摘 要：軍工項目設備儀器檔案管理質(zhì)量決定著項目檔案的質(zhì)量，文章著重從項目主要責任主體入手，探討項目管理部門、檔案部門、使用部門和供應商對檔案管理工作質(zhì)量的影響，并提出解決措施，旨在優(yōu)化檔案管理模式，提高管理效率和準確性。

主題詞：設備儀器檔案工作管理質(zhì)量；優(yōu)化管理模式

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

為提升和完善軍工核心能力，國家在軍工科研方面的投資力度逐年增加，設備儀器作為軍工固投項目的重要組成，其檔案對保證項目建設合規(guī)、監(jiān)控項目執(zhí)行過程、為后期設備升級改造提供參考及評估投資效益等方面具有重要作用?！督ㄔO項目檔案管理規(guī)范》（DA/T 28-2018）要求項目檔案應完整、準確、系統(tǒng)、規(guī)范和安全。《國防科技工業(yè)固定資產(chǎn)投資項目檔案工作管理辦法》（科工計﹝2015﹞931號）明確要求歸檔的文件材料應完整、準確、系統(tǒng)、有效，應為原件，字跡清楚、簽章完備。因此，如何提升檔案管理工作質(zhì)量，使歸檔材料充分反映項目執(zhí)行過程、滿足歸檔要求，成為軍工固投項目設備儀器檔案管理工作的重點。

一、軍工固投項目設備儀器檔案管理工作特點

1.涉及單位和部門廣

軍工固投項目流程復雜，截至項目驗收，涉及設備儀器的管理流程可概括為立項、需求論證、采購、開箱驗收、安裝調(diào)試、驗收和轉(zhuǎn)固7個環(huán)節(jié)，包括項目管理部門、使用部門、設備管理部門以及采購部門等至少9個相關方。此外，若設備組成中包含特種設備，除特種設備制造、安裝廠家外，歸口管理部門還需向當?shù)卦O備安全監(jiān)督管理部門備案；若為進口設備，產(chǎn)品還需向海關報關。因此，軍工固投項目設備儀器檔案形成主體眾多，檔案部門在工作中需要多方協(xié)調(diào)，確定各個環(huán)節(jié)的歸檔責任主體，完成檔案歸檔工作。

2.要求高

一是軍工固投項目設備儀器檔案的重要性決定著其管理工作的高要求、高質(zhì)量。軍工固投項目設備儀器檔案是項目執(zhí)行過程原始、真實的記錄，且依據(jù)國家相關要求，文件簽章完備，其憑證作用更加凸顯，不僅能夠有效保障單位在設備采購中的權益，還能夠客觀反映項目設備儀器管理過程是否合規(guī)。設備儀器檔案作為開展財務審計工作的重要支撐材料，不僅能夠與財務憑證相互印證，還是清楚記錄項目決策的依據(jù)。二是檔案材料內(nèi)容質(zhì)量要求高。一方面，文件之間邏輯關聯(lián)強。一套設備從選型到采購再到安裝調(diào)試和驗收，其文檔資料都是圍繞該設備形成的，文件之間互相印證、邏輯緊密。采購文件是技術文件和驗收文件的形成依據(jù)，會對設備指標和歸檔范圍做出明確要求，技術文件和驗收文件是對采購文件的具體反饋，反映著具體指標是否達標和約定文件是否歸檔。從每份獨立文件來說，測試大綱和測試報告之間的內(nèi)容強相關，大綱約定測試執(zhí)行人員、日期、具體內(nèi)容，報告則反映依據(jù)大綱的執(zhí)行過程結(jié)果。甚至于某份文件的內(nèi)容上要求要對3個人展開培訓，則其培訓簽到表應呈現(xiàn)3個人簽名；另一方面，文件準確性和專業(yè)性要求高。從軍工固投項目的背景來看，在項目立項時需要“三報三批”，形成項目建議書、可行性研究報告以及初步設計等立項文件，在此類文件中，對設備的具體指標、功能及部分采購方式做出明確要求，開展論證和采購及驗收都是圍繞立項這一核心開展的。設計和驗收資料的指標數(shù)據(jù)是否清楚、準確，實際設備與所形成的文件數(shù)據(jù)之間是否有差距，均是項目財務審計、檔案單項驗收及竣工驗收關注的重點。

3.歸檔責任重。按照“三納入”要求項目檔案工作應納入項目建設管理流程，但在實際執(zhí)行中常出現(xiàn)“重執(zhí)行、輕文檔”的現(xiàn)象。設備儀器檔案歸檔作為設備采購的最后環(huán)節(jié)，往往在設備驗收前才突擊補充文檔。在《建設項目檔案管理規(guī)范》（DA/T 28-2018）中，要求供應商需交付的文件數(shù)量為通用設備、非標設備（含委研和自研）、成品軟硬件類約27份，軟件開發(fā)項目約為45份。行業(yè)內(nèi)軍工固投項目供應商需交付的文件數(shù)量為通用設備類26份，非標設備32份，成品軟硬件類24份，軟件開發(fā)項目32份。按照通常一個項目上百臺設備的體量來看，突擊完成歸檔是一個不小的挑戰(zhàn)。如果在驗收項目較多的年份，將會給檔案工作帶來巨大沖擊，而為保驗收節(jié)點，如何在驗收前完成歸檔收集整理工作的基礎上確保檔案質(zhì)量，成為檔案人員需要平衡的難題和責任。

二、軍工固投項目設備儀器檔案管理質(zhì)量現(xiàn)狀

1.從任務完成度看，在建項目歸檔完成率較低

根據(jù)科工局下發(fā)的項目年度驗收計劃和本單位各項目執(zhí)行進度，檔案部門在每年年初發(fā)布《年度驗收項目歸檔計劃表》和《年度在建項目歸檔計劃表》，以此作為本年度檔案工作的指導性文件。驗收項目受強制考核要求影響，均在驗收節(jié)點前完成歸檔，而在建項目的管理情況，則更準確地反映了軍工固投項目檔案管理質(zhì)量?？v觀筆者單位2020年至2023年的在建項目歸檔完成率（見表1），僅在2021年驗收任務較輕的年份歸檔完成率達到83%，其他年份完成率均未超過70%。但所有的在建項目在到達建設周期后，都將成為驗收項目，在建過程歸檔率越低，未來驗收時歸檔壓力峰值越大，從而更加沖擊當時年度的在建項目歸檔完成率，形成惡性循環(huán)。

2.從細節(jié)完善度看，檔案單項驗收檢查中問題多樣

通過統(tǒng)計分析近年來檔案單項驗收中存在的問題，依據(jù)文件歸檔要求主要可分為以下三類。

一是完整性問題。主要體現(xiàn)在部分文件收集不齊全，占問題總數(shù)的50%，常見的采購文件問題，如生產(chǎn)商給代理商的授權資質(zhì)未歸檔，采購執(zhí)行時間較早的設備詢價比價過程文件及資質(zhì)未歸檔，進口設備原產(chǎn)地證明未歸檔等；常見的到貨環(huán)節(jié)問題，如預驗收報告未歸檔、主要外購件隨機資料不全、設備安裝調(diào)試記錄或軟件試運行記錄未見、供應商在交付的文件中提到的其他技術文件未歸檔等；常見的驗收文件問題，如以“系統(tǒng)”批復的項目，“單臺套”設備執(zhí)行完成后，設備“聯(lián)調(diào)”報告未歸檔，需要獨立第三方檢定的儀器儀表，首次檢定報告未歸檔等。

二是準確性問題。主要體現(xiàn)在文件內(nèi)容缺項和文件版本歸檔不準確，占問題總數(shù)的40%。內(nèi)容缺項問題，如文件打印不完整、測試報告以及預/驗收報告中測試結(jié)果未填寫或大量填寫“合格”，缺少實測數(shù)據(jù)和功能截圖，無法支撐測試或預驗收結(jié)論，測試大綱和測試報告之間內(nèi)容不一致等。

三是有效性問題。主要體現(xiàn)在歸檔文件簽字、時間、蓋章不齊全。占問題總數(shù)的5%，如圖紙未簽字、文件簽署不齊全等。

3.從效率維度看，首次歸檔通過率比例過低

從審核問題數(shù)量看，每臺（套）設備首次歸檔時平均存在約16個問題待整改或補充歸檔，在經(jīng)過約3至4次歸檔審核后，設備負責人方可將問題全部整改完畢。從文件審核一次通過率看，以2023年為例，每臺（套）設備首次審核即可通過的概率約為10%，二次審核可通過的概率為40%。迄今為止，僅有一個項目在中期檢查前共審核檔案441次，平均首次歸檔通過率超過50%。

三、導致軍工固投項目設備儀器檔案管理質(zhì)量不佳的因素

1.項目管理部門履職不徹底

在軍工固投項目管理工作中，項目管理部門作為統(tǒng)籌牽總部門，受多方原因影響，難以徹底履行部門職責。其原因主要體現(xiàn)在以下方面。第一，制定的執(zhí)行標準不完善，無法保障檔案歸檔權利，影響歸檔完成率；第二，未充分發(fā)揮監(jiān)督協(xié)調(diào)作用。項目管理部門在日常工作中對檔案部門發(fā)布的歸檔進度、風險預警不夠重視，檔案問題歸根到底反映的是項目執(zhí)行過程中存在的問題，需要多部門協(xié)調(diào)解決，檔案部門僅作為檔案歸口管理部門，無法完全調(diào)動其他相關方，部分歸檔問題長期得不到解決，必然會影響檔案管理工作質(zhì)量和歸檔效率。

2.檔案部門管理模式存在缺陷

首先，前端管控能力不足。按照項目檔案工作管理辦法要求，檔案部門需要對設備儀器整套文件從形成到歸檔做出全面規(guī)范及預先規(guī)劃，指導文件形成，確保文件質(zhì)量。目前，軍工固投項目設備儀器檔案歸檔計劃多根據(jù)論證、采購、到貨驗收做出大環(huán)節(jié)歸檔計劃，主要作用是提醒各部門開展歸檔工作，無法具體列出各臺（套）設備詳細的歸檔文件清單和歸檔要求，雖然檔案部門已按照設備類型形成通用歸檔文件清單，但因設備情況各不相同，這類歸檔文件清單僅能指導80%的文件形成，其余20%易被使用部門和供應商忽略，清單中也未對文件質(zhì)量作出硬性要求，初次歸檔審核時文件完整性和有效性問題頻出，影響文件質(zhì)量和歸檔效率。其次，過程管理有待提升。受單位項目傳統(tǒng)管理模式影響，檔案部門無法及時獲取設備執(zhí)行進度，通常是依據(jù)上年度執(zhí)行情況形成本年度歸檔計劃，該計劃落后于執(zhí)行進度最長可達一年，一年內(nèi)設備人員更換或材料長期留存于負責人手中，給檔案的完整性帶來巨大挑戰(zhàn)。最后，檔案審核工作亟須改進。檔案人員需要對收集檔案的完整性負責，在審核過程中人員經(jīng)驗、注意力、工作時長等都會影響審核質(zhì)量，從而影響文件完整性。

3.供應商檔案意識存在明顯差異

雖然在簽訂技術協(xié)議時已經(jīng)根據(jù)設備類別簽訂交付文件清單，但項目中設備多，涉及的供應商范圍廣且水平不一，檔案意識存在明顯差異，形成文件質(zhì)量參差不齊。目前，檔案驗收檢查中的準確性問題基本是由供應商撰寫的文件產(chǎn)生的，供應商作為技術文件的撰寫單位，決定著文件的準確性，若在設備執(zhí)行中未按要求形成文檔，或編寫文檔態(tài)度敷衍了事，整改過程拖沓，必然影響文檔質(zhì)量。

四、提升軍工固投項目設備儀器檔案管理質(zhì)量的具體措施

1.項目管理部門要保障檔案履責落地

第一，要完善項目管理制度，保障檔案履責。對內(nèi)要將項目檔案歸檔工作切實納入合同管理，調(diào)整傳統(tǒng)的3∶3∶3∶1或3∶6∶1的付款方式，提升檔案控制付款比例的權利，約束供應商完成歸檔工作。對外建立合格供方評價制度，按年度對設備開箱、安裝驗收等執(zhí)行及歸檔情況考核并調(diào)整管理策略，如設備驗收完成1年后，經(jīng)提醒拒不歸檔的、管理過程丟失重要文件3份及以上的供應商均納入供方黑名單。第二，將檔案工作納入項目管理的各個環(huán)節(jié)，打破業(yè)務分工形成的組織壁壘，分專業(yè)、全流程對重點任務和風險實行分析，切實做到“同計劃、同實施、同歸檔、同檢查、同考核”。例如，在設備執(zhí)行通報中增加檔案通報內(nèi)容，提升檔案通報力度；關注檔案部門發(fā)出的風險預警和難點問題，與檔案部門齊抓共管，多方協(xié)調(diào)助力問題解決；項目驗收提前倒排時間計劃，通盤考量，給檔案部門預留歸檔時間。

2.檔案部門要多措并舉提高管理能力

一是構建信息化全流程歸檔體系。要通過信息化手段優(yōu)化前端管控和過程管理，使檔案工作需求與業(yè)務系統(tǒng)高度融合，將歸檔計劃、歸檔職責、歸檔范圍、文件要求、時間節(jié)點、檔案部門審核問題及審核通報等嵌入系統(tǒng)中，實現(xiàn)歸檔動態(tài)管理。在日常管理中，檔案人員對采購金額滿200萬的設備需在采購文件歸檔后15個工作日內(nèi)，依據(jù)技術協(xié)議內(nèi)容，詳細制定其歸檔要求，指導設備負責人歸檔工作，確保文件完整、有效，從而提高歸檔完成率和歸檔體驗。建立“歸檔常見問題清單”和“文檔示范庫”模塊，通過列舉常見問題清單、按設備類型提供歸檔范文的措施，使歸檔要求具象化，指導文件形成，減少歸檔文件的問題，提高歸檔效率。對示范庫各范文的使用次數(shù)展開統(tǒng)計和獎勵，形成正向激勵循環(huán)。梳理項目驗收、中期檢查中的檔案問題形成專家問題專題庫，預警專家檢查重點，規(guī)避高頻問題，減輕整改壓力。二是探索新的文件審核方式。一方面，檔案部門要積極探索電子文件歸檔新模式，針對企業(yè)內(nèi)部形成的文件，梳理電子文件歸檔范圍，編制結(jié)構化文檔，推動電子文件網(wǎng)上審簽功能和四性檢測功能開發(fā)，確保歸檔電子文件的完整、準確和有效，實現(xiàn)業(yè)務數(shù)據(jù)到檔案數(shù)據(jù)的集成和自動歸檔；另一方面，要緊跟項目進展，在不影響大的文件審核情況的下，對已形成文件提前審核，緩解歸檔峰值。同時，要主動入駐歸檔任務重的部門開展專項歸檔，消除 “最后一公里”歸檔距離。

三是優(yōu)化培訓模式，加強培訓管理。檔案部門應積極對接使用部門執(zhí)行情況，掌握文件形成過程中的痛點和難點，對接培訓需求，多種形式開展培訓。首先，開展入職新員工檔案歸檔培訓，增強新員工的檔案認知；其次，針對使用部門主管領導和設備負責人，檔案部門可組織采購部門、設備歸口部門及優(yōu)秀歸檔人員開展聯(lián)合培訓，在培訓中也可以采取歸檔實景體驗的方式，生動復現(xiàn)歸檔過程及存在問題。另外，按季度對新簽訂合同的供應商項目負責人、供應商新更換的項目負責人及有培訓需要的供應商開展培訓工作，明確文件要求和范圍，為文件規(guī)范、完整和高效的收集奠定基礎。

3.使用部門要建立管理機制，確保文件準確性

使用部門作為設備需求方，對執(zhí)行過程深度參與，肩負著技術文件歸檔和確保文件準確性的重要責任。一是要建立部門軍工固投項目管理機制，設立“項目助理”角色，負責統(tǒng)籌項目執(zhí)行，跟蹤項目進度，協(xié)調(diào)各方資源，審核本部門文檔的準確性，組織驗收問題答疑等工作，為部門項目執(zhí)行和歸檔提供有力保障；二是要做好部門內(nèi)部固投項目的“傳幫帶”工作，當設備負責人發(fā)生變動時，新老人員之間要做好執(zhí)行交接和文件交接，提示執(zhí)行過程中的重點事項、后續(xù)執(zhí)行流程和文件準確性等要點；三是建立優(yōu)秀負責人獎勵機制，績效獎勵歸檔任務重或單項驗收審核中無問題的設備負責人，提升負責人對文件質(zhì)量的把控。

五、結(jié)語

綜上所述，提升軍工固投項目設備儀器檔案管理質(zhì)量，需要多部門各司其職，多措并舉，同頻共振，以確保歸檔文件完整、準確、系統(tǒng)、有效，確保供應商高度配合以及歸檔工作能夠高效開展，使項目檔案充分發(fā)揮其價值和作用。

參考文獻：

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作者單位：西安鑫航人才服務有限公司作者簡介：韓丹（1990年—），女，漢族，陜西渭南人，本科，助理館員，研究方向：檔案學。