摘 要：隨著“互聯網+政務服務”“數字中國建設”的深入推進，在政務服務事項開展過程中產生了大量具有保存價值的電子檔案。本文以《政務服務事項電子文件歸檔規(guī)范》為例，詳細分析了該規(guī)范的出臺背景、出臺思路以及與2019年《規(guī)范》的主要差異，深入解析了規(guī)范的主要內容。最后，提出了貫徹規(guī)范的具體舉措，具有積極的現實指導意義。

關鍵詞：《政務服務事項電子文件歸檔規(guī)范》；解讀；實施

概述

根據《政務服務事項基本目錄及實施清單第1部：編碼要求》規(guī)定，政務服務事項包括行政權力事項與公共服務事項，是政府管理和服務自然人、法人和其他組織的一項清單，清單明晰了政府行為邊界，成為自然人和法人的行為依據。近年來，為深入推動數字政府建設、深化政務服務，省市縣各級政府及其組成部門紛紛推進“一網通辦”，水利、交通、人社、醫(yī)療、海關等領域在業(yè)務開展過程中，形成大量電子業(yè)務檔案，這些檔案見證了政務服務業(yè)務的開展，體現了政府履職盡責的各個方面。因此，具有十分重要的保存價值。但由于政務服務主體多樣，承擔的職責差異較大，由此產生的政務服務事項電子檔案的范圍、內容和要求也不盡相同。為規(guī)范政務事項電子文件歸檔工作，2023年5月，國家相關部門根據政務事項的落實，及時研究并出臺了《政務服務事項電子文件歸檔規(guī)范（GB/T42727-2023）》（以下簡稱《規(guī)范》），為政務服務事項電子文件的歸檔提供重要依據。

1 出臺背景[1-3]

政務服務事項包括行政權力事項和公共服務事項。近年來，隨著大數據、云計算等信息技術的廣泛運用，為政務服務便民惠民創(chuàng)造有利條件，“信息多跑路、群眾少跑腿”已在政務服務領域逐步變?yōu)楝F實。2019年5月，“國家政務服務平臺”正式上線運行，全國各個省份也陸續(xù)上線運行了地方性政務服務平臺，并與國家政務服務平臺實現有效銜接，極大地便捷了人民群眾的業(yè)務辦理，體現了全心全意為人民群眾服務的宗旨。國家政務服務平臺的上線以及各個省份與此相鏈接，為全國政務服務“一網通辦”提供有力的技術支撐。目前，國家政務服務平臺已全面覆蓋PC端、App以及某信、某付寶、某應用和某度小程序等?！蛾P于在線政務服務的若干規(guī)定》《關于建立政務服務“好差評”制度提高政務服務水平的意見》等規(guī)章的頒布實施，尤其是新修訂的《檔案法》的正式頒布并實施，為檔案領域信息化建設提供了有力的法制保障。《檔案法》單獨設立“檔案信息化建設”章節(jié)，并明確規(guī)定了電子檔案與傳統載體檔案效力相當。這些最新規(guī)定為《規(guī)范》的制定和實施賦予了法律保障。

2 出臺思路

2023年實施的《政務服務事項電子文件歸檔規(guī)范》，是在2019年的版本基礎上，并在新修訂的《檔案法》頒布實施后，就政務服務事項電子文件歸檔工作做出的專門性規(guī)定。從制定的內容、落實的要求、出臺的背景來看，2023版《規(guī)范》體現了時代性、規(guī)律性和現實性的實際考量。一是與時俱進的時代性。近年來，在“互聯網+政務服務”“數字中國建設”深入推進過程中產生了大量政務服務事項的電子文件，這些電子文件見證了政務服務的能力和水平，也是政府履職盡責的重要產物，具有很強的查考價值、憑證功能，做好這些電子文件歸檔工作是適應信息時代的現實需要?！兑?guī)范》成為指導新時代政務服務事項電子文件歸檔的綱領性文件，具有很強的現實性和指導性。二是體現了發(fā)展的規(guī)律性。2021年1月1日起實施的《檔案法》專門規(guī)定了檔案信息化建設以及電子檔案與傳統載體檔案同等效力的現實要求，即“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”?！兑?guī)范》中詳細規(guī)定了政務服務事項電子文件歸檔信息包的內容、結構及命名規(guī)則。《規(guī)范》中的這些規(guī)定與電子檔案管理的規(guī)律性特征和要求一脈相承。三是實事求是的現實性。2019年的《規(guī)范》頒布和實施，為政務服務事項電子文件歸檔提供了有力指導。但隨著政務服務工作的發(fā)展以及電子檔案管理的特征和現實發(fā)展，迫切需要進一步做出修訂和完善，以支持和服務政務服務事項電子文件的歸檔工作。2023版《規(guī)范》詳細規(guī)定了政務服務電子檔案7項歸檔功能要求，包括統計功能、審計功能以及數據交換功能等，這些都體現了大數據、云計算等信息技術發(fā)展背景下政務服務事項發(fā)展的現實性特征。

3 主要差異

（1）起草依據不同。2019年版《規(guī)范》是按照GB/T1.1-2009《標準化工作導則-第1部分：標準的結構和編寫》確定的規(guī)則起草；2023年版《規(guī)范》則是按照GB/T1.1-2020《標準化工作導則 第1部分：標準化文件的結構和起草規(guī)則》的規(guī)定起草。（2）提出與歸口主體不同。2019年版《規(guī)范》是由浙江省檔案局提出、國家檔案局歸口；2023年版《規(guī)范》則是由國家檔案局提出并歸口。（3）內容結構不同（見表1）。2019年版《規(guī)范》共由范圍、規(guī)范性引用文件等10個章節(jié)構成以及《歸檔工作流程示意圖》《政務服務事項的歸檔材料目錄》《歸檔信息包的一般結構示例》《歸檔信息包的嵌套結構示例》《元數據描述格式示例》等五個附錄構成。而2023年版《規(guī)范》則也是由范圍、規(guī)范性引用文件、數據交換要求等10章以及《歸檔材料目錄》《歸檔信息包的一般結構示例》《歸檔信息包的嵌套結構示例》《政務服務事項電子文件元數據映射表》《元數據描述格式示例》等五個附錄構成。雖然在章節(jié)及附錄數方面二者一樣，但內容有了較大幅度的修訂變化。第一、二、三、五、七、八等六章結構標題保持了一致，第四、六、九、十等四章結構標題發(fā)生了變化。

4 主要內容[4-5]

4.1 一般性規(guī)定

《規(guī)范》第一章至第四章為一般性規(guī)定，主要規(guī)定了《規(guī)范》的實用范圍，規(guī)范性引用文件、相關術語及其定義以及政務服務事項電子文件歸檔的總體原則和一般要求。其中“范圍”主要是指在政務服務事項辦理系統中形成、具有保存價值的電子文件。此外還規(guī)定了行政處罰參照適用該《規(guī)范》?！耙?guī)范性引用文件”主要包括“GB/T18894-2016、GB/T36905-2018、GB/T39554.1-2020、DA/T13”等三個國家標準和一個檔案標準規(guī)范。“術語和定義”主要包括政務服務事項、政務服務事項辦理系統、電子文件、電子檔案、辦件、元數據、歸檔、容缺歸檔、組件、信息包、歸檔信息包、封裝、電子文件號等13個術語及其定義。

4.2 歸檔功能要求

《規(guī)范》中詳細規(guī)定了政務服務事項電子文件歸檔的主要功能及要求，如歸檔配置、清點檢測、統計和審計，等等。這些歸檔功能要求主要是針對政務服務事項辦理系統中各種建管模式的現實需要。如數據交換功能，不僅要求系統具有逐個交換歸檔信息包的功能，也要求系統具有批量交換歸檔信息包的功能，而且還要求系統功能要滿足數據交換前與交換后的一致性。

4.3 歸檔流程

政務服務事項電子文件歸檔流程包括預歸檔和正式歸檔兩個階段（見圖1）。其中預歸檔主要是由市場監(jiān)管、城管、海關、稅務等承擔具體政務服務事項經辦、業(yè)務部門將系統中形成的政務服務事項電子文件組件及元數據進行收集、整理和清點。然后將這些清點后應納入歸檔范圍的電子文件建立完整的歸檔信息包，并按照“四性”檢測合格后移交歸檔。正式歸檔則是由檔案部門負責，流程包括檢測歸檔信息包、登記編目，最終形成政務服務事項電子檔案。

4.4 歸檔信息包的內容、結構和命名規(guī)則

政務服務事項電子文件歸檔信息包內容主要包括元數據和電子文件組件。信息包結構分為一般結構、嵌套結構、命名規(guī)則。其中命名規(guī)則包括基本規(guī)則、業(yè)務辦理項編碼、年度、保管期限及歸檔流水號。

4.5 元數據要求

政務服務事項電子文件歸檔信息元數據歸檔要求中明確了“歸檔配置信息”“辦件基本信息”“辦理流程信息”的元數據描述規(guī)則及Schema定義，等等。

4.6 存儲格式要求

規(guī)定了政務服務事項電子文件歸檔存儲格式的一般要求和具體要求。其中“一般要求”規(guī)定了存儲格式要以政務服務事項辦理系統上原采用符合標準要求的格式為準，且能夠在辦理系統脫離情形下正確讀取與使用。具體要求，主要包含了以附件形式、數據鏈接形式、關系數據庫形式、數據共享形式在線調用及辦結形成的電子證照以及難以人工讀取和理解的元數據文檔等電子文件的具體存儲格式及要求。

4.7 數據交換要求

第十章“數據交換要求”規(guī)定了數據交換的格式、歸檔信息包詳細信息命名、元數據描述要求等。

5 具體實施

5.1 及時開展《規(guī)范》學習宣傳

《規(guī)范》明確提出于2023年12月1日起正式實施。從《規(guī)范》的出臺公布之日至正式實施的初期是學習宣傳《規(guī)范》的關鍵期與黃金期。各級檔案管理部門以及政務服務事項具體落實單位要認真組織學習，通過廣播、電視、報紙、雜志、網絡等傳統媒體以及某信、某博、新聞客戶端等“兩微一端”新媒體為平臺，全景式、全方位、全過程地開展《規(guī)范》的學習、宣傳和報道，在全社會大力掀起學《規(guī)范》用《規(guī)范》的新高潮，積極營造重視《規(guī)范》落實《規(guī)范》的濃厚氛圍，切實提升政務服務事項執(zhí)行單位的規(guī)范意識。因此，各級檔案行政主管部門，尤其是政務服務事項落實部門要帶頭開展學習、宣傳，要重點做好檔案管理者、執(zhí)法者、企業(yè)經營者的學習宣傳工作，執(zhí)法、司法及檔案行政主管部門要積極開展送法“六進”活動，真正把《規(guī)范》的精神、內容及要求宣傳送到歸檔的各個環(huán)節(jié)、各個方面。

5.2 認真抓好《規(guī)范》貫徹落實

《規(guī)范》的貫徹落實涉及政務服務業(yè)務單位與檔案管理部門共同遵守。如稅務、海關、市場監(jiān)管、人社、人行、公安、自然資源、水利部門、通信部門、住建、應急、科技等具體業(yè)務部門要嚴格按照政務服務事項電子文件預歸檔的各項規(guī)定和要求，全面收集、規(guī)范整理和認真清點業(yè)務開展過程中形成的政務服務事項電子文件組件及元數據，并形成完整的歸檔信息包，按照“四性”檢測合格后移交檔案管理部門，實現預歸檔工作。檔案管理部門在接收到預歸檔的電子文件后，按照規(guī)定和要求組織人員檢測歸檔信息包，并做好歸檔信息包的登記編目，錄入至專題電子檔案數據庫，實現信息化管理。同時，要做好歸檔電子檔案的安全管理和規(guī)范利用，不斷提升檔案的應用價值。

5.3 持續(xù)推進《規(guī)范》健全完善

政務服務業(yè)務單位及檔案管理部門要認真貫徹落實《規(guī)范》，其中既有倡導性指引又有強制性規(guī)范，是一個不斷完善的過程。由于政務服務業(yè)務內容的發(fā)展和變化，使得規(guī)章制度的制定和出臺不可避免地存在一定滯后性。隨著經濟社會的發(fā)展以及政務服務事項形勢及內容的變化，在后期的執(zhí)行過程中要不斷加以完善，使規(guī)范在具體執(zhí)行過程中更加規(guī)范，滿足現實需要，提升規(guī)范落實的可執(zhí)行性。

結語

《政務服務事項電子文件歸檔規(guī)范》的制定和實施，是新時代政務服務事項電子文件管理的重要依據，對進一步規(guī)范政務服務事項電子文件歸檔工作發(fā)揮著重要作用。要認真組織相關政務服務行業(yè)領域的相關部門及人員學習，吃透規(guī)范精神，了解出臺背景，熟練掌握規(guī)范的內容及結構，抓好貫徹落實，切實發(fā)揮《規(guī)范》在推動和保障政務服務事項電子文件歸檔中的應有價值，不斷提升政務服務事項電子文件歸檔及電子檔案管理的現代化水平，為政務服務事項開展提供信息支持和保障。

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作者簡介：蔡振華（1985.9—），大學學歷，威海市12345政務服務熱線中心館員，主要從事檔案管理研究。