

此外，高校還需要建立完善的安全策略和應急預案，以應對各種潛在的安全風險，如病毒攻擊、黑客入侵等；定期的安全演練和培訓可以提高管理人員和員工的安全意識，使他們能夠更好地應對突發(fā)情況，保護檔案信息的安全。

二、高校人事檔案管理信息化存在的問題

（一）信息化程度不高

高校的信息化基礎設施，包括網(wǎng)絡、服務器、存儲設備等硬件設施，以及檔案管理軟件等軟件系統(tǒng)。然而，部分高校未能及時跟進信息化技術(shù)的發(fā)展，導致硬件設施陳舊落后，無法滿足現(xiàn)代信息管理的需求；先進硬件設備的缺乏，限制了高校在人事檔案管理上的信息化進程，影響了管理效率。

高校人事檔案管理需要復雜的系統(tǒng)來支持，包括檔案的存儲、檢索、更新等多個環(huán)節(jié)。然而，部分高校未能投入足夠的資金和資源來開發(fā)或購買專業(yè)的檔案管理軟件，導致使用的軟件功能有限、不夠靈活、無法滿足不斷變化的管理需求。管理效率低下，由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理的繁瑣性質(zhì)，人工檢索和更新檔案信息需要大量的時間和人力資源，容易導致錯誤和延誤。信息安全隱患增加，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案容易受到損失、篡改或泄露的風險，對高校的檔案信息安全構(gòu)成威脅。管理的不便捷，也影響了信息共享和協(xié)同工作，部門之間難以快速共享和獲取所需信息，制約了高校管理的整體效能[3]。

（二）管理標準不統(tǒng)一

高校不同部門或校區(qū)可能會根據(jù)自身的需求和理解來建立管理流程和規(guī)則，這導致了各部門之間管理標準的差異性；這一問題也受到高校內(nèi)部復雜組織結(jié)構(gòu)的影響，不同學院、部門之間的獨立性使得標準難以統(tǒng)一。由于信息化程度低，高校在信息化管理系統(tǒng)的選擇和使用上存在局限性；各部門使用不同的管理軟件或自行開發(fā)的系統(tǒng)，這些系統(tǒng)之間無法互通，導致了信息孤島的形成。由于數(shù)據(jù)格式、字段命名等方面的差異，信息整合困難，高校無法獲得全面、準確的檔案信息；信息的不一致性和不準確性影響了高校的管理決策和運營效率。由于數(shù)據(jù)不統(tǒng)一，高校難以全面了解人事檔案信息，難以制定科學的人才管理策略；信息整合困難使得數(shù)據(jù)的共享和合并成為了一項復雜的任務，浪費了大量的時間和資源。此外，管理標準不統(tǒng)一也增加了檔案信息的風險，因為不一致和不準確的信息可能導致錯誤的決策和操作。

（三）人員素質(zhì)有待提升

傳統(tǒng)的檔案管理人員可能缺乏對信息技術(shù)和數(shù)字化工具的了解，難以適應信息化管理的需求。信息化管理要求檔案管理人員能夠熟練操作檔案管理軟件、理解數(shù)據(jù)安全原則以及進行信息分析，這些技能不僅僅是傳統(tǒng)檔案管理所需的，因此需要對檔案管理人員進行專業(yè)培訓和素質(zhì)提升。

由于信息化技術(shù)的快速發(fā)展，需要具備信息化管理專業(yè)知識的人才以滿足高校信息化管理的需求。然而，高校在招聘和引進這類人才時可能會受到各種限制，導致在信息化管理的人才儲備方面不足。檔案管理人員缺乏信息化知識和技能可能導致操作不當，增加了數(shù)據(jù)泄露和錯誤的風險，損害了信息安全性和管理質(zhì)量；信息化管理的不熟練可能使檔案管理流程變得復雜和低效，影響了管理效率；缺乏信息化專業(yè)人才可能限制了高校在信息化管理方面的創(chuàng)新和發(fā)展[4]。

三、高校人事檔案管理信息化的優(yōu)化措施

（一）加強信息化基礎設施建設

加強信息化基礎設施建設涉及到硬件設施和軟件系統(tǒng)的完善，這對提升信息化管理水平至關重要。高校應投入必要的資金來更新和升級硬件設施，信息化管理需要先進的計算機、服務器、存儲設備等硬件設備來支持大規(guī)模的數(shù)據(jù)存儲和處理需求，以確保高校具備足夠的計算能力和存儲空間來存儲和管理大量的人事檔案信息；同時，硬件設施的可靠性也是關鍵，確保數(shù)據(jù)的安全和可用性。

引入先進的檔案管理軟件是提升信息化管理水平的必要舉措，這些軟件可以提供強大的檔案存儲、檢索、更新和分析功能，能夠大幅提高管理效率。檔案管理軟件應該具備數(shù)據(jù)加密、權(quán)限管理、版本控制等安全特性，以保障信息的完整性和安全性。云存儲技術(shù)也可以用于備份和存儲檔案數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復性；現(xiàn)代的數(shù)據(jù)分析工具和人工智能技術(shù)，可以進一步提升信息化管理水平；這些工具可以幫助高校更好地理解和利用檔案數(shù)據(jù)，提供更準確的人事決策支持，例如通過數(shù)據(jù)分析可以發(fā)現(xiàn)人才流動趨勢、員工績效模式等信息，有助于制定更精細化的人才管理策略。

（二）制定統(tǒng)一的管理標準

制定統(tǒng)一的管理標準涉及到明確的規(guī)范和要求，以確保不同部門在信息化管理過程中協(xié)調(diào)一致，減少信息冗余和錯誤，提高管理的一致性和質(zhì)量。高校應結(jié)合實際情況，制定人事檔案信息化管理的統(tǒng)一標準和規(guī)范，這些標準和規(guī)范應該明確人事檔案信息的采集、存儲、格式、命名等方面的要求，確保所有部門在處理檔案信息時遵循相同的流程和規(guī)則，這有助于消除管理標準不統(tǒng)一所帶來的混亂和錯誤、提高信息的一致性和準確性。高校應建立監(jiān)督和審查機制，確保管理標準的有效實施，監(jiān)督機制包括定期的內(nèi)部審核和外部審查，以確保各部門遵守管理標準和規(guī)范。高校還應加強對檔案管理人員的培訓，以確保他們了解和遵守管理標準，培訓內(nèi)容包括信息化管理流程、數(shù)據(jù)安全措施等方面的知識，以提高檔案管理人員的信息化素養(yǎng)和專業(yè)技能，這有助于檔案管理人員更好地適應信息化管理的需求、減少操作錯誤和不規(guī)范行為。高校可以建立信息化管理專責部門或小組，負責協(xié)調(diào)和監(jiān)督管理工作，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。高校還可以借鑒其他高校或行業(yè)的最佳實踐，以完善管理標準，通過與其他高?；蛳嚓P領域的專家合作，可以汲取經(jīng)驗和教訓，進一步提升管理標準的質(zhì)量和實用性。

（三）提升人員素質(zhì)

提升人員素質(zhì)涵蓋了培訓和引進具有信息化背景的專業(yè)人才，以確保高校的信息化管理能夠有效實施、管理水平得以提高。高校應加強對檔案管理人員的信息化培訓，包括信息技術(shù)知識和操作技能的培養(yǎng)，以幫助他們熟練使用檔案管理軟件、理解數(shù)據(jù)安全原則和進行信息分析；培訓還應涵蓋信息化管理流程、標準和規(guī)范的教育，以確保檔案管理人員明白和遵守信息化管理的要求；培訓課程可以定期進行，以跟進信息化技術(shù)的發(fā)展和管理標準的更新。高校應引進具有信息化背景的專業(yè)人才，以擔任信息化管理崗位，提供信息化管理的專業(yè)支持，他們具備信息技術(shù)和數(shù)據(jù)分析等相關技能，有助于高校更好地應對信息化管理的挑戰(zhàn)；引進專業(yè)人才還可以優(yōu)化檔案管理隊伍的結(jié)構(gòu)，提高管理水平和效率。高校還應建立激勵機制，鼓勵檔案管理人員積極參與信息化管理工作，并不斷提升自身的信息化素質(zhì)；激勵機制可以包括晉升機會、獎勵制度等，以激發(fā)員工的積極性和創(chuàng)造力。高校還可以建立專門的信息化管理團隊或部門，負責信息化項目的規(guī)劃、實施和監(jiān)督，這個團隊可以由具有信息化背景的專業(yè)人員組成，協(xié)助檔案管理人員進行信息化工作；制定信息化管理策略、管理標準和應急預案，確保信息化管理的順利進行。

四、結(jié)語

高校人事檔案管理的信息化已經(jīng)在不斷演進和完善中展現(xiàn)出巨大的潛力。通過本文討論的策略，高校將能夠更好地應對管理挑戰(zhàn)、提高管理效率、確保信息安全、促進信息共享。然而，信息化管理仍然面臨不斷發(fā)展和改進的機會和挑戰(zhàn)，隨著技術(shù)的不斷進步，高校應該進一步推動人事檔案管理的信息化，借助人工智能、大數(shù)據(jù)分析等先進技術(shù)可以更精確地分析和利用人事檔案信息，為人才選拔、培養(yǎng)和使用提供更有力的支持；同時，加強人員培訓和引進信息化專業(yè)人才，將有助于更好地應對信息化管理的挑戰(zhàn)。

參考文獻：

[1]凌霜.信息化背景下人事檔案管理的創(chuàng)新研究[J].辦公室業(yè)務，2023（17）：94-96.

[2]劉靜.信息化背景下文書檔案管理工作創(chuàng)新[C]//中國智慧城市經(jīng)濟專家委員會.2023年智慧城市建設論壇深圳分論壇論文集，2023：3.

[3]貟曉燕.信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新[J].陜西檔案，2023（1）：58-59.

[4]王瑞.信息化背景下檔案管理工作的創(chuàng)新思考[J].科技資訊，2022，20（8）：211-213.

作者簡介：龐海燕（1973.10-），女，漢族，廣東佛山人，大專，館員，研究方向：檔案。