在數(shù)字化時代背景下，公立醫(yī)院人事檔案管理工作有了新的要求和標準，傳統(tǒng)的檔案信息管理模式已經(jīng)不能滿足醫(yī)院對數(shù)據(jù)分析的需求，公立醫(yī)院需要積極主動跟隨時代的發(fā)展潮流和趨勢，明確人事檔案數(shù)字化管理的重點和內(nèi)涵，加強人事檔案數(shù)字化建設，提升檔案管理的質(zhì)量和效率。本文基于河北省中醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型實踐，分析數(shù)字化改革背景之下，推進人事檔案數(shù)字化的現(xiàn)實意義及面臨的挑戰(zhàn)，探索公立醫(yī)院人事檔案數(shù)字化方面的實踐經(jīng)驗、路徑和創(chuàng)新思路。

一、新時代人事檔案數(shù)字化的重要意義

（一）人事檔案數(shù)字化的定義

《干部人事檔案數(shù)字化技術規(guī)范》（GB/T33870-2017）釋義：干部人事檔案數(shù)字化是指采用掃描儀等設備對干部人事檔案進行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為可存儲在磁盤、光盤等存儲介質(zhì)上，并能夠被計算機識別，數(shù)字方式可信、可取和可用的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程[1]。簡單來說，就是把數(shù)字化技術運用到干部人事檔案管理工作中，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息。

（二）公立醫(yī)院人事檔案數(shù)字化的重要意義

在數(shù)字化時代，人們與大數(shù)據(jù)密不可分，各行各業(yè)都會依靠大數(shù)據(jù)查找、分析、提取相關的行業(yè)信息，傳統(tǒng)的管理模式已不能滿足現(xiàn)代醫(yī)院對檔案數(shù)據(jù)的需求。公立醫(yī)院人事檔案管理中積極引入數(shù)字化，提高人事檔案管理的質(zhì)量和效率，從而構(gòu)建科學、合理、規(guī)范的醫(yī)院人事檔案管理制度，可促進醫(yī)院領域內(nèi)人才的合理利用和優(yōu)化，促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。提升以數(shù)字化為核心標準的檔案管理現(xiàn)代化能力，建立健全新型檔案數(shù)字化管理方式，全面推進檔案數(shù)字化信息存儲，是未來醫(yī)院檔案管理進行變革的主要方向。檔案數(shù)字化管理依托于電腦和網(wǎng)絡，把紙質(zhì)檔案通過電子照片、掃描件等形式將信息儲存到數(shù)據(jù)庫中，具有搜索快速、更新及時、節(jié)省存儲空間、維護方便安全等優(yōu)點。數(shù)字化檔案有利于檔案信息資源的利用開發(fā)，有利于檔案信息資源的快速分析，是對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的改革，也是醫(yī)院人事檔案管理發(fā)展的必然方向。人事檔案管理作為人才隊伍建設中至關重要的一個環(huán)節(jié)，對于公立醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展具有重大意義。因此，必須充分認識人事檔案數(shù)字化的重要性，順應數(shù)字化時代發(fā)展的趨勢，不斷探索和創(chuàng)新人事檔案管理的模式，提升人事檔案管理的水平。

二、檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)狀

管理模式?jīng)Q定管理質(zhì)量和服務速度。人事檔案數(shù)字化具有方便管理、檢索迅速、多方位服務等優(yōu)點，但當前醫(yī)院實現(xiàn)數(shù)字化管理，存在以下問題：

（一）管理模式觀念落后

在《中華人民共和國檔案法》明確了電子檔案的法律效力之前，多數(shù)人只認同紙質(zhì)檔案，認可白紙黑字的檔案材料，認為只有經(jīng)特定人員簽字或權(quán)威機構(gòu)審批蓋章的紙質(zhì)材料，才能視作具有法律效力的憑證。因此，人們對數(shù)字化檔案信息的真?zhèn)纬謶岩蓱B(tài)度，特別是具有機密和封閉屬性的干部人事檔案，數(shù)字化的檔案信息更難被認可。此外，一些檔案管理人員在學習檔案數(shù)字化管理方式上，缺少積極性和主動性，觀念陳舊，不善創(chuàng)新，缺乏改革精神。另外，部分公立醫(yī)院對檔案數(shù)字化建設重視度不夠，沒有系統(tǒng)的規(guī)劃，數(shù)字化建設只是停留在日程上，做一些面子工程和形式工作，沒有實際重視起來，各種軟件和硬件設施的配置也相對匱乏。

（二）數(shù)字化建設存在滯后性

盡管大部分公立醫(yī)院的檔案室都配備有計算機、高拍儀、掃描儀、數(shù)碼相機等數(shù)字化轉(zhuǎn)換設備，但由于沒有進行軟件系統(tǒng)開發(fā)和利用，使這些先進設備幾乎無用武之地，無法發(fā)揮其應有的作用，影響了檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。目前，在我國公立醫(yī)院中，人事檔案數(shù)字化建設還處于起步階段，大部分醫(yī)院并沒有配置相應的軟件系統(tǒng)。造成這種情況的原因有兩個方面，首先是資金問題，建立數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫需要一定的資金投入，而目前醫(yī)院的人事檔案管理資金相對不足，無法支撐起系統(tǒng)建設。其次，檔案管理人員的計算機操作水平不高。人事檔案管理員的計算機能力水平普遍較低，無法勝任檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的操作，從而導致落后于現(xiàn)代化管理的要求。然而，檔案的數(shù)字化管理對計算機系統(tǒng)操作有一定要求，檔案管理員必須具備數(shù)據(jù)存儲、信息處理、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、簡單的網(wǎng)絡操作和網(wǎng)絡維護等方面的能力和水平。

（三）數(shù)據(jù)安全保護有待加強和完善

人事檔案數(shù)字化作為公立醫(yī)院信息化建設的一個重要組成部分，在建設過程中面臨諸多信息安全問題，主要集中在初始信息、管理過程、保存周期三個方面。第一，人事檔案初始信息的準確性。準確的信息數(shù)據(jù)是檔案管理的基礎，數(shù)字化檔案建設初期人員檔案信息需要通過人工錄入，大量人員信息在人工錄入過程中難免會出現(xiàn)誤差，從而影響人事檔案的準確性。第二，數(shù)字化檔案管理過程中的保密性。檔案數(shù)字化意味著它時刻面臨來自單位內(nèi)部局域網(wǎng)或外部互聯(lián)網(wǎng)的潛在威脅。在檔案信息管理過程中，隨時可能遭遇非法訪問、病毒入侵等行為，存在檔案信息被篡改、泄漏，甚至丟失等安全隱患。第三，數(shù)字化檔案保存過程中的安全性。相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案的管理保存，數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)保存過程中同樣也存在安全隱患。數(shù)字化的檔案信息通過云平臺或移動硬盤進行儲存，其服務器安全、數(shù)據(jù)備份安全等都會影響數(shù)字化檔案的安全性。

（四）缺乏長遠發(fā)展規(guī)劃

從長遠發(fā)展角度來看，公立醫(yī)院人事檔案數(shù)字化建設需要建立長效機制。醫(yī)院人事檔案數(shù)字化若無法在短期內(nèi)實現(xiàn)全方位建設，就需要在最初階段明確發(fā)展方向，制定可持續(xù)性目標和階段性目標，合理分配院內(nèi)人力資源，實現(xiàn)社會經(jīng)濟效益最大化。沒有長遠發(fā)展目標支持，醫(yī)院人事檔案數(shù)字化建設將與社會需求匹配度無法契合。對于大型公立醫(yī)院而言，在發(fā)展過程中具有的優(yōu)勢相對明顯，人事檔案管理數(shù)字化建設可以規(guī)模性進行。但是，很多醫(yī)院沒有明確的檔案管理數(shù)字化建設目標，檔案數(shù)字化管理仍然處于較低水平，檔案管理效率無法滿足發(fā)展需求。

三、數(shù)字化信息在河北省中醫(yī)院人事檔案管理中的應用

河北省中醫(yī)院（河北中醫(yī)藥大學第一附屬醫(yī)院）創(chuàng)建于20世紀70年代，是一座集醫(yī)療、教學、科研、預防、急救、康復等功能為一體的綜合性三級甲等中醫(yī)院。醫(yī)院占地面積5.2萬平方米，醫(yī)療區(qū)建筑面積15萬平方米，現(xiàn)有臨床、醫(yī)技科室75個，設置病區(qū)44個，編制床位1800張，在職員工2000余人。

2016年為改革和創(chuàng)新公立醫(yī)院人員編制管理，深化人事制度和選人用人機制改革，河北省機構(gòu)編制委員會印發(fā)了《關于創(chuàng)新公立醫(yī)院人員編制試點的意見》，公立醫(yī)院可根據(jù)規(guī)模、編制床位數(shù)、門診量以及醫(yī)療特色等因素，核定人員使用控制數(shù)，主要用于綜合管理和專業(yè)技術崗位聘用。實行控制數(shù)管理的人員崗位聘任、職稱評定、考核獎懲、社會保險、人事檔案、人員流動、收入分配、工資核定、退休待遇等按事業(yè)單位人事管理政策執(zhí)行。河北省中醫(yī)院、河北醫(yī)科大學第一醫(yī)院等13所公立醫(yī)院確定為試點單位，在全省先行先試，待取得試點經(jīng)驗后，逐步在省內(nèi)推開。

近年來，隨著機構(gòu)編制改革深入推進，河北省中醫(yī)院率先完成了編外人員控制數(shù)管理工作，原有的人事代理員工已全部納入控制數(shù)管理，人事檔案保有量相較之前激增了近三倍，目前檔案室現(xiàn)存檔案1900余卷。同時，在日常人事工作中對干部人事檔案數(shù)字化的需求也日益提升，醫(yī)院員工數(shù)量眾多、用工層次相對復雜多樣，實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化，是醫(yī)院人事工作數(shù)字化改革的重要一環(huán)，同樣也面臨艱巨的挑戰(zhàn)。因此，省中醫(yī)院積極探索管理模式，從以下幾方面推進檔案數(shù)字化改革：

（一）加強對數(shù)字化信息的安全防范

在醫(yī)院人事檔案的管理過程中，數(shù)字化信息的應用需要管理人員增強安全防范意識。河北省中醫(yī)院針對檔案管理人員進行專業(yè)化培訓，讓管理人員具有安全意識和檔案數(shù)字化建設意識，所有參與檔案管理的人員都了解網(wǎng)絡安全知識。通過安裝殺毒軟件、設置高等級防火墻等有效手段，防范病毒入侵、IP地址泄露、云端信息數(shù)據(jù)泄露等網(wǎng)絡安全隱患，盡可能地杜絕人力資源信息的損毀泄漏。同時，醫(yī)院積極對數(shù)字化信息進行加密，嚴格落實分級分層授權(quán)管理規(guī)范，對不同級別管理人員的操作權(quán)限和數(shù)據(jù)訪問范圍進行嚴格控制，根據(jù)電子簽名、指紋、面部識別等方式進行資料的搜索。

（二）完善數(shù)字化檔案軟硬件保障

數(shù)字化信息的保存需要大容量的儲存設備或安全系數(shù)較高的平臺作為承載信息的載體，硬件和軟件設施是實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化的基礎。為此省中醫(yī)院組建專門的電子檔案室，配備專門的計算機、掃描儀、高拍儀、建立檔案管理信息系統(tǒng)，并利用大容量的存儲設備定期做好備份工作，防止數(shù)字化檔案信息因系統(tǒng)故障等因素損壞或丟失，員工檔案能夠根據(jù)實際情況進行時效性的更新，將檔案中關鍵材料進行掃描儲存，紙質(zhì)版材料以電子圖片或文檔形式存放在電腦中，信息保存的時間更長久、覆蓋的人事檔案信息也更全面，檔案管理工作效率進一步提高。

（三）構(gòu)建數(shù)字化信息的人事檔案管理長效機制

醫(yī)院在管理人事檔案時，積極引進數(shù)字化信息的新技術，探究構(gòu)建數(shù)字化信息的人事檔案管理機制。首先，省中醫(yī)院為提高檔案管理人員的信息錄入安全度和準確度，設置AB崗工作機制，由醫(yī)院人力資源部工作人員A完成初始信息錄入，打印信息確認表，再由檔案當事人簽字確認后，交由人力資源部工作人員B復核，信息無誤后方可進行存儲。從錄入到審核層層把關，大大提高醫(yī)院人事檔案數(shù)字化信息的可信度，在信息使用過程中減少錯誤率。其次，醫(yī)院積極引進數(shù)據(jù)化信息的管理人才，對人事檔案管理人員進行專業(yè)化的技術培訓，多方面培養(yǎng)人事檔案管理人員的數(shù)字化信息分析能力和處理能力，不斷提高人事檔案的管理效率和水平。再次，醫(yī)院根據(jù)國家相關的法律法規(guī)，參照傳統(tǒng)檔案管理條例和檔案數(shù)字化建設成功經(jīng)驗，并結(jié)合本醫(yī)院信息化水平的實際情況，因地制宜地出臺一系列人事檔案數(shù)字化管理制度，確保醫(yī)院檔案數(shù)字化管理有章可循，最終實現(xiàn)構(gòu)建完善的數(shù)字化人事檔案管理機制目標，推進人事檔案數(shù)字化在公立醫(yī)院中的全面改革創(chuàng)新。

四、人事檔案數(shù)字化建設的進一步構(gòu)想

中共中央辦公廳、國務院辦公廳2021年印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提出，到2025年，檔案信息化發(fā)展保障機制進一步完善，檔案信息化建設進一步融入數(shù)字中國建設，新一代信息技術在檔案工作中的應用更為廣泛，信息化與檔案事業(yè)各項工作深度融合，檔案管理數(shù)字化、智能化水平得到提升，檔案工作基本實現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)型[2]，這為醫(yī)院人事檔案數(shù)字化建設提供了指導思想和改革方向。接下來，公立醫(yī)院人事檔案數(shù)字化建設將從以下四個方面重點突破。首先，在管理理念和管理方式上，不斷加強數(shù)字化的管理意識，探索創(chuàng)新數(shù)字化的管理手段，用現(xiàn)代化的管理體系不斷優(yōu)化完善人事檔案數(shù)字化管理模式。其次，在專業(yè)隊伍建設方面，提高公立醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)，聘請懂檔案、懂技術、懂管理的專業(yè)型、復合型人才，充實到檔案管理隊伍中。同時，積極組織院內(nèi)檔案管理人員外出參加相關業(yè)務培訓，邀請院外專家來院講座，為醫(yī)院全體員工培訓，普及檔案數(shù)字化知識，更新思維觀念。再次，在平臺建設方面，不斷優(yōu)化升級人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)，完善檔案數(shù)據(jù)庫建設，加快實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)與主管部門的互聯(lián)互通，通過分級開放查閱權(quán)限，努力實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，提高工作質(zhì)量和效能。最后，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)庫動態(tài)管理，通過數(shù)字化手段和傳統(tǒng)管理方式相結(jié)合，對人事檔案動態(tài)管理，確保信息準確完整與時效性。在人事檔案數(shù)字化工作實踐中不斷總結(jié)經(jīng)驗，優(yōu)化完善制度。同時，不斷強化相關人員的保密意識，嚴格做好保密管理。

參考文獻：

[1]干部人事檔案數(shù)字化技術規(guī)范[S].GB/T33870-2017.

[2] 中華人民共和國國家檔案局.中辦國辦印發(fā)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》[EB/OL].（2021-06-08）[2024-01-05].http：//www.saac.gov.cn/daj/yaow/202106/899650c1b1ec4c0e9ad3c2ca7310eca4.shtml.

基金項目：2023年河北省人力資源社會保障研究課題 “公立醫(yī)院人事檔案數(shù)字化建設的現(xiàn)狀及對策研究——以河北省中醫(yī)院為例”（JRSHZ-2023-02229）

作者單位：河北省中醫(yī)院