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        人工智能在我國檔案管理工作中的應用與優(yōu)化研究

        2024-08-06 00:00:00鄧齊鳳
        檔案天地 2024年2期

        2017 年,國務院印發(fā)《新一代人工智能發(fā)展規(guī)劃》,提出要“部署構筑我國人工智能發(fā)展的先發(fā)優(yōu)勢,加快建設創(chuàng)新型國家和世界科技強國”[1]。2019年,德勤科技發(fā)布的《全球人工智能發(fā)展白皮書》指出人工智能技術正全方位商業(yè)化,將深刻變革教育、數(shù)字政務、醫(yī)療、無人駕駛、制造業(yè)、智慧城市等各行各業(yè)[2]。2021年,中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》表明,要“加強大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術在數(shù)字檔案館(室)建設中的應用”[3]。2022年,國家檔案局開展的科技項目立項工作也明確提出要加強人工智能技術在檔案管理中的應用研究[4]。在國家政策的引領下,人工智能等新一代信息技術迅速崛起,引發(fā)了檔案管理方式的變革浪潮,我國各地檔案館紛紛開展試點,將人工智能應用于檔案管理中。目前,我國檔案學界主要聚焦于人工智能在檔案資源開發(fā)利用[5]、音視頻檔案智能整理[6]、檔案智能開放審核[7]、影像檔案智能修復[8]等方面的應用,鮮有學者從宏觀角度出發(fā),研究人工智能技術在我國檔案管理各環(huán)節(jié)的應用?;诖耍疚膰@人工智能在我國檔案收管存用環(huán)節(jié)的應用現(xiàn)狀,通過文獻研究和案例分析,發(fā)現(xiàn)其存在的問題與不足,并針對問題與不足制定優(yōu)化路徑,以期促進我國檔案事業(yè)的高質量、現(xiàn)代化發(fā)展。

        一、人工智能在我國檔案管理中的應用現(xiàn)狀

        (一)人工智能在檔案智能收集中的應用

        檔案收集是檔案工作的起點,也是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的前提,通過有效收集檔案,可以確保檔案的完整性和一致性,從而為后續(xù)的管理和利用奠定基礎。在信息時代,檔案資源的數(shù)量呈爆炸式增長,檔案種類日益豐富。面對不同載體形式的海量檔案,利用自然語言處理、模式識別等人工智能技術,能夠完成音視頻、圖像、手寫文字等主要元素的數(shù)字化處理,實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的智能采集[9]。對于音頻檔案,人工智能技術可以運用語音識別技術智能識別音頻,將語音信號中的詞匯內(nèi)容轉變?yōu)橛嬎銠C可識別的數(shù)據(jù),進而進行分類操作。例如,科大訊飛股份有限公司依托訊飛檔案機和智錄機,應用語音識別、轉寫等技術提取歷史音頻檔案信息生成字幕,實現(xiàn)輔助著錄[10]。對于音像檔案,云南稅務部門利用人工智能技術中的自然語言處理技術識別檔案中的文字,并采用模式識別技術抽取音像檔案的內(nèi)容,從而完成稅務執(zhí)法音像檔案的收集[11]。對于圖像檔案,北京市市場監(jiān)督管理局利用人工智能技術中的圖像識別和信息抽取技術,對現(xiàn)存的圖像檔案進行批量智能自動識別處理,從而實現(xiàn)圖像檔案信息的智能收集 [12]。對于文字檔案,百度公司開發(fā)出一種基于深度學習的OCR技術,能夠自動識別掃描版檔案中的文字內(nèi)容,輔助完成檔案的數(shù)字化處理。

        (二)人工智能在檔案智能管理中的應用

        人工智能技術在檔案管理中的應用主要體現(xiàn)在檔案智能整理、檔案價值智能鑒定、檔案智能檢索和檔案智能安全管理四個方面。

        第一,檔案智能整理。檔案整理是檔案管理的基礎,檔案只有經(jīng)過系統(tǒng)整理,才能反映出各項活動的歷史聯(lián)系和本來面貌,才能更好地發(fā)揮其價值和作用。人工智能憑借強大的學習能力和語義分析能力,可以輔助檔案自動歸檔、自動分類,提高檔案整理效率,推動檔案工作的科學化、智能化發(fā)展 [13]。人工智能融入檔案整理已是大勢所趨,檔案行業(yè)紛紛開展試點,不斷提高檔案整理的智能化水平。2019年5月,浙江省檔案館與訊飛智元信息科技有限公司共同承擔的“人工智能技術在音視頻檔案整理利用中的應用研究”課題被國家檔案局正式立項,該課題提出了人工智能技術輔助音視頻檔案整理的解決方案,實現(xiàn)音視頻檔案的智慧化整理[6]。廣州供電局會計檔案電子化試點項目借助人工智能技術實現(xiàn)會計檔案的自動整理和元數(shù)據(jù)的自動生成[14]。

        第二,檔案價值智能鑒定。面對紛繁復雜的結構化和非結構化檔案信息,做好檔案價值鑒定工作能有效地提高檔案部門管理檔案的質量和效率,大幅度提升檔案資源的有效性。人工智能技術與檔案鑒定的結合能夠解決檔案人工質檢效率低、漏檢、錯檢等問題,并為檔案鑒定走向自動化、智能化提供可能[9]。就國內(nèi)而言,江西省檔案館借助人工智能技術制作檔案鑒定模型,共完成26.526萬件檔案二分類預測與運用工作,其中鑒定模型總準確率為70.68%,總精確率為67.6%[15]。北京市市場監(jiān)督管理局運用專家系統(tǒng),研發(fā)出某種類型檔案的頁面公開級智能鑒定工具,實現(xiàn)企業(yè)登記檔案的智能化鑒定。

        第三,檔案智能檢索。檔案檢索是檔案管理的重要環(huán)節(jié),隨著社會信息化發(fā)展,檔案檢索不僅僅是紙質檔案的查詢,更多的是電子檔案和數(shù)字化檔案資源的檢索。為了順應檔案信息化戰(zhàn)略轉型的需要,各地檔案部門積極開展人工智能技術應用于檔案檢索的實踐。為提升檔案檢索的智能化發(fā)展,太倉市檔案館和河南省數(shù)字檔案館都開展了相關的實踐探索。江蘇省太倉市檔案館利用智能代理技術,實現(xiàn)對館藏檔案的全文檢索[16]。河南省數(shù)字檔案館借助智能檢索系統(tǒng),挖掘出大量結構化和非結構化館藏資源,通過檔案數(shù)據(jù)和信息之間的關聯(lián)形成知識圖譜和檔案知識庫,提高了館藏檔案檢索的查全率和查準率[17]。

        第四,檔案智能安全管理。檔案安全是檔案工作的生命線,直接關系到檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。檔案安全管理包括實體檔案安全管理和數(shù)字檔案安全管理,其中,實體檔案安全主要是檔案庫房的安全,檔案庫房安全是保證檔案安全的基本條件。在檔案庫房安全方面,江蘇省太倉市智慧檔案館將人工智能技術嵌入門禁系統(tǒng)和能夠輔助識別、定位的監(jiān)控跟蹤系統(tǒng),實時監(jiān)控檔案庫房的安全狀況,排除安全隱患[16]。此外,江蘇省昆山市檔案館與市公安局聯(lián)合開發(fā)“網(wǎng)上查檔大廳”系統(tǒng),利用人工智能技術中的人臉識別輔助驗證身份,確保線上查檔的安全[18]。在數(shù)字檔案安全管理方面,融入人工智能技術的智能防火墻和智能入侵檢測系統(tǒng)能夠自主攔截病毒、阻止網(wǎng)絡攻擊,并主動追擊攻擊者、收集攻擊數(shù)據(jù),為數(shù)字檔案安全保駕護航 [19]。

        (三)人工智能在檔案智能保存中的應用

        檔案保存關系到檔案的完整性、真實性和可用性,對于維護歷史真實面貌、促進社會發(fā)展和保障公眾權益具有不可替代的作用。隨著信息技術的快速發(fā)展,人工智能的算法能夠優(yōu)化檔案信息存儲的方式,確保檔案保存的智能、安全、有效。除此之外,人工智能融入電子文件管理系統(tǒng),可以實現(xiàn)文件自動化歸檔保存。例如,2020年中國石油數(shù)字檔案管理系統(tǒng)利用人工智能及其他新興技術,集成電子公文、財務管理等多個系統(tǒng),實現(xiàn)電子化公文、會計票據(jù)等自動歸檔保存[20]。此外,杭州遠大檔案技術有限公司借助人工智能中的機器學習技術,實現(xiàn)電子文件自動整理、在線歸檔和精細管控,保證歸檔電子文件的真實性和完整性 [10]。

        (四)人工智能在檔案智能利用中的應用

        檔案管理的根本目的在于檔案利用,檔案只有被有效利用才能真正發(fā)揮其應有的價值和作用。人工智能技術在檔案利用層面的應用主要體現(xiàn)在檔案服務和檔案展覽兩個方面。在檔案服務方面,人工智能中的模式識別和專家系統(tǒng)技術,可以根據(jù)用戶的借閱歷史和偏好,預測其可能感興趣的檔案類型,從而實現(xiàn)個性化推薦,如智能推薦、虛擬助手等。人工智能還可以利用機器學習算法識別分析檔案資源出現(xiàn)的人、地、事、時、物要素形成細粒度檔案知識庫,支持語義檢索、自然語言問答等功能,完善資源利用智慧化程度,如廣州市婦女兒童醫(yī)療中心挖掘病例檔案數(shù)據(jù)集訓練人工智能,實現(xiàn)兒科疾病的智能化診斷[21]。在檔案展覽方hzYk3sXKNLlC6bPpImEt2GM1Ybzb+aB2qyr5XX0rJ7U=面,人工智能借助機器學習和多模態(tài)融合等技術,能夠深度挖掘數(shù)字化檔案信息資源,深化展覽主題 [22]。例如,天津市紅橋區(qū)采用“人工智能+數(shù)字檔案”的新方式,將主題宣傳視頻集中推送至新媒體平臺上[23]。

        二、 人工智能應用于檔案管理存在的問題

        (一)檔案管理全過程智能化有待拓展

        檔案管理的全過程智能化是指檔案在進行“收管存用”的過程中,形成的一整套智能化、自動化、整體化的檔案管理模式。盡管我國檔案管理智能化實踐圖景不斷豐富,但目前人工智能技術與檔案工作收管存用的融合更多地表現(xiàn)在某一工作環(huán)節(jié)的智能化,檔案管理的全過程智能化有很大的發(fā)展空間。制約我國檔案管理全過程智能化的因素:

        第一,政策實施不到位?!丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》明確人工智能推動數(shù)字檔案館(室)建設優(yōu)化升級的政策導向,但在具體實施過程中,運用人工智能技術實現(xiàn)檔案管理的全過程智能化需要依靠大量資金、技術和人才的支持,對于經(jīng)費有限或技術基礎薄弱的地區(qū)和單位來說,這無疑是一個難以跨越的障礙。此外,各地區(qū)檔案館檔案工作人員的文化水平和能力參差不齊,對應用人工智能技術建設數(shù)字檔案館(室)的理解不同,部分地區(qū)的檔案管理員將人工智能技術在檔案管理中的應用理解成諸如檔案智能收集或者檔案智能保管等某一檔案管理環(huán)節(jié)的智能化建設,這在很大程度上制約了我國檔案管理全過程智能化的建設水平。

        第二,檔案數(shù)據(jù)孤島問題。檔案數(shù)據(jù)是人工智能技術發(fā)揮效用的前提和基礎,檔案數(shù)據(jù)的質量決定檔案管理的水平,檔案數(shù)據(jù)質量參差不齊會導致人工智能算法在處理檔案數(shù)據(jù)時出現(xiàn)錯誤或失效,進而影響檔案工作其他環(huán)節(jié)的順利開展。目前,我國檔案數(shù)據(jù)標準不統(tǒng)一,部分地區(qū)存在檔案數(shù)據(jù)接口不開放、檔案數(shù)據(jù)共享機制不健全等問題,這導致不同檔案部門和業(yè)務系統(tǒng)之間無法實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的高效流通和共享,進而形成檔案數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象。我國檔案資源基數(shù)大,不同載體形式的檔案數(shù)量繁多,面對紛繁復雜、多源異構的檔案資源[24],檔案數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象會影響檔案數(shù)據(jù)收集的真實性、完整性、可用性和安全性,嚴重阻礙檔案全生命周期管理模式的實施,從而對檔案管理全過程智能化的發(fā)展產(chǎn)生負面影響。

        (二)人工智能技術集成化應用有待深化

        縱觀我國開展的人工智能輔助檔案管理的實踐可知,檔案管理是一項極其復雜的工作,涉及收管存用多個環(huán)節(jié),盡管人工智能技術在檔案管理領域展示出了巨大的潛力,但其在檔案管理中的應用仍處于初級階段。一方面,人工智能仍處于弱人工智能階段,其在檔案管理領域的應用面臨自身技術革新的局限性問題,技術的成熟度和穩(wěn)定性有待考量。這意味著,雖然人工智能能夠輔助處理大量檔案數(shù)據(jù)并進行預測和決策,但其決策過程僅僅依靠人工智能技術往往是黑箱操作,使人很難理解其決策的依據(jù)和邏輯。另一方面,在新一輪科技革命和產(chǎn)業(yè)變革的浪潮中,人工智能與大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算、區(qū)塊鏈等新一代信息技術之間存在著緊密的聯(lián)系。雖然我國部分地區(qū)已經(jīng)針對人工智能技術開展檔案管理試點實驗,但其大多傾向于將人工智能技術應用于重復性較高的檔案管理工作,并不能完全實現(xiàn)檔案管理的類人腦智慧化發(fā)展。為順應檔案管理智能化轉型的需要,檔案部門應加強技術研發(fā)和創(chuàng)新,推進人工智能技術與大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈等其他先進技術的集成應用。同時,也要加強人工智能與計算機科學、信息科學等的跨學科合作,共同推動人工智能技術在檔案管理中的成熟與穩(wěn)定。

        (三)復合型人才隊伍建設有待加強

        人工智能技術為我國檔案事業(yè)的發(fā)展帶來了新契機,但我國在實際應用人工智能技術進行檔案管理的過程中,各地檔案館檔案管理人員綜合素質參差不齊,導致其對運用人工智能技術進行檔案管理的適應程度存在差異。一方面,自然語言處理、模式識別、專家系統(tǒng)等人工智能技術涉及計算機科學、數(shù)學、統(tǒng)計學等多方面的知識,這要求檔案工作者必須具備持續(xù)學習和自我更新的能力。但各地區(qū)檔案館檔案管理人員的教育背景、工作經(jīng)驗和專業(yè)技能參差不齊,其對人工智能技術應用的掌握程度存在差異。另一方面,人工智能等新技術的應用使檔案管理模式發(fā)生了許多變化,部分地區(qū)檔案館檔案工作者尚未適應角色轉變,對人工智能技術的應用持有抵觸情緒,仍堅持使用傳統(tǒng)的檔案管理方法和技能,忽視人工智能技術的應用價值。人工智能背景下,我國應加強培養(yǎng)“會技術,懂檔案”的復合型高素質人才,轉變檔案管理人員的管理意識[25],積極應對人工智能技術給檔案管理帶來的挑戰(zhàn)與沖擊。

        三、人工智能應用于檔案管理的優(yōu)化路徑

        (一)拓展檔案管理的全過程智能化

        第一,落實人工智能技術應用政策。人工智能技術在檔案管理全過程智能化發(fā)展中起關鍵作用,盡管我國在宏觀層面出臺了《全球人工智能發(fā)展白皮書》《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》等有關人工智能技術應用的政策,但在具體實施過程中,還需要進一步細化政策指導,通過制定統(tǒng)一的規(guī)則和標準將政策落實到位?;诖耍块T應重視人工智能在檔案管理領域的發(fā)展,出臺統(tǒng)一的規(guī)范和標準支持技術創(chuàng)新和應用推廣,加大資金投入,保障人工智能技術在檔案管理中的優(yōu)化升級。同時,政府部門還需要借助新聞媒體、社交媒體等各種渠道加大宣傳和普及力度,向公眾普及人工智能技術在檔案管理中的應用情況和優(yōu)勢,加強公眾對檔案管理全過程智能化的理解。此外,檔案主管部門應聯(lián)合企業(yè)加大研發(fā)投入,通過開展算法優(yōu)化、模型設計及訓練等適配工作,拓寬更多的應用場景并開展試點工作,積極落實人工智能技術應用于檔案管理全過程智能化的政策[26]。

        第二,建立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)共享平臺。2021年,新修訂的《中華人民共和國檔案法》明確提出“推進檔案信息資源共享服務平臺建設,推動檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用”的要求。檔案數(shù)據(jù)貫徹檔案管理全過程智能化的始終,完整有效的檔案數(shù)據(jù)是檔案管理工作得以順利開展的前提。未來是“數(shù)據(jù)為王”的時代,為打破不同區(qū)域、不同部門間出現(xiàn)的“檔案數(shù)據(jù)孤島”現(xiàn)象,首先,需要制定統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)標準和規(guī)范,以消除各部門對檔案數(shù)據(jù)的定義差異,解決邏輯性檔案數(shù)據(jù)孤島問題;其次,構建檔案數(shù)據(jù)共享平臺,以統(tǒng)一的標準對檔案數(shù)字化成果和電子文件進行管理,實現(xiàn)跨部門、跨系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)共享和交換;最后,利用大數(shù)據(jù)技術對共享平臺的檔案數(shù)據(jù)進行整合和分析,以此構建深度融合、全面豐富的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫,滿足檔案管理全過程智能化的檔案數(shù)據(jù)要求[27]。

        (二)深化人工智能技術的集成化應用

        在數(shù)字檔案館建設背景下,想要破除人工智能黑箱操作,實現(xiàn)檔案管理的全過程智能化需要人工智能與云計算、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、虛擬現(xiàn)實、物聯(lián)網(wǎng)等其他先進技術的集成應用,如在檔案智能收集方面,“人工智能+云計算”能夠拓展檔案資源的存儲空間,實現(xiàn)存量檔案的數(shù)字化;在檔案智能管理方面,“人工智能+大數(shù)據(jù)”能夠實現(xiàn)多源異質檔案數(shù)據(jù)的統(tǒng)一劃分,滿足檔案管理的智能分類、智能檢索和智能安全防護等要求;在檔案智能保存方面,“人工智能+區(qū)塊鏈”能夠提供可信、可靠的流程跟蹤溯源,確保檔案數(shù)據(jù)的不可篡改性和可追溯性;在檔案智能利用方面,“人工智能+虛擬現(xiàn)實”能夠滿足用戶個性化檔案利用需求,增強用戶檔案服務體驗。除此之外,還要開展跨界合作,積極學習國外跨界合作項目經(jīng)驗,主動尋求與互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)、其他科研機構、高校相關專業(yè)的跨界協(xié)同協(xié)作,結合人工智能與其他技術的特點和檔案管理的方法與規(guī)律進行深入探究,并積極試點,以此推動檔案智能化管理的拓展與升級。

        (三)加強復合型人才隊伍建設

        人工智能技術為檔案管理帶來機遇的同時,也給檔案管理人員帶來了挑戰(zhàn)。為了應對這些挑戰(zhàn),需要培養(yǎng)兼具檔案管理理論和人工智能技術的綜合性高素質人才。首先,學校要優(yōu)化檔案學專業(yè)人才培養(yǎng)方案。在檔案學的課程設置中,開設與人工智能技術相關的專業(yè)課程,如機器學習、數(shù)據(jù)挖掘、自然語言處理等,以此為檔案館培養(yǎng)適應新時代新要求的復合型高素質人才。其次,檔案E1TstKIMfRLoTyB26YAsXg==館(室)要及時調整檔案工作者的角色定位,加大對檔案管理人員的培訓力度。隨著人工智能技術的應用,檔案工作者逐漸由傳統(tǒng)的檔案管理者轉變?yōu)榧夹g應用者和創(chuàng)新者,他們需要具備數(shù)據(jù)分析、機器學習等相關技能,能夠利用人工智能技術對檔案信息進行智能化處理和管理。為適應角色轉變,檔案館(室)可以通過組織內(nèi)部培訓、邀請專家開展講座等方式加強對檔案管理人員的培訓,不斷更新其技術知識和實踐操作能力。同時,檔案館(室)還可以與高校、科研機構等合作,共同開展科研項目,提升檔案管理人員的科研能力和創(chuàng)新能力。未來,只有通過培養(yǎng)“理技兼通”的復合型、高素質人才,才能更快、更準確地找到人工智能技術與檔案管理結合的切入點,早日實現(xiàn)人才興檔。

        四、結語

        人工智能在我國檔案管理收管存用領域具有廣泛的應用前景,為我國檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展帶來了新契機。但現(xiàn)階段,人工智能技術尚未成熟,其在檔案管理工作中的應用還存在很多制約因素。未來,需要檔案主管部門聯(lián)合政府及其他研究機構深入開展實踐,進一步加強技術研發(fā)和試點實驗,推動人工智能在檔案管理工作中的創(chuàng)新與發(fā)展,真正實現(xiàn)檔案管理的智能化轉型和智慧化升級。

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        作者單位:安徽大學管理學院

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