摘要：文章首先通過問卷調(diào)研從組織機(jī)制與人才保障、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、信息化平臺建設(shè)等方面剖析了我國商業(yè)銀行檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀；其次，指出了目前商業(yè)銀行檔案信息化建設(shè)組織協(xié)調(diào)困難、人才保障不足，檔案管理系統(tǒng)建設(shè)待完善，電子文檔單軌單套管理開展困難，檔案數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型慢等問題；最后汲取了交通、興業(yè)等知名商業(yè)銀行檔案信息化建設(shè)經(jīng)驗并從完善檔案信息化組織機(jī)制與人才保障，優(yōu)化適配檔案管理系統(tǒng)供給，推進(jìn)電子文檔單軌單套管理，推動技術(shù)賦能檔案數(shù)據(jù)開發(fā)等維度，提出了我國各類商業(yè)銀行的檔案信息化發(fā)展對策。

關(guān)鍵詞：商業(yè)銀行；檔案信息化建設(shè)；企業(yè)數(shù)字檔案館（室）

分類號：G271

TheAnalysisontheInformatizationofArchivesofCommercialBanksWith109CommercialBanksasExamples

LiHaitao，LinKenan

（SchoolofInformationManagement，SunYat-senUniversity，GuangZhou，GuangDong510006）

Abstract：Firstly，basedontheinvestigation，thispaperanalyzesthecurrentsituationoftheinformatizationofarchivesofcommercialbanksinChinafromaspectsoforganizationalmechanismandtalentguarantee，electronicrecordsmanagementsystem，digitalarchivalresources，informatizationplatform.Secondly，itpointsouttheproblemsoftheinformatizationofarchives，suchasorganizationandcoordinationdifficulties，insufficienttalentguarantee，theimperfectelectronicrecordsmanagementsystem，thedifficultiesincarryingoutthesinglesetfilingmanagementofelectronicdocument，andtheslowtransformationofarchivesdatafication.Finally，thestudydrawsontheexperienceofwell-knowncommercialbankssuchasBankofCommunicationsandIndustrialBankintheinformatizationofarchives，andsetscountermeasuresforthedevelopmentoftheinformatizationofarchivesofcommercialbanks，forexample，perfectingtheorganizationalmechanismandtalentguarantee，optimizingthesupplyofelectronicrecordsmanagementsystem，promotingthesinglesetfilingmanagementofelectronicdocument，usingtechnologytoenablearchivaldatadevelopment.

Keywords：CommercialBank；InformatizationofArchives；BusinessDigitalArchives

商業(yè)銀行是從事吸收存款、發(fā)放貸款和其他中間業(yè)務(wù)的營利性金融機(jī)構(gòu)。作為我國銀行體系重要構(gòu)成，商業(yè)銀行包括了國有大型、股份制、城市、農(nóng)村商業(yè)銀行及外資、合資銀行等類型。[1]形成于經(jīng)營管理活動中的商業(yè)銀行檔案包括業(yè)務(wù)（如信貸、會計檔案）、管理（如文書、人事檔案）、科技（如基建、信息技術(shù)檔案）、黨群（如紀(jì)檢檔案）等類型。隨著近年來數(shù)字技術(shù)廣泛應(yīng)用，商業(yè)銀行檔案信息化建設(shè)成為銀行業(yè)數(shù)字轉(zhuǎn)型的重要方向，也是我國檔案信息化建設(shè)的重要組成部分。

檔案信息化建設(shè)是在檔案主管部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃和組織下，全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，改革傳統(tǒng)檔案管理模式，提高檔案收集、管理、利用、服務(wù)的過程。[2]檔案信息化建設(shè)具有如下特點：第一，管理重心轉(zhuǎn)移。由以模擬態(tài)檔案為重心向數(shù)字?jǐn)?shù)據(jù)態(tài)檔案轉(zhuǎn)移，管理含數(shù)字與數(shù)據(jù)化兩個階段。[3]第二，依托軟硬件及人工智能、大數(shù)據(jù)等技術(shù)[4]，注重檔案工作與信息技術(shù)融合。第三，檔案管理利用模式創(chuàng)新，如檔案信息資源整合[5]、共享[6]及利用網(wǎng)絡(luò)化[7]、檔案數(shù)據(jù)開發(fā)[8]、檔案知識服務(wù)等。就實踐層面而言，檔案信息化建設(shè)主要包括基礎(chǔ)設(shè)施、電子檔案管理系統(tǒng)、數(shù)字檔案館（室）、資源、制度、安全及人才建設(shè)等。[9]近年來，國家檔案局“存量數(shù)字化、增量電子化”信息化戰(zhàn)略為銀行業(yè)檔案信息化提供了基本思路。由國家檔案局檔案信息化試點項目（2016年至今）分析可知，電子文件歸檔與電子檔案管理、數(shù)字檔案館（室）建設(shè)、檔案信息資源共享平臺建設(shè)是近年我國檔案信息化建設(shè)的重點。其中交通銀行、中國工商銀行等陸續(xù)獲批為企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理、企業(yè)數(shù)字檔案館（室）試點。為適應(yīng)銀行檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型發(fā)展，銀行業(yè)亟須梳理檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及問題。為此，本研究以我國商業(yè)銀行為“切口”，集中探討了“十四五”時期商業(yè)銀行檔案信息化建設(shè)戰(zhàn)略落實現(xiàn)狀問題及成因，并結(jié)合國家檔案局檔案信息化試點銀行案例探討我國商業(yè)銀行檔案信息化發(fā)展對策。

1文獻(xiàn)綜述

關(guān)于我國銀行業(yè)檔案工作，已有研究指明商業(yè)銀行檔案信息化建設(shè)及數(shù)字轉(zhuǎn)型是提升銀行競爭力的重要手段[10]。部分研究或著眼于行業(yè)檔案信息化概況，或從檔案信息化建設(shè)個案如包商銀行[11]、中國人民銀行支行[12]等入手，指出銀行檔案管理手段落后[13]、信息資源亟待整合[14]等一系列問題，提出了加快檔案信息化步伐[15]、搭建信息資源共享平臺[16]、運(yùn)用計算機(jī)技術(shù)[17]等信息化對策。部分研究結(jié)合如中國農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行[18]、交通銀行[19]、上海農(nóng)村商業(yè)銀行[20]等檔案信息化建設(shè)優(yōu)秀案例，圍繞頂層設(shè)計、制度規(guī)范、信息資源建設(shè)與共享等展開相關(guān)經(jīng)驗探討。綜合來看，現(xiàn)有研究內(nèi)容聚焦檔案管理系統(tǒng)建設(shè)及其與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接，而數(shù)字檔案館（室）、電子文件管理、檔案數(shù)據(jù)化等內(nèi)容較欠缺。研究方法上，多基于案例探討或文獻(xiàn)思辨，針對數(shù)字轉(zhuǎn)型下銀行檔案信息化建設(shè)調(diào)研分析類的研究成果偏少。

2我國商業(yè)銀行檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀調(diào)研

2.1調(diào)研開展

為充分了解我國商業(yè)銀行檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀，2023年12月，本研究圍繞我國109家商業(yè)銀行展開調(diào)研。面向上述銀行總行線上發(fā)放問卷134份，回收有效問卷105份。此外，圍繞檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀、發(fā)展目標(biāo)、重難點，組織機(jī)制、軟硬件設(shè)施、保障體系等主題與中國農(nóng)業(yè)銀行、中信銀行、興業(yè)銀行、深圳農(nóng)村商業(yè)銀行開展線上線下訪談。受調(diào)研銀行（圖1）覆蓋華東、華南、華北、華中、西南、西北、東北地區(qū)五類商業(yè)銀行，包括6家國有大型銀行、7家股份制銀行、49家城市銀行、45家農(nóng)村商業(yè)銀行及2家民營銀行。

2.2我國商業(yè)銀行檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀

本研究結(jié)合《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施條例》《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》《企業(yè)檔案管理規(guī)定》等法律規(guī)范中“信息化建設(shè)”專章的檔案信息化建設(shè)要點和重點任務(wù)，主要從組織機(jī)制與人才保障、檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、信息化平臺建設(shè)四方面梳理了我國商業(yè)銀行檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀。

（1）組織機(jī)制與人才保障

組織架構(gòu)上，近八成銀行以下設(shè)于總行辦公室的檔案處、檔案室或檔案管理中心等部門為核心，統(tǒng)籌推進(jìn)全行檔案信息化建設(shè)。以總行辦公室為核心，橫向上與總行其他部門、條線協(xié)同，具體表現(xiàn)為與其他部門協(xié)同開展檔案移交歸檔、保存等，銀行檔案信息化相關(guān)制度由總行辦公室牽頭，其他部門配合制定修改。縱向上總行與分支行采用“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的垂直管理模式，具體表現(xiàn)為分支行貫徹執(zhí)行總行檔案信息化工作要求，并定期匯報、接受總行定期考核等。

人才隊伍建設(shè)上，調(diào)研發(fā)現(xiàn)商業(yè)銀行檔案工作人員偏少（各總行平均1—3人），約五成人員還兼有印章管理、辦文、保密等職責(zé)。相關(guān)人員以本科學(xué)歷為主（約73.4%），僅1家國有大型銀行配有1名博士學(xué)歷人員。專業(yè)背景上，受調(diào)研銀行中僅11家銀行具有13名圖書情報與檔案管理專業(yè)背景工作人員，其他多為人力資源、金融經(jīng)濟(jì)等專業(yè)，計算機(jī)與軟件系統(tǒng)開發(fā)等技術(shù)專業(yè)背景人員偏少。約65%受調(diào)研銀行已建立包括崗前和日常的培訓(xùn)機(jī)制，培訓(xùn)以課堂講授、實操、現(xiàn)場觀摩為主。

（2）檔案管理系統(tǒng)建設(shè)

銀行金融業(yè)務(wù)線上化推動了傳統(tǒng)檔案管理方式變革。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，某農(nóng)商行分行手工臺賬管理模式已無法適應(yīng)當(dāng)前檔案管理需求，檔案管理系統(tǒng)成為數(shù)字時代高效管理檔案的基礎(chǔ)。70.6%的受調(diào)研銀行通過采購或自主研發(fā)等方式配置了檔案管理系統(tǒng)。結(jié)合受調(diào)研銀行100%紙質(zhì)檔案，83.5%的電子檔案（包括原生電子文件、紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本）形成占比來看，銀行檔案管理系統(tǒng)建設(shè)仍相對滯后于實際檔案管理需求。而就現(xiàn)存銀行檔案管理系統(tǒng)功能而言，除基本的系統(tǒng)維護(hù)、檔案保存功能外，還具備整理（78.1%，含分類、編號、著錄等）、檢索（91.8%，含門類檢索、標(biāo)題檢索、關(guān)聯(lián)檢索等）、統(tǒng)計（78.1%）等功能，檔案備份（49.3%）、編研（24.7%）功能則相對較少。

商業(yè)銀行信息系統(tǒng)按功能可劃分為核心業(yè)務(wù)（如存款、支付結(jié)算系統(tǒng)）、后臺支持（如風(fēng)控平臺、客戶管理系統(tǒng)）、內(nèi)部組織管理（如辦公自動化系統(tǒng)）及渠道服務(wù)系統(tǒng)（如網(wǎng)銀系統(tǒng)）等。[21]部分大中型銀行配置的信息系統(tǒng)多達(dá)百余套。結(jié)合《檔案法實施條例》來看，實現(xiàn)辦公自動化（OA）系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)有效對接，既是電子文件在線歸檔的關(guān)鍵步驟，也是保障電子文件歸檔質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，約三成受調(diào)研銀行實現(xiàn)了至少一個核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對接。目前各行仍在持續(xù)推進(jìn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔接口建設(shè)。各行開展系統(tǒng)對接工作時通常選取使用頻率高且實用效果較好的信息系統(tǒng)，如電子郵件系統(tǒng)、OA系統(tǒng)?；驈奶豳|(zhì)增效需求緊迫的業(yè)務(wù)領(lǐng)域入手，例如交通銀行電子文件歸檔和電子檔案管理試點建設(shè)就結(jié)合運(yùn)營成本，優(yōu)先在打印耗費(fèi)高的授信業(yè)務(wù)檔案開展。[22]

（3）數(shù)字檔案資源建設(shè)

①傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化

第一，“存量檔案數(shù)字化”是目前商業(yè)銀行檔案信息化建設(shè)的基本工作。當(dāng)前69.8%的受調(diào)研銀行正有序推進(jìn)以紙質(zhì)檔案為主，兼顧磁、光、縮微膠片等類檔案的數(shù)字化工作。各行各類檔案數(shù)字化率參差不齊，其中文書檔案較之業(yè)務(wù)類檔案因數(shù)量少且格式規(guī)范，數(shù)字化率較高，某股份制商業(yè)銀行已實現(xiàn)辦公室文書檔案全部數(shù)字化的目標(biāo)。

第二，數(shù)字化方式上，商業(yè)銀行檔案存量大且人力不足，為降本增效多通過外包形式開展檔案數(shù)字化。69.3%的受調(diào)研銀行表示曾采購數(shù)字化外包服務(wù)，其中國有大型及股份制商業(yè)銀行為主要購買主體，與承包方通過合同明確服務(wù)范圍周期及質(zhì)量?？梢灶A(yù)見隨著檔案信息化戰(zhàn)略持續(xù)推進(jìn)及我國檔案服務(wù)行業(yè)規(guī)范發(fā)展，相關(guān)服務(wù)需求將進(jìn)一步釋放。

第三，數(shù)字化技術(shù)指標(biāo)上，參照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》，受調(diào)研銀行檔案數(shù)字掃描分辨率通常為300—600dpi區(qū)間，數(shù)字化成果主要以數(shù)字圖像形式存儲。54%的受調(diào)研銀行尚未開展光學(xué)字符識別（OCR），相應(yīng)檔案信息也僅能通過目錄檢索獲取，全文及語義檢索功能仍待開發(fā)。

②電子文件歸檔

調(diào)研發(fā)現(xiàn)，出于檔案安全、管理成本、制度和技術(shù)完善程度等因素考量，當(dāng)前各商業(yè)銀行普遍采用雙套歸檔，即電子文件需同步歸檔其紙質(zhì)版本，部分銀行表示近年暫無開展電子文件單套歸檔計劃。但從整體來看，銀行業(yè)對單套歸檔的接受度正逐步提高，部分銀行立足國家檔案信息化戰(zhàn)略，探索電子文件單套歸檔路徑。2016—2018年3家商業(yè)銀行參與了國家檔案局電子文件歸檔和電子檔案管理試點（表1）且均通過試點驗收。實踐表明單套管理提高了業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)審批效率，節(jié)省了保管空間，降低了管理成本，驗收效益明顯。

歸檔方式上，各行結(jié)合實際采取了不同舉措，部分銀行因管理制度、流程和技術(shù)手段尚不完善，暫不開展電子文件在線歸檔?；虿捎眉夹g(shù)難度與歸檔效率較低的離線歸檔方式，或允許業(yè)務(wù)文件暫存于各業(yè)務(wù)系統(tǒng)并以“邏輯歸檔”方式管理，即取得系統(tǒng)操作權(quán)限并在檔案管理中提供原則指導(dǎo)。部分銀行檔案部門雖積極通過業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接檔案管理系統(tǒng)推進(jìn)在線歸檔，但人力及研發(fā)投入相對匱乏。

（4）信息化平臺建設(shè)——數(shù)字檔案館（室）

數(shù)字檔案館（室）是以檔案管理系統(tǒng)為基礎(chǔ)的檔案信息集成管理體系[23]，是檔案信息化建設(shè)運(yùn)行的基礎(chǔ)框架。21.1%的受調(diào)研商業(yè)銀行已開展了數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。項目試點上，為形成企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)推廣方案，2018年至今交通銀行、中國工商銀行、招商銀行、興業(yè)銀行、浙商銀行、上海農(nóng)商行、天津農(nóng)商行等獲批為國家檔案局企業(yè)（集團(tuán)）數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點。如交通銀行于2020年已建成具備數(shù)據(jù)采集、檔案交接、整理、鑒定銷毀、線上查借閱、檔案庫房管理等功能的數(shù)字檔案館系統(tǒng)，基本實現(xiàn)了線上全生命周期檔案管理。[24]地方上，依托山東、天津等地數(shù)字檔案室建設(shè)政策，日照銀行、天津銀行積極建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案室。此外，近年浙江、上海等地檔案主管部門推進(jìn)企業(yè)數(shù)字檔案室測評，鼓勵企業(yè)參照《數(shù)字檔案室建設(shè)測評標(biāo)準(zhǔn)》等申報自測，以評促建。如永康銀行、湖州銀行、浙商銀行、桂林銀行、上海農(nóng)商行等分獲浙江、廣西、上?！笆痉稊?shù)字檔案室”的認(rèn)定，建設(shè)成效明顯。

整體上，現(xiàn)階段我國銀行數(shù)字檔案室建設(shè)呈典范引領(lǐng)、扎實推進(jìn)的特征。各地商業(yè)銀行數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型明顯加快，數(shù)字檔案室建設(shè)的積極性、規(guī)范性逐步提高，尤其是實力相對雄厚的國有大型、股份制商業(yè)銀行，以及檔案信息化水平較好的浙江、上海、天津等省市的城、農(nóng)商行。

綜上所述，當(dāng)前技術(shù)轉(zhuǎn)型推動了各類商業(yè)銀行檔案信息化建設(shè)呈現(xiàn)出物理、文件、數(shù)據(jù)等不同管理能級[25]。第一，物理級層次。該類銀行檔案信息化工作尚未開展，強(qiáng)調(diào)檔案“載體”管理，重在維持檔案實體有序。主要存在于小型農(nóng)商行，該類銀行數(shù)字轉(zhuǎn)型規(guī)劃能力不足，管理粗放。目前仍有30.2%的受調(diào)研商業(yè)銀行尚未開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化。第二，文件級層次。該類占受調(diào)研銀行近六成。其中一類尚處于“模數(shù)轉(zhuǎn)換”的檔案信息化建設(shè)初級階段，其檔案信息化工作集中于存量紙質(zhì)檔案數(shù)字化，依托檔案管理系統(tǒng)存管數(shù)字檔案并強(qiáng)調(diào)安全合規(guī)。絕大部分城商、農(nóng)商行屬于此類。另一類銀行側(cè)重原生電子文件管控與內(nèi)容固化，檔案信息化建設(shè)全面開展。以國有大型、股份制商業(yè)銀行和“頭部”城商、農(nóng)商行為主，其聚焦電子文件歸檔、探索電子檔案存管方案，如實現(xiàn)至少一個核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)對接，探索適配電子文件“四性”檢測方案，電子檔案長期安全存取并向單軌單套管理模式轉(zhuǎn)型。第三，數(shù)據(jù)級層次，該能級強(qiáng)調(diào)檔案數(shù)據(jù)“規(guī)則”管理，重在知識組織、發(fā)現(xiàn)與表達(dá)。目前僅少數(shù)受調(diào)研銀行（約5%）達(dá)到該管理能級，檔案信息化建設(shè)深度推進(jìn)。以交通、興業(yè)、上海農(nóng)商等銀行為代表，該類銀行關(guān)注檔案數(shù)據(jù)的組織開發(fā)利用。同時將業(yè)務(wù)規(guī)則或模型作為管理對象，探索新技術(shù)融入檔案數(shù)據(jù)開發(fā)并賦能主干業(yè)務(wù)。

2.3我國商業(yè)銀行檔案信息化建設(shè)不足

（1）組織協(xié)調(diào)困難、人才保障不足

第一，當(dāng)前商業(yè)銀行在檔案信息化建設(shè)中組織協(xié)調(diào)困難，檔案部門推進(jìn)被動。以電子文件歸檔和電子檔案管理為例，當(dāng)前部分銀行尚未實現(xiàn)電子檔案集中統(tǒng)一管理，業(yè)務(wù)檔案數(shù)據(jù)分散于各業(yè)務(wù)系統(tǒng)中，檔案部門多采用“邏輯歸檔”方式管理，檔案部門工作開展受限于業(yè)務(wù)部門。如調(diào)研發(fā)現(xiàn)某農(nóng)商行目前會計檔案主要集中于財會部門自行管理，3年后移交檔案部門。而在該行會計檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中，財會部門未與檔案部門溝通。某股份制銀行也表示其檔案管理與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接工作需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)推動且與業(yè)務(wù)部門反復(fù)溝通后才得以推進(jìn)。

第二，檔案信息化建設(shè)人才匱乏。一是人員數(shù)量不足，難以推進(jìn)檔案信息化工作深度開展。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，由于銀行檔案門類多、數(shù)量大，日常檔案存管和檔案數(shù)字化工作已使現(xiàn)有人員“力不從心”，諸如推進(jìn)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)、檔案數(shù)據(jù)開發(fā)等檔案信息化深度建設(shè)更無力開展。如某銀行表示“總行辦公室兩名檔案管理人員對接30余家省級分行和子公司，按季度定期開會和布置任務(wù)等”“尚無推行單軌單套或檔案數(shù)據(jù)化管理的規(guī)劃”。二是檔案人員素養(yǎng)無法適配檔案信息化發(fā)展要求。當(dāng)前銀行檔案人員兼職、轉(zhuǎn)崗現(xiàn)象普遍，產(chǎn)生了專業(yè)崗位適配度低，人員檔案信息化素養(yǎng)不足等問題。

（2）檔案管理系統(tǒng)建設(shè)待完善

第一，檔案管理系統(tǒng)建設(shè)方面仍有約三成受調(diào)研銀行未配置檔案管理系統(tǒng)。少數(shù)銀行現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)僅用于存管紙質(zhì)檔案的數(shù)字復(fù)制件，功能局限于檔案簡單分類、編輯、目錄檢索等。此外，檔案管理系統(tǒng)“代際銜接”也是難點，部分銀行由于系統(tǒng)格式銜接不力，致使不同時期電子檔案分存于多個檔案管理系統(tǒng)，檔案遷移不順。

第二，業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接檔案管理系統(tǒng)是電子文件歸檔的必要條件。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，紙質(zhì)文件歸檔時業(yè)務(wù)部門囿于保管空間有限，多積極配合定期移交檔案。但對于業(yè)務(wù)與檔案管理系統(tǒng)對接、業(yè)務(wù)電子文件歸檔，部分業(yè)務(wù)部門較“抵觸”，致使各系統(tǒng)自成一體形成“信息孤島”。其原因在于：其一，商業(yè)銀行效益導(dǎo)向與檔案工作效益顯現(xiàn)慢、隱蔽性強(qiáng)的矛盾，導(dǎo)致業(yè)務(wù)部門電子文件歸檔意識薄弱，檔案工作優(yōu)先級較低。其二，電子檔案管理既要符合傳統(tǒng)文件運(yùn)動規(guī)律，也要符合檔案管理系統(tǒng)的功能設(shè)計，其存儲格式、元數(shù)據(jù)采集等管理舉措更為技術(shù)化，無形中增加了文件形成部門負(fù)擔(dān)。其三，業(yè)務(wù)部門存在“備份即歸檔”的誤區(qū)，認(rèn)為業(yè)務(wù)文件及數(shù)據(jù)移交檔案系統(tǒng)的“換手管理”（即數(shù)據(jù)管理權(quán)屬向檔案部門交接）無益于發(fā)揮業(yè)務(wù)文件價值。而在技術(shù)上也存在兩方面問題：第一，檔案管理系統(tǒng)建立滯后于業(yè)務(wù)系統(tǒng)，標(biāo)準(zhǔn)歸檔接口設(shè)計、元數(shù)據(jù)項及捕獲節(jié)點等技術(shù)方案不全。第二，銀行歸檔電子文件具有多機(jī)構(gòu)系統(tǒng)來源、多門類特征，存在業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)異構(gòu)、數(shù)量激增、業(yè)務(wù)文件與元數(shù)據(jù)分屬不同系統(tǒng)等問題，檔案部門無力接收。[26]

整體來看，目前全國各區(qū)域及類型商業(yè)銀行數(shù)字檔案館（室）建設(shè)發(fā)展不均衡問題明顯，相當(dāng)一部分銀行現(xiàn)有數(shù)字檔案資源數(shù)量與質(zhì)量難以支撐數(shù)字檔案室建設(shè)。

（3）電子文檔單軌單套管理開展困難

第一，檔案認(rèn)知障礙。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，商業(yè)銀行就推行“電子文件單軌單套”管理模式仍持審慎態(tài)度。表現(xiàn)為部分銀行“部分審計部門仍以紙質(zhì)檔案作為審計憑證”。部分銀行出于安全管理統(tǒng)籌考量，表示“盡管希望開展單套單軌管理，但需總行系列制度出臺以及檔案主管部門可行性評估后推廣”，同時“驗收和檔案信息安全”等問題也是相關(guān)銀行持觀望態(tài)度的主要原因。

第二，法律及其落地障礙。盡管《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國電子商務(wù)法》以及地方性法規(guī)等明確了符合“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的電子檔案的證據(jù)資格[27]，但我國商業(yè)銀行相關(guān)電子文件立法仍存在結(jié)構(gòu)與內(nèi)容的問題，表現(xiàn)為相關(guān)領(lǐng)域綜合性專項立法供給不足、專業(yè)立法碎片化、地方立法單一化等特點。如《中華人民共和國電子商務(wù)法》雖為銀行領(lǐng)域明確了電子發(fā)票的法律效力，但電子發(fā)票的應(yīng)用、管理規(guī)則，如紙質(zhì)發(fā)票開具主體的變化及電子發(fā)票真實性保障等問題，目前仍在相關(guān)試點項目進(jìn)行探索與逐步確認(rèn)。

第三，技術(shù)障礙。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前大部分商業(yè)銀行電子文檔“四性”保障方案匱乏，元數(shù)據(jù)捕獲及長期存取的配套技術(shù)尚不成熟。如因歸檔接口對接標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)匱乏，實用性差，目前受調(diào)研超七成銀行尚未實現(xiàn)業(yè)務(wù)與檔案管理系統(tǒng)有效對接。多數(shù)受調(diào)研銀行檔案部門尚未出臺配套元數(shù)據(jù)捕獲、歸檔標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，相應(yīng)電子文檔“四性”檢測方案仍不健全。

（4）檔案數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型緩慢

“檔案數(shù)據(jù)化管理”是大數(shù)據(jù)時代檔案信息化發(fā)展的高階階段，通過檔案“數(shù)據(jù)級”顆粒度的收、存、管、用，能夠重新挖掘檔案內(nèi)隱的知識體系，并為生產(chǎn)、科研、決策等提供知識服務(wù)。[28]調(diào)研發(fā)現(xiàn)，目前商業(yè)銀行在向檔案數(shù)據(jù)級管理轉(zhuǎn)型中仍存在不少問題，表現(xiàn)如下：

第一，從檔案數(shù)據(jù)作為“具有檔案屬性的數(shù)據(jù)”的維度[29]分析，檔案數(shù)據(jù)化應(yīng)屬于商業(yè)銀行數(shù)字化轉(zhuǎn)型的部分，但目前各行對檔案數(shù)據(jù)管理關(guān)注度不足。由部分商業(yè)銀行近3年年度報告及《數(shù)字銀行建設(shè)規(guī)劃（2022—2025年）》等文件分析可知，當(dāng)前銀行業(yè)數(shù)字轉(zhuǎn)型以數(shù)據(jù)要素為驅(qū)動，關(guān)注營銷、產(chǎn)品、風(fēng)控等領(lǐng)域數(shù)字化能力建設(shè)，但全行包括數(shù)據(jù)架構(gòu)及標(biāo)準(zhǔn)制定、數(shù)據(jù)治理、數(shù)據(jù)安全等數(shù)據(jù)資源體系建設(shè)中對于數(shù)據(jù)的檔案屬性認(rèn)知不足，缺少面向檔案數(shù)據(jù)的數(shù)字化轉(zhuǎn)型方案。數(shù)字化戰(zhàn)略組織架構(gòu)方面，各行或設(shè)立了數(shù)字化委員會、金融科技、數(shù)據(jù)管理部門，或成立了獨(dú)立運(yùn)作的金融科技子公司，其中檔案部門作用有限?？梢娿y行業(yè)仍將檔案視為歷史記錄而未將其納入數(shù)據(jù)資源范疇。檔案部門融入銀行數(shù)據(jù)治理，發(fā)揮其數(shù)據(jù)資源供給、治理參與主體的職能有待進(jìn)一步完善。

第二，基于檔案數(shù)據(jù)為“數(shù)據(jù)形態(tài)的檔案”[30]的維度分析。檔案管理方面，目前各行檔案管理或重在檔案“載體+內(nèi)容”的實體管理，強(qiáng)調(diào)實體序化與存管，或依托技術(shù)與元數(shù)據(jù)，固化相關(guān)檔案內(nèi)容。而以業(yè)務(wù)規(guī)則或模型本身作為主要管理對象開展檔案“數(shù)據(jù)”級管理的銀行較為鮮見。這與銀行開發(fā)管理主體權(quán)責(zé)劃分不明等原因有關(guān)，如銀行檔案部門尚未理清與業(yè)務(wù)、數(shù)據(jù)管理等部門的管理邊界，某農(nóng)商行辦公室負(fù)責(zé)人表示“在檔案數(shù)據(jù)范圍，檔案與業(yè)務(wù)、技術(shù)部門如何開展存管開發(fā)合作職能劃分等問題未解決前，沒有部門主動推動檔案數(shù)據(jù)化”，從而相應(yīng)的“從業(yè)務(wù)前端推動文本結(jié)構(gòu)化并構(gòu)建本體數(shù)據(jù)集等數(shù)據(jù)化建設(shè)措施也無從談起”。檔案開發(fā)與利用服務(wù)方面，商業(yè)銀行檔案開發(fā)成果主要表現(xiàn)為行史展館、金融展覽、文獻(xiàn)匯編出版等形式，檔案利用集中于行史文化傳承、紅色金融黨建教育、員工辦公查檔輔助等場景。調(diào)研發(fā)現(xiàn)大部分銀行由于前期檔案管理不規(guī)范，如數(shù)字化未開展OCR識別、電子檔案著錄標(biāo)引不規(guī)范、元數(shù)據(jù)采集缺失等，檔案數(shù)據(jù)化組織與開發(fā)受阻，檔案數(shù)據(jù)間的知識挖掘及服務(wù)尚未普遍實現(xiàn)。

3我國商業(yè)銀行檔案信息化建設(shè)對策

本研究通過汲取交通、興業(yè)、中信等銀行檔案信息化建設(shè)的經(jīng)驗，針對不同管理層級商業(yè)銀行提出檔案信息化建設(shè)舉措。

3.1完善檔案信息化組織機(jī)制與人才保障

組織機(jī)制方面，首先可以總行為核心統(tǒng)籌推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。第一，發(fā)揮企業(yè)集團(tuán)黨委領(lǐng)導(dǎo)核心和總攬全局作用。興業(yè)銀行做法值得參考，即依托國家檔案局企業(yè)集團(tuán)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)試點項目，通過總行黨委專項工作將集團(tuán)數(shù)字檔案館建設(shè)列入全行重點建設(shè)項目，為檔案信息化建設(shè)提供組織及資源保障。同時還可組織專班，以《中華人民共和國檔案法》為參照，明確檔案信息化建設(shè)目標(biāo)、研制數(shù)字檔案館建設(shè)方案，為項目實施提供指導(dǎo)。第二，可組建檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組，發(fā)揮統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)議事作用。例如，可參照中信銀行、恒豐銀行做法，由辦公室分管行領(lǐng)導(dǎo)、辦公室負(fù)責(zé)人分任組長、副組長，其他部門和分行負(fù)責(zé)人為成員，統(tǒng)籌推進(jìn)全行檔案信息化工作，通過定期召開檔案工作會議明確階段性目標(biāo)和重點任務(wù)，將檔案工作納入考評等方式，確保全行檔案信息化自上而下有序開展。其次，通過項目驅(qū)動檔案工作組織轉(zhuǎn)型，協(xié)同推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。興業(yè)銀行的“行領(lǐng)導(dǎo)戰(zhàn)略分工+部門職責(zé)交叉設(shè)置”分工機(jī)制值得借鑒。各行可組建“BA（業(yè)務(wù)分析師）+SA（系統(tǒng)分析師）+DA（數(shù)據(jù)分析師）+UE（體驗師）”的技術(shù)協(xié)作組織，并分設(shè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔、電子檔案管理系統(tǒng)等項目小組，優(yōu)化配置人力、財務(wù)、技術(shù)等資源。針對業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件歸檔跨部門協(xié)調(diào)困難，可制定“集中宣貫+逐一對接”“每周通報+考評督導(dǎo)”的工作方案，促使業(yè)務(wù)部門、技術(shù)團(tuán)隊配合檔案部門推進(jìn)業(yè)務(wù)電子文件歸檔。

人才隊伍建設(shè)方面，鑒于超九成的受調(diào)研銀行檔案工作人員不具備圖書情報與檔案管理專業(yè)背景，應(yīng)加強(qiáng)現(xiàn)有銀行檔案人才隊伍建設(shè)，圍繞檔案信息化加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)、實操技能等，形式包括但不限于檔案培訓(xùn)班、業(yè)務(wù)研修班、檔案學(xué)術(shù)會議和學(xué)術(shù)講座等。[31]日常工作中可設(shè)置考核并將檔案信息化納入績效評價體系。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，具有檔案學(xué)專業(yè)背景的檔案管理人員的商業(yè)銀行更為重視檔案信息化建設(shè)，從檔案數(shù)字化、電子文檔管理到數(shù)字檔案館（室）建設(shè)規(guī)劃思路也較為清晰。為此，各行可加強(qiáng)包含檔案學(xué)專業(yè)在內(nèi)的圖書情報與檔案管理學(xué)科專業(yè)人才的引進(jìn)，以滿足數(shù)字檔案館（室）建設(shè)和運(yùn)行需求。

3.2優(yōu)化適配檔案管理系統(tǒng)供給

針對信息化建設(shè)仍處于物理級層次的小型城商、農(nóng)商行，當(dāng)務(wù)之急是優(yōu)化適配檔案管理系統(tǒng)供給。針對紙質(zhì)檔案，為順應(yīng)檔案在線利用、資源共享的趨勢，各行可從形成時間、保存價值、利用需求等維度篩選數(shù)字化優(yōu)先級，推進(jìn)存增量紙質(zhì)檔案數(shù)字化，相關(guān)影像檔案系統(tǒng)應(yīng)與電子檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)籌管理。針對電子檔案，基于檔案全面匯集與規(guī)范存管的考量，應(yīng)盡快搭建檔案管理系統(tǒng)。調(diào)研反饋，該問題主要障礙是：現(xiàn)有市場大部分通用型檔案管理系統(tǒng)產(chǎn)品功能無法有效適配銀行業(yè)務(wù)場景及檔案管理流程。而中小型銀行受限于成本及研發(fā)能力，普遍難以實現(xiàn)自主研發(fā)。為此鑒于安全、成本、業(yè)務(wù)熟悉度等因素，相關(guān)檔案管理等信息系統(tǒng)的研發(fā)可引入“銀行系”金融科技子公司（由銀行機(jī)構(gòu)投資成立的科技公司）的信創(chuàng)產(chǎn)品。例如，調(diào)研發(fā)現(xiàn)已有超200家中小銀行與興業(yè)銀行達(dá)成系統(tǒng)托管合作，以解決檔案工作數(shù)字轉(zhuǎn)型“轉(zhuǎn)不起、轉(zhuǎn)不動”難題；或可采購定制化研發(fā)服務(wù)并結(jié)合自有技術(shù)團(tuán)隊協(xié)作，實現(xiàn)需求導(dǎo)向的成本精準(zhǔn)投入，保障檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用拓展靈活及安全可用。

針對已搭建檔案管理系統(tǒng)的銀行，應(yīng)持續(xù)完善檔案管理系統(tǒng)功能模塊，將建設(shè)數(shù)字檔案館（室）融入全行數(shù)字轉(zhuǎn)型戰(zhàn)略。一方面需持續(xù)優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)的歸檔、鑒定與處置、整理、保存、編研、利用、庫房管理、統(tǒng)計等基本功能。另一方面應(yīng)推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)有效對接，確保業(yè)務(wù)文件應(yīng)歸盡歸。具體實操層面，各行可依據(jù)《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》總體把握數(shù)字檔案室建設(shè)，同時遵循“循序漸進(jìn)，突出重點，先急后緩，先單項后綜合”思路[32]明確目標(biāo)并細(xì)分指標(biāo)。例如，中信銀行通過多期項目采購持續(xù)優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)功能的做法值得借鑒。實施中首先可集中于檔案管理系統(tǒng)建立并配置歸檔、查閱等基本功能；其次可新增音視頻文件管理功能、檔案管理系統(tǒng)對接辦公系統(tǒng)平臺，成熟后可在各分行推廣；最后可進(jìn)一步新增信貸、會計等業(yè)務(wù)系統(tǒng)電子文件線上推送歸檔，優(yōu)化“四性”檢測功能，檔案借閱審批對接全行工作審批流程等。期間還應(yīng)關(guān)注電子檔案備份，可采購電子檔案長期保存軟件等應(yīng)用設(shè)備，逐步規(guī)范電子檔案管理流程。

3.3推進(jìn)電子文檔單軌單套管理

調(diào)研發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前信息化建設(shè)較為成熟的商業(yè)銀行推動電子文檔單軌單套管理的意愿較強(qiáng)，但總體來看，整個商業(yè)銀行業(yè)開展電子文檔單軌單套管理的實踐不多。從國家層面看，2016年至今國家檔案局已通過開展兩批企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點項目積累了一定經(jīng)驗，結(jié)合交通銀行、上海農(nóng)商行、浦發(fā)銀行等試點銀行經(jīng)驗，各行可考慮從以下方面著手：

首先，認(rèn)知層面，隨著商業(yè)銀行前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)普遍推廣，有效對接并保障系統(tǒng)內(nèi)電子文檔源于且存取于系統(tǒng)的單軌單套制管理模式已成為客觀發(fā)展趨勢。商業(yè)銀行檔案人員應(yīng)打破傳統(tǒng)雙軌雙套管理思維局限，迎接并推動該趨勢。其次，具體開展中各行應(yīng)結(jié)合《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T18894—2016）、《電子檔案單套管理一般要求》（DA/T92—2022）等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，完成電子文檔單軌單套管理的相關(guān)部門協(xié)同與流程再造、基礎(chǔ)信息設(shè)施技術(shù)建設(shè)、管理制度配套與人員培訓(xùn)。實施中，各行可從文書、信貸、財會等類檔案入手，檔案管理部門牽頭，與財會、運(yùn)營部門協(xié)同合作小范圍試點，然后再逐步推開。再次，重點解決電子文檔真實完整和長期存取問題。其一是將業(yè)務(wù)文件管理與檔案工作有機(jī)結(jié)合，采用全程管理模式。《金融企業(yè)業(yè)務(wù)檔案管理規(guī)定》指出，業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)有檔案部門參與提出電子文件歸檔管理相關(guān)要求，實施中應(yīng)區(qū)別于以往原則性業(yè)務(wù)指導(dǎo)，強(qiáng)化全程管理的實質(zhì)性指導(dǎo)，如健全元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系、參與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)等。各行業(yè)檔案部門應(yīng)參考《文書類電子文件元數(shù)據(jù)方案》（DA/T46—2009），結(jié)合實際形成適配的《電子文件元數(shù)據(jù)規(guī)范》，確保業(yè)務(wù)系統(tǒng)捕獲電子文件及其元數(shù)據(jù)。二是形成適配的“四性”檢測方案。區(qū)別于業(yè)務(wù)系統(tǒng)的基礎(chǔ)性安全保障要求，基于檔案管理系統(tǒng)電子檔案長期存取的功能定位[33]，配套各行電子文檔管理系統(tǒng)的“四性”檢測方案是關(guān)鍵。各行可參考《文書類電子檔案檢測一般要求》（DA/T70—2018）及業(yè)務(wù)實際，形成包括檢測節(jié)點及流程、檢測模塊及項目、檢測對象與方法等內(nèi)容的“四性”檢測方案。

3.4推動技術(shù)賦能檔案數(shù)據(jù)開發(fā)

第一，推動檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)級開發(fā)。數(shù)據(jù)已成為數(shù)字時代驅(qū)動經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的關(guān)鍵要素。國家數(shù)據(jù)局會同中國人民銀行、金融監(jiān)管總局等印發(fā)的《“數(shù)據(jù)要素×”三年行動計劃（2024—2026年）》為激活金融數(shù)據(jù)潛能提供了發(fā)展規(guī)劃。銀行檔案數(shù)據(jù)資源既具有大數(shù)據(jù)規(guī)模、多元、系統(tǒng)性特點，也因其滯后、穩(wěn)定性與大數(shù)據(jù)實時、動態(tài)性相異。[34]其核心功能應(yīng)為證據(jù)支撐及知識服務(wù)，而非實時評估及市場預(yù)測。因此須以開發(fā)為導(dǎo)向重新認(rèn)識檔案數(shù)據(jù)價值。加工深度方面，停留于載體層面的“模數(shù)轉(zhuǎn)換”開發(fā)模式已無法滿足現(xiàn)階段銀行需要，可通過全文識別、元數(shù)據(jù)采集、建立索引等方式解決計算機(jī)識讀與全文檢索問題。開發(fā)形式方面，應(yīng)立足檔案數(shù)據(jù)內(nèi)容開發(fā)?；跈n案結(jié)構(gòu)化、內(nèi)容標(biāo)注與文本挖掘，從來源聯(lián)系、時間線等維度揭示語義關(guān)聯(lián)并挖掘顯隱性知識，實現(xiàn)檔案增值。

第二，已開展檔案數(shù)據(jù)級管理的商業(yè)銀行可進(jìn)一步探索人工智能、大數(shù)據(jù)等新技術(shù)賦能檔案管理利用。其一，通過新技術(shù)應(yīng)用提升銀行檔案合規(guī)記錄與數(shù)據(jù)資源的功能價值。各行可按照“成本—效益”原則引入新技術(shù)，如搭建AI文檔平臺解決非結(jié)構(gòu)化文檔無法被計算機(jī)解析及處理低效問題，通過構(gòu)建文檔數(shù)據(jù)抽取、智能審核、表格解析等AI能力研發(fā)文檔智能抽取模型，實現(xiàn)文件鑒定、分類、檢索等全流程智能、高效化。還可考慮引入大模型、機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)加強(qiáng)數(shù)據(jù)集標(biāo)注訓(xùn)練，補(bǔ)充現(xiàn)有AI能力，提升文檔處理質(zhì)效。此外，針對近年來應(yīng)用于電子檔案安全保障的區(qū)塊鏈技術(shù)，相關(guān)商業(yè)銀行可考慮引入，以“上鏈”確保檔案數(shù)據(jù)傳輸存儲安全。[35]其二，技術(shù)賦能檔案知識管理。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，興業(yè)等商業(yè)銀行現(xiàn)已搭建集團(tuán)知識管理平臺并支持本行知識問答、智慧決策等服務(wù)?？梢灶A(yù)見未來商業(yè)銀行將形成以“AI+知識圖譜”技術(shù)為主的知識管理新型范式，表現(xiàn)為基于銀行檔案數(shù)據(jù)抽取及語義關(guān)聯(lián)，揭示檔案數(shù)據(jù)隱含知識并形成顯性共享的知識體系，賦能企業(yè)發(fā)展。實施中可通過構(gòu)建文檔標(biāo)簽?zāi)Ｐ妥詣映槿?biāo)簽，從業(yè)務(wù)產(chǎn)品、管理職能等維度構(gòu)建知識標(biāo)簽并形成集團(tuán)知識地圖，應(yīng)用于銀行檔案檢索系統(tǒng)，輔助用戶發(fā)掘隱性知識。還可以依托海量數(shù)字檔案資源開發(fā)企業(yè)知識庫及案例庫，賦能企業(yè)知識識別、存儲、共享、創(chuàng)造。

*本文系2024年國家檔案局科技項目“檔案外包服務(wù)第三方監(jiān)理機(jī)制研究”（項目編號：2024-R-004）、2024年廣東省檔案局科技項目“檔案治理背景下廣東省檔案社會組織參與路徑研究”（項目編號：YDK-338-2024）、2022年廣東省檔案局科研項目“檔案治理視域下的珠三角地區(qū)檔案服務(wù)企業(yè)服務(wù)能效評價參考指標(biāo)體系構(gòu)建及應(yīng)用研究”（項目編號：YDK-290-2022）、企業(yè)委托橫向課題“中國商業(yè)銀行檔案工作發(fā)展調(diào)研”階段性研究成果。

作者貢獻(xiàn)說明

李海濤：確定選題，確定內(nèi)容框架，開展調(diào)研，論文撰寫、修改并最終定稿；林可楠：參與研究框架設(shè)計，整理調(diào)研及網(wǎng)絡(luò)資料，論文撰寫、修改。

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（責(zé)任編輯：馮婧愷張帆）