摘 要：大數(shù)據(jù)技術(shù)給檔案工作帶來(lái)了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。本課題的創(chuàng)新性研究是利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料的智能化與自動(dòng)化，提高檔案管理效率。在此基礎(chǔ)上，文章重點(diǎn)分析了電子文檔的保密和隱私保護(hù)問(wèn)題，通過(guò)對(duì)電子文檔的加密授權(quán)管理、安全性審核等方面的創(chuàng)新性研究，實(shí)現(xiàn)文檔數(shù)據(jù)的公開(kāi)與共享，實(shí)現(xiàn)協(xié)同與知識(shí)共享。以人工智能、機(jī)器學(xué)習(xí)等為手段，結(jié)合區(qū)塊鏈、虛擬現(xiàn)實(shí)、增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)等新技術(shù)，提高檔案管理的智能化、自動(dòng)化程度。本項(xiàng)目的研究成果將促進(jìn)文檔管理技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，為企業(yè)提供更加強(qiáng)大、智能、安全的解決方案。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；檔案管理；信息化；開(kāi)發(fā)研究

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

檔案具備重要的社會(huì)經(jīng)濟(jì)價(jià)值，其憑證和參考作用貫穿社會(huì)活動(dòng)始終，正因如此，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化也備受矚目。進(jìn)入信息時(shí)代，大數(shù)據(jù)技術(shù)作為主要的技術(shù)手段逐漸融入各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域之中。檔案涉及的領(lǐng)域很廣，內(nèi)容也很豐富，且載體多樣。傳統(tǒng)檔案管理模式顯然已經(jīng)無(wú)法滿足信息社會(huì)多方面的需求。管理不夠規(guī)范、收集不夠充分、利用不夠廣泛以及開(kāi)發(fā)不夠深入等成為檔案管理工作中的難題。因此，通過(guò)技術(shù)優(yōu)勢(shì)來(lái)開(kāi)展高效管理和深層開(kāi)發(fā)利用，必然成為一種趨勢(shì)，要求有關(guān)部門(mén)要跟上時(shí)代的步伐，按照檔案管理的規(guī)律，從多方面提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化程度。

一、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化概念

檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化就是控制資源，提高工作的效率和品質(zhì)，是一個(gè)動(dòng)態(tài)的進(jìn)程，必須根據(jù)實(shí)際情況改進(jìn)。首先，從宏觀角度來(lái)看，檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化主要是從管理制度、工作規(guī)范、操作規(guī)范和程序內(nèi)容等方面來(lái)開(kāi)展，同時(shí)，要結(jié)合工作的實(shí)際狀況，及時(shí)獲得相關(guān)的信息反饋；從微觀角度看，就是要根據(jù)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案管理實(shí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、合理化的管理與控制，使之達(dá)到總體效益的最大化。要實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，就是要實(shí)施規(guī)范化管理，一切政策、制度、規(guī)劃、細(xì)則，都要有很高的一致性，且要彼此銜接，在內(nèi)容上要互相配合，具有系統(tǒng)性。其次，適用性。在推動(dòng)管理標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)程中，有關(guān)部門(mén)要結(jié)合自己的實(shí)際發(fā)展和客觀要求，不斷完善標(biāo)準(zhǔn)制度文件，這樣才能跟得上時(shí)代的步伐，避免脫離實(shí)際，造成人力和物力的浪費(fèi)。最后，傳承。在今后的科技發(fā)展和應(yīng)用中，一定要對(duì)有關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)化體系適時(shí)修訂，在這個(gè)過(guò)程中，要遵守傳承原則，全面思考現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)要點(diǎn)，避免由于思維偏差導(dǎo)致檔案管理工作開(kāi)展中出現(xiàn)問(wèn)題。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理信息化的重要性

1.管理效率更高

在傳統(tǒng)的檔案管理方式下，檔案管理人員必須詳細(xì)歸類每一份文件資料。在實(shí)踐中，文件仍處于一種簡(jiǎn)單的狀態(tài)，不能對(duì)其開(kāi)展深層管理，而云存儲(chǔ)技術(shù)能夠在確保文件完整性與可靠性的前提下，有效保存并管理大量的文件信息。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，通過(guò)檔案管理信息化，可以實(shí)現(xiàn)文檔的電子化、數(shù)字化，從而大大提高檔案管理的自動(dòng)化程度，減少人工干預(yù)，降低出錯(cuò)率，極大地提高了管理效率。信息化系統(tǒng)還可以實(shí)現(xiàn)快速檢索和查詢功能，無(wú)論是按關(guān)鍵詞、日期、作者還是其他任何設(shè)定的條件，都能迅速找到所需檔案，極大地節(jié)省了時(shí)間和人力成本。

2.管理技術(shù)更新

首先，云計(jì)算能夠?yàn)槲募?shù)據(jù)的處理與存儲(chǔ)提供更加有效、可靠的支持。利用云計(jì)算，將文件數(shù)據(jù)集中存儲(chǔ)到云端，大幅提高了文件的可用性和擴(kuò)展性。另外，云計(jì)算還能滿足用戶更靈活地運(yùn)用與配置資源，以適應(yīng)不同企業(yè)對(duì)檔案的要求；其次，通過(guò)物聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)文檔的智能化管理。在物聯(lián)網(wǎng)的幫助下，既能夠追蹤到文件的運(yùn)動(dòng)軌跡，又能實(shí)現(xiàn)文件的自動(dòng)借閱，極大地提高了文件的利用率；最后，運(yùn)用人工智能技術(shù)智能化地分析與使用檔案。在檔案管理中引入信息技術(shù)，能夠深度挖掘檔案，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效、快速傳遞。

3.有利于提高檔案的使用效率

檔案是企事業(yè)單位的重要組成部分，利用先進(jìn)的技術(shù)將紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字文件，并與大數(shù)據(jù)技術(shù)相結(jié)合，可以有效集成、優(yōu)化和共享檔案信息。通過(guò)計(jì)算機(jī)、移動(dòng)電話等設(shè)備設(shè)施以及網(wǎng)絡(luò)等途徑，在某種程度上打破了時(shí)空的局限，能夠快捷共享檔案信息。此外，通過(guò)數(shù)據(jù)分析，還可以更好地發(fā)掘與使用檔案信息，為檔案使用者提供更加精確、全面的服務(wù)，為檔案資料管理提供全面支持。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理信息化的現(xiàn)狀

1.檔案管理機(jī)制不完善

建立健全管理機(jī)制，并嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)制度，能夠使檔案工作開(kāi)展更加順利，是推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程必不可少的環(huán)節(jié)。然而，當(dāng)前檔案管理工作缺乏規(guī)范性，是由于檔案工作規(guī)范性意識(shí)薄弱、管理體系不嚴(yán)謹(jǐn)。另外，部分單位沒(méi)有建立科學(xué)的評(píng)估體系和獎(jiǎng)懲制度，導(dǎo)致檔案管理機(jī)制不完善，頻繁出現(xiàn)規(guī)格不統(tǒng)一的情況，也不能獎(jiǎng)懲檔案工作人員的實(shí)踐結(jié)果。

2.基本設(shè)備設(shè)施配置滯后

目前，運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)開(kāi)展檔案管理，實(shí)行電子化辦公仍存在許多問(wèn)題尚未解決，由于設(shè)備設(shè)施落后的原因，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)軟件和文件管理軟件無(wú)法并用，機(jī)器運(yùn)行故障屢屢發(fā)生，現(xiàn)存的檔案數(shù)據(jù)遭到破壞，使得檔案信息化管理運(yùn)作效果不佳。此外，如果打印機(jī)、掃描儀等辦公設(shè)備設(shè)施不完善，會(huì)在某種程度上不利于檔案管理信息化建設(shè)和發(fā)展。

3.檔案管理信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范不統(tǒng)一

開(kāi)展符合大數(shù)據(jù)時(shí)代規(guī)范的信息數(shù)據(jù)管理是確保檔案數(shù)據(jù)信息化的標(biāo)準(zhǔn)趨勢(shì)，然而一些單位缺乏建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，如某單位部門(mén)檔案信息的格式和標(biāo)準(zhǔn)不一致，對(duì)檔案信息的交流和共享產(chǎn)生了嚴(yán)重阻礙，進(jìn)而使得大數(shù)據(jù)技術(shù)的聯(lián)合運(yùn)用舉步維艱。

4.信息安全防護(hù)不到位

在大數(shù)據(jù)背景下，應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案信息的安全、完整、保密等功能。然而，許多單位在實(shí)施過(guò)程中，由于缺少有效的安全保護(hù)手段，致使數(shù)據(jù)信息的安全隱患較大。首先，人們對(duì)儲(chǔ)存及網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的使用還存在大量問(wèn)題，對(duì)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的認(rèn)識(shí)不足。部分單位在檔案保存載體、網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)等方面忽視了安全保護(hù)，造成檔案資料信息被泄露。如果不盡快解決，將會(huì)造成很大的損失；其次，檔案資料的規(guī)模越來(lái)越大，對(duì)檔案資料的安全造成了很大的威脅。大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息的集成和共享已是大勢(shì)所趨，但隨之而來(lái)的信息流動(dòng)對(duì)檔案管理信息化的安全性提出了新的要求。

5.思想觀念陳舊

隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理也呈現(xiàn)出智能化的趨勢(shì)。當(dāng)前，各單位要結(jié)合自身實(shí)際，不斷完善檔案管理，做到與時(shí)俱進(jìn)。檔案管理信息化進(jìn)入了一個(gè)新的時(shí)期，就目前所接觸到的檔案管理信息化進(jìn)程來(lái)看，也出現(xiàn)了一些差錯(cuò)，大多是因?yàn)闄n案管理者將工作重點(diǎn)放在建立文件管理系統(tǒng)上，只是注重了對(duì)功能的改善，并沒(méi)有想過(guò)怎樣深層次的挖掘數(shù)據(jù)、為大眾提供高質(zhì)量的服務(wù)在一定程度上成為空談。

6.數(shù)據(jù)整合不足

當(dāng)前，許多檔案管理系統(tǒng)僅認(rèn)可來(lái)自特定部門(mén)或渠道的文檔，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)單元不足以反映組織和個(gè)人情況。文檔化信息的交互融合對(duì)高質(zhì)量的數(shù)據(jù)起到支撐作用，而文檔數(shù)據(jù)存在不完整、不準(zhǔn)確和不統(tǒng)一的問(wèn)題，造成了數(shù)據(jù)整合的結(jié)果不理想。整合與優(yōu)化檔案信息，要求高效處理與分析海量資料?，F(xiàn)有的數(shù)據(jù)處理方法還不能很好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境下的數(shù)據(jù)處理要求。

四、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理信息化的策略

1.完善檔案管理機(jī)制

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，檔案工作變得越來(lái)越重要，也越來(lái)越復(fù)雜。一方面，要確定檔案管理的目標(biāo)與原則，并與之相適應(yīng)，完善相關(guān)管理制度，詳細(xì)規(guī)定文件的分類、歸檔、保存和使用，使檔案工作更加規(guī)范和科學(xué)；另一方面，需要開(kāi)發(fā)實(shí)用有效的監(jiān)測(cè)和評(píng)估系統(tǒng)，實(shí)施有效的工作監(jiān)督和管理，并實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理，提高員工操作能力。同時(shí)，對(duì)工作強(qiáng)度和績(jī)效做出標(biāo)準(zhǔn)判斷，并對(duì)其展開(kāi)獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰，以確保檔案管理信息化順利開(kāi)展。

2.不斷完善基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施的配置

大數(shù)據(jù)時(shí)代，隨著大數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及，檔案管理離不開(kāi)相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施。在此情形下，相關(guān)部門(mén)應(yīng)該配置電腦、打印機(jī)、掃描器和服務(wù)器等基本設(shè)備設(shè)施。這是檔案管理信息化建設(shè)的重要組成部分。還需要將檔案信息化納入國(guó)家信息化的總格局中，保持協(xié)調(diào)、同步發(fā)展，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案部門(mén)的局域網(wǎng)與辦公自動(dòng)化的同步建設(shè)，確保文檔一體化管理。建設(shè)好檔案網(wǎng)站，提供便捷的檔案網(wǎng)上利用服務(wù)。

3.加強(qiáng)檔案信息安全保障

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，確保檔案信息的安全成為檔案管理工作順利開(kāi)展的前提。目前，我國(guó)檔案部門(mén)對(duì)信息安全管理還不夠重視，存在很多問(wèn)題亟待解決。首先，是嚴(yán)格執(zhí)行安全管理制度，各個(gè)機(jī)構(gòu)都需要建立檔案信息的安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估體系，深入審查檔案資料，以識(shí)別并處理現(xiàn)有的安全問(wèn)題；其次，必須加強(qiáng)對(duì)先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用的支持。為了確保檔案資料的安全性和完整性，可以采用加密、備份等前沿的保密技術(shù)手段。檔案庫(kù)房應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況建立科學(xué)、有效的管理制度和操作規(guī)程。與此同時(shí)，必須確保存儲(chǔ)載體和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)得到妥善維護(hù)。在工作中，要避免因人為錯(cuò)誤操作導(dǎo)致的信息被泄露和損壞，加強(qiáng)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。此外，還必須高度重視對(duì)人才開(kāi)展相應(yīng)的培訓(xùn)。檔案管理人員不僅要會(huì)使用計(jì)算機(jī)開(kāi)展日常管理和利用，還要掌握現(xiàn)代化的信息技術(shù)，提高檔案工作人員的專業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平，努力提升服務(wù)質(zhì)量；最后，需要增強(qiáng)檔案管理人員的保密意識(shí)，確保他們?cè)谌粘９ぷ髦袊?yán)格遵守相關(guān)的保密規(guī)定，以確保檔案資料的完整性和安全性。

4.形成檔案管理信息化意識(shí)

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，是提高檔案工作效率的重要保證。在這一點(diǎn)上，有關(guān)部門(mén)應(yīng)利用各種途徑，加強(qiáng)對(duì)職工檔案管理信息化的宣傳，使其認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化是一種必然的趨勢(shì)，也是提高檔案管理工作水平的重要手段。需要學(xué)習(xí)檔案管理信息化知識(shí)，通過(guò)參加相關(guān)培訓(xùn)課程，了解信息化檔案管理的原理、技術(shù)和操作流程。閱讀專業(yè)文獻(xiàn)：閱讀檔案管理信息化方面的書(shū)籍、期刊和論文，不斷更新知識(shí)，還可以采用掃描儀等設(shè)備設(shè)施將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并妥善保存原始檔案。

5.深度融合數(shù)據(jù)，打破信息孤島

在新技術(shù)廣泛運(yùn)用的時(shí)代，檔案館資料的采集、儲(chǔ)存與計(jì)算變得更加便捷、高效，可以發(fā)掘出不同來(lái)源、不同種類檔案資料間的聯(lián)系，不斷擴(kuò)展數(shù)據(jù)源和增加存檔數(shù)據(jù)的豐富度。通過(guò)自動(dòng)識(shí)別，匹配與判斷多種來(lái)源的文檔內(nèi)容，使檔案資料的完備性、準(zhǔn)確性、統(tǒng)一性大為提高，突破了“信息壁壘”與“信息孤島”，以數(shù)據(jù)資產(chǎn)的利用價(jià)值最大化為目的，深入開(kāi)展大數(shù)據(jù)智能化分析，并依據(jù)其相關(guān)程度，將不同種類、來(lái)源的文檔數(shù)據(jù)展開(kāi)有效整合，從而提高檔案管理的效率與準(zhǔn)確性。

6.提高專業(yè)化管理隊(duì)伍水平

首先，為了促進(jìn)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理工作順利開(kāi)展，必須夯實(shí)人才基礎(chǔ)，提高其專業(yè)能力，形成兼具高業(yè)務(wù)素質(zhì)和高信息素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，對(duì)于檔案管理工作開(kāi)展有著極為關(guān)鍵的意義。作為企事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)，最重要的任務(wù)就是要加大對(duì)人才的吸收力度，優(yōu)化檔案管理隊(duì)伍組成?？梢圆扇∮嗅槍?duì)性的招、選、評(píng)辦法，提高人才選聘門(mén)檻，優(yōu)先選擇既熟練掌握檔案管理知識(shí)，又熟練掌握大數(shù)據(jù)技術(shù)運(yùn)用的復(fù)合型人才，給予其適當(dāng)福利與獎(jiǎng)勵(lì)，吸引優(yōu)秀人才還要保證其能夠留下；其次，要加強(qiáng)現(xiàn)有人才培養(yǎng)。各部門(mén)負(fù)責(zé)人需結(jié)合單位具體發(fā)展需求與業(yè)務(wù)需求展開(kāi)相應(yīng)的人員調(diào)整，對(duì)全體檔案管理人員開(kāi)展周期性的繼續(xù)培訓(xùn)教育，培訓(xùn)內(nèi)容包括理論研究、專家授課、技能比拼以及實(shí)際操作，加深理論認(rèn)識(shí)，通過(guò)不斷更新實(shí)際技能，健全其知識(shí)體系，從而保證檔案管理人員可以利用信息技術(shù)開(kāi)展檔案資料管理。

五、檔案管理創(chuàng)新研究的挑戰(zhàn)和展望

首先，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以推動(dòng)檔案管理的革新，但也給檔案管理創(chuàng)新帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。檔案資料來(lái)源多樣、格式多樣，因此，必須對(duì)其有效整合與搜集。另外，跨平臺(tái)、跨系統(tǒng)間的互用性也是一項(xiàng)非常重要的課題。為了實(shí)現(xiàn)文檔數(shù)據(jù)在不同應(yīng)用場(chǎng)景下的流轉(zhuǎn)與共享，迫切要求研發(fā)出一套適用于不同數(shù)據(jù)來(lái)源、跨平臺(tái)整合的解決方案；其次，文檔的智能化、自動(dòng)化還在摸索之中。將人工智能與自然語(yǔ)言處理相結(jié)合，可以有效提高檔案的管理效率與精度。但是，現(xiàn)有的數(shù)據(jù)分析方法在實(shí)際應(yīng)用中還存在著大量的問(wèn)題。例如，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不明確、信息可信度判定困難等。因此，加強(qiáng)對(duì)這一問(wèn)題的研究和討論，對(duì)于推動(dòng)我國(guó)檔案工作向智能化和自動(dòng)化的方向發(fā)展將起到積極的作用。隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，對(duì)數(shù)據(jù)的處理能力會(huì)逐漸提高，越來(lái)越多的功能、安全性和智能化的數(shù)據(jù)分析工具也將應(yīng)運(yùn)而生。虛擬現(xiàn)實(shí)與增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)將使檔案的檢索和瀏覽更加具有沉浸感和互動(dòng)性。同時(shí)，隨著協(xié)作、分享等觀念的興起，企業(yè)之間、跨產(chǎn)業(yè)之間的協(xié)作，也將促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)的公開(kāi)和共享，從而推動(dòng)社會(huì)與科技的發(fā)展。

六、結(jié)語(yǔ)

綜合來(lái)看，檔案所具有的證據(jù)性和參考性往往會(huì)為社會(huì)和單位帶來(lái)極大的收益，基于這樣的背景，應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)化和信息化開(kāi)展檔案管理，大力推動(dòng)檔案管理的時(shí)代化規(guī)范進(jìn)程，竭力挖掘檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化的價(jià)值。同時(shí)，相關(guān)部門(mén)也不能墨守成規(guī)，要堅(jiān)持檔案管理與時(shí)俱進(jìn)的原則，從而為中國(guó)的美好藍(lán)圖貢獻(xiàn)力量。

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作者單位：濟(jì)南市城肥清運(yùn)管理二處作者簡(jiǎn)介：劉潔（1980—）女，漢族，山東萊州人，本科，館員，研究方向：檔案管理。