【摘要】本文分析上海機關事務標準化信息化“兩化融合”現狀，分別從標準化、信息化建設全過程探索融合點和融合方式，提出推動上海機關事務標準化信息化“兩化融合”發(fā)展的對策建議。

【關鍵詞】機關事務；標準化；信息化；兩化融合

【DOI編碼】10.3969/j.issn.1674-4977.2024.06.016

【基金項目】上海市人民政府決策咨詢研究項目機關事務管理專項（2023年）。

Research on the Integration of Standardization and Informatization of Shanghai Government Offices Affairs

ZHANG Zhaocui， MA Na

（Shanghai Institute of Quality and Standardization，Shanghai 200031，China）

Abstract： This paper analyzes the situation for the integration of standardization and informatization in Shanghai government offices affairs， explores the integration points and methods from the entire process of standardization and informatization construction， and proposes countermeasures and suggestions to promote the development of standardization and informatization in Shanghai’s government affairs.

Keywords： government offices affairs； standardization； informatization； integration of standardization and informatization

0引言

近年來，國家機關事務管理局提出“堅持集中統(tǒng)一管理，堅持以標準化、信息化為支撐”的“一體兩翼”發(fā)展思路，并在實踐中得到了充分應用，“兩化融合”成為新時代推進機關事務“一體兩翼”發(fā)展布局的關鍵環(huán)節(jié)[1]。2018年，國家機關事務管理局發(fā)布《關于推進新時代機關事務工作的指導意見》，提出“增強運用互聯網、大數據、云計算、人工智能等新技術能力，推進‘互聯網+’深度融入機關事務工作，理順優(yōu)化職責體系和業(yè)務流程”，開始在業(yè)務流程梳理等機關事務標準化建設過程中融入信息化理念[2]。2021年，《機關事務標準化工作“十四五”規(guī)劃》中，將“標準化信息化深度融合推進工程”列入九項重點工程，探索將人工智能、大數據分析等信息技術應用于機關事務標準研制、實施等工作中。同年，盤錦、無錫等地組織開展標準化信息化“兩化融合”試點建設，探索并積累可復制推廣的機關事務標準化信息化“兩化融合”新模式。機關事務工作涉及黨政機關各種資源的有效配置、使用和監(jiān)管[3]，探索標準化、信息化融合路徑，并將其有效地應用到機關事務領域，從而有效支撐政府治理效能提升，成為上海機關事務工作發(fā)展的新方向。

1上海機關事務標準化信息化“兩化融合”現狀

1.1上海機關事務標準化信息化“兩化融合”實踐

上海自2017年起統(tǒng)籌規(guī)劃、大力推進機關事務標準化建設[4]，并同步開展標準化信息化“兩化融合”創(chuàng)新探索，在信息化標準研制、標準化信息系統(tǒng)、標準化支撐三位一體數字治理格局等方面取得了創(chuàng)新成果。

1）構建“全市一張網”技術、標準保障。從市級層面看，運用標準化理念梳理業(yè)務流程，支撐建設公務用車、辦公用房等機關事務管理和服務應用系統(tǒng)，“智慧機管局”建設開始啟動；從區(qū)級層面看，部分區(qū)在標準化建設過程匯總，建立了資產管理、辦公平臺等信息化系統(tǒng)和標準化體系，在機關事務標準化信息化融合工作中積累了實踐經驗。

2）建設信息化管理標準體系。上海機關事務標準化工作建設伊始，就開始籌劃信息化標準頂層設計，將信息化管理標準子體系設置為上海機關事務標準體系的子體系之一，大力推動信息化標準研制。目前，已發(fā)布實施《市級機關公物倉管理規(guī)范》《公務用車綜合管理系統(tǒng)使用規(guī)范》《市級機關集中辦公點信息系統(tǒng)運行維護技術規(guī)范》《應用開發(fā)數據編目技術規(guī)范》等標準，為相關業(yè)務系統(tǒng)提供管理規(guī)范。

3）標準實施與信息化建設協(xié)同推進。按照關于全面推進城市數字化轉型的要求，積極推進標準化、信息化“兩化融合”建設。制定《市級機關集中辦公點信息系統(tǒng)運行維護技術規(guī)范》標準，整合和優(yōu)化現有數據庫資源，提升數據共享與分析能力，提高了精細化、智能化服務水平。打造后勤管理標準化信息系統(tǒng)，持續(xù)完善機關事務“一網通辦”平臺、“上海后勤”App，以標準化手段為加快形成“一屏觀后勤、一網管事務、一鍵辦業(yè)務”三位一體的數字治理格局提供堅實的技術支撐。

目前，上海機關事務標準化信息化“兩化融合”建設處于發(fā)展階段，存在以下不足：未對信息化標準體系進行系統(tǒng)規(guī)劃，沒有充分發(fā)揮標準化、信息化協(xié)同促進的作用，統(tǒng)籌推進工作機制尚未完善；信息化建設和標準化建設不同步，實踐經驗未完全轉化為標準成果；上海機關事務標準化建設中未能充分融合可視化、大數據等信息化新技術，未建立標準實施和信息數據分析之間的聯通渠道；機關事務信息化系統(tǒng)開發(fā)、數據共享聯通、安全保障體系等方面尚未完善，信息化技術支撐能力不足。

1.2上海機關事務標準化信息化“兩化融合”需求

從標準化、信息化、機關事務三個維度，對機關事務“兩化融合”進行研究，分析上海機關事務主要業(yè)務領域標準化信息化“兩化融合”的需求和對象。

1）資產管理。建立動態(tài)、立體、可視化的資產數據庫，依托虛擬現實、區(qū)塊鏈等技術，建設“虛擬公物倉”資產管理模式，實現資產實時管理、統(tǒng)一調配、快速盤點、動態(tài)分析、可視監(jiān)管。

2）公務用車。依托公務用車管理信息平臺，建立全程線上監(jiān)管和用車服務體系，車輛編制、更新、運行、審批全流程線上處理，搭建實時可視化用車系統(tǒng)，車輛信息、狀態(tài)、用車情況全景呈現，智能規(guī)劃用車時間、路線，線上線下結合，提升監(jiān)管效率和用車體驗。

3）公共機構節(jié)能。將能源管理與互聯網通信、大數據分析相結合，集遠程監(jiān)控、數據分析、能效診斷等功能于一體，通過數字化平臺的開發(fā)建設，全面掌握公共機構能耗數據，提升公共機構能效分析和管理水平，實現能耗數據實時上傳、統(tǒng)計、監(jiān)測、分析、預警。

4）后勤服務監(jiān)管。推動機關后勤服務項目線上審核、合同線上備案，提升服務監(jiān)管效率和功能。探索建設機關后勤服務機構數據庫、第三方滿意度測評數據庫和績效考評數據庫等，推動市、區(qū)兩級數據庫共建共享，實現機關后勤服務工作日常監(jiān)管、考核評價、意見征求等線上辦理，提升機關后勤服務的全過程監(jiān)管效率和水平。餐飲全流程監(jiān)管、追溯，避免食材浪費，實現節(jié)約高效的目標。

5）政府采購。應用大數據、云計算、區(qū)塊鏈、5G等技術，構建包含交易信息、交易主體、專家信息、監(jiān)管信息、信用信息的基礎信息庫，開發(fā)、完善政府采購信息化平臺。招、投、開、評、定全流程線上閉環(huán)管理，提供涵蓋價格分析、供應商綜合評價分析、產品匹配分析等智慧服務。

6）辦公用房管理。完善辦公用房智能管理信息平臺及維修管理系統(tǒng)，實時更新大修改造信息化記錄，優(yōu)化資源分配。分類收集、展示房屋使用、維護情況，實現辦公用房動態(tài)化監(jiān)管。

2上海機關事務標準信息化深化建設研究

2.1標準制修訂階段

在標準制修訂階段，應用信息化技術模型預測標準的預期社會效益和經濟效益，系統(tǒng)分析已有研究基礎，進行必要性、可行性論證；通過數據挖掘和人工智能技術廣泛收集機關事務管理部門、各級相關行政部門、服務保障單位、社會和公眾需求，并融入標準文本中，使標準更具操作性；廣泛征求意見時，應用信息化手段提高意見收集的全面性和反饋效率，通過大數據分析為標準提供分類清晰、反復推敲、可供采納的修改完善意見，更好地指導標準研制。

2.2標準宣貫階段

在標準宣貫階段，分別從宣貫方式、宣貫內容、宣貫組織管理等維度，探索與信息化融合的方式。采用多媒體技術，利用圖像、音頻、視頻等多種載體，通過網絡或移動終端傳遞、共享機關事務標準化信息；在機關事務標準化平臺開發(fā)標準匹配算法，圍繞標準文本建立知識圖譜，包括標準研制背景、法律法規(guī)、文件解讀、實踐案例、相關標準、標準化試點示范、已開展的宣貫培訓等；構建科學的標準宣貫組織體系，通過建立標準體系網、關鍵字云圖等，清晰展示相關機關事務領域標準的聯系，建立良好的相互促進機制，提高標準宣貫效率。

2.3標準組織實施階段

在標準組織實施階段，將機關事務標準規(guī)定的管理、服務流程轉化為視頻、動圖等，通過標準可視化便于工作人員快速掌握標準要求，促進標準實施落地。打破信息孤島，暢通機關事務管理內部業(yè)務部門之間、同級部門單位之間、上下級機關事務管理部門之間的數據傳輸渠道，建立機關事務標準實施信息數據庫，實現與相關信息平臺的標準化數據互通共享。建立標準實施信息收集、總結與分析機制，使用信息化技術對標準實施數據信息進行追溯，統(tǒng)計分析標準實施效果。

2.4標準監(jiān)督管理階段

在標準監(jiān)督管理階段，運用“互聯網+”、大數據有效整合信息資源，實現機關事務標準實施數據可比對、過程可追溯、問題可監(jiān)測，建立風險預判預警機制，防范風險。利用大數據深入挖掘技術，全面實現數據檢索、數據分析和數據可視化展示功能，探索建立機關事務決策分析、監(jiān)督預警、績效評價等應用體系，提升現有數據服務價值能力和數據增值能力，在機關事務標準監(jiān)督管理方面提供支持。暢通機關事務標準社會監(jiān)管渠道，通過門戶網站、手機端、微信端等信息化平臺，收集反饋信息，完善標準監(jiān)督管理體系。加強引導機關事務相關社會機構數據開放和整合，進一步完善機關事務管理部門和社會互動的標準化數據共享和應用機制。

3上海機關事務信息標準化深化建設研究

3.1信息化方案策劃階段

在方案策劃階段，信息化系統(tǒng)的建設規(guī)劃應以標準化理念為前提，通過流程梳理，明確系統(tǒng)各項指標設定、關聯、可視化效果等，有效地保障和促進信息共享。同時，發(fā)揮標準化的協(xié)調作用，構建信息化標準體系，推動形成“有標可依”的機關事務信息化工作模式，保證信息化資源的合理配置和有效利用。加強對機關事務信息化數據的管理，標準化過程應充分考慮機關事務各類業(yè)務數據的編碼、分類、采集、共享等。

3.2信息化系統(tǒng)建設階段

在系統(tǒng)建設階段，需要前置審視機關事務業(yè)務場景設置，分析對象和需求邊界，推動機關事務信息化迭代更新。標準主動嵌入機關事務業(yè)務流程，為后續(xù)運用大數據、人工智能等先進手段實現標準化轉型發(fā)展奠定基礎。加強信息化領域技術研發(fā)、產業(yè)發(fā)展、應用推廣與標準化的統(tǒng)籌協(xié)調，有效發(fā)揮信息化標準對推動信息技術創(chuàng)新和創(chuàng)新成果轉化應用的重要作用。

3.3信息化運營推廣階段

在運營推廣階段，發(fā)揮標準化的復制推廣作用，總結提煉信息化系統(tǒng)建設經驗，并固化形成標準成果，為機關事務信息化工作提供實踐樣本。建立標準化的流程和規(guī)范，確保系統(tǒng)運營的一致性和高效性。針對不同的機關事務業(yè)務系統(tǒng)，流程和規(guī)范應能滿足不同運營需求，并具備一定的靈活性，加強各業(yè)務領域與信息化融合標準的研制，實現各業(yè)務系統(tǒng)之間的互聯互通，促進業(yè)務協(xié)同。

3.4信息化持續(xù)改進階段

在持續(xù)改進階段，發(fā)揮標準化的評價標尺作用，通過標準實施及持續(xù)改進，推動信息化不斷創(chuàng)新、優(yōu)化運營模式，以滿足不斷變化的機關事務管理需求。通過標準實施的實時信息反饋，持續(xù)跟進技術的發(fā)展和變革，促進機關事務信息化系統(tǒng)優(yōu)化，保持與時俱進。對信息化系統(tǒng)安全狀況、數據備份和恢復、數據實時更新、硬件維護等環(huán)節(jié)進行監(jiān)管、評估和改進，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。

4上海機關事務標準化信息化“兩化融合”發(fā)展建議

4.1推進機關事務信息技術創(chuàng)新應用

在上海加快城市數字化轉型背景下，積極推動機關事務領域信息化技術迭代創(chuàng)新，并與標準研制同步進行，發(fā)揮好標準在促進信息化技術升級中的橋梁作用。一是鼓勵移動化、可視化、智能化的新技術在機關事務信息化工作中先試先用，充分體現技術先進、應用廣泛、系統(tǒng)完善的要求，滿足信息化創(chuàng)新發(fā)展的需要，為智慧政府建設提供服務保障。二是堅持統(tǒng)一謀劃、統(tǒng)一部署、統(tǒng)一推進、統(tǒng)一實施，加強信息化各類各層級標準協(xié)調發(fā)展，推進信息化領域技術研發(fā)、產業(yè)發(fā)展、網絡安全、政策規(guī)劃等與標準體系的統(tǒng)籌銜接，增強標準制定、實施與監(jiān)督的系統(tǒng)性和協(xié)調性。

4.2完善信息化標準管理機制

加強管理，持續(xù)完善機關事務信息化標準管理機制。一是加強頂層設計和統(tǒng)籌規(guī)劃，構建機關事務信息化標準體系，用信息化手段固化標準化成果，將工作流程、信息標準、過程控制嵌入業(yè)務信息系統(tǒng)中，充分體現技術先進、應用廣泛、系統(tǒng)完善的要求，滿足信息化創(chuàng)新發(fā)展的需要。二是加強機關事務信息化各類各層級標準協(xié)調發(fā)展，推進信息化領域技術研發(fā)、產業(yè)發(fā)展、網絡安全、政策規(guī)劃等與標準體系的統(tǒng)籌銜接，增強標準制定、實施與監(jiān)督的系統(tǒng)性和協(xié)調性，推動市場主導標準研制，保證信息化技術創(chuàng)新標準成果快速落地。三是鼓勵與相關標準化技術委員會、社會團體、企業(yè)合作，結合機關事務實際，形成“信息化技術應用—標準研制—實施效果評價—標準持續(xù)改進—信息化技術更新”的信息化標準管理機制。

4.3以信息化手段推動機關事務標準實施推廣

多措并舉，通過信息化手段促進標準化宣傳、實施和推廣。一是運用大數據、人工智能等信息化技術手段，對標準實施情況進行跟蹤，收集反饋標準實施效果，圍繞共享共用、去繁從簡、優(yōu)化迭代等要求，實現機關事務向低耗能、高效能發(fā)展。二是開發(fā)相關的標準化評價服務，探索市場化的機關事務信息化標準實施效果評價工作路徑。三是構建機關事務標準化數據管理體系，通過數據采集、分析和挖掘，提高機關事務標準化信息的質量和深度，在決策、評估、監(jiān)督等方面提供支持。

4.4促進信息化平臺建設及安全保障

完善開放型應用場景，融合專業(yè)技術機構、社會團體和相關企業(yè)力量，以標準化理念為基礎，構建開放型機關事務信息化平臺，覆蓋市級、區(qū)級機關事務工作主體，聚焦業(yè)務協(xié)同、數據傳輸、信息共享，實現機關事務信息化建設“全市一張網”，提升機關事務工作智慧化管理水平。信息化平臺風險監(jiān)管機制不斷強化。一是探索應用新型監(jiān)管手段，健全信息化平臺安全監(jiān)管體系，提升安全保障水平。二是統(tǒng)一部署，把機關事務信息化平臺安全監(jiān)管納入相關工作的業(yè)務流程，以及日常監(jiān)督考核及滿意度測評中，落實安全管理責任，持續(xù)推進監(jiān)督檢查工作開展。三是加強對工作人員運用互聯網、大數據、云計算、人工智能等新技術的能力培養(yǎng)，增強全員信息安全意識。

4.5推動上海機關事務標準倉建設

籌劃建設上海機關事務標準化信息服務平臺（標準倉）。一是平臺應對上海機關事務標準化工作規(guī)劃、工作動態(tài)、標準體系、標準成果、政策文件、實踐案例、理論研究等進行全面展示，提供在線閱讀、文件下載、互動交流，促進機關事務標準的信息共享、數據共通和業(yè)務共融。二是各級機關事務管理部門對標準倉進行集中管理、分級授權，對平臺的展示內容進行上傳、審核，保證標準倉內容統(tǒng)一歸集、安全使用。三是設置持續(xù)改進意見窗，收集用戶使用意見反饋，對平臺進行持續(xù)優(yōu)化、改進和升級。

【參考文獻】

[1]趙峰濤.機關事務標準化指引[M].北京：北京大學出版社，2020.

[2]朱萌.技術與制度的變奏：數字化驅動下的機關事務集中統(tǒng)一管理改革：基于N市“智慧機關事務建設”的實踐分析[J].中國行政管理，2022（8）：37-42.

[3]尹利民，丁杰，吳茗.機關事務標準化：理論邏輯、實踐困境與路徑選擇[J].理論與改革，2020（2）：113-121.

[4]曹玉妹，徐亮，蔣旭峰.上海市機關事務標準化實例分析[J].中國標準化，2021（1）：106-111.

【作者簡介】

張召翠，女，1984年出生，高級工程師，研究方向為社會管理和公共服務標準化。

馬娜，女，1976年出生，教授級高級工程師，研究方向為社會管理和公共服務標準化。

（編輯：侯睿琪）