摘 要：近年來隨著信息化技術(shù)在財(cái)務(wù)管理領(lǐng)域的快速發(fā)展，我國(guó)許多高校開始采用網(wǎng)上報(bào)銷模式，這種新模式具有不需要排隊(duì)、無現(xiàn)金支付、規(guī)范內(nèi)部控制、節(jié)省人力資源等諸多優(yōu)點(diǎn)。然而，與此同時(shí)也帶來了一些問題，如高退單率、溝通成本的增加、信息不對(duì)稱等。針對(duì)目前普遍存在的問題，結(jié)合工作實(shí)際，文章提出了一系列的優(yōu)化對(duì)策，包括增加網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)短信通知功能、智能化提示功能和反饋機(jī)制、對(duì)接銀?；ヂ?lián)系統(tǒng)、增加網(wǎng)報(bào)錄入渠道等方面提出優(yōu)化策略。

關(guān)鍵詞：財(cái)務(wù)信息化 網(wǎng)上報(bào)銷 財(cái)務(wù)管理

中圖分類號(hào)：F233

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2024）07-061-02

一、蚌埠醫(yī)科大學(xué)傳統(tǒng)報(bào)銷模式轉(zhuǎn)變的必要性

蚌埠醫(yī)科大學(xué)的前身蚌埠醫(yī)學(xué)院是1958年創(chuàng)立的省屬醫(yī)藥類本科院校，并在2023年12月成功更名為蚌埠醫(yī)科大學(xué)，近年來隨著學(xué)校教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，學(xué)校的辦學(xué)經(jīng)費(fèi)來源越來越多樣化，縱向科研經(jīng)費(fèi)和橫向科研經(jīng)費(fèi)呈現(xiàn)出逐年遞增的態(tài)勢(shì)，在這種情形下，學(xué)校財(cái)務(wù)處應(yīng)該充分利用和有效管理好各種資金，保證專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)預(yù)算的執(zhí)行率，促進(jìn)資金使用效益的最大化。在確保每筆財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)規(guī)范支出的同時(shí)提高教職員工和學(xué)生對(duì)報(bào)銷流程的滿意度是財(cái)務(wù)部門面對(duì)的一個(gè)重要實(shí)際問題。財(cái)務(wù)報(bào)銷是財(cái)務(wù)工作中的一項(xiàng)基礎(chǔ)性核心職能，在原先傳統(tǒng)的手工報(bào)銷方式下，報(bào)銷經(jīng)辦人通常需要找到下一審批人在紙質(zhì)單據(jù)上簽字，所有流程簽完字后把紙質(zhì)單據(jù)送至財(cái)務(wù)審核人員處現(xiàn)場(chǎng)審核報(bào)銷，現(xiàn)場(chǎng)審核通常情況下需要等待一定的時(shí)間，如果所報(bào)銷單據(jù)存在問題，報(bào)銷經(jīng)辦人可能需要進(jìn)行多次修改才能順利解決問題單據(jù)，完成所報(bào)銷的業(yè)務(wù)。尤其是年底財(cái)務(wù)結(jié)賬前是財(cái)務(wù)報(bào)銷工作最繁忙的時(shí)候，報(bào)賬大廳通常會(huì)出現(xiàn)門庭若市的狀況，此時(shí)“排長(zhǎng)隊(duì)”“報(bào)銷難”的問題會(huì)凸顯，嚴(yán)重影響了財(cái)務(wù)工作效率和報(bào)銷經(jīng)辦人的辦事效率，著眼于財(cái)務(wù)工作全局，原先的手工報(bào)銷模式已經(jīng)無法達(dá)到本校教職員工和學(xué)生迫切的報(bào)銷需求。因此，我們需要謀求一種更加高效便捷的報(bào)銷模式來解決這個(gè)現(xiàn)實(shí)問題。

二、財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷現(xiàn)行流程、現(xiàn)存問題及其原因剖析

蚌埠醫(yī)科大學(xué)目前在運(yùn)行的一套常規(guī)的財(cái)務(wù)網(wǎng)報(bào)流程如下：（1）報(bào)銷經(jīng)辦人在網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)內(nèi)根據(jù)其選擇的業(yè)務(wù)類型分別錄入報(bào)銷單據(jù)，如差旅費(fèi)單據(jù)、日常報(bào)銷單據(jù)、內(nèi)部轉(zhuǎn)賬單據(jù)，經(jīng)相關(guān)人員審批同意后打印生成單據(jù)號(hào)的報(bào)銷封面，然后將紙質(zhì)票據(jù)附在封面后；（2）報(bào)銷經(jīng)辦人攜帶整理好的報(bào)銷單據(jù)前往財(cái)務(wù)處進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)審核與報(bào)銷；（3）財(cái)務(wù)出納人員根據(jù)已復(fù)核的報(bào)銷單據(jù)進(jìn)行網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬和公務(wù)卡還款。首先，報(bào)銷經(jīng)辦人需在系統(tǒng)內(nèi)錄入報(bào)銷單據(jù)，這是報(bào)銷工作的起點(diǎn)。他們會(huì)使用電腦登錄網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)，報(bào)銷經(jīng)辦人在錄入單據(jù)時(shí)需要根據(jù)不同的報(bào)銷類型進(jìn)行填寫，包括日常報(bào)銷、借款、差旅報(bào)銷、勞務(wù)費(fèi)報(bào)銷等等。所有的填報(bào)工作均須在財(cái)務(wù)網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)上完成。在填報(bào)之前，報(bào)銷經(jīng)辦人可以閱讀財(cái)務(wù)處提供的網(wǎng)絡(luò)版或紙質(zhì)版報(bào)銷指南和手冊(cè)。填報(bào)完成后，電子報(bào)銷單據(jù)會(huì)根據(jù)網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)預(yù)先設(shè)定的審批流程自動(dòng)推送到下一審批人，涉及到的下一審批人會(huì)在網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)的每個(gè)流程節(jié)點(diǎn)進(jìn)行審批，系統(tǒng)內(nèi)會(huì)顯示審批記錄與時(shí)間。同時(shí)，財(cái)務(wù)網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)也會(huì)實(shí)時(shí)顯示流程狀態(tài)，直至最后審批人審批后，所報(bào)銷的單據(jù)會(huì)生成單據(jù)號(hào)，報(bào)銷人可以把生成單據(jù)號(hào)的封面打印出來，附在紙質(zhì)版銷單據(jù)上并將完整的報(bào)銷材料交給財(cái)務(wù)審核制單人員。財(cái)務(wù)工作人員會(huì)即時(shí)接收、審核并制作單據(jù)，然后將其交給財(cái)務(wù)復(fù)核人員。最后，經(jīng)過復(fù)核后的單據(jù)會(huì)交給財(cái)務(wù)出納人員，用于資金支付。

蚌埠醫(yī)科大學(xué)在采取財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷模式的初期階段涌現(xiàn)了大量的問題，例如：（1）缺乏對(duì)教職員工關(guān)于網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)的系列培訓(xùn)；（2）報(bào)銷單據(jù)交至財(cái)務(wù)處后經(jīng)辦人等待的報(bào)銷業(yè)務(wù)處理時(shí)間較長(zhǎng)；（3）財(cái)務(wù)審核人員與報(bào)銷人員信息不對(duì)稱，相互溝通所需的成本較高；（4）資金支付時(shí)間相對(duì)較長(zhǎng)。（5）報(bào)銷經(jīng)辦人目前只能在電腦端錄入報(bào)銷單據(jù)，錄入方式較為單一，以上列舉的現(xiàn)實(shí)問題較大程度上降低了財(cái)務(wù)工作的效率，以致于新網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷模式無法體現(xiàn)出其積極高效的優(yōu)勢(shì)。對(duì)上述問題進(jìn)行剖析，總結(jié)出以下幾個(gè)方面的原因：

一是財(cái)務(wù)網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)的培訓(xùn)和推廣缺少系統(tǒng)性與靈活性。在網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷試運(yùn)行的初期財(cái)務(wù)部門一般會(huì)與網(wǎng)報(bào)軟件公司聯(lián)合開展培訓(xùn)工作，接受培訓(xùn)的人員不僅包括財(cái)務(wù)人員還包括財(cái)務(wù)報(bào)銷經(jīng)辦人，一般由財(cái)務(wù)部門牽頭實(shí)施，目的是幫助報(bào)銷經(jīng)辦人較快熟悉網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷流程和促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷模式的廣泛宣傳。然而，隨著時(shí)間的推移，網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷模式不斷發(fā)展，卻出現(xiàn)了一系列問題。在錄入填報(bào)和審核過程中，報(bào)銷雙方頻繁遇到問題，然而對(duì)這些問題的答疑和處理往往不及時(shí)。結(jié)果導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷模式的服務(wù)效率下降，沒有從根本上解決“報(bào)銷難”的問題。

二是報(bào)銷單據(jù)交至財(cái)務(wù)處后，經(jīng)辦人等待的報(bào)銷業(yè)務(wù)處理時(shí)間較長(zhǎng)。當(dāng)報(bào)銷經(jīng)辦人在網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)填報(bào)錄入完生成單據(jù)號(hào)后，財(cái)務(wù)審核人員會(huì)在一定時(shí)間內(nèi)審核完單據(jù)，但有的報(bào)銷經(jīng)辦人并不會(huì)及時(shí)的登錄網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)查看審批進(jìn)度，當(dāng)報(bào)銷經(jīng)辦人在網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)查詢到單據(jù)已審核時(shí)會(huì)把審核后的單據(jù)交至財(cái)務(wù)處指定接單人員處，然后就處于等待單據(jù)處理的狀態(tài)，報(bào)銷人無法知曉單據(jù)是處于制單狀態(tài)還是資金支付狀態(tài)。當(dāng)紙質(zhì)單據(jù)存在問題時(shí)只能被動(dòng)地等待財(cái)務(wù)人員通知，修改問題單據(jù)還需浪費(fèi)大量的時(shí)間精力。導(dǎo)致報(bào)銷效率得不到明顯提升。

三是財(cái)務(wù)審核人員與報(bào)銷人員信息不對(duì)稱，相互溝通所需成本較高。在實(shí)際報(bào)銷業(yè)務(wù)中，教師和學(xué)生通常是主要的報(bào)銷經(jīng)辦人。然而，他們的主要承擔(dān)的任務(wù)是是教學(xué)科研以及學(xué)習(xí)，因此對(duì)于財(cái)務(wù)政策和制度可能并不熟悉。因此，為了順利完成報(bào)銷流程，他們需要花費(fèi)本職工作以外的時(shí)間和精力去學(xué)習(xí)和適應(yīng)新系統(tǒng)，這無疑會(huì)增加他們大量的工作負(fù)擔(dān)，容易造成他們內(nèi)心的抵觸情緒。這種情況會(huì)導(dǎo)致報(bào)銷的紙質(zhì)材料存在遺漏、缺少經(jīng)辦驗(yàn)收、黏貼發(fā)票復(fù)印件等問題。

四是資金支付時(shí)間較長(zhǎng)。當(dāng)財(cái)務(wù)人員完成審核制單業(yè)務(wù)后，紙質(zhì)單據(jù)會(huì)交至出納人員處進(jìn)行資金支付，資金支付方式分為公務(wù)卡還款和網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬兩種類型，目前兩種資金支付方式的人工操作步驟較多，工作量較大，資金到賬時(shí)間較長(zhǎng)，有一定的出錯(cuò)率。不僅增加了財(cái)務(wù)人員的工作量，也導(dǎo)致了報(bào)銷經(jīng)辦人員等待時(shí)間較長(zhǎng)，降低了財(cái)務(wù)工作效率。

五是網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)錄入渠道單一。網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)開始上線之初，報(bào)銷經(jīng)辦人受系統(tǒng)限制只能在校內(nèi)PC端錄入報(bào)銷單據(jù)，無法在手機(jī)或PAD等移動(dòng)用戶端進(jìn)行錄入。移動(dòng)用戶端只能查看是否審批、是否退單等功能，這種情況給網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)帶來了一些問題，比如移動(dòng)靈活性差和報(bào)銷渠道單一。這一定程度上影響了廣大師生的報(bào)銷滿意度和體驗(yàn)。

三、解決高校財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷問題的優(yōu)化策略

為有效解決上述問題，筆者著眼于網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷的整體流程，從網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)培訓(xùn)、網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)短信通知功能、智能化提示功能和反饋機(jī)制、銀?；ヂ?lián)系統(tǒng)對(duì)接、增加網(wǎng)報(bào)錄入渠道五個(gè)方面做出改進(jìn)措施，進(jìn)一步優(yōu)化網(wǎng)報(bào)流程。

一是財(cái)務(wù)部門需在推行財(cái)務(wù)網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)的不同時(shí)間段提供針對(duì)性的系統(tǒng)的培訓(xùn)，解決實(shí)際問題，并采用其他智能化的手段輔助推行。首先，在初始階段，財(cái)務(wù)部門可以面向全校各二級(jí)學(xué)院的師生進(jìn)行大規(guī)模、多次的集中培訓(xùn)，目的在讓報(bào)銷經(jīng)辦人迅速掌握網(wǎng)上報(bào)銷操作錄入流程。這樣可以確保他們能夠熟練地使用該系統(tǒng)進(jìn)行相關(guān)操作。其次，中后期需要在充分溝通的基礎(chǔ)上針對(duì)有需求的二級(jí)部門舉辦專題培訓(xùn)和指導(dǎo)，解決報(bào)銷經(jīng)辦人在實(shí)際報(bào)銷操作中遇到的具體問題。這樣可以提供實(shí)際應(yīng)用方面的指導(dǎo)，幫助他們克服困難，更好地運(yùn)用網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)。此外，財(cái)務(wù)部門可利用微信公眾號(hào)、QQ、部門網(wǎng)頁等主流網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)建設(shè)財(cái)務(wù)綜合服務(wù)平臺(tái)，及時(shí)推送報(bào)銷指南、注意事項(xiàng)和常見問題答疑。同時(shí)，財(cái)務(wù)工作人員也需進(jìn)行實(shí)操培訓(xùn)，提升技能熟練程度，以便于在審核和復(fù)核網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷單據(jù)時(shí)能夠提供即時(shí)幫助。

二是整理網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷的步驟，通過系統(tǒng)短信通知的功能建立問題反饋機(jī)制。報(bào)銷經(jīng)辦人在錄入單據(jù)時(shí)會(huì)錄入自己的聯(lián)系方式，當(dāng)財(cái)務(wù)人員審核單據(jù)時(shí)，如果該份單據(jù)存在問題，審核人可以在存疑或退回的對(duì)話框?qū)懨骶唧w的問題和修改意見，然后反饋給具體的報(bào)銷經(jīng)辦人，報(bào)銷經(jīng)辦人在收到短信通知時(shí)會(huì)第一時(shí)間知曉所報(bào)銷單據(jù)存在的問題，并根據(jù)意見整改。如果報(bào)銷單據(jù)不存在問題，財(cái)務(wù)人員在審核制單后，報(bào)銷經(jīng)辦人同時(shí)會(huì)收到該份單據(jù)已制單的消息，同樣，在資金支付成功后報(bào)銷人也會(huì)收到短信提醒，因此，在財(cái)務(wù)網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)中加入短信通知功能可以實(shí)現(xiàn)即時(shí)向報(bào)銷經(jīng)辦人反饋問題和單據(jù)狀態(tài)信息的目的。這樣，報(bào)銷經(jīng)辦人就能根據(jù)不同情況及時(shí)修正報(bào)銷單據(jù)，并迅速了解單據(jù)狀態(tài)。這項(xiàng)改進(jìn)將大大減少報(bào)銷經(jīng)辦人等待到賬的時(shí)間，提高線上報(bào)銷的效率，并提高全校師生的報(bào)銷滿意度。

三是把智能化提示和相關(guān)校驗(yàn)功能模塊集成到網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)內(nèi)，可以使線上報(bào)銷的規(guī)范性和準(zhǔn)確度得到一定程度的提高，并減少相互溝通的工作量。報(bào)銷經(jīng)辦人一般由于教學(xué)科研活動(dòng)需求而進(jìn)行報(bào)銷，但他們對(duì)財(cái)務(wù)政策、制度和相關(guān)規(guī)定不是很熟悉，導(dǎo)致線上報(bào)銷時(shí)存在或多或少的問題。通過嵌入智能提示和校驗(yàn)功能后的網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)，可以有效解決或減輕這種信息不對(duì)稱的問題，提升財(cái)務(wù)報(bào)銷的質(zhì)量和效率。智能提示功能可以為經(jīng)辦人提供相關(guān)的財(cái)務(wù)政策、制度和規(guī)定等信息，以及具體的填報(bào)指導(dǎo)，幫助他們理解并正確遵守規(guī)定。這種提示功能可以包括文字提示、示例說明、常見錯(cuò)誤糾正等，幫助經(jīng)辦人填寫報(bào)銷信息時(shí)避免常見的錯(cuò)誤和疏漏。，從而極大地提高了財(cái)務(wù)報(bào)銷的規(guī)范性和準(zhǔn)確率，并降低了溝通成本，提高了財(cái)務(wù)工作效率。

四是實(shí)現(xiàn)銀校互聯(lián)系統(tǒng)與網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)的高效對(duì)接，目前，已制單的報(bào)銷單據(jù)在資金支付時(shí)只能通過手工錄入的方式實(shí)現(xiàn)銀行轉(zhuǎn)賬，公務(wù)卡還款也需要在財(cái)政一體化系統(tǒng)內(nèi)逐筆查找待還款的支付信息，這種方式降低了支付效率，通過銀校互聯(lián)系統(tǒng)的接入，在網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬支付時(shí)，出納人員可以直接從對(duì)接后的系統(tǒng)內(nèi)找到自動(dòng)生成的網(wǎng)銀轉(zhuǎn)賬信息和公務(wù)卡還款信息，只需核對(duì)相關(guān)信息過后便可完成資金支付和公務(wù)卡還款。這種方式大大縮短了資金支付時(shí)間，并且能夠降低手工錄入的出錯(cuò)率，極大地提高了財(cái)務(wù)報(bào)銷效率。

五是財(cái)務(wù)網(wǎng)報(bào)錄入渠道應(yīng)該多樣化，同時(shí)開通移動(dòng)端報(bào)銷渠道從而帶來更大的便利性。目前，教職工主要使用辦公電腦或家用電腦登錄財(cái)務(wù)網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)錄入報(bào)銷單據(jù)。然而，這種錄入方式較為單一，限制了教職工的多樣化錄入需求。堅(jiān)持問題導(dǎo)向，我們可以擴(kuò)展移動(dòng)端報(bào)銷錄入渠道，以解決錄入方式較為單一的問題。財(cái)務(wù)部門可以與軟件公司合作開發(fā)一個(gè)具有與電腦端相同功能的手機(jī)報(bào)銷應(yīng)用程序。通過手機(jī)端錄入功能的引入，報(bào)銷經(jīng)辦人可以隨時(shí)隨地通過手機(jī)或其他移動(dòng)設(shè)備錄入多種類型的報(bào)銷單據(jù)。這樣可以大大提高網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷的便利性。

總而言之，上線網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷模式極大地改變了財(cái)務(wù)人員的工作現(xiàn)狀。這不僅提高了業(yè)務(wù)處理效率，減輕了財(cái)務(wù)人員的工作壓力，還大大緩解了財(cái)務(wù)部門與教職工之間的矛盾。財(cái)務(wù)處“門難進(jìn)”、排隊(duì)等待時(shí)間長(zhǎng)等問題也得到了緩解，財(cái)務(wù)部門的服務(wù)水平得到了提高。盡管在初期網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷存在許多問題，但只要及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、查找原因，并找到解決方法，就能促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷的正常運(yùn)行和發(fā)展。相信通過多方面多角度的協(xié)同優(yōu)化，將會(huì)使財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷系統(tǒng)得到更好的改進(jìn)與完善，更好地為廣大師生提供服務(wù)，為本校高質(zhì)量發(fā)展提供助力。

參考文獻(xiàn)：

[1] 閆玉峰.高校財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)報(bào)銷實(shí)踐關(guān)鍵問題及優(yōu)化對(duì)策[J].今日財(cái)富，2023（05）：20

（作者單位：蚌埠醫(yī)科大學(xué) 安徽蚌埠 233000）

[作者簡(jiǎn)介：王冠（1993—），漢族，安徽蚌埠人，研究生在讀，助理會(huì)計(jì)師，研究方向：財(cái)務(wù)管理。] （責(zé)編：若佳）