摘要：隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我們已經(jīng)邁入到數(shù)字化時(shí)代，各行各業(yè)都在積極探索數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)，檔案管理領(lǐng)域也不例外。數(shù)字化時(shí)代，先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)不斷被應(yīng)用到檔案管理工作之中，使我國(guó)檔案管理事業(yè)迎來了重大變革與創(chuàng)新?；跀?shù)字化技術(shù)，該文從紙質(zhì)檔案電子化轉(zhuǎn)化、檔案分類管理、檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、檔案信息共享以及資源開發(fā)利用等多個(gè)層面入手，探討檔案信息化管理的優(yōu)化策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化時(shí)代；檔案信息化管理；策略

doi：10.3969/J.ISSN.1672-7274.2024.07.082

中圖分類號(hào)：G 270.7 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編碼：1672-7274（2024）07-0-03

Analysis of Informationization Management Strategies for Archives in the Digital Era

ZHAO Qiang

（Lingyuan Maternal and Child Health and Family Planning Service Center， Lingyuan 122500， China）

Abstract： With the continuous development of information technology， we have entered the digital age， and various industries are actively exploring digital transformation and upgrading， including the field of archive management. In the digital age， advanced digital technologies are constantly being applied to archive management， bringing significant changes and innovations to China's archive management industry. Based on digital technology， this article explores optimization strategies for archive information management from multiple aspects such as electronic transformation of paper archives， archive classification management， archive data storage， archive information sharing， and resource development and utilization， for reference.

Keywords： the digital age; information management of archives; strategy

0 引言

檔案管理是推動(dòng)國(guó)家檔案事業(yè)向前發(fā)展的重要基礎(chǔ)，檔案管理的內(nèi)容一般包括對(duì)檔案實(shí)體以及檔案中的信息資料進(jìn)行收集、整理、分類、存儲(chǔ)和利用等多個(gè)環(huán)節(jié)。隨著數(shù)字化時(shí)代的到來，檔案管理領(lǐng)域出現(xiàn)了一些新的變化，比如檔案載體由紙質(zhì)向電子數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化，再比如檔案內(nèi)容呈現(xiàn)方式的多樣化。面對(duì)這些新的變化，傳統(tǒng)的檔案管理模式以及管理手段已經(jīng)不能適應(yīng)當(dāng)前的檔案管理需求，為此需要深入推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，不斷提升檔案信息化管理水平[1]。四化時(shí)代的檔案信息化管理離不開數(shù)字化技術(shù)的支撐，數(shù)字化技術(shù)是伴隨計(jì)算機(jī)、通信網(wǎng)絡(luò)以及軟件技術(shù)而發(fā)展起來的一類新興技術(shù)?；跀?shù)字化技術(shù)的檔案管理工作，需要完成對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，并能夠在計(jì)算機(jī)上對(duì)其進(jìn)行加工和處理，進(jìn)而利用云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)搭建相應(yīng)的檔案信息管理系統(tǒng)，最終構(gòu)建一個(gè)功能完備的電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和操作平臺(tái)，以便更好進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)資源的整合、共享和利用。

1 數(shù)字化時(shí)代檔案信息化管理的特點(diǎn)

1.1 檔案管理流程數(shù)字化

數(shù)字化時(shí)代檔案管理工作在不斷朝著信息化方向發(fā)展的過程中，出現(xiàn)了一些新的特點(diǎn)，首先體現(xiàn)為檔案管理流程數(shù)字化。當(dāng)前有不少地區(qū)正在深入推進(jìn)檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)與流程體系建設(shè)，并建立了相應(yīng)的電子檔案管理信息系統(tǒng)，依托這一系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了對(duì)傳統(tǒng)檔案管理流程的再造和升級(jí)，使得檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，比如，檔案信息資料收集、內(nèi)容價(jià)值篩選、信息審核以及信息資源的傳遞和共享都具備了基本的數(shù)字化特征。這在很大程度上優(yōu)化了檔案管理的流程，打破了傳統(tǒng)檔案管理工作中存在的時(shí)間與空間限制，使得檔案管理更為高效和便捷。

1.2 檔案信息服務(wù)數(shù)字化

數(shù)字化時(shí)代，在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的過程中在檔案信息服務(wù)方面也呈現(xiàn)出明顯的數(shù)字化特點(diǎn)。在電子檔案生成和運(yùn)用的背景下，依托相應(yīng)的數(shù)字化技術(shù)，檔案信息服務(wù)，尤其是信息查閱和檢索服務(wù)有了新的路徑和流程，可以直接利用電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行線上查詢。線上查詢主要是以專用的資源網(wǎng)和具有專業(yè)組織架構(gòu)的服務(wù)器為基礎(chǔ)，依托于大數(shù)據(jù)技術(shù)實(shí)現(xiàn)精準(zhǔn)檢索和信息查詢。相關(guān)人員可以按照日期、關(guān)鍵詞以及專用的檢索目錄來進(jìn)行有關(guān)檔案信息資料的調(diào)取，同時(shí)還會(huì)借助相應(yīng)的加密技術(shù)最大限度地保障電子檔案信息的安全。檔案信息服務(wù)數(shù)字化改革大大提升了檔案資源的利用率。

2 數(shù)字化時(shí)代檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)

2.1 實(shí)現(xiàn)了對(duì)紙質(zhì)檔案原件的保護(hù)

傳統(tǒng)檔案大多都是紙質(zhì)資料，在長(zhǎng)期保存和管理的過程中很容易發(fā)生霉變和損壞，而當(dāng)前借助于掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備可以實(shí)現(xiàn)對(duì)紙質(zhì)檔案資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)化，生成相應(yīng)的電子檔案，并進(jìn)行副本保存。這樣在進(jìn)行一些檔案資料的調(diào)取和查閱時(shí)，可以直接在計(jì)算機(jī)當(dāng)中對(duì)副本文件進(jìn)行查閱，不需要再進(jìn)行紙質(zhì)原件的復(fù)印或者是調(diào)取，這在很大程度上保護(hù)了紙質(zhì)原件。另外針對(duì)一些年代比較久遠(yuǎn)已經(jīng)發(fā)生破損的紙質(zhì)檔案資料，還可以利用現(xiàn)代技術(shù)加以修復(fù)，從而更好地確保檔案信息資料的完整性和可用性。

2.2 提升了檔案管理的質(zhì)量和效率

在以往的以紙質(zhì)檔案為載體的檔案管理工作中，檔案管理人員主要通過人工收集和整理的方式來完成檔案信息采集、分類加工以及歸檔等工作。由于不同類型的檔案其歸檔要求和專業(yè)程度是不同的，這對(duì)于檔案管理人員的專業(yè)能力和綜合素質(zhì)水平有著較高的要求，稍有疏忽就會(huì)影響檔案錄入的真實(shí)性和完整性。而數(shù)字化時(shí)代，檔案管理事業(yè)在不斷朝著信息化方向發(fā)展的過程中，依托檔案管理信息系統(tǒng)和大數(shù)據(jù)平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的信息采集、分類處理，利用大數(shù)據(jù)分析和大數(shù)據(jù)挖掘等關(guān)鍵數(shù)字化技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)一些專業(yè)檔案信息的抓取并完成分類和數(shù)字化加工，在很大程度上避免了人工管理出現(xiàn)的失誤，并大大提升了檔案管理的效率，切實(shí)提升了檔案管理的質(zhì)效。

2.3 節(jié)約了檔案管理的成本

數(shù)字化時(shí)代檔案信息化管理還節(jié)約了大量成本。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，基于紙質(zhì)檔案的各項(xiàng)管理工作往往需要耗費(fèi)大量的人力和物力資源，隨著檔案信息資料數(shù)量的不斷增多，在傳統(tǒng)檔案管理模式下需要不斷投入經(jīng)費(fèi)用于檔案室建設(shè)、檔案存儲(chǔ)用具購(gòu)買、檔案管理人員招聘等。數(shù)字化時(shí)代的檔案信息化管理不再以紙質(zhì)檔案為載體，而是以數(shù)字符號(hào)為介質(zhì)進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，只需要一次性投入建成相應(yīng)的檔案管理平臺(tái)和數(shù)據(jù)資源庫(kù)，就可以借助先進(jìn)的云存儲(chǔ)技術(shù)來進(jìn)行海量資源的保存，并且云空間是可以隨時(shí)根據(jù)檔案信息資料的存儲(chǔ)需求進(jìn)行擴(kuò)展的，這在很大程度上減少了檔案管理的開支。

2.4 促進(jìn)了檔案信息資源的高效傳遞與共享

數(shù)字化時(shí)代檔案信息化管理同時(shí)也促進(jìn)了檔案信息資源的高效傳遞與共享。檔案管理工作開展的最終目的是實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的有效開發(fā)和利用，要知道檔案資源的價(jià)值就在于使用，而不是簡(jiǎn)單的保存。在數(shù)字化背景下，不少單位都注重內(nèi)部的數(shù)字信息資源體系建設(shè)，也設(shè)定了相應(yīng)的數(shù)字化發(fā)展目標(biāo)，而檔案作為重要的信息資源，檔案管理理念必須要從傳統(tǒng)的檔案保管向資源開發(fā)、資源共享的方向發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理工作，管大于用，再加上出于對(duì)紙質(zhì)原件的保護(hù)，開發(fā)和利用程度是有限的。但是數(shù)字化時(shí)代，隨著檔案信息化建設(shè)的深入推進(jìn)，依托云存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)分析以及數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案信息資源的有效整合，通過精準(zhǔn)提取和大數(shù)據(jù)檢索能夠?yàn)橛嘘P(guān)人員提供更為高效便捷的信息服務(wù)。

3 基于數(shù)字化技術(shù)的檔案信息化管理策略

數(shù)字化時(shí)代要深化數(shù)字化技術(shù)對(duì)于檔案信息化管理的支撐作用，為此需要著重探討基于數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的檔案信息化管理策略。

3.1 加快紙質(zhì)檔案資料的轉(zhuǎn)化

當(dāng)前在檔案管理數(shù)字化和信息化建設(shè)的大背景下，必須要加快紙質(zhì)檔案資料的轉(zhuǎn)化，利用好先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案加以數(shù)字化處理進(jìn)而生成可識(shí)別、可復(fù)制、可綜合利用的電子檔案。在加快紙質(zhì)檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)化的過程中，所運(yùn)用的數(shù)字化技術(shù)主要是OCR識(shí)別技術(shù)。OCR識(shí)別技術(shù)可以簡(jiǎn)單地理解為文字識(shí)別技術(shù)，主要是指利用掃描儀或者是數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備，以字符識(shí)別的方式完成對(duì)紙質(zhì)文件資料的掃描，然后對(duì)生成的圖像文件進(jìn)行分析和處理，獲取文字及版面信息[2]。檔案管理部門及工作人員要更加注重OCR識(shí)別技術(shù)在檔案資料轉(zhuǎn)化中的有效運(yùn)用，加大相應(yīng)的資金投入，購(gòu)置專用的掃描儀等設(shè)備，針對(duì)紙質(zhì)文件資料分批次完成電子掃描和數(shù)字化轉(zhuǎn)化。

在應(yīng)用有關(guān)技術(shù)進(jìn)行紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化處理的過程中，有以下幾個(gè)要點(diǎn)：一是在掃描錄入的同時(shí)要檢查原始紙質(zhì)檔案資料當(dāng)中存在的疏漏和差錯(cuò)，在錄入過程中要及時(shí)糾正和補(bǔ)充相應(yīng)的信息資料和數(shù)據(jù)，以保證電子檔案的完整性和準(zhǔn)確性。二是在完成轉(zhuǎn)化后，對(duì)于生成的圖像文件要再次進(jìn)行檢查，看是否存在邊緣不清晰等的情況，一旦發(fā)現(xiàn)不清晰圖像，要重新掃描，以確保所生成的電子檔案信息的可靠性和可用性。三是對(duì)于生成的電子檔案要利用數(shù)字編碼技術(shù)建立起與原始紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)的標(biāo)識(shí)碼，確保一檔一碼，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案和電子檔案之間的有效連接，便于日后進(jìn)行檔案原始資料的查找和管理。

3.2 優(yōu)化改進(jìn)檔案的分類管理

數(shù)字化時(shí)代要進(jìn)一步提升檔案信息化管理水平，不斷優(yōu)化和改進(jìn)檔案分類管理的方式方法。在傳統(tǒng)的檔案管理模式下，其分類工作主要是依靠工作人員手工進(jìn)行檔案信息資料的分類整理，有時(shí)會(huì)存在分類不夠細(xì)致、效率低下、不便于查找等問題。在數(shù)字化技術(shù)的支持下，依托大數(shù)據(jù)這一關(guān)鍵技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資料的科學(xué)配置和精準(zhǔn)分類。具體來看，主要是利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)、大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，對(duì)相應(yīng)的檔案信息資料進(jìn)行集中的分析處理和關(guān)鍵信息的精準(zhǔn)提取，并建立相應(yīng)的信息標(biāo)識(shí)，根據(jù)相關(guān)指令對(duì)數(shù)據(jù)種類加以定義，在此基礎(chǔ)上，利用檔案信息管理系統(tǒng)或者是計(jì)算機(jī)軟件，將過往的檔案信息資料根據(jù)數(shù)據(jù)類型、標(biāo)識(shí)信息以及業(yè)務(wù)流程等進(jìn)行重新的歸類，為后續(xù)數(shù)據(jù)資源庫(kù)建設(shè)以及相關(guān)檔案信息資料的整合利用奠定重要基礎(chǔ)。

3.3 強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)

如上所述，在傳統(tǒng)檔案管理模式下，檔案信息數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的空間比較有限，還要投入大量的人力、物力和財(cái)力資源進(jìn)行檔案信息資料的保管。為此我們需要在充分應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)的前提下，做好相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)工作。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，社會(huì)生產(chǎn)和生活方式發(fā)生了翻天覆地的變化，這就使得我們?nèi)粘Ｉa(chǎn)和生活中產(chǎn)生的檔案信息資料數(shù)量與日俱增，如果信息過度冗余會(huì)占用較多的存儲(chǔ)空間，因此需要及時(shí)對(duì)這類信息資源進(jìn)行規(guī)劃存儲(chǔ)，采用更為科學(xué)的存儲(chǔ)管理辦法。將數(shù)字化技術(shù)運(yùn)用于檔案保存工作當(dāng)中，主要是利用云存儲(chǔ)技術(shù)的分布式優(yōu)勢(shì)，來解決大量檔案信息資源的存儲(chǔ)問題。云存儲(chǔ)技術(shù)是依賴于高速分布式互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的一項(xiàng)關(guān)鍵技術(shù)。云存儲(chǔ)技術(shù)的有效運(yùn)用，能夠更為科學(xué)地利用網(wǎng)絡(luò)空間，通過建立相應(yīng)的資源池[3]來實(shí)現(xiàn)對(duì)于檔案信息資源的海量存儲(chǔ)。比如對(duì)于一些政務(wù)服務(wù)中心來說，政務(wù)服務(wù)中心的檔案管理部門可以針對(duì)相應(yīng)的業(yè)務(wù)辦理過程中產(chǎn)生的龐大的原始信息資料，利用資源網(wǎng)站服務(wù)器進(jìn)行分布式存儲(chǔ)，通過網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)代替本地資源存儲(chǔ)，進(jìn)而降低本地資源占用空間，切實(shí)提升政務(wù)服務(wù)檔案信息資源的存儲(chǔ)質(zhì)量和安全性能。

3.4 深化檔案信息共享

數(shù)字化時(shí)代檔案信息化管理要不斷朝著縱深方向發(fā)展，因此要持續(xù)深化對(duì)檔案信息資源的共享。仍然以政務(wù)服務(wù)中心為例，政務(wù)服務(wù)中心在開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)的過程中，需要與各業(yè)務(wù)部門進(jìn)行深度協(xié)作，打破信息孤島，實(shí)現(xiàn)部門與部門之間信息數(shù)據(jù)的高度共享和高效傳遞。在這個(gè)過程中，可以借助相應(yīng)的數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息與電子政務(wù)信息之間的共享，以大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)等技術(shù)為依托，在信息共享平臺(tái)中開放統(tǒng)一接口，實(shí)現(xiàn)對(duì)各部門檔案信息資源及有關(guān)數(shù)據(jù)的收集和管理，確保部門之間數(shù)據(jù)的有效對(duì)接。尤其是在窗口辦理業(yè)務(wù)的過程中，以業(yè)務(wù)編號(hào)為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)對(duì)各類業(yè)務(wù)文件和目標(biāo)數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)對(duì)接，以確保有關(guān)的業(yè)務(wù)信息能夠及時(shí)被檔案管理部門所接收，在此基礎(chǔ)上，完成對(duì)檔案信息資料的動(dòng)態(tài)化整理和更新，確保電子文件的真實(shí)性和完整性，真正做到讓技術(shù)服務(wù)于民。

3.5 多途徑全方位進(jìn)行檔案資源開發(fā)

對(duì)于任何類型的檔案來說，最大的價(jià)值都在于使用，數(shù)字化時(shí)代檔案資源的開發(fā)將助力數(shù)字技術(shù)賦能，應(yīng)依托先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源多途徑、全方位的開發(fā)和利用。比如，應(yīng)用元宇宙技術(shù)賦能數(shù)字檔案文創(chuàng)開發(fā)，應(yīng)用可視化技術(shù)助力鄉(xiāng)村檔案文化價(jià)值呈現(xiàn)，數(shù)字賦能非物質(zhì)文化遺產(chǎn)檔案資源整合，應(yīng)用新媒體技術(shù)助力工業(yè)遺產(chǎn)檔案開發(fā)等。數(shù)字技術(shù)賦能檔案資源開發(fā)的基礎(chǔ)就在于將多源異構(gòu)的檔案資源數(shù)據(jù)化，特別是將數(shù)字檔案資源轉(zhuǎn)化為可供計(jì)算機(jī)閱讀、分析和處理的檔案數(shù)據(jù)資源，進(jìn)而推動(dòng)檔案資源向語義化、智慧化進(jìn)階[4]。

4 結(jié)束語

綜上所述，數(shù)字化時(shí)代檔案信息化管理要不斷朝著縱深方向發(fā)展，立足于先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，要加快推動(dòng)檔案信息化管理成果的展現(xiàn)，從多個(gè)角度入手探尋檔案信息化建設(shè)與管理的優(yōu)化策略，更好保障我國(guó)檔案事業(yè)的健康與創(chuàng)新發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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