摘 要：修史編志是中華民族的優(yōu)良傳統(tǒng)，是一項功在當(dāng)代、利在千秋的重要性工作，也是一項專業(yè)性強的工作。為增強修史編志成果更具可讀性與可信度，在編史修志過程中需要始終以檔案資料為依據(jù)，充分發(fā)揮檔案在修志過程中的重要作用。本文以南寧市婦幼保健院院志編撰為例，首先分析了《院志》編撰所具有的“存史、資政、育人”的現(xiàn)實重要性，并從為修志提供信息源、增強修志現(xiàn)實性、保障修志準(zhǔn)確性等三個方面，提出了檔案在院志編撰工作中的重要價值。最后提出如何運用好館藏檔案資料，發(fā)揮其在院志編撰工作中應(yīng)有的價值，不斷提升院志編撰的質(zhì)量和水平。

關(guān)鍵詞：檔案；院志編撰；應(yīng)用

概述

南寧市婦幼保健院是一所集預(yù)防保健、教學(xué)科研、健康教育和技術(shù)指導(dǎo)為一體的三甲婦幼保健院、國家級愛嬰醫(yī)院。近年來，南寧市婦幼保健院秉承“述道精誠，拓新篤行”的院訓(xùn)，大力實施“人才興院，科技強院”的發(fā)展戰(zhàn)略，是全國首家分娩鎮(zhèn)痛技術(shù)研究所、首批國家級婚前保健特色?？平ㄔO(shè)單位。先后榮獲國家級母嬰安全優(yōu)質(zhì)服務(wù)單位、全國維護婦女兒童權(quán)益先進集體等榮譽稱號。2023年8月初，南寧市婦幼保健院啟動《南寧市婦幼保健院院志》（以下簡稱《院志》）的編纂工作，至2024年5月完稿。《院志》展示和記述的是從1953年至2023年底的70年歷史，尤其是在南寧市婦幼保健院進入新世紀(jì)發(fā)展的20年間，南寧市婦幼保健院在醫(yī)療業(yè)務(wù)、健康教育、科研教學(xué)、人才培養(yǎng)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、對外援助和黨建工作等方面所取得的成就?！对褐尽敷w例完整、史料翔實、圖文并茂，充分展現(xiàn)了廣大南寧婦幼人忘我拼搏、仁愛奉獻、創(chuàng)新發(fā)展的精神風(fēng)貌，是一部具有較強歷史和現(xiàn)實參考價值的書籍，對婦幼保健事業(yè)的發(fā)展提供借鑒和指導(dǎo)作用。

1 《院志》編撰的現(xiàn)實重要性

1.1 存史

志，有記錄、記載的意思。志書是經(jīng)濟發(fā)展的載體，是社會進步的見證?！对褐尽返木幾仁悄蠈幨袐D幼保健院的詳細(xì)記錄史，也是該院的一部發(fā)展史。南寧市婦幼保健院歷經(jīng)七十余載的改革發(fā)展，在此過程中產(chǎn)生了大量具有保存價值的文獻史料，這些文獻史料既是展示南寧市婦幼保健院從無到有、從弱到強的發(fā)展歷程，也展現(xiàn)了各個時期南寧婦幼人篳路藍(lán)縷、艱辛創(chuàng)業(yè)的過程。通過將這些文獻史料、檔案資料的整理、提煉和總結(jié)，成為回憶、總結(jié)南寧市婦幼保健院的發(fā)展史，并以《院志》的形式予以呈現(xiàn)，將篇章濃縮成目錄，再將目錄提煉成書名，作為繼承、弘揚南寧婦幼人奮斗史的重要載體?！对褐尽分性敿?xì)記錄了歷屆院長、副院長，歷年在冊職工人數(shù)以及科室沿革等，這些都是南寧市婦幼保健院發(fā)展歷史的重要見證和記錄。

1.2 資政

資政，即幫助治國理政。修志的另一重要功能就在于其“治天下者以史為鑒，治郡國者以志為鑒”。可見，院志為醫(yī)院的發(fā)展提供重要鑒戒，為當(dāng)代社會服務(wù)提供重要參考和借鑒?！对褐尽分性敿?xì)記錄了各個年份南寧市公共衛(wèi)生項目開展及婦幼健康指標(biāo)完成情況，也記錄了孕產(chǎn)保健、計劃生育、生殖醫(yī)學(xué)等主要臨床業(yè)務(wù)科室的設(shè)備配置、歷年醫(yī)療項目，還詳細(xì)記錄了醫(yī)聯(lián)體、互聯(lián)網(wǎng)醫(yī)院及遠(yuǎn)程會診等業(yè)務(wù)開展情況以及各個時期科研成果及課題情況、人才培養(yǎng)等，這些重要信息為婦幼保健部門的行政決策、高質(zhì)量發(fā)展決策提供重要參考，有利于進一步完善相關(guān)工作機制，創(chuàng)新醫(yī)療臨床科技及應(yīng)用，為婦幼保健院的高質(zhì)量發(fā)展決策提供重要參考。

1.3 育人

育人，即教育、教化、培養(yǎng)人。地方志凝聚著地方歷史文化的精華，展現(xiàn)出“一方之全書”的價值。《院志》則凝結(jié)著醫(yī)院長期發(fā)展以來的厚重歷史文化，展現(xiàn)了一代又一代南寧婦幼人艱辛創(chuàng)業(yè)的發(fā)展歷程，反映了南寧婦幼人的良好醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、堅毅執(zhí)著的優(yōu)良品格。正是由于志書具有存史功能，而存史功能又能給人以啟示，啟發(fā)人們思考社會現(xiàn)象，探討人生的價值和意義。如《院志》首次對醫(yī)院建院以來進行全方位的尋根溯源，編制了醫(yī)院首本《院志》，形成了以《院志》、院史館、畫冊、黨建文化長廊/廣場、成果展示宣傳片、院歌等為主題的婦幼文化體系，多形式、多維度展示了婦幼發(fā)展成果，為婦幼文化的延續(xù)奠定了基礎(chǔ)。因此，《院志》編撰完成后，可以幫助后人了解前人的豐功偉績，為后人“學(xué)有榜樣、趕有目標(biāo)”提供“活教材”[1]。

2 《院志》編撰的檔案價值性

檔案是“方志之骨”，離開檔案，方志就等于無源之水[2]。在南寧市婦幼保健院始于1953年12月籌備兒童保健所，歷經(jīng)70余年來的發(fā)展，產(chǎn)生了大量珍貴的檔案。這些檔案在此次《院志》編撰中發(fā)揮著重要作用?！对褐尽窋?shù)易其稿，成稿后共有178970字，收錄了260余張圖片以及一些實物等，離不開檔案的支持。

2.1 提供修志信息源

修志是一項工作量大、周期長、涉及面廣的專業(yè)性工作，在修志過程中，身為一名修志工作者，既要有強烈的責(zé)任意識、精品意識，也要有與時俱進的時代意識，要立足醫(yī)院館藏的最權(quán)威、最可靠的檔案資料，根據(jù)醫(yī)院的發(fā)展實際需要，編寫出最具可讀價值的史志。如《院志》中第一章“組織沿革”部分，包括黨群組織、群團組織，其中黨群組織又包括歷屆黨委會及書記、副書記、黨委委員，也包括歷屆紀(jì)委會及書記、副書記、紀(jì)委委員，還包括黨委辦、各支部等黨委各部門以及共青團、工會和職代會等群團組織，通過這些黨群組織、群團組織歷史檔案資料的收集，為修志提供體現(xiàn)醫(yī)院組織沿革。為此，南寧婦幼保健院修志過程中做了大量檔案收集利用工作，如從醫(yī)院檔案室查詢檔案資料331卷，向各科室職工征集檔案154份，向退休干部職工征集檔案史料530份，向南寧市衛(wèi)健委、南寧市檔案館等查閱檔案400余份。在收集這些檔案的基礎(chǔ)上，做好去粗存精、去偽存真，提煉出具有保存價值的檔案史料，作為《院志》編撰的重要信息源。

2.2 增強修志現(xiàn)實性

南寧市婦幼保健院從2023年8月初正式啟動編撰《院志》，至2024年5月完稿，前后歷時10個月，召開專題會議8次，征求修改意見20余次，從檔案資料收集，將分散、零碎的檔案史料收集起來，并按照修志的標(biāo)準(zhǔn)和要求進行歸納、整理和研究分析，從而形成具有調(diào)理清晰、內(nèi)容成體系的《院志》?？梢姡拗具^程中，檔案資料成為修志的重要現(xiàn)實資料。換言之，離開檔案去修志，將使修志工作成為無源之水、無本之木。《院志》初稿完成后，經(jīng)反復(fù)修改，數(shù)易其稿，最終完成目前的334頁、178970余字的《院志》。從上千張照片中，經(jīng)篩選《院志》收錄了260余張圖片。這些都體現(xiàn)了在修志過程中修撰人員從浩如煙海的館存檔案資料中查找、摘錄、收集具有編撰價值的史料，并以館藏的檔案現(xiàn)實資源為依據(jù)，高質(zhì)量地實現(xiàn)了修志工作。

2.3 保障修志的準(zhǔn)確性

《院志》是資料性的著述，詳細(xì)記述了一個單位的發(fā)展史。檔案資料一般是經(jīng)過斟酌和甄別的，是實事求是的，也是反映事物歷史的真實狀況。準(zhǔn)確是編史修志的基本要求，在編史修志過程中，需要修志人員查閱大量檔案資料，并將這些資料進行整理和歸納，使其格式簡潔、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、內(nèi)容準(zhǔn)確。醫(yī)院檔案本身已經(jīng)經(jīng)歷了收集、整理和著錄，并劃分了相應(yīng)的歸檔范圍及保存年限。因此，檔案資料信息準(zhǔn)確性與可靠性高，這也使《院志》編撰體現(xiàn)了實事求是、準(zhǔn)確無誤的特點，并經(jīng)受住歷史的考驗。如《院志》中的“學(xué)科建設(shè)及科研教學(xué)”包括人才培養(yǎng)，包括送出進修、接受繼續(xù)教育和學(xué)歷提高情況?？蒲校ㄑ芯康姆较蝾I(lǐng)域、完成課題情況、成果和學(xué)會職務(wù)。在修志過程中，選擇這些珍貴的檔案資料，使修志經(jīng)得住歷史的檢驗，為醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供寶貴經(jīng)驗[3-4]。

3 《院志》編撰的若干思考

3.1 健全修志三大保障

從人力、物力、財力三個方面為修志提供可靠保障。首先，人力保障是首要保障。根據(jù)修志工作需要，成立《院志》編撰委員會或編撰領(lǐng)導(dǎo)小組，由醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)或分管檔案工作的院領(lǐng)導(dǎo)任修志工作組主任，并從辦公室、檔案室及其他業(yè)務(wù)科室抽調(diào)業(yè)務(wù)骨干參與院志編撰工作。定期召開院志編撰工作會議，定期聽取編撰工作進展，研究解決困難問題，就篇幅綱目、結(jié)構(gòu)體例、工作計劃及志書審定召開專門會議討論。在人員保障方面，既要兼顧各個年齡段，做到“老中青”結(jié)合，也要實行專業(yè)優(yōu)化。醫(yī)院修志涉及醫(yī)療、行政管理和健康知識等，要兼顧各學(xué)科人才。其次，要做好物力保障。編修志書要提供必要的辦公場所、設(shè)施等，由于會頻繁應(yīng)用到檔案資料等，要確保檔案安全。且編修志書是一項周期性較長的工作，需要提供專門的辦公場所，方便編修志書人員安心工作和集中會議討論。此外，還要提供必要的辦公設(shè)施。如辦公桌椅、檔案櫥柜、計算機、打印機和照相機等，條件許可的情況下還要配備通勤車輛，便于外出考察、學(xué)習(xí)及檔案資料的復(fù)印、查閱。再次是財力保障。編修志書需要一定經(jīng)費支持，應(yīng)將編修志書納入部門預(yù)算，將志書編修過程中需要的印刷、出差、辦公、出版等經(jīng)費納入財政預(yù)算。相關(guān)費用保障。例如，在征集檔案史料過程中，給予積極捐獻檔案資料人員相應(yīng)的物質(zhì)獎勵，鼓勵更多人踴躍提供重要的檔案資料，保障志書編修檔案資料的源頭活水[5]。

3.2 把握綱目三大編法

編修志書的成功關(guān)鍵在于綱目，編好綱目能夠為志書編修提供重要指引。好的綱目，要確保內(nèi)容完整、結(jié)構(gòu)合理、職責(zé)明確?！赌蠈幨袐D幼保健院志資料撰寫提綱》包括序、概述、大事記以及組織沿革、行政機構(gòu)、婦女兒童保健工作、臨床業(yè)務(wù)科室、醫(yī)技科室、學(xué)科建設(shè)及科研教學(xué)、醫(yī)院文化和后勤服務(wù)管理等八章，包括一個“后記”。從綱目內(nèi)容看，《院志》構(gòu)成完整、編章及科室完整性特點，即《院志》包括了前置、正文、后置三大內(nèi)容構(gòu)成，其中前置包括序、概述和大事記等；正文包括8個章節(jié)內(nèi)容，涵蓋了婦幼保健院的各個業(yè)務(wù)科室及管理方面的內(nèi)容。后置主要為后記。從篇章來看也體現(xiàn)了完整性，做到了縱不缺項、橫不缺目的效果。如“醫(yī)院文化”一章中包括概述，院徽、院訓(xùn)、院歌、醫(yī)院理念、對外宣傳、創(chuàng)建活動、人物及榮譽等五節(jié)。從綱目結(jié)構(gòu)來看，也要體現(xiàn)其合理性。如歸類、排列和章節(jié)設(shè)置等三個方面都要體現(xiàn)其合理性?！笆乱灶惥?、類為一志”是修志綱目歸類設(shè)置的基本要求，表現(xiàn)在志的整體綱目布局要合理，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，題文相符，同一門類，最大限度地精簡篇數(shù)，可合并一定要合并，可歸類一定要歸類。排列合理，主要是指志一般要按照“前置—正文—后置”順序近修排列，其中正文內(nèi)容排列要按照先行政管理，接著業(yè)務(wù)科室等。章節(jié)設(shè)置要合理，主要是指章節(jié)設(shè)置體現(xiàn)職能性、細(xì)化和完善。最后，綱目職責(zé)要明確，即綱目編制不是檔案室、辦公室或其他業(yè)務(wù)部門的職責(zé)，而是全院的共同責(zé)任，需要各部門各司其職、各負(fù)其責(zé)，齊心協(xié)力，共同完成，因此，要明確并細(xì)化綱目編制過程中各單位的具體職責(zé)內(nèi)容[6]。主要體現(xiàn)在單編職責(zé)、綜合職責(zé)和交錯職責(zé)三個方面。例如，《院志》的綱目編撰是南寧市婦幼保健院的職責(zé)，是婦幼保健院17個專業(yè)學(xué)科的職責(zé)，也是全體南寧婦幼保健人的共同職責(zé)。

3.3 注重檔案的三大搜集方法

編修志書關(guān)鍵在于搜集好檔案資料。除了要舉辦修志業(yè)務(wù)培訓(xùn)，講深講透志書編撰的現(xiàn)實意義，還要把征集資料的范圍和要求予以公布，借助互聯(lián)網(wǎng)或上門征集等多種形式，最大限度地做好志書編撰資料的征集工作[7]。搜集資料的方法有“作戰(zhàn)法”、核對法和并舉法等，所謂作戰(zhàn)法就是將志書編撰資料的收集看作是一場戰(zhàn)役，既要集中人員打殲滅戰(zhàn)，也要做好拾遺掃尾戰(zhàn)，就某事件單獨召開座談會等形式，進行征集。核對法，就是要將搜集到的檔案資料反復(fù)鑒別核對或者佐證，確保資料的真實性。并舉法則包括摘編、登歸登并舉，將資料整理建檔。在《院志》的編撰中，也采用了多種方式進行征集。如89人/次共查閱291卷院內(nèi)室檔案；向全院各科室干部職工征集目前醫(yī)院發(fā)展歷程相關(guān)材料，共收集到154份。派出人員到南寧市衛(wèi)健委、南寧市檔案館、廣西壯族自治區(qū)檔案館等查閱收集檔案400余份；向退休干部職工征集聲像類116張照片。首任院長（譚系慈）家屬捐贈共計13份；退休職工295份；社會人士捐贈51件。

結(jié)語

編修志書是一項功在當(dāng)代、利在千秋的優(yōu)良傳統(tǒng)，是為單位或地方建立“家譜”的有重要現(xiàn)實意義的工作。其中檔案在編修志書中發(fā)揮著關(guān)鍵性作用。作為編修志書人員要在思想上高度重視修志以及修志過程中檔案的重要意義，健全修志保障，把握綱目編法，做好修志檔案資料的搜集，確保高質(zhì)量按時完成編修志書任務(wù)，展現(xiàn)前人的豐功偉績，啟迪后人接續(xù)奮斗，為推動事業(yè)發(fā)展提供重要保障。

參考文獻

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作者簡介：藍(lán)智（1977.1—），大學(xué)學(xué)歷，南寧市婦幼保健院檔案管理人員，研究方向：檔案信息化管理方向。鐘春蓉（1983.1—），研究生學(xué)歷，南寧市婦幼保健院副研究館員，研究方向：綜合檔案管理。