摘 要：事業(yè)單位在檔案管理改革過程中要明確具體方向，整合事業(yè)單位的各種資源，找到信息化環(huán)境下檔案管理改革的突破口，穩(wěn)步推進(jìn)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。信息化時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理理念、方法、途徑、工具等均發(fā)生顯著改變，數(shù)字化、智慧化、共享化思維逐步深入檔案管理工作。信息化與檔案管理的深度融合為檔案管理改革提供了動(dòng)能，在實(shí)踐中，應(yīng)建立與數(shù)字檔案建設(shè)和服務(wù)相匹配的檔案管理規(guī)范、制度，夯實(shí)檔案信息化管理基礎(chǔ)，探索檔案管理新路徑。

關(guān)鍵詞：信息化；事業(yè)單位；檔案管理；高質(zhì)量發(fā)展

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

信息化時(shí)代，對(duì)事業(yè)單位檔案管理提出了新的要求?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確指出，隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等信息技術(shù)的不斷發(fā)展，使檔案工作的內(nèi)部環(huán)境和內(nèi)容發(fā)生了巨大變化，迫切需要檔案管理部門在理念、方法和模式上大膽創(chuàng)新，積極推進(jìn)檔案智能化升級(jí)和數(shù)字化轉(zhuǎn)型，有效解決制約檔案工作高質(zhì)量開展的瓶頸和問題。

一、信息化環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理改革的路徑

1.科技創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)事業(yè)單位高質(zhì)量開展檔案管理工作

以新科技革命為代表的新質(zhì)生產(chǎn)力為信息環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理改革和高質(zhì)量發(fā)展提供了新機(jī)遇。事業(yè)單位高質(zhì)量開展檔案管理工作需要?jiǎng)?chuàng)新驅(qū)動(dòng)?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確指出，在檔案工作中要廣泛運(yùn)用新一代信息技術(shù)，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)和數(shù)字化。新時(shí)期，以人工智能技術(shù)為代表的新技術(shù)與檔案管理工作展開了深度融合，技術(shù)加持深刻改變了事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理模式，催生了新業(yè)態(tài)、新手段和新模式。一方面，事業(yè)單位在發(fā)展過程中形成的檔案資源類型越來越多樣，載體越來越多元，數(shù)據(jù)規(guī)模越來越龐大，為新一代信息技術(shù)與事業(yè)單位檔案管理的深度融合提供了多樣化的實(shí)踐場(chǎng)景，也形成了龐大的數(shù)據(jù)根基。在信息技術(shù)加持下，事業(yè)單位檔案管理流程模式和業(yè)態(tài)發(fā)生了深刻變化，也推動(dòng)了事業(yè)單位檔案管理邁入了新階段；另一方面，技術(shù)創(chuàng)新也帶來了一系列問題，要求事業(yè)單位在檔案管理中應(yīng)主動(dòng)應(yīng)對(duì)技術(shù)變革帶來的信息安全問題、技術(shù)引進(jìn)問題、人才培養(yǎng)問題，只有解決好這些問題，才能夠充分發(fā)揮科技創(chuàng)新的真實(shí)價(jià)值，進(jìn)而更好地推動(dòng)事業(yè)單位檔案高質(zhì)量發(fā)展。

2.強(qiáng)化公共服務(wù)導(dǎo)向，提高檔案服務(wù)水平

在信息化環(huán)境下，事業(yè)單位檔案管理改革不僅要關(guān)注自身建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展，還要始終堅(jiān)持以人為本理念，強(qiáng)化公共服務(wù)導(dǎo)向，充分發(fā)揮事業(yè)單位檔案信息的獨(dú)特價(jià)值。面對(duì)信息化環(huán)境和新一輪科技革命產(chǎn)生的影響，事業(yè)單位急需大膽創(chuàng)新管理模式。一方面，提升事業(yè)單位檔案公共服務(wù)供給質(zhì)量。加快構(gòu)建以公共服務(wù)為主導(dǎo)方向的服務(wù)體系，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案公共服務(wù)模式，借助大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)對(duì)單位檔案信息資源實(shí)行整合和加工，剔除無效數(shù)據(jù)，減少無效供給，進(jìn)一步提升供給質(zhì)量。實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息供給與用戶需求的有機(jī)匹配；另一方面，提升事業(yè)單位檔案公共服務(wù)供給要素質(zhì)量。從數(shù)字設(shè)備引入、數(shù)據(jù)資源整合、檔案人才隊(duì)伍建設(shè)等多個(gè)角度出發(fā)，實(shí)現(xiàn)多重生產(chǎn)要素的有機(jī)整合，為事業(yè)單位提高檔案服務(wù)水平創(chuàng)造有利條件。

3.依托新質(zhì)生產(chǎn)力優(yōu)化檔案服務(wù)發(fā)展要素

新質(zhì)生產(chǎn)力能夠?qū)崿F(xiàn)創(chuàng)新要素的有機(jī)整合，促進(jìn)要素創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)，進(jìn)而培育出新優(yōu)勢(shì)、新動(dòng)能和新業(yè)態(tài)。事業(yè)單位在管理改革過程中應(yīng)充分發(fā)揮新質(zhì)生產(chǎn)力的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)，為檔案服務(wù)發(fā)展凝聚新要素，開辟新賽道，形成新優(yōu)勢(shì)。

一是通過技術(shù)賦能對(duì)檔案服務(wù)流程實(shí)施優(yōu)化和完善。一方面，新質(zhì)生產(chǎn)力能夠?yàn)槭聵I(yè)單位檔案公共服務(wù)提供高素質(zhì)的人才支持和高質(zhì)量的檔案信息資源。高素質(zhì)的人才意味著具備扎實(shí)的檔案信息知識(shí)，能夠熟練地運(yùn)用各種數(shù)字信息技術(shù)，對(duì)海量檔案信息資源整合和挖掘，為事業(yè)單位檔案高質(zhì)量服務(wù)提供支持；另一方面，新質(zhì)生產(chǎn)力能夠?yàn)闄n案服務(wù)提供多元技術(shù)支持。例如，事業(yè)單位在檔案服務(wù)過程中可以利用人工智能技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、知識(shí)圖譜技術(shù)、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)技術(shù)、用戶畫像技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)海量檔案信息的聚合，關(guān)聯(lián)性重組檔案資源，提升檔案信息服務(wù)的精準(zhǔn)度。

二是在新質(zhì)生產(chǎn)力的支持下，有助發(fā)揮事業(yè)單位檔案服務(wù)的獨(dú)特優(yōu)勢(shì)。當(dāng)前，隨著社會(huì)分工越來越細(xì)，為社會(huì)公眾提供的服務(wù)越來越專業(yè)化，在化解檔案公共服務(wù)供給困境的同時(shí)，也推動(dòng)著檔案服務(wù)創(chuàng)新。事業(yè)單位在檔案公共服務(wù)過程中既是自身價(jià)值實(shí)現(xiàn)的過程，也是培育新質(zhì)生產(chǎn)力的過程。通過與多元主體互動(dòng)，實(shí)現(xiàn)信息要素交換，加速各類信息傳播，使事業(yè)單位檔案管理部門能夠獲得各種信息，進(jìn)而對(duì)這些信息整合，培育出新質(zhì)生產(chǎn)力。

二、信息化環(huán)境下事業(yè)單位檔案管理改革的困境

1.檔案管理存在信息安全問題

部分事業(yè)單位在檔案管理過程中對(duì)于信息安全重視程度不足，保密意識(shí)不強(qiáng)，在一定程度上影響了事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量。事業(yè)單位在業(yè)務(wù)工作推進(jìn)過程中會(huì)形成部分涉密或敏感信息，這些信息直接關(guān)系著事業(yè)單位的核心利益，一旦出現(xiàn)泄密，后果不堪設(shè)想。但目前部分事業(yè)單位在檔案管理過程中對(duì)于信息安全重視程度不足，在保密意識(shí)方面也存在著短板。一方面，在信息化環(huán)境下，事業(yè)單位在檔案管理過程中會(huì)運(yùn)用到大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)，必然也需要通過互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的收集、共享和利用，在這一過程中勢(shì)必會(huì)存在一定的安全風(fēng)險(xiǎn)，如果沒有采取合適的安全防護(hù)措施，很容易出現(xiàn)泄密或信息被盜問題；另一方面，部分事業(yè)單位在檔案管理過程中還沒有形成嚴(yán)密的安全預(yù)警機(jī)制，難以對(duì)檔案信息的整個(gè)生命周期全流程監(jiān)測(cè)，也就難以識(shí)別在檔案信息開發(fā)利用過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，更難以制定有針對(duì)性的防范措施。

2.檔案管理制度機(jī)制建設(shè)相對(duì)落后

無規(guī)矩不成方圓。制度機(jī)制建設(shè)是事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量提升的關(guān)鍵。但部分事業(yè)單位在檔案管理過程中相應(yīng)的制度機(jī)制不健全。一是檔案管理制度機(jī)制不成體系。雖然單位也制定了與檔案管理相關(guān)的制度機(jī)制，但相對(duì)零散，不成體系。檔案管理人員在檔案信息收集、分類、管理、開發(fā)過程中執(zhí)行著不同的操作標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案資料雜亂無章。在數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中檔案信息失真或損毀，不僅影響了數(shù)據(jù)庫檔案信息的質(zhì)量，還在無形之中增加了檔案管理難度；二是檔案管理制度機(jī)制落實(shí)不到位。在事業(yè)單位檔案管理過程中，由于部分制度機(jī)制不明確，導(dǎo)致不同檔案管理人員的責(zé)任分工不夠細(xì)化，相應(yīng)工作開展缺少有效指導(dǎo)，檔案信息化建設(shè)缺乏具體統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。部分制度在落實(shí)過程中出現(xiàn)了選擇性落實(shí)或降低標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)情況，在一定程度上降低了事業(yè)單位檔案管理的整體質(zhì)量。

3.檔案管理信息化推進(jìn)緩慢

在信息化環(huán)境下，事業(yè)單位檔案管理改革創(chuàng)新需要借助信息技術(shù)。但目前部分事業(yè)單位在檔案管理過程中更習(xí)慣傳統(tǒng)的工作思路，按部就班的工作模式消磨了檔案管理人員的斗志和創(chuàng)新意識(shí)。一是檔案管理人員能力素質(zhì)有限。部分事業(yè)單位檔案管理隊(duì)伍人員來源廣泛，既有檔案專業(yè)人才，也有從其他部門抽調(diào)的人員，還有部分臨近退休人員，使得事業(yè)單位檔案管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)復(fù)雜，人員能力素質(zhì)參差不齊，在推進(jìn)檔案管理信息化過程中難以形成整體合力；二是沒有形成相對(duì)完備的檔案管理信息系統(tǒng)。檔案管理信息系統(tǒng)是檔案管理信息化的重要載體。但部分事業(yè)單位在檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)過程中只是按照上級(jí)政策要求完成了檔案管理信息系統(tǒng)的初步建設(shè)，缺少后期的維護(hù)和設(shè)備更新，導(dǎo)致檔案管理信息系統(tǒng)發(fā)揮的作用十分有限，存在信息檢索不流暢、信息共享系統(tǒng)不兼容、數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一等問題，在一定程度上影響了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)質(zhì)量。

三、信息化環(huán)境下事業(yè)單位檔案高質(zhì)量發(fā)展策略

1.夯實(shí)事業(yè)單位檔案信息化基礎(chǔ)

首先，完善檔案信息采集系統(tǒng)。事業(yè)單位在檔案信息化轉(zhuǎn)型過程中首先就要完善檔案信息采集系統(tǒng)。檔案信息采集是事業(yè)單位檔案管理的第一步，也是保證檔案信息真實(shí)性、完整性的重要前提。因此，事業(yè)單位應(yīng)完善檔案信息采集系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息采集系統(tǒng)與事業(yè)單位業(yè)務(wù)部門、人事部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)系統(tǒng)的有效對(duì)接，形成統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和電子文件編碼形式，為事業(yè)單位檔案信息采集提供扎實(shí)的技術(shù)保障。同時(shí)，還要對(duì)檔案管理人員開展教育培訓(xùn)，引導(dǎo)檔案管理人員了解電子文件的主要特點(diǎn)，掌握檔案信息采集系統(tǒng)的相關(guān)技術(shù)，了解大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能等技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，通過更先進(jìn)的技術(shù)手段，確保檔案信息采集系統(tǒng)獲得的電子文件的真實(shí)性、原始性和可靠性。

其次，建設(shè)事業(yè)單位檔案信息大數(shù)據(jù)庫。電子文件通過審核之后存儲(chǔ)到事業(yè)單位檔案信息大數(shù)據(jù)庫之中，為后續(xù)事業(yè)單位檔案信息資源開發(fā)利用創(chuàng)造條件。一是重視數(shù)據(jù)整合與分類管理。將電子文件存儲(chǔ)到大數(shù)據(jù)庫之后，還要根據(jù)部門、時(shí)間、類型等維度對(duì)這些電子文件明確劃分，方便后續(xù)檢索；二是要形成智能化檢索路徑。實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息大數(shù)據(jù)庫與前端服務(wù)功能的有效對(duì)接，形成智能化檢索功能，通過關(guān)鍵詞、標(biāo)簽檢索，能夠快速查閱相關(guān)信息；三是完善大數(shù)據(jù)庫安全防護(hù)措施。檔案信息對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展至關(guān)重要，必須高度重視數(shù)據(jù)安全。通過訪問控制、數(shù)據(jù)加密等形式，切實(shí)保障事業(yè)單位檔案信息不被泄露或篡改。同時(shí)，形成相對(duì)應(yīng)的權(quán)限管理機(jī)制，減少對(duì)大數(shù)據(jù)庫的訪問次數(shù)，確保大數(shù)據(jù)庫檔案信息安全可控。

最后，完善事業(yè)單位檔案信息化管理制度機(jī)制。結(jié)合當(dāng)前事業(yè)單位在檔案管理過程中制度不完善、部分制度落實(shí)不到位的具體情況，圍繞事業(yè)單位檔案管理高質(zhì)量發(fā)展的具體要求，對(duì)相應(yīng)制度機(jī)制優(yōu)化。一方面，提升制度機(jī)制的系統(tǒng)性。隨著事業(yè)單位檔案管理信息化、數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型，相應(yīng)的工作流程、工作內(nèi)容發(fā)生了深刻變化，制度機(jī)制建設(shè)也要因勢(shì)而動(dòng)，對(duì)事業(yè)單位在檔案管理過程中出現(xiàn)的新問題、新情況形成相對(duì)應(yīng)的制度機(jī)制和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。確保事業(yè)單位在檔案管理過程中新技術(shù)運(yùn)用、新設(shè)備使用都有相應(yīng)的制度機(jī)制和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)；另一方面，加大制度機(jī)制的落實(shí)力度。制度機(jī)制只有落實(shí)才能夠發(fā)揮其引導(dǎo)和規(guī)范性作用。因此，在推進(jìn)事業(yè)單位信息化建設(shè)過程中要將制度機(jī)制落實(shí)作為一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。要求全員參與、全過程落實(shí)，避免出現(xiàn)制度落實(shí)“形式主義”和“走過場(chǎng)”現(xiàn)象，提高事業(yè)單位檔案管理效率。

2.創(chuàng)新事業(yè)單位檔案信息化路徑

首先，整合事業(yè)單位高質(zhì)量檔案信息資源。在信息化環(huán)境下，事業(yè)單位高質(zhì)量檔案信息資源整合顯得尤為重要。一是要明確整合目標(biāo)。要結(jié)合事業(yè)單位檔案管理范圍確定整合檔案范圍，制訂詳細(xì)的整合計(jì)劃，明確整合步驟、時(shí)間，形成整合后的預(yù)期效果；二是要對(duì)事業(yè)單位檔案信息資源整合過程實(shí)行優(yōu)化。對(duì)各類檔案信息資源整合要形成統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格審核檔案信息，剔除不符合相關(guān)要求的檔案信息，切實(shí)保障檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性、真實(shí)性和可靠性；三是要推動(dòng)跨部門合作與協(xié)同。事業(yè)單位在信息資源整合過程中要加強(qiáng)與其他部門的溝通協(xié)作，針對(duì)在檔案信息整合過程中存在的問題及時(shí)提出合理化建議，提升整合效果。同時(shí)，也要借鑒其他事業(yè)單位在檔案信息資源高質(zhì)量整合過程中的成功經(jīng)驗(yàn)和做法，進(jìn)一步提升事業(yè)單位檔案信息資源的整合質(zhì)量。

其次，創(chuàng)新事業(yè)單位檔案信息化服務(wù)路徑。隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，事業(yè)單位應(yīng)該發(fā)揮自身檔案信息的獨(dú)特價(jià)值，面向多元主體提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。一是要加強(qiáng)技術(shù)支撐，構(gòu)建智能檔案服務(wù)系統(tǒng)。事業(yè)單位應(yīng)加大技術(shù)投入，將大數(shù)據(jù)、人工智能、云計(jì)算等技術(shù)運(yùn)用到智能檔案服務(wù)系統(tǒng)之中，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)深度挖掘和分析檔案數(shù)據(jù)。借助人工智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的自動(dòng)標(biāo)記和智能化檢索，利用云計(jì)算技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)海量數(shù)據(jù)的云存儲(chǔ)與云備份，為前端智能檔案服務(wù)提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)；二是對(duì)服務(wù)流程實(shí)行優(yōu)化，提升用戶體驗(yàn)。事業(yè)單位要優(yōu)化服務(wù)流程，簡化服務(wù)步驟，借助智能檔案服務(wù)系統(tǒng)為用戶提供在線查詢、電話咨詢、微信服務(wù)等多種功能，方便用戶隨時(shí)隨地獲取檔案信息。同時(shí)，還要建立用戶反饋機(jī)制，及時(shí)對(duì)用戶反饋情況實(shí)施收集和整理，方便后續(xù)服務(wù)改進(jìn)。

總之，在信息化環(huán)境下，事業(yè)單位檔案管理面臨挑戰(zhàn)與機(jī)遇。當(dāng)前，事業(yè)單位在檔案管理過程中仍存在信息安全、制度機(jī)制建設(shè)、檔案管理信息化推進(jìn)緩慢等問題。為了更好地實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案高質(zhì)量發(fā)展目標(biāo)，應(yīng)建設(shè)檔案信息大數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)整合與分類管理，形成智能化檢索路徑，加強(qiáng)跨部門合作與協(xié)同，為不同主體提供高質(zhì)量檔案信息服務(wù)，更好地展現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息的獨(dú)特價(jià)值。

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作者單位：山東省臨沂市社會(huì)治安綜合治理服務(wù)中心

作者簡介：王文婷（1984—），女，漢族，山東臨沂人，本科，館員，研究方向：檔案信息化。