摘 要：全面落實(shí)國(guó)家關(guān)于檔案工作的部署要求，積極推進(jìn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)數(shù)字化檔案建設(shè)，促進(jìn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案資源的高效利用，越來(lái)越得到醫(yī)療領(lǐng)域的廣泛認(rèn)同。推行檔案管理信息化不僅能夠節(jié)省存量檔案資源占用空間，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的多元共享，為醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作的規(guī)范、創(chuàng)新發(fā)展提供科學(xué)路徑。因此，大力推進(jìn)醫(yī)療檔案信息化管理十分必要。文章詳述了醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要性和必要性以及所面臨的挑戰(zhàn)和解決方案，目標(biāo)是推動(dòng)醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院的健康發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；醫(yī)院；檔案管理；信息化

中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

醫(yī)院的管理運(yùn)作依賴于其檔案管理的質(zhì)量，同時(shí)也是評(píng)估醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理能力的關(guān)鍵指標(biāo)。醫(yī)院檔案管理主要負(fù)責(zé)收集并管理醫(yī)院的各種業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、人員信息、財(cái)政狀況及人力資源等各類管理信息，旨在確保所有相關(guān)信息完整且精確，從而有助于各部門的工作順暢推進(jìn)。除了記載醫(yī)院的發(fā)展歷程外，它還是醫(yī)院未來(lái)發(fā)展決策的重要參考點(diǎn)，是推動(dòng)醫(yī)院發(fā)展的關(guān)鍵元素之一。此外，由于醫(yī)療行業(yè)涉及復(fù)雜多樣的實(shí)際操作和嚴(yán)謹(jǐn)要求，在處理眾多患者的病歷時(shí)需要考慮的問(wèn)題繁雜多樣，醫(yī)院檔案是詳細(xì)記錄每位病患情況的主要措施，這種臨床經(jīng)驗(yàn)的累積能顯著提升整個(gè)醫(yī)院的診療水準(zhǔn)，并且也能為醫(yī)學(xué)研究帶來(lái)有利的啟示。所以，醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的意義遠(yuǎn)不只是醫(yī)院內(nèi)務(wù)管理，還深刻關(guān)系醫(yī)院的長(zhǎng)久進(jìn)步。

一、醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的必要性和重要意義

1.提高醫(yī)院的管理水平

隨著我國(guó)社會(huì)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都在不斷推進(jìn)信息化進(jìn)程，醫(yī)院規(guī)模也在不斷擴(kuò)大。傳統(tǒng)的檔案管理方式已無(wú)法滿足醫(yī)院發(fā)展的需求。因此，必須充分認(rèn)識(shí)信息化建設(shè)的重要性，提高醫(yī)院檔案管理工作效率和質(zhì)量。目前，我國(guó)許多醫(yī)院已加快了檔案信息化建設(shè)進(jìn)度，使檔案管理更加系統(tǒng)化與科學(xué)化，并在檔案信息支持下調(diào)整創(chuàng)新醫(yī)療服務(wù)模式，提高醫(yī)療服務(wù)效率和質(zhì)量。同時(shí)，計(jì)算機(jī)圖像處理技術(shù)進(jìn)步為醫(yī)學(xué)影像信息系統(tǒng)建設(shè)提供技術(shù)支持，簡(jiǎn)化流程管理，促進(jìn)醫(yī)院服務(wù)平臺(tái)建設(shè)。檔案信息化建設(shè)不僅能夠加強(qiáng)醫(yī)院管理，還可以優(yōu)化完善醫(yī)院各流程，提高工作效率以及服務(wù)水平能力，提升患者醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量。

2.適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的實(shí)際需求

醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理信息化建設(shè)不僅是為了醫(yī)院運(yùn)營(yíng)的需求，還是一種適應(yīng)社會(huì)需要和社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)的關(guān)鍵路徑，在某種程度上有助于提升社會(huì)的整體生產(chǎn)力，并且數(shù)據(jù)化的構(gòu)建在醫(yī)療機(jī)構(gòu)網(wǎng)絡(luò)化治理過(guò)程中扮演著關(guān)鍵角色，作為患者快速服務(wù)的核心信息源泉。另外，電腦網(wǎng)絡(luò)科技具備強(qiáng)大的互動(dòng)功能，使得醫(yī)療機(jī)構(gòu)的全方位數(shù)字化得到強(qiáng)有力的支持，一些傳統(tǒng)的手工操作程序都能借助機(jī)器來(lái)完成。例如，當(dāng)病人接受診斷治療的時(shí)候，只需用人工方式辦理患者的預(yù)約與付款手續(xù)，而其他諸如檢驗(yàn)、化驗(yàn)、診療等各階段的信息可以利用患者支付費(fèi)用后獲得的健康卡來(lái)自動(dòng)記載并傳遞，極大地減輕了資料搜集的工作量。同時(shí)，也給查找和領(lǐng)取報(bào)告帶來(lái)了方便，從而顯著地增強(qiáng)了醫(yī)療機(jī)構(gòu)的運(yùn)作效能。

3.有效提升檔案管理人員的素質(zhì)

醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案數(shù)字化提高了檔案管理工作的效能，對(duì)于檔案管理人員的專業(yè)能力提出了更高要求。首先，檔案管理人員必須具有專業(yè)的操作技巧、優(yōu)秀的職場(chǎng)品德與倫理觀念，以保障工作標(biāo)準(zhǔn)化開展；其次，作為一項(xiàng)繁復(fù)且重要的任務(wù)，除了工作責(zé)任外，還需要增強(qiáng)服務(wù)理念，提升綜合素質(zhì)，以便推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作順利開展；再次，信息化的構(gòu)建是一個(gè)廣泛而持久的項(xiàng)目，不能忽視工作人員內(nèi)心的力量，還要增強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)及其操作技術(shù)；最后，由于這項(xiàng)工作包含許多環(huán)節(jié)，在執(zhí)行過(guò)程中需要特別關(guān)注每個(gè)細(xì)微之處，始終保有積極工作的態(tài)度，提高檔案管理的工作效率和質(zhì)量。

二、醫(yī)院檔案信息化建設(shè)存在的問(wèn)題和難點(diǎn)

1.信息化建設(shè)未得到院領(lǐng)導(dǎo)重視

為了推動(dòng)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的信息化進(jìn)程并實(shí)現(xiàn)其持續(xù)發(fā)展，必須由領(lǐng)導(dǎo)層積極介入，明確管理目標(biāo)和核心要點(diǎn)，以便指導(dǎo)員工理解和接受醫(yī)療機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)，確保信息技術(shù)能夠高效融入診療服務(wù)以及整個(gè)機(jī)構(gòu)的管理中，從而提高整個(gè)醫(yī)院的工作效率。并且，還可以幫助醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層迅速做出科學(xué)、合理的決策，促進(jìn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的信息化建設(shè)。但是，現(xiàn)實(shí)情況卻是大多數(shù)醫(yī)院的工作焦點(diǎn)集中于疾病診療方面，把病歷資料管理工作視為輔助性的后勤任務(wù)。當(dāng)醫(yī)院的信息化建設(shè)不斷發(fā)展，再加上臨床和行政部門對(duì)于醫(yī)院信息系統(tǒng)的需求越來(lái)越復(fù)雜時(shí)，病歷信息數(shù)字化已經(jīng)成為醫(yī)療工作的必要組成部分，而不是單純的后勤支持功能。

2.對(duì)外協(xié)調(diào)工作復(fù)雜

醫(yī)院的信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜工程，要求醫(yī)務(wù)人員及其他部門之間的緊密合作，并由醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)監(jiān)督實(shí)施，以便實(shí)現(xiàn)最佳的效果。唯有通過(guò)醫(yī)務(wù)團(tuán)隊(duì)和各部門的全面投入，才能夠充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用，從而提高醫(yī)療機(jī)構(gòu)的管理效率和診療質(zhì)量。然而，隨著系統(tǒng)的推廣應(yīng)用，檔案室面臨著諸多挑戰(zhàn)，必須平衡各科室的需求，花費(fèi)大量時(shí)間和精力去解決各種問(wèn)題，甚至可能徒勞無(wú)功。這種狀況逐漸削弱了檔案管理人員推行新系統(tǒng)上線的熱情和決心。作為一名負(fù)責(zé)記錄信息的檔案工作人員，其主要職責(zé)是遵循規(guī)定流程，確保檔案信息的安全性和保密性。這意味著他們?cè)谔幚硎虑橹靶璜@得上級(jí)批準(zhǔn)，包括訪問(wèn)敏感的數(shù)據(jù)或信息以及更新軟件的功能等。由于嚴(yán)格遵守規(guī)則，有時(shí)會(huì)給其他人留下一種印象——利用檔案信息困難，使得醫(yī)院檔案管理部門在年終考核中的評(píng)分通常較低。

3.信息化人才匱乏

作為一門跨領(lǐng)域的專業(yè)，醫(yī)院檔案管理信息化要求檔案管理人員不僅具備軟件和硬件技術(shù)操作能力，還需要一定的醫(yī)學(xué)知識(shí)。然而，在現(xiàn)有的檔案管理員工構(gòu)成中，僅有少數(shù)人員來(lái)自檔案管理學(xué)領(lǐng)域，其余皆為工程類教育背景，滿足檔案信息化所需的人員數(shù)量極度匱乏，從而影響醫(yī)院檔案部門工作的全面與高效執(zhí)行。通過(guò)對(duì)部分醫(yī)院檔案管理信息化的調(diào)研之后發(fā)現(xiàn)，檔案工作在基礎(chǔ)建設(shè)方面參差不齊，但更多的問(wèn)題出現(xiàn)在專職檔案管理員身上。

事實(shí)上，雖然很多單位對(duì)于檔案工作還是給予了一定的重視，無(wú)論在人力還是物力上面都花了很多工夫，但是檔案資源管理信息化方面取得的成效卻不盡如人意。其主要原因就是因?yàn)槿鄙賹I(yè)的信息化管理人才。很多單位配備了檔案管理的計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)和掃描儀等，部分單位還購(gòu)買了檔案管理軟件，但是絕大部分檔案室的專職管理員長(zhǎng)期習(xí)慣原始的手工保管和處理紙質(zhì)的檔案資料，對(duì)于如何利用信息化手段將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子信息檔案如何利用信息化手段去保管、利用都缺乏相關(guān)的專業(yè)知識(shí)。

正是因?yàn)閷I(yè)的信息管理人員的缺失，所以當(dāng)前很多部門的檔案工作無(wú)法將這些信息化基礎(chǔ)設(shè)施最大化地利用，導(dǎo)致檔案管理的信息化處于“聽得到，用不著”的尷尬境地。因此，從長(zhǎng)遠(yuǎn)的角度來(lái)看，要完全改變傳統(tǒng)的檔案處理方式是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，而具有信息化專業(yè)技術(shù)水平的人才將是未來(lái)檔案工作信息化必不可少的推進(jìn)者。

4.缺乏明確的科室建設(shè)制度和標(biāo)準(zhǔn)

盡管醫(yī)院檔案管理人員承擔(dān)著繁重的任務(wù)，但因?yàn)槿狈m當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)制度，工作主動(dòng)性和對(duì)工作的熱情受到一定程度的影響，對(duì)檔案管理工作來(lái)說(shuō)是不利的。檔案管理人員沒有足夠的動(dòng)力投入自我提升的學(xué)習(xí)中，如技能培訓(xùn)、軟件開發(fā)或系統(tǒng)優(yōu)化等方面，甚至有些檔案管理人員仍然無(wú)法獨(dú)自解決有關(guān)服務(wù)器、路由器、防火墻及數(shù)據(jù)存儲(chǔ)等硬件設(shè)施的基本調(diào)試和設(shè)置問(wèn)題，一旦出現(xiàn)困難，只能尋求外部支持來(lái)解決問(wèn)題。至于深入了解日益嚴(yán)重的網(wǎng)絡(luò)安全挑戰(zhàn)或者鉆研數(shù)據(jù)庫(kù)管理的更高層面，更是遙不可及的目標(biāo)了。

5.難以準(zhǔn)確把控采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)

在開展醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，醫(yī)療機(jī)構(gòu)如何掌握和應(yīng)用信息技術(shù)的細(xì)節(jié)成為一項(xiàng)挑戰(zhàn)。為了防止采用過(guò)時(shí)的技術(shù)，醫(yī)院會(huì)盡可能地挑選在資金預(yù)算內(nèi)最先進(jìn)的技術(shù)和產(chǎn)品，但由于缺乏廠商的支持，使得一些具體的招標(biāo)要求難以制定。目前，主要是先從政府采購(gòu)合同供應(yīng)清單里選擇商品，然后參考其他同級(jí)醫(yī)院在網(wǎng)絡(luò)上公布的招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)參數(shù)。如果不能符合這些條件的話，就需要花費(fèi)大量時(shí)間去了解各種技術(shù)信息并考察實(shí)例。即使這樣，還是存在引入供應(yīng)商技術(shù)參數(shù)不合要求的風(fēng)險(xiǎn)。所以，檔案管理人員試圖減少購(gòu)買信息化設(shè)備的風(fēng)險(xiǎn)，卻降低了工作的效率，阻礙了檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。

6.難以有效保障檔案管理信息化建設(shè)資金

檔案信息化建設(shè)需要單位投入一定的資金、人力等必要的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，盡管一些單位逐漸意識(shí)到了檔案信息化管理的重要性，但是由于資金、專業(yè)技術(shù)人員不足等問(wèn)題導(dǎo)致信息化建設(shè)難以全面開展。資金投入不足問(wèn)題尤為明顯。充足的資金投入是檔案信息化建設(shè)的根本保障，信息化建設(shè)需要有快速的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、必要的計(jì) 算機(jī)設(shè)備、打印機(jī)及掃描儀等現(xiàn)代辦公設(shè)備，而單位缺乏充足的資金投入勢(shì)必會(huì)影響檔案信息化建設(shè)。對(duì)基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，其開展檔案信息化建設(shè)需要耗費(fèi)相當(dāng)一部分資金，然而該投資在短期內(nèi)不會(huì)產(chǎn)生明顯的收益，導(dǎo)致部分醫(yī)院對(duì)開展檔案管理信息化建設(shè)存有疑慮。依據(jù)二級(jí)甲等醫(yī)院評(píng)定標(biāo)準(zhǔn)，年度業(yè)務(wù)營(yíng)收中至少應(yīng)有1%用于信息化建設(shè)?？紤]到單位的具體情況，在過(guò)去的5年里，醫(yī)院的信息化支出占比約為0.4%，只能勉強(qiáng)滿足日常運(yùn)營(yíng)需求。現(xiàn)階段，與其他同級(jí)醫(yī)院相比，基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)在檔案信息化建設(shè)方面已經(jīng)嚴(yán)重滯后。

三、加強(qiáng)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的具體建議

1.醫(yī)院要進(jìn)一步明確檔案信息化建設(shè)的基本原則

在開展醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，醫(yī)院全體員工需要深刻理解并執(zhí)行以下幾條關(guān)鍵的基本準(zhǔn)則。首先，是保障安全的原則。醫(yī)院需要確立整套檔案管理安全機(jī)制，實(shí)施必要的保護(hù)策略。例如，確認(rèn)電腦防火墻是否啟用，是否有裝載專門的反病毒防護(hù)工具，有沒有妥善停用可能影響系統(tǒng)穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議等，這些是在醫(yī)院檔案管理信息化進(jìn)程中不可或缺的考量點(diǎn)；其次，經(jīng)濟(jì)效益也是一項(xiàng)重要原則。由于信息化建設(shè)是一個(gè)持續(xù)的過(guò)程，需要一定的經(jīng)費(fèi)支持，但醫(yī)院可用的資源有限，有必要深入研究信息化建設(shè)過(guò)程中每個(gè)環(huán)節(jié)所需的費(fèi)用，以實(shí)現(xiàn)合理的預(yù)算管控，提高資金的使用效率，進(jìn)而推動(dòng)檔案信息化與智能化的同步發(fā)展；最后，全方位管理原則也同樣至關(guān)重要，意味著醫(yī)院在建立檔案信息化管理體系時(shí)，不能僅僅關(guān)注各類檔案信息的存儲(chǔ)和處理，還應(yīng)該著眼于如何方便用戶查詢、傳遞和使用檔案資料，確保檔案管理系統(tǒng)的實(shí)際應(yīng)用效果和潛在價(jià)值。

2.醫(yī)院要進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理方式

一旦檔案信息化建設(shè)初見成效，就必須指派專門的人員來(lái)執(zhí)行檔案信息化管理任務(wù)。檔案工作人員需要掌握相關(guān)的檔案處理技巧與技能，深入理解各科室的特點(diǎn)及其系統(tǒng)架構(gòu)，以協(xié)助各部門工作順利推進(jìn)。同時(shí)，在電力中斷或?yàn)?zāi)難突發(fā)時(shí)能夠迅速反應(yīng)，保障醫(yī)院檔案信息化管理系統(tǒng)能夠正常運(yùn)行。此外，在實(shí)施檔案管理過(guò)程中，還需建立一套規(guī)范化的操作流程，采用科學(xué)、合理的方法，使得檔案管理人員能夠遵循保密性和真實(shí)性的準(zhǔn)則，根據(jù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)的需求綜合管理各類資料，保證檔案管理的高效性和準(zhǔn)確度，推動(dòng)醫(yī)療行業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)進(jìn)步。

3.醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要高度重視和把握檔案管理工作重點(diǎn)

為了實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)明確檔案管理部門的工作核心要點(diǎn)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，幫助檔案工作人員正確地理解醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要性，確保信息技術(shù)能夠成功應(yīng)用于醫(yī)院的工作流程及全局管理中。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案部門的具體情況，明確崗位職責(zé)，把檔案管理工作和其他后勤服務(wù)工作區(qū)分開，逐漸使檔案部門成為醫(yī)學(xué)科技部門的一部分，以確保醫(yī)院檔案部門的運(yùn)作可以順利實(shí)施，滿足日常檔案管理任務(wù)的需求。

4.明確檔案管理信息化建設(shè)的目標(biāo)，并制定全局策略

對(duì)基層醫(yī)療機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，信息化建設(shè)的總方針應(yīng)該是追求地區(qū)內(nèi)的領(lǐng)先地位，建立具有本地特點(diǎn)的數(shù)字醫(yī)療中心。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)將其檔案信息化項(xiàng)目融入機(jī)構(gòu)的發(fā)展計(jì)劃中，并在信息化建設(shè)過(guò)程中依據(jù)自身的財(cái)務(wù)狀況和管理能力來(lái)設(shè)定合理的全面戰(zhàn)略及逐步執(zhí)行計(jì)劃，并明確每個(gè)階段預(yù)期的成果及其完成的時(shí)間表，以此作為推動(dòng)檔案信息化長(zhǎng)期穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)。

5.招募專業(yè)人才擴(kuò)充檔案管理信息化建設(shè)團(tuán)隊(duì)

醫(yī)院需要增強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)團(tuán)隊(duì)的支持力度，加大信息化建設(shè)中設(shè)備設(shè)施以及工作人員培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)的投入力度，優(yōu)化檔案管理信息化建設(shè)所需設(shè)備設(shè)施，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力。聚焦醫(yī)院數(shù)字化檔案管理人員的培育與招聘，創(chuàng)建全面且有效的檔案管理人員成長(zhǎng)政策和機(jī)制支持。細(xì)化醫(yī)院檔案管理人員招聘標(biāo)準(zhǔn)，并設(shè)定針對(duì)性強(qiáng)的獎(jiǎng)勵(lì)措施。同時(shí)，還應(yīng)注重醫(yī)院檔案管理人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，并將理論知識(shí)轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)際技能。

6.采取集中的購(gòu)買方式

醫(yī)院需要考慮檔案工作的獨(dú)特性，可以通過(guò)整合相關(guān)的購(gòu)買資源，采取集中的購(gòu)買方式。一是能夠更好地掌控供貨商的管理；二是對(duì)采購(gòu)資金有更全面的掌握；三是可以吸取其他醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的成功經(jīng)驗(yàn)，防止錯(cuò)誤決策和路徑依賴，降低或消除投資損失的可能性，從而提升檔案管理信息化建設(shè)效果。

四、總結(jié)

隨著互聯(lián)網(wǎng)科技的進(jìn)步，醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型是一個(gè)不可避免的過(guò)程。對(duì)于醫(yī)院而言，數(shù)據(jù)中心作為一個(gè)關(guān)鍵部分對(duì)整個(gè)醫(yī)療體系的影響至關(guān)重大，其構(gòu)建方式與管理的精度決定了醫(yī)院的現(xiàn)代化水準(zhǔn)。因此，應(yīng)積極解決信息化建設(shè)過(guò)程中的系列問(wèn)題，積極推進(jìn)數(shù)字化進(jìn)程并增強(qiáng)檔案資源的使用效果。為了達(dá)到這個(gè)目的，醫(yī)院要有明確的目標(biāo)導(dǎo)向，加強(qiáng)對(duì)檔案管理數(shù)字化的認(rèn)識(shí)，并投入足夠的資金。此外，還需要建立一支專業(yè)的知識(shí)型管理團(tuán)隊(duì)，保證檔案管理信息化建設(shè)的延續(xù)性和可持續(xù)性，有效助力醫(yī)療行業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展。

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作者單位：河南省平頂山市第三人民醫(yī)院

作者簡(jiǎn)介：劉廣娟（1979—），女，漢族，河南魯山人，本科，中級(jí)，研究方向：檔案管理。