摘 要：員工手冊是企業(yè)內(nèi)部涉及員工切身利益的規(guī)章制度的歸集，是企業(yè)與員工良性互動、構(gòu)建和諧勞動關(guān)系的有效管理工具，也是處理勞動爭議的重要法律依據(jù)。面對日趨嚴格的勞動法律環(huán)境和多發(fā)的勞資矛盾現(xiàn)狀，企業(yè)應樹立現(xiàn)代企業(yè)管理意識，通過審慎制定一份合法、合理的員工手冊管理勞動用工風險。文章對員工手冊的作用、編制原則、內(nèi)容和編制發(fā)布程序進行了論述，期待為企業(yè)制度化高質(zhì)量發(fā)展提供實踐指導。

關(guān)鍵詞：員工手冊 勞動用工風險 現(xiàn)代企業(yè)管理

中圖分類號：F240

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2024）11-031-02

一、引言

當前，中國經(jīng)濟進入增速階段性回落的新常態(tài)時期，增長方式艱難轉(zhuǎn)型，改革進入深水區(qū)，我國企業(yè)勞動關(guān)系領(lǐng)域也出現(xiàn)了一系列新變化。首先，在全面推進依法治國大背景下，企業(yè)正面臨一個逐步嚴格的勞動法律環(huán)境。全國人大及其常委會頒布了勞動法、勞動合同法等多部勞動法律，國務院及其行政部門也頒布了一系列勞動行政法規(guī)和規(guī)章，我國已建立起較為完備的中國特色勞動法律制度體系;其次，勞動者利益訴求多元化、維權(quán)意識增強。隨著人民對美好生活的追求越來越強烈，人們的利益訴求也越來越多元化，勞動者維權(quán)意識越來越強，勞資矛盾呈現(xiàn)高發(fā)、多發(fā)態(tài)勢。

經(jīng)濟新常態(tài)下構(gòu)建和諧勞動關(guān)系，樹立合規(guī)意識、完善用工管理制度，才是企業(yè)長遠發(fā)展的內(nèi)在邏輯。員工手冊作為企業(yè)用工管理規(guī)章制度的典型，其制定與發(fā)布已成為現(xiàn)代企業(yè)管理必不可少的一環(huán)。本文對員工手冊的作用、編制原則和內(nèi)容以及編制發(fā)布程序進行了論述，有助于企業(yè)更加深刻地認識員工手冊，并為員工手冊的合規(guī)建設(shè)提供一定的理論指導和經(jīng)驗借鑒。

二、員工手冊的作用

（一）員工在企業(yè)的行動指南

員工手冊是員工入職后收到的第一份制度文件，是企業(yè)規(guī)章制度、企業(yè)文化的濃縮，可幫助員工快速了解企業(yè)、統(tǒng)一價值觀、知悉并遵守公司的規(guī)章制度、有序開展日常工作。

（二）現(xiàn)代企業(yè)管理工具

雇主通過對勞動過程進行全面精細的管理和控制，減少勞動過程中的不確定性（Braverman，1974）;案例研究表明，雇主通過制定符合現(xiàn)行法律制度的規(guī)章，加強工廠的守法形象宣傳，并教育工人嚴格遵守規(guī)章制度，使規(guī)章制度成為雇主維持生產(chǎn)秩序的重要工具（趙波，2020）。員工手冊作為勞動過程管理規(guī)章制度的典型，通過培養(yǎng)管理者和員工的守法意識，提供合規(guī)管理規(guī)則及流程指引，降低生產(chǎn)運營中的不確定性，幫助企業(yè)提質(zhì)降本增效。

（三）防范勞動用工風險

首先，員工手冊是企業(yè)對自身合規(guī)管理的自我約束，教育管理者在員工手冊規(guī)則范圍內(nèi)實施經(jīng)營管理是企業(yè)防范勞動用工風險的首要屏障;其次，員工手冊有助于促進勞動關(guān)系雙方的溝通理解，研究表明，工人可以依據(jù)規(guī)章與管理者就勞動過程中出現(xiàn)的異議進行討價還價，從而將工人從團結(jié)的集體變成原子化的個體，減少集體性勞動糾紛出現(xiàn)的概率（趙波，2020）;最后，員工手冊已逐漸成為勞動爭議案件處理的重要依據(jù)，最高人民法院《關(guān)于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》規(guī)定，通過民主程序制定的規(guī)章制度，不違反國家法律、行政法規(guī)及政策規(guī)定，并已向勞動者公示的，可以作為人民法院審理勞動爭議案件的依據(jù)。勞動爭議案件高發(fā)的當下，具有法律效力的員工手冊成為企業(yè)防范勞動用工風險的最后一道屏障。

（四）企業(yè)文化的載體和延伸

員工手冊承載著企業(yè)的精神文化、制度文化和行為文化，是企業(yè)文化和企業(yè)形象在內(nèi)的“實”的展示，并通過具體的行為規(guī)則進一步深化和細化，有助于形成企業(yè)內(nèi)部員工統(tǒng)一的價值觀和共同的語言行為體系，激發(fā)員工的企業(yè)認同感和歸屬感。

三、員工手冊的編制原則

員工手冊要切實發(fā)揮前述作用，編制過程中務必遵循實用性、合法性原則。

（一）實用性

為便于員工遵守執(zhí)行，手冊內(nèi)容應且只應記載員工“關(guān)乎己”的內(nèi)容，即與員工日常工作密切相關(guān)、出現(xiàn)頻次高、員工關(guān)心的內(nèi)容，切忌“大而全”“面面俱到”“照搬照抄國家已有的法律法規(guī)”;同時，精簡的員工手冊也便于員工攜帶，隨時閱讀，時時參照。

（二）合法性

首先，員工手冊要做到主體合法。實踐中可能存在制定頒布主體為某一部門（無法代表企業(yè)意志）或者子公司使用母公司員工手冊的情形（根據(jù)《中華人民共和國勞動合同法》第四條和《最高人民法院關(guān)于審理勞動爭議案件適用法律若干問題的解釋》第十九條規(guī)定可推出：母公司的規(guī)章制度非經(jīng)轉(zhuǎn)化程序（含民主議定和公示或告知程序），并不當然適用于子公司），可能影響其在勞動爭議處理中的法律效力。其次，員工手冊要做到內(nèi)容合法。員工手冊中違背國家法律法規(guī)規(guī)定的條款，不具有法律效力，無法對員工產(chǎn)生約束力，也無法作為勞動爭議案件審理的依據(jù);此外，員工手冊內(nèi)容應公平合理，主要包含以下方面：第一，與勞動過程相關(guān)、不超越勞動管理范疇。第二，條款不存在過于嚴苛減損勞動者利益的情形。第三，結(jié)合行業(yè)特性確保處罰與行為嚴重性之間梯度適配（楊雯，2021）。第四，員工手冊編制要做到程序合法。根據(jù)《勞動合同法》第四條規(guī)定，企業(yè)在制定、修改員工手冊時，在確保內(nèi)容合法前提下，還應履行民主程序、向勞動者公示，程序合法是賦予員工手冊法律效力的又一充分必要條件。

四、員工手冊的內(nèi)容

員工手冊的基本內(nèi)容一般包含企業(yè)簡介、企業(yè)文化、職業(yè)準則與行為規(guī)范、人力資源各項程序指南、獎懲機制、員工關(guān)系與溝通、附則七個模塊，此外，企業(yè)也可以根據(jù)自身實際需要增加模塊，如行政管理制度，安全、環(huán)保、消防、職業(yè)健康相關(guān)內(nèi)容。

（一）企業(yè)簡介和企業(yè)文化

企業(yè)簡介和企業(yè)文化分別從硬件實力和文化軟實力兩個維度向員工展示企業(yè)。其中企業(yè)簡介可包括企業(yè)基本概況、行業(yè)地位、產(chǎn)品領(lǐng)域、技術(shù)創(chuàng)新、資質(zhì)體系等，企業(yè)文化一般是指組織內(nèi)部共享的價值觀、理念、宗旨等。

（二）職業(yè)準則與行為規(guī)范

企業(yè)通過宣貫員工應具備的職業(yè)準則和共同行為，降低生產(chǎn)運營中的不確定性，從而控制風險。職業(yè)準則與行為規(guī)范是企業(yè)對員工最基本的規(guī)范和要求，也是每個員工承擔工作責任的必備素質(zhì)，一般包括職業(yè)道德規(guī)范及行為準則、禮儀儀表、勞動紀律、廉潔紀律、辦公用品管理、信息安全管理、保密義務等。

（三）人力資源各項程序指南

包括員工入轉(zhuǎn)調(diào)離流程及須知、勞動合同管理、考勤與休假、培訓、考核與發(fā)展、薪酬與福利等。本模塊內(nèi)容企業(yè)一般會在具體制度中進行詳細規(guī)定，考慮部分內(nèi)容可能跟隨情境發(fā)生變化，以及企業(yè)保密的需要，遵循實用性原則，建議員工手冊中僅呈現(xiàn)原則性規(guī)定及應知應會，具體細則按相關(guān)辦法執(zhí)行。

（四）獎懲機制

本模塊是對職業(yè)準則與行為規(guī)范內(nèi)容的細化和延伸，通過正負激勵方式對共同行為實施引導和強化。獎勵部分可明確獎項類型及設(shè)置獎項的初衷，具體細則按相關(guān)辦法執(zhí)行;懲罰條款的實施往往伴隨著勞動爭議風險，建議在內(nèi)容合法的原則下謹慎設(shè)置，分級設(shè)計避免不教而誅，細化描述確保有理有據(jù)。例如，可根據(jù)情節(jié)嚴重程度，將違紀情形作“一般違紀”“較重違紀”“嚴重違紀”等不同層級區(qū)分，對應不同的懲罰條款。每種違紀情形的描述能量化的盡量量化，不能量化的盡量細化，尤其對于涉及企業(yè)單方面解除勞動合同的員工“嚴重違紀”情形，通過細化量化描述，避免勞動爭議。此外，應明確處罰程序，如設(shè)置專門委員會對處罰結(jié)果進行審定，形成《違紀處罰單》由被處罰人簽字確認，對違紀證據(jù)及《違紀處罰單》統(tǒng)一歸檔保存。

（五）員工關(guān)系與溝通

疏大于堵，建立良好的溝通渠道是企業(yè)柔性管理的體現(xiàn)，也是構(gòu)建和諧勞動關(guān)系的前提。企業(yè)通過搭建班前會、工會、信訪工作小組、勞動爭議調(diào)解委員會等渠道，為勞動關(guān)系雙方提供友好協(xié)商的機會和平臺，最大程度保障制度平等互利，防范化解勞動爭議風險。

（六）附則

旨在明確手冊的制定、修改、解釋權(quán)歸屬，說明未盡事宜參照的管理制度，強調(diào)手冊的法律效力，最后可附上員工手冊簽收回執(zhí)頁，作為員工手冊已公示告知的依據(jù)。

五、員工手冊編制發(fā)布程序

員工手冊的編制發(fā)布是一項系統(tǒng)工程，需要調(diào)動公司各部門主動參與、提前精細策劃并嚴格按計劃推進。此外，員工手冊編制時應履行民主程序，發(fā)布后應履行公示告知程序，并就程序履行過程實施證據(jù)固定，確保員工手冊的法律效力。

（一）高層牽頭成立項目組

員工手冊的編制發(fā)布涉及部門多，時間跨度長，協(xié)調(diào)難度大。為確保項目順利推進，建議由企業(yè)高層擔任項目負責人，人力資源部聯(lián)合各相關(guān)單位負責人成立專項工作小組共同推進。

（二）內(nèi)部意見征求修改

項目組擬定的員工手冊（草案）征求企業(yè)法務、黨群等相關(guān)部門意見進行修改，并提交項目負責人進一步審核完善，形成員工手冊（征求意見稿）。

（三）民主程序

員工手冊（征求意見稿）提交企業(yè)職工代表大會/全體職工審議，根據(jù)職工建議修改形成員工手冊（建議稿），企業(yè)代表與職工代表就建議稿進行進一步平等協(xié)商，經(jīng)職工代表大會/全體職工半數(shù)以上表決同意形成員工手冊（定稿）。企業(yè)應注意形成并保存好《職工代表大會審議員工手冊的決議》。

（四）公示告知程序

為確保全體員工知悉并遵守員工手冊規(guī)定，切實發(fā)揮員工手冊的管理功能，企業(yè)可將員工手冊電子版在內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)進行公示，同時下發(fā)印刷版（注意保留員工的簽收回執(zhí)原件），并組織員工手冊的內(nèi)部宣貫培訓（注意保留培訓簽到材料），完成公示告知程序。

六、結(jié)語

通過員工手冊管理勞動用工風險不失為企業(yè)提質(zhì)增效的良方，有必要引起企業(yè)的高度重視。審慎制定一份合法、合理的員工手冊，并隨著勞動法律環(huán)境和企業(yè)發(fā)展需要不斷更新完善，是全面推進依法治企、構(gòu)建現(xiàn)代企業(yè)管理制度的內(nèi)在要求，也是完善中國特色現(xiàn)代企業(yè)制度、防范化解勞動用工風險、構(gòu)建和諧勞動關(guān)系、推動企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的重要舉措。

參考文獻：

[1] 楊雯.理解員工手冊內(nèi)容的合理性[J].人力資源，2021（01）：76-77.

[2] 趙波.“以法之名”：企業(yè)勞動關(guān)系管理中的制度化策略[J].中國人力資源開發(fā)，2020，37（02）：104-113.

（責編：賈偉）

[作者簡介：姚麗華，碩士研究生，中級經(jīng)濟師，研究方向：人力資源管理。]