摘 要：事業(yè)單位在我國(guó)公共服務(wù)業(yè)中占據(jù)著重要地位，為我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展作出了突出貢獻(xiàn)。作為事業(yè)單位管理工作中的重要組成部分，檔案管理對(duì)事業(yè)單位的健康穩(wěn)定發(fā)展起到了重要作用。事業(yè)單位隨著業(yè)務(wù)量的不斷擴(kuò)大，各類檔案資料數(shù)量呈現(xiàn)井噴式增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)海量檔案的及時(shí)處理，各種弊端展露出來(lái)。隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，各項(xiàng)成熟的信息技術(shù)被事業(yè)單位應(yīng)用于各部門日常事務(wù)當(dāng)中，檔案管理部門廣泛采用電子檔案管理取代了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式。電子檔案的應(yīng)用有效提高了檔案管理的效率，減輕了檔案管理部門的工作負(fù)擔(dān)，是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。但是，在當(dāng)前事業(yè)單位電子檔案管理中還存在較多問(wèn)題，文章通過(guò)對(duì)加強(qiáng)事業(yè)單位電子檔案管理相關(guān)辦法展開(kāi)探討，以促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量及效率的提高。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；電子檔案；管理策略

中圖分類號(hào)：G271;D630.1 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

我國(guó)事業(yè)單位是社會(huì)公共服務(wù)業(yè)的重要組成部分，肩負(fù)著為人民提供文化、醫(yī)療、教育等各類公共服務(wù)的重任。事業(yè)單位的存在和健康發(fā)展，對(duì)維護(hù)社會(huì)穩(wěn)定、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、提升民生福祉等方面具有重要意義。事業(yè)單位為社會(huì)穩(wěn)定和公平提供了有力的保障，有效促進(jìn)了社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展和創(chuàng)新能力的提高，為廣大人民提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，提高了人民的生活滿意度。由此可見(jiàn)，事業(yè)單位在我國(guó)社會(huì)發(fā)展中占據(jù)著重要地位。

作為事業(yè)單位管理工作中的重要環(huán)節(jié)之一，檔案管理工作尤為重要。鑒于事業(yè)單位肩負(fù)的重任，其服務(wù)內(nèi)容包括醫(yī)療、文化、教育等諸多方面，所產(chǎn)生的檔案資料數(shù)據(jù)每天都在快速積累，海量的檔案信息已經(jīng)不是傳統(tǒng)紙質(zhì)管理模式所能勝任。隨著信息技術(shù)的成熟及廣泛應(yīng)用，電子檔案管理已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案管理的主要方式。

一、電子檔案管理概述及特點(diǎn)

電子檔案是在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的基礎(chǔ)上，將紙質(zhì)文檔、圖表通過(guò)數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案。電子檔案管理就是利用信息技術(shù)對(duì)電子檔案開(kāi)展管理的模式。它具有如下幾個(gè)特點(diǎn)：

1.檔案信息處理效率快速

電子檔案是將原有紙質(zhì)資料、圖表通過(guò)掃描儀等設(shè)備進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)化后導(dǎo)入計(jì)算機(jī)，通過(guò)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用程序分類整理后歸檔。相對(duì)于傳統(tǒng)人工處理方式有更高效的處理效率，能夠有效提高檔案管理的工作效率，節(jié)約了大量的人力及時(shí)間成本。

2.查閱、傳遞檔案資料更為快捷

紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案后，經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)處理形成目錄，自動(dòng)劃分檔案類型。在需要查閱檔案時(shí)，只需要通過(guò)文獻(xiàn)檢索，輸入相應(yīng)關(guān)鍵字，就能快速完成查找。檔案資料在不同部門傳遞時(shí)，可以通過(guò)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)快速送達(dá)，精準(zhǔn)快速，節(jié)省大量時(shí)間。

3.存儲(chǔ)量大，安全穩(wěn)定

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)，需要占據(jù)大量空間，且對(duì)存儲(chǔ)條件有嚴(yán)格的要求，以防因環(huán)境變化導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的破損或丟失。電子檔案在計(jì)算機(jī)、云空間存儲(chǔ)，空間大且安全穩(wěn)定，可長(zhǎng)期保存，節(jié)省事業(yè)單位大量空間。

4.有效提高了檔案的利用率

檔案的價(jià)值是通過(guò)利用來(lái)體現(xiàn)的，具體表現(xiàn)為用戶希望通過(guò)調(diào)閱、復(fù)印等方式獲取所需的資料或者文獻(xiàn)。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在查詢、傳遞環(huán)節(jié)需要耗費(fèi)大量時(shí)間以及人力，無(wú)法及時(shí)滿足用戶需求，導(dǎo)致檔案利用率的下降，影響了檔案價(jià)值的體現(xiàn)。電子檔案可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，讓用戶不受時(shí)間、空間限制，通過(guò)快速檢索查找并獲取所需資料，有效提高了檔案的利用率，彰顯了檔案的價(jià)值。

5.有利于檔案資料及時(shí)更新和補(bǔ)充

事業(yè)單位的檔案隨著時(shí)間的推移，需要不斷更新和補(bǔ)充。傳統(tǒng)檔案管理在檔案內(nèi)容更新和補(bǔ)充時(shí)需要投入大量的人力及時(shí)間，并需要翻閱原有檔案資料實(shí)施操作，流程煩瑣且耗時(shí)長(zhǎng)。電子檔案在內(nèi)容補(bǔ)充和更新時(shí)，只需要通過(guò)計(jì)算機(jī)調(diào)閱后對(duì)原有電子文檔補(bǔ)充、修改即可，方便快捷，避免了人力資源的浪費(fèi)。

6.有效提高檔案管理人員的工作效率

檔案管理是一項(xiàng)內(nèi)容煩瑣且需要工作人員耐心細(xì)致的工作，對(duì)管理人員而言，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力。電子檔案管理模式的出現(xiàn)，有效提高了檔案工作人員的工作效率，擺脫了繁重的工作負(fù)擔(dān)，讓檔案管理人員能夠有更多的時(shí)間參加培訓(xùn)，以提高各項(xiàng)業(yè)務(wù)能力。

通過(guò)以上電子檔案管理的特點(diǎn)不難看出，電子檔案具有存儲(chǔ)量大且安全穩(wěn)定、方便快捷以及節(jié)約大量人力、物力，能夠有效提高檔案資源利用率等諸多優(yōu)點(diǎn)。因此，事業(yè)單位檔案管理中實(shí)現(xiàn)電子檔案管理模式，相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式有無(wú)可比擬的優(yōu)勢(shì)，是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

隨著信息技術(shù)的日益成熟，在事業(yè)單位管理中廣泛應(yīng)用了OA辦公自動(dòng)化、MIS信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了整體辦公自動(dòng)化。在事業(yè)單位管理體系信息化建設(shè)過(guò)程中，由于諸多因素的影響，電子檔案管理模式的構(gòu)建及使用中還存在不少問(wèn)題亟須解決。

二、事業(yè)單位電子檔案管理存在的問(wèn)題

1.加大對(duì)電子檔案管理的重視程度

事業(yè)單位在管理現(xiàn)代化建設(shè)過(guò)程中，對(duì)檔案管理部門重視程度不足，重點(diǎn)表現(xiàn)在資金和人員投入上相對(duì)較少，導(dǎo)致在電子檔案管理中信息化建設(shè)相對(duì)其他部門較為落后。信息化建設(shè)需要大量的軟硬件投入及相關(guān)專業(yè)人員的加入，缺少足夠的資金投入無(wú)法滿足軟硬件的配備，而專業(yè)人員的缺失更會(huì)阻礙電子檔案管理工作的順利開(kāi)展。

2.檔案管理制度不完善，電子檔案管理工作缺乏規(guī)范性及合理性

完善的管理制度是保證工作順利開(kāi)展及取得良好效果的基礎(chǔ)，也是工作人員開(kāi)展工作的依據(jù)。電子檔案管理是信息化時(shí)代的產(chǎn)物，需要借助計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等信息化手段完成，如果沒(méi)有規(guī)范、合理、科學(xué)的管理制度，雖然會(huì)帶來(lái)較高的工作效率，同時(shí)也會(huì)帶來(lái)一定的安全風(fēng)險(xiǎn)。例如，電子檔案在存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)移過(guò)程中經(jīng)常會(huì)利用移動(dòng)硬盤，如果沒(méi)有制度要求，就容易出現(xiàn)硬盤隨處亂放甚至丟失的情況，可能會(huì)導(dǎo)致存儲(chǔ)數(shù)據(jù)被盜用、泄露及篡改，對(duì)事業(yè)單位的公信力產(chǎn)生極為惡劣的影響。

3.電子檔案管理人員專業(yè)水平及素質(zhì)亟待提高

電子檔案是對(duì)原有紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換、分類、歸檔，需要相關(guān)的工作人員同時(shí)具備檔案專業(yè)和計(jì)算機(jī)兩項(xiàng)基本技能，其專業(yè)水準(zhǔn)直接關(guān)系到工作效率的高低。事業(yè)單位對(duì)電子檔案管理投入不足，導(dǎo)致人員專業(yè)培訓(xùn)有所欠缺，相當(dāng)一部分檔案管理人員無(wú)法勝任信息化檔案管理崗位，對(duì)電子檔案操作不熟練，在工作中出現(xiàn)人為的工作失誤，會(huì)讓電子檔案的工作效率大打折扣。

4.電子檔案存在一定的安全隱患

作為信息化時(shí)代的科技成果，電子檔案嚴(yán)重依賴網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)和設(shè)備設(shè)施會(huì)帶來(lái)一定的安全隱患。如果事業(yè)單位在網(wǎng)絡(luò)建設(shè)過(guò)程中沒(méi)有設(shè)立有效的安全保護(hù)措施，電子檔案資料極易遭到不法分子的盜取的篡改，會(huì)給事業(yè)單位名譽(yù)造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。

三、事業(yè)單位電子檔案管理質(zhì)量提升的路徑

1.加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的重視，增加資金投入

為了保障電子檔案管理工作順利開(kāi)展，事業(yè)單位要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的重視程度，投入充足的資金以配備相關(guān)的軟硬件設(shè)備設(shè)施，為電子檔案管理工作奠定扎實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。除了基本設(shè)施的投入，還要對(duì)電子檔案管理工作人員予以重視，提高薪資和福利待遇，避免工作人員流失，確保工作團(tuán)隊(duì)的穩(wěn)定。

2.構(gòu)建完善的管理制度，切實(shí)提升電子檔案歸檔制度的科學(xué)性與合理性

為了推進(jìn)事業(yè)單位電子檔案工作安全、有序開(kāi)展，應(yīng)完善管理制度，保障檔案管理人員遵從制度操作，保障電子檔案的完整性和真實(shí)性。因此，制度應(yīng)滲透到收集、歸檔、管理以及保管等各個(gè)環(huán)節(jié)，提升電子檔案管理的規(guī)范性。在整理電子檔案時(shí)，應(yīng)按照整理的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展，電子檔案應(yīng)按照標(biāo)準(zhǔn)接收、存儲(chǔ)等，確保電子檔案信息的有效性和完整性。除了信息整理和歸檔外，有效的制度也能促使工作人員保持責(zé)任心，可以將電子檔案管理人員的工作結(jié)果與績(jī)效掛鉤，促使相關(guān)人員在工作過(guò)程中保持專注，從而提升管理質(zhì)量。

在電子檔案形成和構(gòu)建中，需要嚴(yán)格遵守國(guó)家制定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和格式，尤其是規(guī)范不同電子檔案的相關(guān)接收和存儲(chǔ)，應(yīng)關(guān)注各種載體和標(biāo)準(zhǔn)。重視對(duì)電子檔案相關(guān)背景、元數(shù)據(jù)的統(tǒng)一保存，目的是保證電子檔案信息的完整性與全面性。

合理的管理機(jī)制是保證各項(xiàng)管理工作順利開(kāi)展以及取得預(yù)期效果的重要手段，事業(yè)單位電子檔案管理工作同樣如此。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身管理工作中的實(shí)際需求及相關(guān)規(guī)定中的內(nèi)容對(duì)電子檔案管理機(jī)制重新構(gòu)建，在管理機(jī)制中需要明確說(shuō)明電子檔案文件制作、審核、歸檔以及后期管理等內(nèi)容及具體要求，為工作人員及管理人員實(shí)際工作提供依據(jù)和支持，進(jìn)而保證電子檔案管理工作有條不紊地開(kāi)展。制定相應(yīng)的監(jiān)督管理機(jī)制，通過(guò)制度約束管理人員的工作行為，避免工作過(guò)程中出現(xiàn)僥幸或者敷衍了事的情況。與此同時(shí)，可以實(shí)行責(zé)任制度，劃分電子檔案管理工作的內(nèi)容責(zé)任，將管理工作落實(shí)到每個(gè)人，提升電子檔案管理工作的實(shí)效，為事業(yè)單位后續(xù)工作的開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.提升管理人員的綜合素質(zhì)，重視人才教育與培養(yǎng)，建設(shè)復(fù)合型管理隊(duì)伍

想要提升事業(yè)單位電子檔案管理工作質(zhì)量，就一定要提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。可以聘請(qǐng)專門的電子檔案管理人員開(kāi)展檔案管理工作，還可以對(duì)內(nèi)部人員開(kāi)展理論知識(shí)與實(shí)踐技能的培訓(xùn)，確保所有檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提升。同時(shí)，還要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的職業(yè)道德培訓(xùn)，促使所有人員能依照規(guī)章制度開(kāi)展工作。在部分檔案管理人員的認(rèn)知中，檔案管理工作簡(jiǎn)單且枯燥，對(duì)工作影響較小。但如果信息丟失就會(huì)產(chǎn)生很嚴(yán)重的負(fù)面影響，因而應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)工作人員的認(rèn)知，促使他們能更高質(zhì)量地完成工作。為了確保電子檔案的安全性，還要定期維護(hù)，檢查電腦等設(shè)備的相關(guān)功能，避免錄入過(guò)程中出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失。為了降低意外發(fā)生率，應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)備份保存。為了降低風(fēng)險(xiǎn)，電子檔案管理人員還要采用技術(shù)手段和制度規(guī)定來(lái)避免其他人查詢和修改檔案資料，從而提升信息的安全性。

鑒于電子檔案的專業(yè)性以及管理內(nèi)容的復(fù)雜性，需要重視實(shí)踐指導(dǎo)作用，積累經(jīng)驗(yàn)，防止出現(xiàn)頻繁的人員流動(dòng)，目的是維護(hù)電子檔案管理工作的可持續(xù)開(kāi)展。另外，檔案管理人員要積極學(xué)習(xí)，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，注重職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的信息技術(shù)，提升自身的綜合素質(zhì)，以更好地適應(yīng)電子檔案管理發(fā)展的需要。

一是重視人才選拔。在實(shí)際選拔過(guò)程中需要對(duì)應(yīng)聘人員的專業(yè)知識(shí)、管理經(jīng)驗(yàn)以及綜合素質(zhì)等考量，選擇專業(yè)性強(qiáng)、有責(zé)任心、熱愛(ài)檔案事業(yè)的人員加入管理團(tuán)隊(duì)，充實(shí)隊(duì)伍力量；二是加強(qiáng)培訓(xùn)。人員正式上崗前需要做好崗前培訓(xùn)工作，使其了解和掌握事業(yè)單位電子檔案管理現(xiàn)狀及要求等，能有效提高工作效率。在后期實(shí)際管理過(guò)程中同樣需要做好專業(yè)培訓(xùn)工作，幫助檔案管理人員學(xué)習(xí)新興技術(shù)及管理方法，提高專業(yè)水平，能夠?qū)⑿录夹g(shù)及方法應(yīng)用至電子檔案管理工作中，提升管理效率和效果；三是提高從業(yè)人員的薪酬待遇。針對(duì)檔案管理人員流動(dòng)性較強(qiáng)的問(wèn)題，事業(yè)單位需要根據(jù)經(jīng)濟(jì)情況合理調(diào)整檔案管理人員的薪資待遇，保證其工作量與收益成正比。同時(shí)，要加強(qiáng)對(duì)檔案從業(yè)人員的人文關(guān)懷，給予關(guān)心和幫助，增強(qiáng)他們的歸屬感，有利于檔案管理工作順利開(kāi)展。

4.構(gòu)建嚴(yán)謹(jǐn)?shù)碾娮訖n案保管體系，確保檔案完整性和安全性

為了確保電子檔案歸檔的安全問(wèn)題，事業(yè)單位要構(gòu)建嚴(yán)謹(jǐn)?shù)碾娮訖n案保管體系。首先，要保證電子檔案保管載體的質(zhì)量和安全，避免因使用不合格的載體造成的電子檔案損失；其次，要注意電子檔案保管環(huán)境安全，避免因環(huán)境受到污染或濕度、溫度的變化而造成的檔案損毀；最后，設(shè)立完善的安全訪問(wèn)體系，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防火墻設(shè)置，避免網(wǎng)絡(luò)病毒侵害，工作人員要定期對(duì)計(jì)算機(jī)展開(kāi)病毒查殺，定期檢查電子檔案是否完整，避免出現(xiàn)檔案系統(tǒng)被入侵或電子檔案被盜取等情況。

電子檔案安全保護(hù)工作應(yīng)作為一項(xiàng)日常工作，定期升級(jí)、維護(hù)辦公軟件以及檢修電腦硬件，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)采取合理措施及時(shí)處理。在相關(guān)信息及數(shù)據(jù)傳輸或者輸入完成后需要及時(shí)保存，避免出現(xiàn)信息丟失。應(yīng)充分重視網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，在實(shí)際建設(shè)過(guò)程中可以合理應(yīng)用一些新興技術(shù)，更好地提升網(wǎng)絡(luò)安全性，減少病毒及黑客入侵的概率，為電子檔案完整性及保密性提供更多的保障。

四、結(jié)束語(yǔ)

電子檔案管理工作的順利開(kāi)展可以有效提高事業(yè)單位的檔案管理工作效率，減少因人為因素出現(xiàn)的工作失誤，提升檔案信息查詢、轉(zhuǎn)交的速度。電子檔案是信息化時(shí)代的產(chǎn)物，在事業(yè)單位電子檔案管理工作進(jìn)程中，還存在著一些問(wèn)題，諸如資金投入不足、工作人員缺乏專業(yè)技能培訓(xùn)、在管理制度上還有待完善，這些問(wèn)題都對(duì)事業(yè)單位電子檔案管理工作的順利開(kāi)展產(chǎn)生了不良影響。因此，事業(yè)單位要從領(lǐng)導(dǎo)層重視電子檔案管理工作，加大資金和人員的投入，完善相關(guān)管理制度，對(duì)工作人員開(kāi)展技能培訓(xùn)，注重電子檔案安全問(wèn)題，降低電子檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，確保電子檔案的完整性和保密性，進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理工作的整體效率。

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作者單位：中共菏澤市紀(jì)委監(jiān)委清菏園管理服務(wù)中心

作者簡(jiǎn)介：侯燕（1977—），女，漢族，山東菏澤人，本科，館員，研究方向：檔案管理。