摘 要：在全國機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)改革持續(xù)深化的背景下，退休人員養(yǎng)老金待遇的確定與其人事檔案信息的關(guān)聯(lián)日益緊密，從而對(duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位退休人員的人事檔案規(guī)范化、專業(yè)化和信息化管理提出了更高的要求。因此，增強(qiáng)退休干部人事檔案綜合管理能力既是履行工作職責(zé)的應(yīng)有之義，又是適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的歷史使命。這一措施對(duì)于推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)改革實(shí)施以及確保職工養(yǎng)老待遇都具有極其重大的實(shí)際意義，其緊迫性和重要性不容忽視。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)改革；退休干部人事檔案；檔案管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位，人事檔案屬于重要的人力資源信息載體，對(duì)于促進(jìn)干部隊(duì)伍建設(shè)意義非凡。本文圍繞機(jī)關(guān)事業(yè)單位職工養(yǎng)老保險(xiǎn)改革的實(shí)踐，深入剖析了當(dāng)前退休干部人事檔案管理的現(xiàn)狀，對(duì)存在的問題作出系統(tǒng)梳理。在此基礎(chǔ)上，提出了一系列合理化建議，以推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位退休干部人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)質(zhì)效雙提升，為養(yǎng)老保險(xiǎn)改革的深入實(shí)施提供堅(jiān)實(shí)支撐。

一、新形勢(shì)下機(jī)關(guān)事業(yè)單位退休人員檔案管理的重要性

退休人員檔案是個(gè)人歷史的記錄，包含了退休人員在職業(yè)生涯中的各項(xiàng)信息，如工作經(jīng)歷、職務(wù)變動(dòng)、獎(jiǎng)懲情況等。這些信息對(duì)于了解退休人員的職業(yè)生涯和個(gè)人成長(zhǎng)軌跡具有重要意義。檔案是退休人員享受相關(guān)待遇的重要依據(jù)，如養(yǎng)老金、醫(yī)療保險(xiǎn)、福利待遇等。加強(qiáng)退休人員檔案的管理，可以確保退休人員的權(quán)益得到有效保障，避免因檔案問題導(dǎo)致的權(quán)益糾紛。機(jī)關(guān)事業(yè)單位退休人員檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理，有助于實(shí)現(xiàn)社會(huì)公平。通過對(duì)退休人員檔案的統(tǒng)一管理和使用，可以避免因信息不對(duì)稱而導(dǎo)致的社會(huì)不公現(xiàn)象，如虛假退休、冒領(lǐng)養(yǎng)老金等。隨著推動(dòng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)改革，各級(jí)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事部門被賦予了重要的任務(wù)——全面核查干部人事檔案，確定參保人員的范圍，對(duì)關(guān)鍵信息逐項(xiàng)核實(shí)，這些信息的準(zhǔn)確性直接關(guān)系到機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)改革的成效，只有夯實(shí)數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，才能為改革的順利實(shí)施提供有力保障。

1.是機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)確定參保人員范圍的關(guān)鍵依據(jù)

根據(jù)《國務(wù)院關(guān)于機(jī)關(guān)事業(yè)單位工作人員養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革的決定》（國發(fā)〔2015〕2號(hào)）文件要求，本次參加機(jī)關(guān)養(yǎng)老保險(xiǎn)改革的人員必須是“按照公務(wù)員法管理的單位、參照公務(wù)員法管理的機(jī)關(guān)（單位）、事業(yè)單位及其編制內(nèi)的工作人員”。根據(jù)相關(guān)政策規(guī)定，參保單位和人員的范圍應(yīng)得到明確界定。對(duì)于所有參保人員，應(yīng)建立完善的登記制度，包括姓名、年齡、性別、工作崗位、編制等信息。在落實(shí)參保人員范圍時(shí)，要嚴(yán)格執(zhí)行參保標(biāo)準(zhǔn)，不得隨意擴(kuò)大或縮小參保范圍。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)整改和糾正，確保養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的公平性和可持續(xù)性。

2.是機(jī)關(guān)事業(yè)單位編制內(nèi)職工信息數(shù)據(jù)采集的可信依據(jù)

現(xiàn)代化的人事管理系統(tǒng)集中存儲(chǔ)和更新職工的個(gè)人信息和人事數(shù)據(jù)，經(jīng)過設(shè)計(jì)和配置，可以確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性，并提供便捷的數(shù)據(jù)查詢和導(dǎo)出功能。在人事管理系統(tǒng)中，人事部門應(yīng)該與編制管理部門、人力資源部門、政府網(wǎng)站等相關(guān)部門和官方渠道密切合作，對(duì)采集的數(shù)據(jù)核實(shí)和驗(yàn)證。同時(shí)，應(yīng)該建立健全數(shù)據(jù)采集和管理機(jī)制，保證數(shù)據(jù)的保密性和安全性。通過可靠的數(shù)據(jù)來源和有效的數(shù)據(jù)管理，可以為機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)參保人員范圍的確定提供有力支持。

3.為機(jī)關(guān)事業(yè)單位退休職工提供關(guān)鍵數(shù)據(jù)，助力申領(lǐng)養(yǎng)老待遇

機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的變革，退休職工養(yǎng)老待遇的核定變得尤為復(fù)雜。為確保廣大中老年群體的切身利益，必須高度重視核發(fā)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。在申領(lǐng)養(yǎng)老待遇時(shí)，必須綜合考慮職工的職務(wù)職級(jí)變動(dòng)、實(shí)際工作年限、視同繳費(fèi)年限情況以及個(gè)人賬戶累積金額等關(guān)鍵數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)直接關(guān)系到退休職工的養(yǎng)老待遇水平。因此，應(yīng)致力于為廣大退休職工提供全面、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，助力他們順利申領(lǐng)應(yīng)得的養(yǎng)老待遇。通過科學(xué)、合理的核定方法，確保每一位退休職工都能享受到與其工作年限、職務(wù)職級(jí)、貢獻(xiàn)程度等相匹配的養(yǎng)老待遇，有效維護(hù)養(yǎng)老保險(xiǎn)改革的公平與效率，確保權(quán)利與義務(wù)之間的平衡與對(duì)應(yīng)。

二、退休干部人事檔案管理工作存在的突出問題

隨著養(yǎng)老保險(xiǎn)制度的深化改革，機(jī)關(guān)事業(yè)單位退休人事檔案的管理工作也遭遇了前所未有的考驗(yàn)。在這次全方位的人事檔案梳理與審查中，暴露出了一系列亟待解決的問題。

1.檔案管理流程不規(guī)范

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位退休干部人事檔案管理中，檔案管理流程不規(guī)范是一個(gè)普遍存在的問題。首先，許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位沒有建立明確的檔案管理制度和相關(guān)流程，導(dǎo)致檔案的建立、整理和歸檔操作缺乏統(tǒng)一的規(guī)范。其次，在檔案的建立過程中，缺乏統(tǒng)一的檔案命名規(guī)則和文件分類標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致相同內(nèi)容的檔案被命名和整理成不同的類別，給檔案管理工作帶來困難，導(dǎo)致檔案利用率不高。再次，歸檔和查閱是檔案管理的重要環(huán)節(jié)，但在實(shí)際操作中往往出現(xiàn)檔案錯(cuò)放、丟失或者無法及時(shí)查閱的問題。最后，部門之間沒有有效的檔案借閱和交接制度，導(dǎo)致檔案的流轉(zhuǎn)和使用不規(guī)范，不僅不利于機(jī)關(guān)事業(yè)單位退休干部人事檔案管理工作的開展，還影響檔案資料的完整性與安全性。

2.檔案管理利用程度較低

干部人事檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理干部的重要工具，除了維護(hù)和管理干部的基本信息外，還具有統(tǒng)計(jì)分析、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和決策參考等多種用途。然而，目前許多機(jī)關(guān)事業(yè)單位退休干部人事檔案利用較為局限，往往只停留在基本的信息錄入和存檔階段，沒有充分地利用檔案，導(dǎo)致檔案中的豐富數(shù)據(jù)未得到充分的分析和統(tǒng)計(jì)，無法為單位的決策和管理提供有力的參考依據(jù)。同時(shí)，一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位也沒有建立有效的信息系統(tǒng)和統(tǒng)計(jì)分析平臺(tái)，無法對(duì)退休干部人事檔案展開深度的數(shù)據(jù)挖掘和綜合分析，使得退休干部人事檔案的管理和利用變得困難。

3.退休干部人事檔案管理相對(duì)薄弱

養(yǎng)老保險(xiǎn)制度改革在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的實(shí)施，凸顯了人事檔案的重要性。改革后的養(yǎng)老待遇與檔案記錄緊密相連，導(dǎo)致退休人員檔案的使用頻率大幅上升。此次改革促使各單位對(duì)退休人員檔案實(shí)行全面核查，結(jié)果揭示了一些嚴(yán)峻問題。在一些單位，人事檔案管理人員的數(shù)量和素質(zhì)無法滿足管理工作的需要。他們往往身兼數(shù)職，缺乏專業(yè)知識(shí)和技能，難以全身心投入檔案管理工作。同時(shí)，由于管理力量薄弱，檔案管理過程中可能出現(xiàn)錯(cuò)誤、遺漏等問題，影響檔案的完整性和準(zhǔn)確性。相較于在職人員的人事檔案，由于退休人員的狀態(tài)相對(duì)穩(wěn)定，其檔案的更新和維護(hù)往往被忽視，檔案長(zhǎng)時(shí)間存放在庫房中，缺乏必要的維護(hù)，導(dǎo)致信息失真和滯后。

4.安全性和保密性不夠

干部人事檔案中存儲(chǔ)了大量的個(gè)人隱私信息，包括個(gè)人家庭背景、學(xué)歷、工作履歷和考核評(píng)價(jià)等。然而，在目前的檔案管理中，安全性和保密性的問題仍存在較大隱患。首先，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在干部人事檔案管理過程中，未能采取嚴(yán)格的權(quán)限控制措施，意味著未經(jīng)授權(quán)的人員可以訪問和修改檔案，導(dǎo)致檔案管理的安全性無法得到有效保證。其次，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在干部人事檔案管理中存在信息傳輸和存儲(chǔ)的漏洞。在信息存儲(chǔ)方面，可能存在網(wǎng)絡(luò)攻擊或物理設(shè)備設(shè)施損壞等風(fēng)險(xiǎn)，使得檔案數(shù)據(jù)的安全性無法得到保障。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在干部人事檔案管理中也未對(duì)員工開展充分的保密教育和安全意識(shí)培訓(xùn)。員工對(duì)于個(gè)人隱私信息的保護(hù)意識(shí)不強(qiáng)，也增加了檔案信息被泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

5.人事檔案電子信息化進(jìn)程亟待提升

在信息化時(shí)代，檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是大勢(shì)所趨，目前大多單位信息化水平較低。一是基礎(chǔ)設(shè)施不足。一些單位在檔案管理方面的硬件設(shè)備設(shè)施落后，如存儲(chǔ)設(shè)備、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施等不能滿足數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理的需要；二是軟件系統(tǒng)落后。檔案管理軟件的應(yīng)用不廣泛或者使用的軟件功能簡(jiǎn)單、更新不及時(shí)，不能滿足檔案信息的快速處理、高效存儲(chǔ)和便捷查詢等需求；三是數(shù)字化程度低。許多單位的檔案仍以紙質(zhì)形式存在，沒有實(shí)現(xiàn)或僅部分實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，降低了檔案管理的效率和便捷性；四是網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用不足。雖然互聯(lián)網(wǎng)和內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)為檔案管理提供了極大的便利，但一些單位沒有充分利用這些資源，未能實(shí)現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程查詢、在線共享等功能。

三、機(jī)關(guān)事業(yè)單位在養(yǎng)老保險(xiǎn)改革背景下，全面提高退休人員人事檔案綜合管理能力的途徑

憑借機(jī)關(guān)事業(yè)單位養(yǎng)老保險(xiǎn)改革的契機(jī)，全面審視干部人事檔案管理工作，將其視為推動(dòng)改革進(jìn)程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，以促進(jìn)改革總體進(jìn)程為目標(biāo)，通過及時(shí)發(fā)現(xiàn)并調(diào)整問題，不僅能夠保障退休職工的合法權(quán)益，還對(duì)促進(jìn)人事檔案管理工作的持續(xù)發(fā)展具有深遠(yuǎn)的意義。

1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，構(gòu)建科學(xué)、全面的人事檔案管理機(jī)制

組織領(lǐng)導(dǎo)是構(gòu)建科學(xué)、全面人事檔案管理機(jī)制的關(guān)鍵。應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門，明確檔案管理職責(zé)，確保檔案管理工作有專人負(fù)責(zé)。同時(shí)，建立領(lǐng)導(dǎo)層定期聽取匯報(bào)的機(jī)制，將人事檔案管理工作納入組織發(fā)展的重要議程，確保檔案管理工作的順利開展。人事檔案應(yīng)按照職務(wù)、部門、崗位等因素作出科學(xué)分類，形成清晰、易于管理的檔案結(jié)構(gòu)。針對(duì)不同類別的人事檔案，制定相應(yīng)的管理方法，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，并定期對(duì)人事檔案更新和維護(hù)，確保檔案的最新狀態(tài)。建立健全檔案維護(hù)制度，保證檔案的完整性和規(guī)范性。組織應(yīng)加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)和宣傳教育，提高員工對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)和重視程度。通過培訓(xùn)，使員工掌握正確的檔案操作方法，提高檔案利用效率。同時(shí)，加強(qiáng)宣傳教育，增強(qiáng)員工檔案安全保密意識(shí)。

2.提高政治站位，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)

在干部人事檔案這樣一個(gè)高度敏感和重要的領(lǐng)域，必須堅(jiān)守政治立場(chǎng)，提升政治覺悟，確保檔案工作的正確方向。首先，政治站位是工作的基石。每一位檔案管理人員都必須深刻了解檔案工作的政治意義，始終保持與黨的路線、方針、政策的高度一致，確保檔案工作的正確性與安全性；其次，服務(wù)意識(shí)是工作的靈魂。退休干部人事檔案管理工作不僅僅是對(duì)檔案的保管，還是對(duì)退休干部個(gè)人歷史的尊重和對(duì)其貢獻(xiàn)的認(rèn)可。應(yīng)始終堅(jiān)持以人為本，用心用情為退休干部服務(wù)，通過實(shí)施考核評(píng)估、績(jī)效獎(jiǎng)勵(lì)等機(jī)制，樹立檔案管理工作的典范，推廣先進(jìn)的經(jīng)驗(yàn)和方法，打造積極向上、追求卓越的工作環(huán)境，使檔案管理工作成為組織信任、員工滿意的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3.加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，推動(dòng)干部人事檔案管理人才隊(duì)伍的壯大與發(fā)展

在新時(shí)代背景下，干部人事檔案管理工作面臨前所未有的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)是機(jī)關(guān)事業(yè)單位適應(yīng)新形勢(shì)的基礎(chǔ)。推動(dòng)退休干部人事檔案管理人才隊(duì)伍的壯大與發(fā)展，是機(jī)關(guān)事業(yè)單位的重要任務(wù)。一方面，要通過人才引進(jìn)、培養(yǎng)、激勵(lì)等措施，吸引更多優(yōu)秀的人才加入檔案管理隊(duì)伍；另一方面，要加強(qiáng)在職人員的培訓(xùn)和教育，提高他們的業(yè)務(wù)能力和職業(yè)素養(yǎng)。同時(shí)，還要建立健全考核評(píng)價(jià)和激勵(lì)機(jī)制，激發(fā)工作人員的積極性和創(chuàng)造力，形成一支高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理人才隊(duì)伍。

4.提升軟硬件條件，推進(jìn)干部人事檔案管理的信息化進(jìn)程

隨著信息技術(shù)的日新月異，信息化已經(jīng)滲透社會(huì)的每一個(gè)角落。機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)積極擁抱變革，特別是在干部人事檔案管理這一關(guān)鍵環(huán)節(jié)上實(shí)現(xiàn)信息化的管理和創(chuàng)新。機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)投入必要的軟硬件資源對(duì)現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)實(shí)施全面的技術(shù)升級(jí)，確保系統(tǒng)具備高效的數(shù)據(jù)處理能力、強(qiáng)大的安全防護(hù)機(jī)制和便捷的用戶操作界面。信息化管理體系的建設(shè)是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的重要保障，機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身的檔案管理需求和特點(diǎn)，借鑒行業(yè)內(nèi)外的優(yōu)秀經(jīng)驗(yàn)，構(gòu)建一套符合自身需求的信息化管理體系，為組織決策和人才選拔提供有力的信息支持。

四、結(jié)語

在當(dāng)前的社會(huì)背景下，各級(jí)機(jī)關(guān)事業(yè)單位人事管理部門應(yīng)深刻認(rèn)識(shí)到退休人員檔案管理工作的重要性和緊迫性。為有效應(yīng)對(duì)退休人員檔案管理中出現(xiàn)的問題，各級(jí)機(jī)關(guān)事業(yè)單位應(yīng)采取科學(xué)、全面、完善、系統(tǒng)的措施，全面提升退休人員檔案管理的質(zhì)量和效率，確保檔案管理工作的順利開展和不斷進(jìn)步。

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作者單位：盤錦市盤山縣就業(yè)人才和社會(huì)保險(xiǎn)服務(wù)中心作者簡(jiǎn)介：張靜（1980—），女，漢族，遼寧盤錦人，本科，中級(jí)檔案館員，研究方向：事業(yè)單位退休人員檔案管理與利用 。